|
|
Скачати 1.14 Mb.
|
|
Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, використання заголовків, нумерації тощо. Абзац – відступ управо у початковому рядку, яким починається оформлення викладу нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Типовий абзац має зачин, фразу, коментарі. Середня довжина абзацу – 4 – 6 речень. Назва виду документа – реквізит, необхідний для всіх документів, крім листів. Розташовується зліва або посередині рядка. Друкується великими літерами, крапка у кінці назви виду документу не ставиться. Назва виду документа повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності3. Заголовок до тексту документа відбиває зміст тексту і, як правило, формулюється за допомогою віддієслівних іменників як відповідь на запитання, яке можна поставити від назви виду документа, напр.: наказ (про що?) про створення підрозділу установи. Якщо у документі висвітлюється кілька питань, то заголовок формулюється узагальнено. Друкується малими літерами через один інтервал, розміщується під назвою виду документа з відступом від нього, має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа. Його обсяг не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка у 28 друкованих знаків. Крапка у кінці заголовка не ставиться.
До тексту 2 – 3 міжрядкові інтервали Дата. Документ датується днем його підписання або затвердження колегіальним органом. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові позначки на документі, пов’язані з його проходженням та виконанням (резолюція, погодження, віза тощо). Способи оформлення дати:
На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. У службовому документі, оформленому не на бланку, дату проставляють так: Т е к с т д о к у м е н т а. 2 – 3 міжрядкові інтервали. Назва посади підпис Ініціали, прізвище 2 – 3 міжрядкові інтервали. Дата В особистому документі дату проставляють так: Т е к с т д о к у м е н т а. 2 – 3 міжрядкові інтервали. Дата Підпис без розшифрування Підпис – обов’язковий реквізит кожного документа, який засвідчує його достовірність. Оформлення підпису залежить від типу документа й особливостей його укладання: 1) у документі, оформленому на бланку: Назва посади уповноваженої особи та структурного підрозділу, в якому вона працює (підпис) ініціали, прізвище 125 мм 2) у документі, оформленому не на бланку: Назва посади уповноваженої особи, структурного підрозділу, організації (установи, підприємства), де вона працює (підпис) ініціали, прізвище 3) у документі, який підписується кількома особами, рівними за рангом:
4) у документі, який підписується кількома особами, різними за рангом: Назва посади особи, вищої за рангом (підпис) ініціали, прізвище Назва посади особи, нижчої за рангом (підпис) ініціали, прізвище 4) у документі, який підписується заступником чи замісником: В.о. (Заст.) директора (підпис) ініціали, прізвище Адресат – організація або уповноважена особа, якій передається документ. Цей реквізит друкується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу – подають з нового рядка. Оформляючи реквізит “адресат”, слід дотримуватися таких правил: 1) якщо особа, якій адресується документ, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подаються перед прізвищем. Ці назви можна записувати у скороченій формі відповідно до правил такого скорочення; 2) якщо документ адресовано до установи, то назву цієї установи пишуть у формі називного відмінка, наприклад: Міністерство внутрішніх справ України Департамент роботи з персоналом 3) якщо документ адресовано особі, то назву її позначають у формі давального відмінка відповідно до норм “Українського правопису”4, що відбивають особливості української мови: в українській мові специфікою цієї відмінкової форми є те, що вона характеризується варіантними закінченнями -у (-ю) та -ові (-еві / -єві): сину – синові, гостю – гостеві, товаришу – товаришеві. Давальний відмінок на -ові (-еві / -єві) більш доречний для субстантивів-істот чоловічого роду зі значенням особи. Окрім того, вибір форми на -ові (-еві / -єві) у давальному відмінку дозволяє уникнути омонімії форм родового та давального відмінків іменників чоловічого роду5, наприклад: Заступникові начальника Наукового- навчального інституту підготовки кадрів кримінальної міліції НАВС Корнієнкові М.