|
|
Скачати 1.06 Mb.
|
Розділ 5ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ АРХІВІВ5.1. Система довідкового апарату. Типи і види архівних довідників В архівних установах пошук документів та інформування про їхній склад і зміст забезпечують архівні довідники, створення яких є важливою складовою діяльності архіву як запоруки активності використання архівної інформації. Створений на єдиних методологічних і методичних засадах комплекс взаємозв'язаних архівних довідників, у тому числі електронних, призначено для розкриття складу і змісту архівних документів на всіх рівнях системи й пошуку первинної документної інформації, становить систему довідкового апарату (СДА). Ця система забезпечує так званий інтелектуальний доступ до архівних документів, який дає можливість оперувати вторинною документною інформацією, не звертаючись до документів фізично. СДА створюється через процес інформаційного описування документів (третього виду) із використанням облікових документів архівів як первинних довідників. Головними характеристиками СДА є вторинність відносно архівних документів, ієрархічність побудови й динамічність, тобто здатність до постійних якісних і кількісних змін. Усі довідники залежно від виконуваних ними функцій (контрольно-облікової, обліково-пошукової, інформаційно-пошукової) поділяють відповідно на такі групи: а) облікові документи архіву (книга надходжень, список фондів архіву, аркуш фонду); б) фондовий каталог, архівний опис; в) каталоги, путівники по фондах, покажчики, огляди документів. СДА адаптована до існуючої ієрархії комплексів архівних документів в НАФ і відтворює їхній склад і зміст на різних рівнях. Загальнодержавні довідники дають коротку інформацію про склад і зміст архівних фондів усієї держави, путівники по конкретному архіву дають інформацію на рівні архів-фонд, огляд фонду – на рівні фонд-справа, каталог – на рівні справа-документ. У СДА постійно вдосконалюються наявні види довідників, а також створюються нові відповідно до принципів її побудови. Ці принципи такі:
Залежно від наведених у довідниках документних комплексів усі архівні довідники поділяють на такі:
До першого типу належать такі види довідників, як Центральний фондовий каталог, путівники по архівах, тематичні путівники й тематичні огляди. Другу групу складають список фондів архіву, путівник по фондах архіву, каталоги, тематичні огляди, покажчик фондів архіву. Третю – аркуш фонду, архівний опис, покажчик описів фонду, огляд фонду. Усі облікові документи й архівні довідники, взаємодіючи й взаємодоповнюючи систему, створюють у комплексі необхідні умови для доступу до архівних документів: забезпечують облік архівних матеріалів і контроль за їх збереженням, а також надають інформацію про їх наявність, зміст і місцезнаходження. Усі архівні довідники поділяють на типи, а всередині типу – на види (підвиди). Тип архівного довідника визначається його цільовим призначенням у СДА. Існують такі типи архівних довідників: архівний опис, архівний каталог, путівник по фондах архіву (архівів), покажчик, огляд документів. Залежно від об'єкта описування, його аспекту, ступеня деталізації кожен тип архівного довідника має свої види, а всередині виду – підвиди. Про архівний опис і процес його складання йшлося в попередньому розділі. Як довідник опис забезпечує повну інформацію про склад і зміст справ певного документального комплексу, зазвичай фонду. До опису як до довідника звертаються тоді, коли документи не відображено або часткового відображено в каталогах та інших довідниках. Для архівних працівників і працівників діловодства саме опис є головним довідником. У діловодстві функції довідника може виконувати також номенклатура справ, бо лише в ній є інформація про документи тимчасового зберігання. 5.2. Архівні каталоги Провідне місце серед спеціальних довідників займають архівні каталоги. Архівний каталог – це тип міжфондового архівного довідника, в якому інформація про документи подається у системі знань, предметів, тем, персоналій, періодів тощо відповідно до його виду й обраної схеми класифікації документної інформації. На відміну від описів архівні каталоги не виконують функції обліку і складаються незалежно від фондової належності документів на будь-який комплекс документів, найчастіше на фонди окремого архіву. Вторинну документну інформацію наведено в каталогах у вигляді описових статей на одиниці описування, як правило, на каталожних картках. Одиницею описування для каталогів може бути окремий документ або його