Це видання є логічним продовженням посібника «Архівознавство», що був виданий автором 2008 року у співавторстві з кандидатом педагогічних наук О. О. Карпенко


НазваЦе видання є логічним продовженням посібника «Архівознавство», що був виданий автором 2008 року у співавторстві з кандидатом педагогічних наук О. О. Карпенко
Сторінка5/7
Дата11.12.2013
Розмір1.06 Mb.
ТипДокументи
bibl.com.ua > Право > Документи
1   2   3   4   5   6   7

|комплектовка|Комплектування архівів



Комплектування|комплектовка| архіву – це систематичне|систематичное|, цілеспрямоване|целенаправленное| планомірне поповнення його фондів профільними документами державних органів, підприємств, установ і організацій усіх форм власності, а також громадян і їх об'єднань на всіх можливих носіях, які мають наукову, практичну й історико-культурну цінність. Метою комплектування|комплектовки| державного архіву є створення повноцінної джерельної бази з|с| історії країни або регіону, а галузевого архіву – з історії організацій його системи. Комплектування архіву охоплює такі питання:

  • визначення конкретних джерел|родников,истоков| комплектування|комплектовки| і їх розподіл|распределение| між відповідними архівами;

  • визначення складу документів, які підлягають передаванню на зберігання|сбережение,сохранение|;

  • науково-технічне оброблення документів з метою підготовки їх для подальшого зберігання|сбережения,сохранения|;

  • безпосереднє приймання-передавання документів до|до| архіву.

Архіви установ і організацій (близько|порядка| 60 тис.) є головними джерелами|родниками,истоками| комплектування|комплектовки| державних архівів. Від якості їх комплектування|комплектовки|, правильності відбору документів і підготовки до|до| передавання на постійне зберігання|сбережение,сохранение| до|до| державних архівів залежить повнота і якість джерельної бази й склад НАФ.

Для тимчасового зберігання|сбережения,сохранения| документів у відомчому архіві установи визначено такі граничні терміни|термины|:

  • для документів Верховної Ради, Адміністрації Президента, Кабінету Міністрів, Конституційного Суду, Верховного Суду, Вищого арбітражного суду, Генеральної прокуратури, міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади й безпосередньо підвідомчих їм організацій – 15 років;

  • для документів Верховної Ради й Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської й Севастопольської міських державних адміністрацій і підвідомчих їм адміністрацій – 10 років;

  • для документів районних державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування й підвідомчих їм адміністрацій – 5 років;

  • для записів актів громадянського стану|стана|, документів з|с| особового складу, записів нотаріальних дій і судових справ – 75 років; для науково-технічної документації – 25 років;

  • для кінофільмів, кіножурналів, сюжетів кінолітопису, фотознімків, звукозаписів і відеозаписів – 3 роки по закінченні|по завершении,по истечении| копіювання;

  • для електронних| документів – 5 років.

Строки зберігання документів в архівних підрозділах до передачі до державного архіву може бути змінено за узгодженням з архівом. Продовження термінів зберігання документів в архівних підрозділах дозволяється, якщо є потреба практичного користування документами зі службовою метою.

Скорочення термінів зберігання документів в архівних підрозділах може здійснюватись у таких випадках:

  • ліквідація юридичної особи-джерела комплектування у випадку відсутності правонаступника;

  • зміна форми власності державної юридичної особи;

  • загроза втрати або ушкодження документів.

Дострокове прийняття документів може здійснюватися також на платній основі.

Організацію комплектування|комплектовки| здійснюють|свершают,совершают| безпосередньо державні архіви. На Держкомархів України покладено функції контролю щодо|касательно| організації цієї роботи. Такі ж функції здійснюють|свершают,совершают| і державні архіви областей щодо|касательно| своїх філій, районних і міських державних архівів зі змінним складом документів.

Під час комплектування|комплектовки| дотримуються певних принципів, у першу чергу, неподільності архівних фондів і їхніх комплексів (один фонд або комплекс фондів однорідних установ регіону мають зберігатися|храниться| в одному архіві).

Безпосередня організація комплектування|комплектовки| архіву починається з визначення джерел|родников,истоков| його комплектування|комплектовки| – складання списків установ, організацій і підприємств, документи яких|каких| підлягають і не підлягають передаванню на зберігання|сбережение,сохранение|.

Архів на підставі рішення своєї ЕК (ЕПК) складає:

  • списки юридичних і фізичних осіб-джерел формування НАФ;

  • за даними списків джерел формування – списки джерел комплектування архіву документами НАФ, тобто тих підприємств і осіб, які відповідають рівню й профілю архіву;

  • списки юридичних осіб, які передають на зберігання архіву документи НАФ на підставі вимог законодавства або угоди;

  • списки фізичних осіб, документи яких бажано прийняти на постійне зберігання;

  • списки юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

Списки джерел комплектування складаються архівом за методикою, затвердженою Держкомархівом України, розглядаються ЕПК державного архіву, затверджуються його керівником і перезатверджуються, якщо це необхідно, але не рідше, ніж раз на п’ять років.

Важливим положенням цієї методики є виключення величезної кількості документів однотипних установ (які працюють за типовими номенклатурами справ). Це правило вибіркового прийому, який буває двох видів:

  • з|с| численних однорідних інституцій відбирають на зберігання|сбережение,сохранение| документи однієї або кількох, щоб подати їх різноманітність;

  • з|с| численних однорідних інституцій однієї системи відбирають на зберігання|сбережение,сохранение| один або кілька видів основних документів, які|какие| включають в опис фонду вищої організації.

Внесення змін у списки джерел комплектування архіву відбувається на підставі рішення ЕК (ЕПК) у зв'язку з рішенням відповідної державної архівної установи вищого рівня щодо зарахування юридичної особи до джерел комплектування іншого архіву, а також у зв’язку зі створенням, реорганізацією або ліквідацією особи, розірванням угоди з недержавним власником стосовно передачі документів на державне зберігання до цього архіву.

