Це видання є логічним продовженням посібника «Архівознавство», що був виданий автором 2008 року у співавторстві з кандидатом педагогічних наук О. О. Карпенко

|комплектовка|Комплектування архівів

• 
  визначення конкретних джерел|родников,истоков| комплектування|комплектовки| і їх розподіл|распределение| між відповідними архівами;
  
• 
  визначення складу документів, які підлягають передаванню на зберігання|сбережение,сохранение|;
  
• 
  науково-технічне оброблення документів з метою підготовки їх для подальшого зберігання|сбережения,сохранения|;
  
• 
  безпосереднє приймання-передавання документів до|до| архіву.
  

• 
  для документів Верховної Ради, Адміністрації Президента, Кабінету Міністрів, Конституційного Суду, Верховного Суду, Вищого арбітражного суду, Генеральної прокуратури, міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади й безпосередньо підвідомчих їм організацій – 15 років;
  
• 
  для документів Верховної Ради й Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської й Севастопольської міських державних адміністрацій і підвідомчих їм адміністрацій – 10 років;
  
• 
  для документів районних державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування й підвідомчих їм адміністрацій – 5 років;
  
• 
  для записів актів громадянського стану|стана|, документів з|с| особового складу, записів нотаріальних дій і судових справ – 75 років; для науково-технічної документації – 25 років;
  
• 
  для кінофільмів, кіножурналів, сюжетів кінолітопису, фотознімків, звукозаписів і відеозаписів – 3 роки по закінченні|по завершении,по истечении| копіювання;
  
• 
  для електронних| документів – 5 років.
  

• 
  ліквідація юридичної особи-джерела комплектування у випадку відсутності правонаступника;
  
• 
  зміна форми власності державної юридичної особи;
  
• 
  загроза втрати або ушкодження документів.
  

• 
  списки юридичних і фізичних осіб-джерел формування НАФ;
  
• 
  за даними списків джерел формування – списки джерел комплектування архіву документами НАФ, тобто тих підприємств і осіб, які відповідають рівню й профілю архіву;
  
• 
  списки юридичних осіб, які передають на зберігання архіву документи НАФ на підставі вимог законодавства або угоди;
  
• 
  списки фізичних осіб, документи яких бажано прийняти на постійне зберігання;
  
• 
  списки юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ.
  

• 
  з|с| численних однорідних інституцій відбирають на зберігання|сбережение,сохранение| документи однієї або кількох, щоб подати їх різноманітність;
  
• 
  з|с| численних однорідних інституцій однієї системи відбирають на зберігання|сбережение,сохранение| один або кілька видів основних документів, які|какие| включають в опис фонду вищої організації.
  

1. 
   визначення одиниць обліку|урахування| архівних документів;
   
2. 
   визначення принципів систематизації облікових даних в системі облікових форм;
   
3. 
   фіксація в облікових документах стану архівних документів;
   
4. 
   реєстрація в облікових документах фактів переміщення архівних документів або груп документів;
   
5. 
   установлення кількості архівних документів;
   
6. 
   визначення змін, які відбуваються|походять| в позначених одиницях обліку|урахування|;
   
7. 
   систематизація даних про об'єм|обсяг|, склад і рух документів в межах|у рамках| кожного архіву.
   

• 
  архів, архівний підрозділ,архівне зібрання;
  
• 
  зона комплектування архіву;
  
• 
  система архівних установ України.
  

• 
  склад і форми допоміжних облікових документів архіву й облікових баз даних, які ведуться централізовано на рівні архіву, а також склад і форми допоміжних облікових документів, які ведуться в інших підрозділах архіву;
  
• 
  послідовність виконання в структурних підрозділах робіт з обліку під час надходження або вибуття документів, а також при проведенні інших робіт із указанням по кожному етапу: де, які й ким допоміжні облікові документи й акти-основи складаються;
  
• 
  взаємозв'язок обліку, що ведеться в структурних підрозділах, із централізованим обліком, у тому числі періодичність звірення допоміжних облікових документів;
  
• 
  порядок контролю за веденням основних і допоміжних облікових документів та дотриманням термінів висновку й подання актів-основ.
  