частина, група документів, справа або група справ, однорідних за змістом, за один період часу, створених на одній території. Каталожні картки з описовими статтями групують за рубриками класифікаційної схеми, яка містить перелік класифікаційних поділів, розміщених у певній послідовності за принципом логічної або алфавітної структури. За логічним принципом структурують систематичний, тематичний і хронологічний каталоги. В систематичному каталозі документну інформацію подано за галузями знань і практичної діяльності суспільства згідно із затвердженою Держкомархівом України «Схемою єдиної класифікації документної інформації для державних архівів», що водночас є інформаційно-пошуковою системою для організації пошуку інформації в систематичному каталозі архівної установи. Тематичний каталог складається за однією темою. Навіть за наявності систематичного тематичний каталог може бути корисним під час наукового розроблення однопрофільних архівних матеріалів і для підготовки тематичних архівних довідників. Вторинну документну інформацію в каталозі розташовують у логічній послідовності за наперед розробленою схемою. Хронологічний каталог містить вторинну документну інформацію архіву, систематизовану за послідовно розміщеними періодами часу, що дає можливість розкрити історичні зв'язки між подіями, послідовно розглянути розвиток історичного процесу. Розділами й підрозділами класифікаційної схеми хронологічного каталогу може бути епоха, століття або якийсь інший відрізок часу, рубриками – роки, підрубриками – конкретні дати подій, фактів, що відбулися в той або інший рік або хронологічний період. Предметний каталог містить вторинну документну інформацію архіву у вигляді найменувань предметів, явищ, розташованих в алфавітній послідовності. Рубриками предметного каталогу можуть бути предмети в широкому розумінні слова, до яких можна віднести загальні поняття («Національне питання») і окремі («Цивільна авіація»), назву установи («Харківський авіаційний завод»), назву професії («Конструктори»), назву наукової дисципліни («Документознавство»), прізвища вчених (Жуковський М.Є.), назву міст («Лисичанськ»), події («Помаранчева революція») тощо. Таким чином, створюється можливість збирання в одному місці за предметною рубрикою одиниць описування (документів, справ), присвячених одному конкретному предмету, особі, події, явищу. Різновидом предметного каталогу може бути каталог з історії установ, в якому картки з відомостями класифікуються за галузями, а потім за конкретними установами й організаціями. Іменний каталог містить вторинну документну інформацію архівів про осіб, які є авторами документів або згадуються в документах, і являє собою перелік прізвищ, імен, псевдонімів, розташованих в алфавітному порядку. Підрубриками бувають назви окремих сторін діяльності тієї або іншої особи або категорії документів. Іменний каталог необхідний у повсякденній науковій і довідковій роботі кожного архіву. Він допомагає орієнтуватися у колі тих осіб, матеріали про яких зібрано в архіві. За наявності великого обсягу документів з особового складу для полегшення роботи з видачі архівних довідок соціально-правового характеру складається каталог документів з особового складу. Його картки містять відомості про прізвища, ім'я, по-батькові й посилання на справи, в яких є інформація про цю особу, і розташовуються в алфавітному порядку прізвищ. Географічний каталог містить вторинну документну інформацію про географічні й топографічні об'єкти (моря, ріки, озера, міста тощо). Він може бути як самостійним, так і частиною предметного каталогу і збирати за рубриками з географічними назвами інформацію про архівні документи певного архіву. Рубрики розташовують в алфавітному порядку, а підрубрики – в логічному або алфавітному. Маючи такий каталог, архів швидко може дати довідку про документи, які стосуються історії міст, заводів, освітніх закладів, хоча каталог з історії закладів може бути створено окремо (за назвами, в алфавітному порядку). Система каталогів архіву має забезпечити повноту відомостей про зміст фондів архіву. Спочатку каталогізують фонди першої категорії, особливо ті, документи яких можуть бути використані під час підготовки публікації документів, складанні оглядів тощо. До каталогу включаються відомості, які містять інформацію про суть подій, фактів, явищ, відображених у документах, що розкривають закономірності їх розвитку, показують характерні особливості їх прояву, про діяльність фондоутворювача або закладів його системи. Під