Комплектування|комплектовка| державних архівів здійснюється планово, у зв'язку з чим установи, документи яких|каких| підлягають прийняттю, щорічно вносять відомості про кількість справ і їхні крайні дати. Це допомагає визначити попередній обсяг поповнення фондів. Державні архіви областей і їхні філії включають до списків районні й міські архіви. Першочергово|первоочередный| до списків комплектування вносять провідні й визначальні|определительные| для даного архіву організації з простроченими термінами|терминами| зберігання|сбережения,сохранения| документів, а також ті, у яких|каких| немає належних|подобающих| умов зберігання|сбережения,сохранения| архівного матеріалу.

Прийняття документів проводиться щорічно за графіками, затвердженими архівом за узгодженням із джерелами комплектування. У випадку незначних обсягів документів архів може приймати їх раз на декілька років, але не рідше одного разу на п’ять років. Документи готуються до передачі згідно з вимогами, установленими Держкомархівом України. Ці роботи здійснюються за рахунок фондоутворювача. Перед прийняттям документів представник архіву проводить на місці перевірку фізичного, санітарно-гігієнічного й технічного стану документів. У випадку виявлення ушкоджень складається відповідний акт. Ушкодження усувають шляхом фумігації, консервування, реставрації тощо за кошти фондоутворювача.

Безпосереднє приймання-передавання документів здійснює|свершает,совершает| завідувач відомчим архівом або відповідальна за архів особа й представник державного архіву. Доставку матеріалів установа здійснює|свершает,совершает| власними силами й транспортом.

Документи приймаються в упорядкованому стані разом зі страховими копіями унікальних і особливо цінних документів за затвердженими зведеними описами. Прийняття оформлюється актом приймання-передавання, що складається у двох екземплярах.

Разом з документами до архіву передаються три екземпляри опису (у тому числі контрольний екземпляр) і довідковий апарат до нього. Четвертий екземпляр опису разом з екземпляром акту приймання-передавання залишається у фондоутворювача. Прийняття справ проводиться за описом поодинично в присутності представника фондоутворювача, а справ з унікальними й особливо коштовними документами – подокументно й поаркушно й фіксується відповідним підсумковим записом в описі. У випадку відсутності справ їхні номера й причини відсутності зазначаються в акті приймання-передавання документів на державне зберігання і в письмовому поясненні фондоутворювача, що додається до акта. Юридична особа, що передає документи, зобов'язана здійснити заходи щодо розшуку відсутніх справ і документів та залучення до відповідальності осіб, винних у втраті документів НАФ.

Під час першого надходження документів до архіву подається історична довідка про фондоутворювача. Під час наступних надходжень подаються доповнення до історичної довідки відомостями про зміни, які відбулися в назві, підпорядкованості, функціях, структурі юридичної особи тощо.

Прийняття документів до архіву від недержавних юридичних осіб, установ – джерел комплектування – здійснюється безкоштовно відповідно до умов угоди між власником і архівом. Прийняття документів суспільних об'єднань і релігійних організацій може здійснюватися за описом первинного розбирання з наступним складанням архівних описів працівниками архіву.

Документи особистого походження надходять на постійне зберігання до архіву на підставі договору дарування, купівлі-продажу, заповіту, рішення суду. У договорі зазначаються особливі умови користування документами, їх відтворення й використання їхньої інформації. Прийняття документів здійснюється після затвердження ЕПК архіву опису первинного розбирання й акту приймання-передавання із указанням грошового оцінювання документів. Описи первинного розбирання можуть складатися окремо або як складова частина акту приймання-передавання.

Науково-технічні документи приймаються в такому обсязі, що дає можливість створити об'єктивне уявлення про результати досліджень або розробок і відтворити об'єкт, виріб, технологію процесу. Електронні документи приймаються разом із програмним забезпеченням, що дає можливість відтворити інформацію. Аудіовізуальні документи приймаються в комплекті із супровідною документацією.

Варто пам'ятати, що від правильності комплектування|комплектовки| кожного державного архіву залежить якість формування НАФ| України, ефективність його використання|употребления|.
Розділ 3

СИСТЕМА ОБЛІКУ|урахування| АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ
3.1. Цілі й функції обліку|урахування| архівних документів
Найважливішим завданням|задачею| архівної справи|речі| є|з'являється,являється| облік|урахування| архівних документів. Усі документи, що зберігаються в архівах України, мають підлягати обліку|урахуванню|. При цьому документи, що належать до НАФ|, підлягають обов'язковому централізованому державному обліку|урахуванню|, який відбувається|походить| за визначеними законом нормами й правилами. Усі архівні установи, організації й особи|обличчя,лиця|, що зберігають документи НАФ|, зобов'язані проводити|виробляти,справляти| облік|урахування| документів, які в|в,біля| них є в наявності, і щорічно|щорік| доводити облікові відомості до органів управління архівною справою|річчю|. Структурні підрозділи підприємств мають проводити у|в,біля| себе облік|урахування| справ|речей| і передавати відповідні відомості архівному підрозділу.

У цілому|загалом| під обліком|урахуванням| архівних документів розуміють комплекс контрольно-охоронних| заходів, які забезпечують фіксацію наявності архівних документів, а також отримання|здобуття| відомостей про їх склад, об'єм|обсяг| і переміщення в рамках|у рамках| архівної системи.