М. 82 мм 1,5 – 2 інтервали адресант 4) за умови, що посада, яку обіймає адресат, єдина в установі, можна не вказувати прізвища й ініціалів адресата. Погодження документів: 1) візування – погодження тексту документа уповноваженою посадовою особою в межах організації, підприємства, установи. Віза включає: назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, та дату візування; 2) проставлення грифу погодження – позначки про погодження тексту документа за межами організації, підприємства, установи, що розташовується нижче підпису на лицьовому боці останньої сторінки документа і оформляється так: ПОГОДЖЕНО 1,5 міжрядкові інтервали Назва посади, структурного підрозділу, установи, де працює особа, її спеціального звання 2 міжрядкові інтервали (підпис) (ініціали, прізвище) 1,5 міжрядкові інтервали Дата Гриф затвердження – реквізит, що фіксує засвідчення документа після його підписання, санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів організації (установи, підприємства) чи службових осіб. Розташовується у верхній правій частині документа. Якщо документ затверджується вповноваженою особою, то гриф затвердження оформляється так: ЗАТВЕРДЖУЮ 1,5 міжрядкові інтервали Назва посади, структурного підрозділу, установи, у якій працює особа, її спеціального звання 2 міжрядкові інтервали (підпис) (ініціали, прізвище) 1,5 міжрядкові інтервали Дата 104 мм Якщо документ затверджується іншим документом, який ухвалюється колегіальним органом, то гриф затвердження оформляється так: ЗАТВЕРДЖЕНО 1,5 міжрядкові інтервали Назва документа, ухваленого колегіальним органом 1,5 міжрядкові інтервали дата засідання колегіального органу, номер документа 104 мм Резолюція – позначка на документі, яка наноситься уповноваженою особою й містить вказівку щодо виконання документа. Розташовується паралельно до тексту документа під реквізитом “адресат” або на вільному від тексту місці у лівій верхній частині першої сторінки документа. Складається з прізвища виконавця, змісту доручення, терміну виконання (якщо потрібно), підпису уповноваженої особи, дати. Текст документа “повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження”6. Способи оформлення тексту документа:
Логічні елементи тексту документа:
Методичні рекомендації Необхідною умовою підготовки до практичного заняття є засвоєння норм оформлення реквізитів документа, закріплених “Типовою інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України № 1242 від 30.11.2011, ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. Вид. оф. – (Чинний від 01.09.2003). – К. : Держспоживстандарт, 2003, наказом МВС України від 20.01.2004 № 55 “Про затвердження Інструкції з оформлення документів у системі МВС України”. Метою практичного заняття є вироблення у курсантів стійких навичок оформлення реквізитів документа, розташування їх на аркушах паперу різного формату, придатного для укладання документів, поєднання реквізитів у структурі документа. Готуючись до заняття, курсант повинен з'ясувати зміст понять “реквізит”, “бланк”, “штамп”, “формуляр-зразок”, розуміння сутності яких дозволить усвідомити основні принципи і норми складання документів різних типів. Відповідаючи на перше питання, необхідно дати визначення поняття “реквізит”, охарактеризувати постійні та змінні реквізити документів, навівши приклади і пояснивши різницю між цими двома типами елементів документа. Курсант повинен знати особливості мовного і технічного оформлення основних реквізитів документа (назви виду документа, заголовка до тексту, тексту, адресата, адресанта, дати, підпису, грифу затвердження, грифу погодження, візи тощо). Відповідь на друге питання слід розпочати з визначення поняття “формуляр-зразок”, після чого потрібно пояснити доцільність використання формулярів у практичній діяльності правників. Третє питання практичного заняття передбачає з’ясування понять “бланк” та “штамп”, різниці між ними. Курсанти повинні знати, що бланки бувають двох типів: 1) загальні бланки, які повинні містити Державний герб України або емблему підприємства (установи, організації), назву міністерства, відомства, вищої організації, назву підприємства (установи, організації), дату й індекс документа; 2) бланки службових листів, що мають такі реквізити: Державний герб України або емблему підприємства (установи, організації), код організації, підприємства, установи за Українським класифікатором підприємств і організацій, назву міністерства, відомства, вищої організації, назву підприємства, установи, організації, індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, телефон, факс, банківські дані, дату та індекс документа, посилання на дату та індекс вхідного документа. Особливу увагу варто звернути на текст як носій основного змісту будь-якого документа і його головний реквізит. Курсанти повинні вміти визначати логічні елементи тексту та типи мовлення, оптимальні для певних документів. Готуючись до практичного заняття, курсантам потрібно повторити мовні норми, актуальні для текстів офіційно-ділового стилю, зокрема адміністративно-канцелярського підстилю, що реалізується в досліджуваних елементах документа. Виконання практичних завдань здійснюється за допомогою методу гри. На розсуд викладача можуть бути використані два (чотири, шість) варіанти, які виявлять себе за певними напрямами: Завдання 1. З’ясуйте, в яких документах є названі реквізити. Розставте реквізити за порядком розташування їх у документах.