час відбору відомостей віддають перевагу інформації про характер, напрями й підсумки діяльності установи-фондоутворювача та його системи, враховують час виникнення документа або час описуваних у документі подій, коли значення має сам історичний період; враховують авторів (адресатів) документів, ступінь їх збереженості. Найважливішою частиною процесу каталогізації є описування документів. Об'єктом описування на одній картці можуть бути відомості про зміст декількох документів і навіть справ, якщо вони стосуються одного питання, факту або події за той самий період і на тій самій території. Відомості про одиницю описування, що являють собою у сукупності описову статтю, розміщують на картці за певною формою (макетом, схемою). Елементи описування об'єднують у зони: класифікаційних відомостей (індекс, назва рубрики й підрубрики, дата й місце події), які, крім двох останніх, мають збігатися з класифікаційною схемою каталогу; інформаційних даних (згорнуте визначення змісту одиниці описування, зазначення фондоутворювача, адресата, визначення різновиду документів, оригінальності; при поодиничному описуванні у графу “Зміст” переносять заголовок справи з описів); пошукових даних (назва архіву, де зберігається документ; назва фонду, в якому знаходиться документ; назва структурної частини, в якій його було створено, архівний шифр документа, який складається з номера фонду, номера опису, номера одиниці зберігання і номера аркушів); зовнішніх даних (мова документа, спосіб його відтворення); контрольних даних (прізвище архівіста, що склав картку; дата складання картки). Саме для такого типу вторинного описування призначено в першу чергу міжнародний стандарт ISAD (G), що містить 26 зон описування, розкриваючи найрізноманітніші аспекти інформації документа або фонду. Після завершення описування архівних матеріалів каталожну картку індексують шляхом аналізу змісту об'єкта описування й віднесення його до певного структурного підрозділу схеми класифікації відповідного каталогу. За класифікаційною схемою на основі зіставлення вибирають рубрику, якій би найбільше відповідав зміст одиниці описування. Індекс рубрики переносять на каталожну картку. Картки систематизують за індексами й рубриками та розставляють у каталозі. 5.3. Архівні путівники, покажчики й огляди документів Дуже важливу функцію активної інформації про склад і зміст наявних в архівах фондів виконують путівники. Вони можуть створюватися по фондах усіх архівів в цілому по країні, по фондах декількох архівів, по фондах окремого архіву, по окремому комплексу фондів архіву (архівів), утворюючи такі види: путівник по архівах, путівник або короткий довідник по фондах архіву, тематичний путівник. Путівник складається з характеристики фондів і довідкового апарату. Схема розташування характеристик залежить від складу фондів архіву. Але найчастіше структура розділів містить перелік органів державної влади й управління, громадських організацій, фондів особового походження й архівних колекцій. Усередині розділів фонди групуються у підрозділи за галузями або характером виробничої діяльності, в межах підрозділів – за ознакою відомчого підпорядкування або однотипності установ, а далі за хронологією, значущістю фондів, алфавітом тощо. Основна частина путівника – характеристика фонду, яка складається з його назви, довідкових даних про фонд, короткої історичної довідки й анотації документів фонду, бібліографічного списку літератури про фонд. Путівники й короткі довідники по фондах декількох архівів складають за аналогічною схемою, місце зберігання фонду зазначають у його характеристиці. Тематичні путівники розробляють за схемами, що деталізують обрану для путівника тематику. Покажчики можуть бути самостійними архівними довідниками або елементом довідкового апарату до них. Вони значно підвищують інформаційну цінність описів, каталогів, оглядів, путівників; містять додаткові відомості про матеріали (їхній склад, історію фондів і фондоутворювачів) і полегшують користування довідниками, допомагаючи швидко отримати всі наявні у довіднику відомості про документи. Покажчики, що є самостійними архівними довідниками, складаються до описів (документів) одного фонду або їх сукупності. Покажчик до архівного довідника – перелік предметів (ключових слів), які зустрічаються у довіднику, з необхідними поясненнями й посиланнями – складають для прискорення пошуку інформації за аспектами, що не збігаються з групуванням основного тексту довідника. Покажчики можуть бути