Мета|ціль| обліку|урахування| архівних документів – встановлення кількості й складу архівних документів в одиницях обліку|урахування| і відображення|відображення,відбиття| цієї інформації в облікових документах. Ця мета|ціль| передбачає|передбачає| вирішення таких завдань:

  1. визначення одиниць обліку|урахування| архівних документів;

  2. визначення принципів систематизації облікових даних в системі облікових форм;

  3. фіксація в облікових документах стану архівних документів;

  4. реєстрація в облікових документах фактів переміщення архівних документів або груп документів;

  5. установлення кількості архівних документів;

  6. визначення змін, які відбуваються|походять| в позначених одиницях обліку|урахування|;

  7. систематизація даних про об'єм|обсяг|, склад і рух документів в межах|у рамках| кожного архіву.

Постійний облік|урахування| документів необхідний перш за все|передусім| тому, що всі архіви, незалежно від їх характеру|вдачі| й профілю мають непостійний склад документів – вони весь час|увесь час| поповнюють|доповнюють| свої фонди|фундації| одними документами й позбавляються інших. Облік|урахування| дає можливість|спроможність| відстежити всі ці рухи й постійно мати достовірну інформацію про склад НАФ| і можливі джерела його поповнення. Дані обліку|урахування| допомагають стежити за збереженням документів, засвідчують|посвідчують| їх наявність, а також полегшують їх пошук як в рамках|у рамках| архіву, так і в рамках|у рамках| всієї архівної системи України. У цілому|загалом| ж на найбільш високому загальному|спільному| рівні ці дані використовуються як найважливіший інструмент управління архівною справою|річчю|, бо допомагають організувати планове, науково обґрунтоване комплектування архівів і всього НАФ|, також вони створюють умови|спроможність| для ефективного безперебійного використання інформації архівних документів всієї архівної системи і взагалі полегшують роботу з|із| архівними документами, приводячи|призводячи,наводячи| всю їх різноманітність до єдиного спільного знаменника.

У цілому|загалом| можна сказати, що державний облік|урахування| документів виконує дві основні функції – контрольну, яка закликана забезпечити збереження архівних документів, і регуляторну|регулювальник|, що має підтримувати впорядкованість архівних документів у фондах|фундаціях| країни й постійно вдосконалювати|вдосконалювати| систему доступу до цих документів.
3.2. Принципи й правила обліку архівних документів
Щоб облік|урахування| архівних документів відбувався|вироблявся,справлявся| на високому організаційному рівні, він має відповідати ряду|лаві,низці| вимог або принципів, яких зобов'язані дотримуватися всі організації й установи, що мають відношення до архівної справи|речі|.

Перша вимога, яка висувається до архівного обліку,|урахування| це так званий принцип єдності обліку|урахування| й структурної організації архівних документів. Він припускає|передбачає|, що під час обліку|урахування| не може бути порушено структурну організацію архівних документів, яку прийнято на етапі систематизації й фондування документів за принципом походження. Одиницями обліку|урахування| у міру можливостей мають |спроможностей| залишатися одиниці зберігання документів, тобто справи|речі|, а також архівні фонди|фундації|. Саме архівні фонди|фундації| й справи|речі| за своїми номерами й назвами фіксуються в облікових документах. Це допомагає уникнути хаосу в обліку|урахуванні|.

Другий принцип, на якому засновано облік|урахування| документів в архівах, це єдність обліку|урахування| з|із| системою зберігання документів. Облікові дані мають організовуватися окремо на кожному структурному рівні зберігання й організації документів|речі|, і при цьому облікові дані нижчого рівня завжди мають бути основою для обліку|урахування| на вищому рівні – нічого нового з нижчого рівня тут не може вводитися|запроваджуватися|, тобто|цебто| спочатку облік|урахування| здійснюється на рівні справи|речі|, потім – фонду|фундації|, потім – архіву, потім остаточно – на міжархівному рівні. Дані справ|речей| узагальнюються в облікових документах фонду|фундації|, фондові дані – в облікових документах державного архіву, а дані з|із| архівів надходять|надходять| до Деркомархіву|, де концентруються в Центральному фондовому каталозі. Цей каталог містить|утримує| інформацію про всі фонди|фундації| України, які зберігають або можуть зберігати документи НАФ|. Усе це значно полегшує пошук документів і їх використання, оскільки|тому що| необхідні дані можна легко одержати|отримати| за схемою «зверху–вниз» або звернувшись|обернувшись| до конкретного рівня організації документів.

Третій принцип – принцип загальності обліку|урахування|, відповідно до якого обліку|урахуванню| підлягають абсолютно всі документи, що зберігаються в архіві, без виключення|винятку|. Ураховуються документи, що не належать до НАФ|, неописані документи, непрофільні для архіву документи, а також копії документів страхового фонду|фундації|, копії фонду|фундації| використання (мікрофільми і т.д.), і крім того – самі облікові документи. Це допомагає організувати повну|цілковиту| всеосяжну|усеосяжну| систему обліку|урахування| та нічого не упустити.

Четвертий принцип – принцип централізації обліку|урахування|. Облік|урахування| завжди проводиться|виробляється,справляється| централізовано, а не в індивідуальному порядку|ладі| й контролюється відповідним органом, відповідальним за облік|урахування| на даній території. В архіві організації по можливості облік|урахування| має здійснювати спеціальний працівник з|із| архівною освітою|утворенням|, відповідальний за це, якщо ж його немає – начальник архівного підрозділу. У державних архівах є спеціальні відділи обліку|урахування|, усі вони керуються розпорядженнями Держкомархіву| і є відповідальними| перед ним.

П'ятий принцип – принцип динамічності обліку, тобто постійного своєчасного обліку|урахування| документів. Як тільки документи надійшли до архіву, їх відразу обліковують, бо інакше вони можуть загубитися, оскільки не будуть відомими за обліковими формами.