4) дата, підпис, назва, текст, адресат – Складіть відповідні документи. Завдання 2. Дайте відповіді на запитання: 1. Що таке формуляр-зразок? 2. Назвіть обов`язкові реквізити документа. 3. Що таке формуляр-зразок документа? 4. Назвіть відомі вам способи розміщенн реквізитів на форматі А4 та А5. 5. Що таке юридична сила документа? 6. Назвіть вимоги до оформлення реквізитів документів? Підготуйте доповідь на одну із зазначених тем: 1. Поняття реквізитів, їх розміщення у документах. 2. Правила оформлення документів Завдання 3. Скласти документ відповідно до інформації. Під час оперативно-розшукових заходів було встановлено, що Гончаров Р.О., 10.12.1975 р.н., який мешкає за адресою: …, обіймаючи посаду комерційного директора ВАТ “Промтехніка”, з 10.09.2004 до 20.10.2004 привласнив кошти в сумі 50 тис. грн. шляхом зловживання службовим становищем. У діях Гончарова А.В. містяться ознаки складу злочину, передбаченого ст. 191, ч.2 КК України. Завдання 4. 1. У якому з варіантів неправильно позначено дату в документі: а) 14 лютого 2012 року б) 14.02.03 в) 14.02.2012 2. У якому з варіантів правильно здійснено датування документа: а) 05.03.2012. б) 1.2.3 в) 06.V.2003 3. У якому варіанті неправильно підписано документ: а) в.о. начальника департаменту М.Г. Попенко б) заст. директора І.П. Гришко в) за декана факультету М.М. Слободян 4. У якому варіанті правильно здійснено адресування документа:
5. У якому варіанті допущено помилку при адресуванні документа:
6. У якому варіанті правильно зазначено гриф затвердження документа керівником:
7. У якому варіанті правильно зазначено гриф затвердження документа іншим документом:
8. У якому варіанті правильно наведено підпис документа однією особою:
9. У якому варіанті правильно наведено підпис документа кількома особами:
10. У якому варіанті правильно наведено підпис документа кількома особам, що обіймають посади одного рівня:
11. У якому варіанті допущено порушення логічної послідовності при рубрикації тексту документа: а) 1.1.1.; 1.1.2; 1.1.3; 1.1.4 б) І.; ІІ.; ІІІ.; ІV в) а); б); в); г); д) 12. У якому варіанті допущено помилку при використанні цифр і символів у тексті документа: а) 98% б) № 129 в) §4 13. У якому варіанті неправильно зроблено скорочення: а) о/с (особовий склад), в/ч (військова частина), р/р (розрахунковий рахунок) б) м-ць (місяць), р-н (район), в-во (видавництво), б-ка (бібліотека) в) квар. (квартира), грома. (громадянин), українсь. (український) 14. У якому варіанті наведено неправильно утворену абревіатуру: а) КПК < (Кримінально-процесуальний кодекс), ВАК < (Вища атестаційна комісія), ВКВ < (вільно конвертована валюта) б) ПдВ < (податок на додану вартість), МВСправ < (Міністерство внутрішніх справ), Кпап < (Кодекс про адміністративні правопорушення) в) ДТП < (дорожньо-транспортна пригода), ЄДСД < (Єдина державна система діловодства), КЗпП < (Кодекс законів про працю). Питання для самоконтролю:
Завдання для самостійної роботи:
3.Відредагуйте реквізит адресат: Начальнику службового підрозділу Національної Академії Внутрішніх справ України тов. майору міліції Опанасенко Віталій Якович. Від студента Академії, який вчиться на 4-му курсі Петьоли Андрія. Література до теми: [2, 5, 9]. Тема 3.3. Особливості укладання кадрових документів. Практичне заняття – 4 год. Самостійна робота – 2 год. Перелік проблемних питань, що становлять сутність теми: 1. Функції та сфера застосування кадрових документів, їх класифікаційні ознаки. 2. Особливості оформлення особової справи працівника організації (підприємства, установи). 3. Особисті кадрові документи. 3.1. Заява як кадровий документ. Особливості укладання заяв різних типів. 3.2. Автобіографія. 3.3. Резюме. 3.4. Листок з обліку кадрів (анкета). 4. Документи щодо особового складу, які укладаються уповноваженими особами організації, підприємства, установи. 4.1. Додаток до особового листка з обліку кадрів. 4.2. Характеристика. 4.3 Подання. 4.4. Наказ щодо особового складу. 4.5. Трудова книжка. 5. Особливості укладання трудових договорів. 5.1. Трудовий договір. 5.2. Трудовий контракт. 5.3. Трудова угода. Терміни до теми: заява, рапорт, автобіографія, резюме, характеристика, подання, наказ з особового складу. Методичні рекомендації Метою практичного заняття є вироблення навичок укладання й оформлення відповідно до норм чинного законодавства та сучасної української мови кадрової документації. Підготовку до практичного заняття слід розпочати з визначення функції, сфери використання та класифікаційних ознак документів щодо особового складу, що має забезпечити усвідомлення курсантами норм правового, мовного і технічного оформлення кадрових документів, формування особових справ. Готуючись до заняття, курсантам варто звернути увагу на зміст і порядок укладання окремих видів документів кадрової діяльності (заяви, автобіографії, резюме тощо). Відповідаючи на друге питання потрібно вказати, які документи заносять до особової справи та з яких частин вона складається. Також курсанти повинні ознайомитися з правилами користування особовою справою. Відповідь на третє питання потрібно будувати, беручи до уваги організаційні та правові аспекти реалізації документів з кадрових питань, а також з’ясувати особливості укладання заяв різних типів. Відповідь на четверте питання потрібно формулювати з урахуванням особливостей документів, які укладаються уповноваженими особами у процесі зарахування, переміщення, звільнення, заохочення особи тощо. Кожен із таких документів характеризується специфічним поєднанням логічних компонентів тексту, ступенем його стандартизації. Це необхідно враховувати студентам під час аналізу службових кадрових документів. Аналізуючи особливості укладання трудових договорів, слід насамперед звернути увагу на правові вимоги їх оформлення, визначені Кодексом законів про працю України, навчитися розрізняти трудові договори різних типів: трудовий договір, трудовий контракт і трудову угоду. Теоретичні відомості, засвоєні курсантами, повинні стати підґрунтям для вироблення стійких навичок укладання кадрових документів, їх формулярів-зразків. Обов’язковою умовою якісної підготовки до практичного заняття є повторення лексичних, граматичних, орфографічних та пунктуаційних норм, необхідних для кваліфікованого укладання документів щодо особового складу. Вправи Завдання 1. Прочитайте тексти. Визначте типи заяв. Назвіть реквізити запропонованих документів та особливості їх розташування. І. Директорові закритого акціонерного товариства “Астра” Коваленку О.С. головного інженера Мельника Олександра Анрійовича Заява Прошу надати мені чергову відпустку за відпрацьований період. 01 06 2012 до 01.07 2012. 28 травня 2012 р. Підпис ІІ. Ректорові Національної академії внутрішніх справ Коваленку В.В. Толстого Евгенія Олександровича, який мешкає за адресою: вул. Вінницька, 23, кв. 77, 02036, м. Київ-36, тел. 495-45-21 Заява Прошу допустити мене до складання іспитів для вступу на денну форму навчання за спеціальністю “Кримінальна міліція”. Додаток:
22 травня 2012 р. Підпис Завдання 2. Перекладіть текст українською мовою. Порівняйте тексти заяв, написані російською та українською мовами. Визначте граматичні особливості текстів офіційно-ділового стилю. Директору Академии Живого слова Украины Марченко Р.А. Иванова Олега Ивановича, проживающего по адресу: ул. Адмиральская, 40, кв. 3, 01034, г. Киев-34 Заявление Прошу зачислить меня на должность старшего инспектора отдела работы с персоналом. К заявлению прилагаю:
17.09.2012. Подпись Завдання 3. Визначте реквізити, позначені цифрами, у формулярі-зразку складної заяви. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Завдання 4. Відредагуйте формулювання. Заява – це довідково-інформаційний документ, адресований приватній особі, в якому викладається певна пропозиція з її коротким обґрунтуванням. Характеристика – документ, у якому в неофіційній формі викладено власну думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи. Автобіографія – документ, у якому особа повідомляє основні факти функціонування установи, в якій вона працює. Завдання 5. Розташуйте елементи тексту автобіографії у необхідній послідовності.
Завдання 6. Відредагуйте формуляр-зразок документа. Визначте, який це документ за найменуванням, походженням, місцем виникнення. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| О. Л. Плетнєва Українська мова за професійним спрямуванням Українська мова за професійним спрямуванням / О. Л. Плетнєва. – Збірник вправ та завдань для практичних занять і контрольних робіт.... |
РОЛЬ МОВИ В ЖИТТІ СУСПІЛЬСТВА Плани практичних занять з навчальної дисципліни “Українська мова (за професійним спрямуванням)”. Для студентів денної форми навчання... |
| НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНИЙ КОМПЛЕКС З НАВЧАЛЬНОЇ ДИСЦИПЛІНИ «історіЯ держави... ... |
Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення дисципліни... Автори: Яріш О. В., доцент кафедри фінансів Полтавського університету споживчої кооперації України, к е н |
| МЕТОДИЧН Українська мова за професійним спрямуванням” для студентів першого курсу усіх спеціальностей |
Питання до МК-2 для студентів ІІІ курсу з дисципліни «Українська... Поняття мовної норми. Види мовних норм. Орфоепічні норми української літературної мови |
| НАВЧАЛЬНО–НАУКОВИЙ ІНСТИТУТ ПРАВА ТА ПСИХОЛОГІЇ Робоча програма з навчальної дисципліни «Міжнародне приватне право» для студентів освітньо-кваліфікаційного рівня «бакалавр» на базі... |
Методичні рекомендації та тематика практичних занять (3-5 семестри) «Українська мова як компонент професійної компетенції. Нормативно-стильові основи професійного спілкування» слід починати зі з’ясування... |
| Навчально-методичний посібник з навчальної дисципліни Навчально-методичний посібник для самостійної роботи та практичних занять з навчальної дисципліни “Сімейне право” (відповідно до... |
НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНИЙ КОМПЛЕКС з дисципліни “Облік в бюджетних установах... Навчально-методичний комплекс з дисципліни “Бухгалтерський облік і прийняття рішень у бюджетних організаціях” для студентів V курсу... |