• 
  книга надходження-вибуття документів, де кожний факт надходження або вибуття фіксується під певним номером. Її ведуть протягом року, наприкінці якого робиться сумарний запис про кількість документів постійного, тимчасового зберігання й особового складу – скільки їх надійшло й вибуло. У першій графі книги вказується структурний підрозділ, особа або підприємство, від якого надійшли справи або документи, у другій – офіційний документ (акт), що фіксує надходження-вибуття документів, потім номер фонду й кількість документів усіх типів, які надійшли або вибули;
  
• 
  список фондів, який складається, якщо організація комплектує більше одного фонду державного архіву. Ці фонди мають бути переліченими у списку в хронологічному порядку, якщо вони виникали поступово, або в алфавітному, якщо були створені одночасно;
  
• 
  зведений річний архівний опис підприємства, в якому підсумовуються всі описи структурних підрозділів за рік;
  
• 
  паспорт архіву, де фіксується стан архівного підрозділу, його персонал, кількість документів, які в ньому зберігаються, окремо особового складу й тривалого зберігання, а також не переданих до державного архіву документів НАФ. Такий паспорт складається щорічно на підставі облікових книг архівного підрозділу й до 1 грудня відсилається до державного архіву;
  
• 
  справа фонду, яка містить історичні довідки про фондоутворювача, документи про його реєстрацію, документи про склад і характер документів фонду, акти про змінення складу документів, основні облікові документи, методичні матеріали з реставрації й т.ін. Справа фонду ведеться постійно, і до неї вносять усі зміни, що відбулися з фондом або фондоутворювачем.
  

• 
  книга обліку надходжень документів на постійне зберігання для реєстрації кожного надходження архівних документів до архіву, а також сумарного обліку кількості й складу документів, які надійшли на зберігання за певний хронологічний період;
  
• 
  список фондів – для реєстрації прийнятих на зберігання архівних фондів, надання їм номерів у порядку надходження, а також кількості архівних фондів;
  
• 
  анотований перелік унікальних документів – для поодиничного й сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять унікальні документи;
  
• 
  перелік особливо цінних документів – для поодиничного й сумарного обліку фондів, описів і справ, які містять особливо цінні документи;
  
• 
  аркуш фонду – для обліку кількості й складу описів у межах архівного фонду та їх нумерації, обліку складу й стану документів, змін у цілому по фонду й по кожному опису, а також для фіксації змін назви фонду;
  
• 
  аркуш обліку аудіовізуальних документів – для обліку надходжень аудіовізуальних документів певного виду;
  
• 
  архівний опис – для поодиничного й сумарного обліку справ, закріплення порядку їх систематизації й обліку змінень у їхньому складі й обсязі;
  
• 
  реєстр описів – для обліку архівних описів в архіві в цілому;
  
• 
  інвентарна книга обліку документів, які мають у зовнішньому оформленні матеріальні цінності – для поодиничного й сумарного обліку складу й стану таких справ;
  
• 
  книга обліку надходжень страхового фонду й фонду користування – для реєстрації кожного надходження страхового фонду й фонду користування документами;
  
• 
  опис страхового фонду – для поодиничного й сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду копій особливо цінних і унікальних документів.
  

• 
  перед початком діловодного року, коли складається номенклатура справ (прогнозування);
  
• 
  під час діловодства, коли складаються обкладинки справ – спочатку вони переписуються з номенклатури, потім перевіряються наприкінці року на відповідність змісту справ;
  
• 
  наприкінці діловодного року при складанні внутрішніх описів закінчених справ і складанні архівного опису на справи, що передаються в архівний підрозділ підприємства.
  

• 
  адекватність, тобто описування завжди має бути адекватним інформації й типу документа й не вносити нічого стороннього, яким би важливим це не здавалося;
  
• 
  наукова об'єктивність та історизм, що передбачає необхідність дотримуватися при описуванні неупередженого об’єктивного погляду на інформацію й орієнтувати її в історичному контексті;
  
• 
  континуїтет, тобто послідовність та спадкоємність в інформації на різних рівнях описування;
  
• 
  диференціальний підхід, який потребує специфічного ставлення до різних категорій фондів і різних типів документів.
  

• 
  мінімаксу – при мінімумі фізичного обсягу необхідно включати до описової статті максимум інформації;
  
• 
  багатофункціональності – базові характеристики первинного описування необхідно використовувати якнайширше у кожному виді описування;
  
• 
  ієрархічності й багаторівневості – інформація в описових статтях має відповідати рівню організації архівної системи.
  

1. 
   накази з особового складу;
   
2. 
   списки особового складу;
   
3. 
   картки обліку особового складу;
   
4. 
   особисті справи працівників;
   
5. 
   особові рахунки й розрахункові відомості із зарплати;
   
6. 
   трудові книжки;
   
7. 
   акти про нещасні випадки на виробництві.