Шостий принцип достовірності й повноти обліку |урахування|полягає в тому, що облік|урахування| має відбуватися|походити| абсолютно точно. Будь-яка|жодна| інформація про одиницю обліку|урахування| не може бути упущеною або поданою некоректно або неповно|урахування||цілковитим|. Оформлення облікових документів завжди мае бути правильним і розбірливим|, інакше |жодного| вони втратять сенс|змісту,рації|.

Система обліку|урахування| завжди спирається|обпирається| на ряд|лаву,низку| правил, зафіксованих у законодавчих актах, перш за все у «Правилах роботи архівних установ», виданих 2004 року.

Найважливіше правило полягає в тому, що одиницями обліку|урахування| завжди є одиниці зберігання й фонди|фундації|. Колекції та об'єднані|з'єднані| фонди|фундації| прирівнюються в системі обліку|урахування| до них. Нефондова система зберігання також спирається на одиниці зберігання – групи, комплекси документів і т.д.

Основою обліку|урахування| архівних документів в межах|у рамках| країни є|з'являється,являється| єдина загальна система реєстрації фондів|фундацій| і одиниць зберігання. Її єдність досягається за рахунок привласнення|присвоєння| всім фондам|фундаціям| і одиницям зберігання номерів та всім справам|речам| і документам єдиних архівних шифрів.

Фонд|фундація| нумерується у порядку|ладі| створення в архіві по черзі, одиниця зберігання – за місцем, яке вона займає у фонді|фундації| згідно зі схемою його класифікації|спільному|. Усі документи визначаються й описуються |всюди| єдиним архівним шифром, який містить державну абревіатуру архіву, номер архівного фонду|фундації|, номер опису|списку,описування|, номер одиниці зберігання.

Облік фондів до 1917 р. й після нього здійснюється окремо. До номерів фондів, утворених після|потім| 1917 р., додається літера|літера| Р. Для фондів, що були прийняті на зберігання від колишніх структур КПУ, додається літера П.

Перенумерация фондів|фундацій| є можливою тільки|лише| в окремих випадках з дозволу керуючого на території архівного органу. Старий номер фонду|фундації| ніколи більше не використовується, навіть якщо фонду|фундації| вже немає, так само й описи|списки,описування| та одиниці зберігання завжди отримують тільки новий номер.

3.3. Рівні обліку архівних документів



Для того щоб облік архівних документів проводився комплексно й універсально, він має відбуватися взаємозалежно на всіх рівнях архівної системи й потребує в гарної організації. У приватних архівах і приватних зібраннях організація обліку не регламентується законом. Головне, щоб усі власники документів НАФ вчасно подавали облікові документи визначеної форми до державних архівних структур. У державній архівній системі облік чітко регламентовано на всіх рівнях. Принаймні, це стосується обов'язкового державного обліку документів.

Державний облік документів НАФ здійснюється централізовано архівними установами у межах їхніх повноважень, визначених законодавством, на таких рівнях:

  • архів, архівний підрозділ,архівне зібрання;

  • зона комплектування архіву;

  • система архівних установ України.

Архіви, архівні підрозділи й власники приватних архівних зібрань щорічно укладають облікові документи для централізованого державного обліку документів НАФ безпосередньо під час архівування. Облікові документи для централізованого державного обліку, складені архівними підрозділами підприємств, установ і організацій, основаних на приватній формі власності, державних і комунальних музеїв, бібліотек і власниками приватних архівних зібрань, подаються архівами разом із власними обліковими документами до державних архівних установ вищого рівня в установлені Держкомархівом України терміни.

На рівні зони комплектування архіву централізований державний облік документів НАФ, які зберігаються в архівних підрозділах органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних музеїв, бібліотек, підприємств, установ і організацій всіх форм власності й у приватних архівних зібраннях, здійснює державний архів у порядку, визначеному законодавством. Дані зведеного обліку документів НАФ фіксуються у відповідному звіті, який направляється щорічно у вищу архівну установу.

На рівні системи архівних установ України централізований державний облік НАФ здійснюється Держкомархівом України в Центральному фондовому каталозі, зведеному паспорті архівних установ і зведеному звіті про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій і приватних архівних зібраннях, а також в інших базах даних на підставі облікових документів для централізованого державного обліку, складених архівними установами, що здійснюють постійне зберігання документів НАФ, і власниками приватних архівних зібрань, а також зведених звітів архівів про стан і обсяг документів НАФ у зоні свого комплектування.

Юридичні й фізичні особи, які є власниками документів НАФ, мають повідомляти архів, що здійснив державну реєстрацію цих документів, про всі зміни їх місцезнаходження, які фіксують в облікових документах централізованого державного обліку.

Передавання-приймання документів НАФ на депоноване зберігання, незалежно від форми власності на них, не супроводжується зняттям документів з обліку в основних облікових документах власника. Передача документів НАФ з однієї архівної установи до іншої з передачею права власності на них оформлюється відповідним актом і супроводжується зняттям документів з обліку в основних облікових документах колишнього власника і взяттям їх на облік в основних облікових документах нового власника, а також внесенням відповідних змін до облікових документів централізованого державного обліку.

У цілому заходи щодо обліку документів складаються в єдину систему або процес, що починається в діловодстві й закінчується в Деркомархіві України. Цей процес відбувається разом з діловодним обробленням документів, описом документів і складанням науково-довідкового апарата та охоплює, таким чином, усі основні аспекти архівної справи.

Обліку підлягають усі документи, які зберігаються в архіві, у тому числі неописані й непрофільні, страхові копії документів і копії фонду користування, а також самі облікові документи. Облік здійснюється на основі надання документам і їх сукупності облікових номерів.

Облік документів, які зберігаються в архіві, їх описів, страхових копій і копій фонду користування здійснюється окремим підрозділом або працівником. Облік документів ведеться також в архівосховищах і в підрозділі, що здійснює комплектування архіву.