іменними, географічними, предметними або хронологічними. Залежно від змісту архівного довідника до нього може складатися один або декілька покажчиків. Основним елементом покажчика є рубрика, що містить предметне поняття й пошукові дані. Предметними поняттями у покажчику можуть бути імена осіб, географічні найменування, назви предметів, явищ, подій. Іменний покажчик містить прізвища, імена, псевдоніми. Предметами рубрик у географічному покажчику можуть бути найменування держав, адміністративно-територіальних одиниць, морів, річок тощо. Предметний покажчик може бути загальним і містити предметні поняття різного характеру, а також спеціальним і складатися з однорідних предметних понять (покажчик видів документів, авторський, структурний, галузевий та ін.). У хронологічному покажчику дати подій або дати документів подають у хронологічному порядку. Основними вимогами, що висуваються при складанні покажчиків, є повнота, тобто відображення усіх найсуттєвіших понять, які містяться у тексті, і точність, тобто правильність зазначення місцезнаходження інформації. Огляди архівних документів містять систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів документів з джерелознавчим аналізом. Їх призначено для інформації зацікавлених установ і науковців про характер і значення цих документів з метою активного використання. Огляд може давати інформацію про документи або одного фонду (огляд фонду), або декількох – за певною темою (тематичний огляд). Характеристику документів подають у вигляді логічно послідовної інформації у компактній узагальненій формі за однорідними групами документів і справ. Огляди складають на документи, актуальні для даного періоду, особливо з недостатньо розроблених проблем суспільного розвитку, а також на великі, але мало вивчені фонди. Характеристики документів у огляді розташовують у певному порядку, обумовлюючи схему побудови довідника: структурну (за структурою фондоутворювача), галузеву (за галузями або функціями діяльності фондоутворювача), хронологічну (за періодами діяльності фондоутворювача), номінальну (за номінальною ознакою документів), тематичну (за змістом). Отже, у системі НДА кожен вид архівного довідника створюється для виконання певних функцій (облікових або інформаційно-пошукових), на певних рівнях комплексів документів (НАФ, групи архівів, архіву, фонду, справи). Від репрезентативності відображення інформаційних багатств фондів архівними довідниками залежить підвищення інформаційних можливостей архівних зібрань. |
|
КУРС ЛЕКЦІЙ М. П. Климчук, кандидат юридичних наук (тема 10 – у співавторстві з кандидатом юридичних наук, доцентом Д. П. Письменним) |
"Директор школи – керівник навчально-виховної роботи". З 1957 р.... Василівка Олександрійського повіту Херсонської губернії (тепер Онуфріївський район Кіровоградської області) 02. 09. 1970 |
|
Нікітін, П. Г. Хоменко НОТАРІАТ В УКРАЇНІ Навчальний посібник (2-е... Я. М. Шевченко, доктор юридичних наук, професор, академік Академії правових наук України |
КОНЦЕПЦІЯ ПРОФЕСІЙНОГО СПРЯМУВАННЯ «ВСТУП ДО ФАХУ» Навчальний посібник Карпенко, О. О. Концепція професійного спрямування : навч посіб для студ спец. «Документозн та інформ діяльність» / О. О. Карпенко. –... |
|
України Г. С. Сазоненко Перспективні освітні технології: Наук метод... В.І. Каюков, кандидат педагогічних наук; П. П. Кононенко, доктор філологічних наук; В. О. Огнев'юк, кандидат філософських наук; А.... |
Міська програма розвитку малого підприємництва у місті Кременчуці на 2009-2010 роки Кременчуці на 2009-2010 роки направлена на забезпечення виконання Комплексної Програми розвитку малого підприємництва у Полтавській... |
|
СТВОРЕННЯ ОСВІТНЬОГО СЕРЕДОВИЩА ДЛЯ ПІДГОТОВКИ ПЕДАГОГІВ ЗАСОБАМИ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ Т педагогічних наук, доцент кафедри інноваційних та інформаційних технологій. Шевченко Людмила Станіславівна – кандидат педагогічних... |
«Харківський авіаційний інститут» О. О. Карпенко, М. М. Матліна СУЧАСНЕ... Карпенко О. О. Сучасне діловодство : навч посіб. / О. О. Карпенко, М. М. Матліна. – Х. Нац аерокосм ун-т «Харк авіац. ін-т», 2009.... |
|
Особливості проведення навчальних дискусій Васянович Г. П., доктор педагогічних наук, професор, директор науково-практичного центру професійно-технічної освіти Національної... |
За редакцією доктора юридичних наук, професора М. І. Мельника, доктора... За підсумками V Всеукраїнського конкурсу на краще юридичне видання (2002—2003 pp.) цей Коментар відзначено другою премією у номінації... |