З метою правильної організації обліку складається Інструкція з обліку документів в архіві, що регламентує:

  • склад і форми допоміжних облікових документів архіву й облікових баз даних, які ведуться централізовано на рівні архіву, а також склад і форми допоміжних облікових документів, які ведуться в інших підрозділах архіву;

  • послідовність виконання в структурних підрозділах робіт з обліку під час надходження або вибуття документів, а також при проведенні інших робіт із указанням по кожному етапу: де, які й ким допоміжні облікові документи й акти-основи складаються;

  • взаємозв'язок обліку, що ведеться в структурних підрозділах, із централізованим обліком, у тому числі періодичність звірення допоміжних облікових документів;

  • порядок контролю за веденням основних і допоміжних облікових документів та дотриманням термінів висновку й подання актів-основ.

Додатком до Інструкції є Схема обліку документів в архіві, що являє собою відтворену в графічній формі послідовність етапів виконання робіт з обліку надходження й вибуття документів, їхнього руху з відображенням взаємозв'язку між підрозділом обліку й структурними підрозділами. Інструкція затверджується наказом директора архіву.

Облікова документація зберігається в ізольованому приміщенні, у сейфах і перебуває у віданні працівників, що відповідають за облік. По закінченні роботи сейфи й приміщення, у яких знаходяться облікові документи, мають бути замкненими й опечатаними. Облікові документи користувачам видаються лише у виняткових випадках.
3.4. Основні облікові документи архіву
Головне в процесі обліку – це складання облікових документів, як раніше їх називали, облікових форм. На цій стадії облік розділяється на індивідуальний облік і сумарний облік. Індивідуальний облік – це внесення інформації по кожному архівному документу в поточні облікові документи й підрахунок загальної кількості документів. Сумарний облік – це облік, що підсумовує дані індивідуального обліку в межах фонду, архіву, архівної системи, без звертання уваги на окремі документи.

Перші облікові документи складаються ще в процесі діловодства. Це так звані первинні облікові документи – номенклатура справ й архівні описи підрозділів. В архівному підрозділі підприємства облік здійснюється на підставі цих документів, а також актів про приймання-передавання й надходження-вибуття документів. Усі посування документів вже на цьому етапі фіксуються в актах.

Архівний підрозділ укладає такі документи:

  • книга надходження-вибуття документів, де кожний факт надходження або вибуття фіксується під певним номером. Її ведуть протягом року, наприкінці якого робиться сумарний запис про кількість документів постійного, тимчасового зберігання й особового складу – скільки їх надійшло й вибуло. У першій графі книги вказується структурний підрозділ, особа або підприємство, від якого надійшли справи або документи, у другій – офіційний документ (акт), що фіксує надходження-вибуття документів, потім номер фонду й кількість документів усіх типів, які надійшли або вибули;

  • список фондів, який складається, якщо організація комплектує більше одного фонду державного архіву. Ці фонди мають бути переліченими у списку в хронологічному порядку, якщо вони виникали поступово, або в алфавітному, якщо були створені одночасно;

  • зведений річний архівний опис підприємства, в якому підсумовуються всі описи структурних підрозділів за рік;

  • паспорт архіву, де фіксується стан архівного підрозділу, його персонал, кількість документів, які в ньому зберігаються, окремо особового складу й тривалого зберігання, а також не переданих до державного архіву документів НАФ. Такий паспорт складається щорічно на підставі облікових книг архівного підрозділу й до 1 грудня відсилається до державного архіву;

  • справа фонду, яка містить історичні довідки про фондоутворювача, документи про його реєстрацію, документи про склад і характер документів фонду, акти про змінення складу документів, основні облікові документи, методичні матеріали з реставрації й т.ін. Справа фонду ведеться постійно, і до неї вносять усі зміни, що відбулися з фондом або фондоутворювачем.

Держархів укладає набагато більше облікових документів, серед яких:

  • книга обліку надходжень документів на постійне зберігання для реєстрації кожного надходження архівних документів до архіву, а також сумарного обліку кількості й складу документів, які надійшли на зберігання за певний хронологічний період;

  • список фондів – для реєстрації прийнятих на зберігання архівних фондів, надання їм номерів у порядку надходження, а також кількості архівних фондів;

  • анотований перелік унікальних документів – для поодиничного й сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять унікальні документи;

  • перелік особливо цінних документів – для поодиничного й сумарного обліку фондів, описів і справ, які містять особливо цінні документи;

  • аркуш фонду – для обліку кількості й складу описів у межах архівного фонду та їх нумерації, обліку складу й стану документів, змін у цілому по фонду й по кожному опису, а також для фіксації змін назви фонду;

  • аркуш обліку аудіовізуальних документів – для обліку надходжень аудіовізуальних документів певного виду;

  • архівний опис – для поодиничного й сумарного обліку справ, закріплення порядку їх систематизації й обліку змінень у їхньому складі й обсязі;

  • реєстр описів – для обліку архівних описів в архіві в цілому;

  • інвентарна книга обліку документів, які мають у зовнішньому оформленні матеріальні цінності – для поодиничного й сумарного обліку складу й стану таких справ;

  • книга обліку надходжень страхового фонду й фонду користування – для реєстрації кожного надходження страхового фонду й фонду користування документами;

  • опис страхового фонду – для поодиничного й сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду копій особливо цінних і унікальних документів.


Розділ 4

ОПИСУВАННЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ
4.1. Поняття, етапи й види архівного описування
Описування архівних документів – найважливіше завдання архівної справи. Описування документів створює базовий матеріал для діяльності будь-якого архіву й для існування всього архівного фонду країни. Саме в описуванні документів, на думку більшості архівістів, і полягає глибинний зміст всієї архівістики. Описування перетворює архівні документи на справжні носії інформації, як би відкриває їх суспільству й разом з тим дає можливість вести їх систематичний облік, якісно зберігати й використовувати. Тільки після описування документ стає дійсно архівним і потрапляє в поле зору дослідників і всіх, кому потрібна архівна інформація. Усі сфери архівної справи так чи інакше пов'язані з описуванням документів. Уміння правильно і якісно описувати документи є найважливішим професійним обов'язком архівного працівника й головним показником його професійної компетенції.

У цілому описування архівних документів – це процес створення вторинної документальної інформації шляхом аналітико-синтетичного оброблення первинної документальної інформації й відображення в описових статтях інформаційних характеристик документів. Описування необхідне насамперед для того, щоб інформація, яка є в документі або групі документів, була доступною без безпосереднього звертання до оригіналу. Крім того, описування дає можливість полегшити й сам доступ до оригіналу через науково-довідковий апарат, розкриваючи, де, в якому архіві й в якому місці в самому архіві зберігається документ. Можна сказати, що метою архівного описування є створення точного, адекватного відображення інформації архівних документів, яке б могло допомогти користувачеві ознайомитися з їхньою інформацією при мінімальній сторонній допомозі й точно визначити їхнє місцезнаходження. Робота користувача з документами завжди на 50 відсотків складається з роботи із вторинною документальною інформацією, а для цілей архівного обліку й зберігання вторинна документальна інформація є базовою й основною.

Архівному описуванню підлягають як окремі документи, так і групи документів. Кожний документ або група документів, що є об'єктом окремого описування, має назву одиниці описування. Основними одиницями описування є архівний фонд, одиниця зберігання, одиниця обліку, окремий документ. Одиницями описування можуть бути також і групи або комплекси документів, навіть групи фондів, а також самі архівні описи або навіть окремі частини документа.

Описування кожної одиниці завжди складається з так званих інформаційних характеристик документа або елементів описування. Вони мають у стислій формі розкрити основну інформацію документа, визначивши як його зовнішні, так і внутрішні ознаки, у тому числі вид і форму документа, конкретний зміст, заголовок, номер фонду, дату документа або датування фонду, обсяг і розміри, а також географічну локалізацію документа. Таких елементів може бути багато. Наприклад, міжнародний стандарт архівного описування ISAD (G) містить 26 таких елементів.

Усі елементи описування, які разом характеризують склад і зміст документа, становлять так звану описову статтю. Наприклад, описова стаття на справу містить такі елементи, як порядковий номер, діловодний індекс або старий інвентарний номер, заголовок справи, вказівки на оригінальність документа, спосіб відображення інформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотація, крайні дати документів, кількість сторінок.

Кожний документ проходить в архіві описування мінімум два, а іноді три й більше разів, залежно від того, які завдання ставить перед собою архівіст. Щораз інформаційні характеристики документа доповнюються або уточнюються чи розширюються, а іноді й змінюють саму свою суть і зміст. Описування у системі архівної справи ніби проходить кілька етапів, кожному з яких відповідає свій особливий вид описування.

На першому етапі визначаються найбільш фундаментальні інформаційні характеристики, базові елементи опису, такі, як заголовок справи й назва фонду, дати документів, джерела інформації, форма передачі інформації, просторові координати й історія документів. На цьому етапі створюється базова модель опису документів, від якої залежать усі наступні етапи. Документ тут виділяється з групи документів, група або комплекс – із аналогічних груп або комплексів та ідентифікуються як окремі одиниці. Тому цей вид описування має назву базового або ідентифікаційного. Йому піддають усі документи відразу ж після того, як їх формують у справи, а справам призначають приблизне місце у фонді. На цьому виді описування базуються всі наступні види, тому що вони так чи інакше виходять з інформації, отриманої під час першого базового описування. Тому складання первинного описування має величезну важливість і є дуже складною й відповідальною роботою. Найважливішими завданнями тут є, насамперед, правильне визначення й складання заголовка справи й назви фонду, а також визначення їх загального складу й характеру. Якщо в справі або фонді є особливо цінні або унікальні документи, то їх вже на цьому етапі описують окремо.

Для архівного фонду при первинному описуванні складається аркуш фонду й картка фонду, і вони є джерелами інформації про фонд для всіх наступних описів. У цілому цей опис має зафіксувати й закріпити систематизацію документів, створену в системі діловодства або в самому архіві. У діловодстві та в архівному підрозділі організації здійснюється тільки цей вид описування.

Другий вид описування – це облікове або реєстраційне описування, що проводиться для організації обліку й перевірки збереженості документів. На цьому етапі фонд і справа одержують порядкові номери, а через них шифр, що полегшує до них доступ, а також полегшує користування інформацією документів. Під час цього описування складаються найголовніші облікові документи – архівний опис фонду й опис справи.

Третій вид описування проводиться, коли інформацію про документ необхідно відбити в довідниках і каталогах. Цей вид описування обов'язковий тільки для документів, які складно знайти за описами, і для таких, які мають великий інтерес для користувачів. Цей вид описування має допомагати в пошуку інформації. Інформація в довіднику або путівнику може бути згорнутою, подано інші її аспекти, а в деяких випадках навіть змінено назви й заголовки справ, що є неможливим при реєстраційному описуванні. Це так званий спеціальний або презентаційний опис. Якщо перші два види опису фіксують створення системи організації документів, то цей починає новий етап – роботу над інформацією й створення довідкового апарату.

Таким чином, можна виділити два рівні описування документів: фондовий, що містить два перші види описування, подані самими документами, та інформаційний, який подано описовими статтями, тобто інформацією про документи.


    1. Принципи, методи й стандарти архівного описування


Описування документів починається в діловодстві, і тут проходять фактично перші два його етапи. Саме на працівників діловодства лягає левова частка роботи з опису. Під час діловодства описування здійснюється в три етапи:

  • перед початком діловодного року, коли складається номенклатура справ (прогнозування);

  • під час діловодства, коли складаються обкладинки справ – спочатку вони переписуються з номенклатури, потім перевіряються наприкінці року на відповідність змісту справ;

  • наприкінці діловодного року при складанні внутрішніх описів закінчених справ і складанні архівного опису на справи, що передаються в архівний підрозділ підприємства.

В архівному підрозділі й у державному архіві описування носить уже тільки редакційний характер. Якщо описування було правильно виконане в діловодстві й до архіву подано правильні описи структурних підрозділів, то залишається тільки їх узагальнити й відредагувати. Державний архів, коли одержує описи від своїх джерел комплектування, лише перевіряє й реєструє їх.

Архівне описування документів завжди має спиратися на такі принципи:

  • адекватність, тобто описування завжди має бути адекватним інформації й типу документа й не вносити нічого стороннього, яким би важливим це не здавалося;

  • наукова об'єктивність та історизм, що передбачає необхідність дотримуватися при описуванні неупередженого об’єктивного погляду на інформацію й орієнтувати її в історичному контексті;

  • континуїтет, тобто послідовність та спадкоємність в інформації на різних рівнях описування;

  • диференціальний підхід, який потребує специфічного ставлення до різних категорій фондів і різних типів документів.

Під час проведення кожного етапу описування необхідно дотримуватися правил, які склалися за багато років архівної практики, а саме:

  • мінімаксу – при мінімумі фізичного обсягу необхідно включати до описової статті максимум інформації;

  • багатофункціональності – базові характеристики первинного описування необхідно використовувати якнайширше у кожному виді описування;

  • ієрархічності й багаторівневості – інформація в описових статтях має відповідати рівню організації архівної системи.

Головними методами архівного описування є аналітико-синтетичний та номенклатурний. Перший з них затвердився в архівній справі ще на початку ХХ століття й передбачає необхідність аналізувати інформацію документа, а потім синтезувати її в наукову статтю. Цей метод потребує від архівіста багато часу й тому не завжди може бути використаний. До того ж, коли описуються звичайні діловодні документи, вживати до них аналітичні конструкції є зайвим. Тому із середини минулого століття широко вживається номенклатурний метод, при якому передбачається створення описової статті на основі опису справ у номенклатурі справ організації. Такий метод значно прискорює описування й робить його одноманітним і чітким. Але його можна застосовувати лише для описування справ та описів, але не окремих документів і фондів. До того ж, щоб зробити номенклатуру, треба теж спочатку провести первинне описування справ. У сучасній архівістиці номенклатурний метод піддається критиці через те, що не дає можливості врахувати особливості окремих документів і вся відповідальність за якість описування лягає на працівника діловодної сфери, який формував номенклатуру. Тому аналітико-синтетичний метод знову поширюється в архівній справі, а для його спрощення розробляють єдині стандарти архівного описування. Саме таким є універсальний міжнародний стандарт архівного описування ISAD (G) (International Standard of Archival Description (General)), який було розроблено на базі канадського національного стандарту архівного описування під керівництвом Міжнародної ради архівів. Зараз цей стандарт у більшості країн покладено в основу національних стандартів архівного опису. Відповідна робота йде й в Україні ­– нові «Правила архівного описування» (ПАО), що базуються на ISAD (G), мають бути введені в дію найближчим часом.
4.3. Складання архівного опису
Архівний опис є найважливішим документом в обліку документів у діловодстві й архівній справі, а також найважливішим архівним довідником, на основі якого складають усі інші типи довідників. На його ж основі складають й багато облікових документів архіву – аркуш фонду, картку фонду, реєстр описів, реєстр фондів. Фактично архівний опис – це основа всього архівного описування. Якщо архівного опису немає, фонд буде глухим, втратить зміст і при зберіганні забудеться. Саме опис пов'язує діловодство з архівною справою, номенклатуру справ з архівними документами, фонд зі справою, і тому він завжди у центрі всіх основних архівних робіт.

Складання архівних описів починається в діловодстві. Уже там необхідно враховувати, які саме документи надійдуть до державного архіву, які залишаться на підприємстві, а які буде утилізовано. Внесенню до архівного опису підлягають усі справи постійного зберігання, справи тривалого тимчасового (понад 10 років) зберігання й справи особового складу. Первинний архівний опис складається в діловодстві структурного підрозділу й наприкінці року здається в архівний підрозділ або центральну діловодну службу організації. Через два роки після виходу з діловодства всі справи здаються структурними підрозділами до архівного підрозділу і разом з ними здають відповідні архівні описи. В архівному підрозділі щорічно складається зведений річний опис усієї установи, який потім здається до державного архіву разом з документами, і наявність справ перевіряється за цим описом. У державному архіві його перевіряють і складають на його основі або ж продовжують загальний або зведений опис архівного фонду установи. В архіві нові описи складаються тільки в тому випадку, якщо документи надійшли неописаними або опис раніше було складено невірно.

Окремо складаються описи на справи постійного зберігання, тимчасового зберігання понад 10 років і справи особового складу. Також складають окремі описи для специфічних документів, наприклад, для кіно-, фото-, фонодокументів, електронних документів, науково-технічної документації. Тільки в справах особового складу документи на специфічних носіях можуть бути описані разом з паперовими документами.

Кожному опису в структурному підрозділі привласнюється номер. Він складається з номера структурного підрозділу за номенклатурою справ, потім через дріб літерою вказується термін зберігання справ («п» – постійний, «т» – тривалий (понад 10 років), «ос» – особового складу (тобто 75 років мінус вік людини на час звільнення)), потім через тире – рік, за який складено опис, наприклад: 7–2/П–2002.

Основою для складання опису в структурному підрозділі є індивідуальна номенклатура справ підприємства – за нею визначають номер підрозділу, термін зберігання й виділяють відповідні справи, переписуючи їхні заголовки. Потім звіряють наявність цих справ і заносять до опису. Систематизація справ усередині опису має відповідати систематизації справ у номенклатурі. При складанні описів справ особового складу справи розташовуються у такій послідовності:

  1. накази з особового складу;

  2. списки особового складу;

  3. картки обліку особового складу;

  4. особисті справи працівників;

  5. особові рахунки й розрахункові відомості із зарплати;

  6. трудові книжки;

  7. акти про нещасні випадки на виробництві.

Особисті справи систематизують за алфавітом і заносять до опису за роком звільнення власника.

Кожна справа заноситься під окремим номером до опису і стає, таким чином, одиницею обліку й одиницею зберігання. Якщо справа складається більш ніж з одного тому, то кожний том заноситься під окремим номером, оскільки він є самостійною одиницею зберігання. При цьому нумерують справи завжди відповідно до систематизації справ у номенклатурі. Максимальна кількість справ, які можуть бути внесені до одного опису, – 9999. Після цього розпочинають опис № 2 і так далі.

Описові статті в описі мають відповідати заголовкам справ, навіть якщо останні є відмінними від заголовків у номенклатурі. При повторенні заголовків пишуть ­– «те ж саме». На кожному новому аркуші заголовок справи завжди відтворюється повністю. Справи, що велися більше одного року, описуються за роком їх закінчення в діловодстві. По закінченні опис підписується відповідальною особою й одержує номер за реєстром описів.

Зовні опис являє собою переплетену книжку. У структурному підрозділі опис містить титульний аркуш, зміст (розділи) і власне текст опису. Зведений опис установи містить: титульний аркуш, зміст, передмову, текст опису, список скорочень; покажчики; перекладні таблиці, бібліографію, термінологічний словник, аркуш-засвідчувач.

На титульному аркуші вказується повна назва архіву, назва фондоутворювача, назва фонду, номер фонду, номер опису, назва опису, крайні дати документів. Передмова містить короткі відомості про фондоутворювача та його фонд, анотацію складу й змісту документів, склад довідкового апарата.

Основний текст опису – це власне описові статті, які містять: номер одиниці зберігання, діловодний індекс, заголовок справи, крайні дати документів, кількість аркушів, мову документів, оригінальність-копійність документів, спосіб відтворення інформації в документах, ступінь збереженості документів, зовнішні особливості документів і справи. Особливо цінні й унікальні документи мають бути анотовані в описовій статті.

Список скорочень містить тільки спеціальні скорочення, що не зустрічаються поза межами даної структури. Покажчики презентують поняття опису із указанням одиниць зберігання. Можуть бути зроблені предметний, іменний, географічний, хронологічний та інші покажчики. Перекладні таблиці містять переклад нових одиниць зберігання на старі, якщо є потреба, указуються номери нового й старого опису. Бібліографія містить літературу про фонд та фондоутворювача. Термінологічний словник складається зі спеціальних термінів, що зустрічаються в документах фонду. Аркуш-засвідчувач містить сумарні відомості опису – кількість аркушів, кількість одиниць зберігання, зміни в складі опису. Його підписує укладач опису й він же має фіксувати тут усі зміни в складі опису.

1   2   3   4   5   6   7

Схожі:

КУРС ЛЕКЦІЙ
М. П. Климчук, кандидат юридичних наук (тема 10 – у співавторстві з кандидатом юридичних наук, доцентом Д. П. Письменним)
"Директор школи – керівник навчально-виховної роботи". З 1957 р....
Василівка Олександрійського повіту Херсонської губернії (тепер Онуфріївський район Кіровоградської області) 02. 09. 1970
Нікітін, П. Г. Хоменко НОТАРІАТ В УКРАЇНІ Навчальний посібник (2-е...
Я. М. Шевченко, доктор юридичних наук, професор, академік Академії правових наук України
КОНЦЕПЦІЯ ПРОФЕСІЙНОГО СПРЯМУВАННЯ «ВСТУП ДО ФАХУ» Навчальний посібник
Карпенко, О. О. Концепція професійного спрямування : навч посіб для студ спец. «Документозн та інформ діяльність» / О. О. Карпенко. –...
України Г. С. Сазоненко Перспективні освітні технології: Наук метод...
В.І. Каюков, кандидат педагогічних наук; П. П. Кононенко, доктор філологічних наук; В. О. Огнев'юк, кандидат філософських наук; А....
Міська програма розвитку малого підприємництва у місті Кременчуці на 2009-2010 роки
Кременчуці на 2009-2010 роки направлена на забезпечення виконання Комплексної Програми розвитку малого підприємництва у Полтавській...
СТВОРЕННЯ ОСВІТНЬОГО СЕРЕДОВИЩА ДЛЯ ПІДГОТОВКИ ПЕДАГОГІВ ЗАСОБАМИ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ
Т педагогічних наук, доцент кафедри інноваційних та інформаційних технологій. Шевченко Людмила Станіславівна – кандидат педагогічних...
«Харківський авіаційний інститут» О. О. Карпенко, М. М. Матліна СУЧАСНЕ...
Карпенко О. О. Сучасне діловодство : навч посіб. / О. О. Карпенко, М. М. Матліна. – Х. Нац аерокосм ун-т «Харк авіац. ін-т», 2009....
Особливості проведення навчальних дискусій
Васянович Г. П., доктор педагогічних наук, професор, директор науково-практичного центру професійно-технічної освіти Національної...
За редакцією доктора юридичних наук, професора М. І. Мельника, доктора...
За підсумками V Всеукраїнського конкурсу на краще юридичне видання (2002—2003 pp.) цей Коментар відзначено другою премією у номінації...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання


При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання © 2013
звернутися до адміністрації
bibl.com.ua
Головна сторінка