|
|
Скачати 1.06 Mb.
|
|
Розділ 2 ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ І КОМПЛЕКТУВАННЯ АРХІВУ 2.1. Суть і завдання експертизи цінності документів Експертиза цінності документів є найважливішою частиною архівної справи й найважливішою сферою діяльності кожної архівної установи, починаючи від архівного підрозділу організації й навіть від її діловодної структури та закінчуючи центральними архівами й Держкомархівом України. Незважаючи на таку назву, що нагадує криміналістику, експертиза цінності документів – це ординарний буденний процес архівної справи, від якого залежить уся система комплектування архівів. Саме після проходження експертизи більшість документів діловодства стають архівними документами. Завдяки експертизі формуються НАФ та архівні фонди всіх рівнів, а також знищуються малоцінні документи. У загальному розумінні експертиза цінності документів – це визначення наукової, культурної й практичної значущості документів на основі діючих норм і критеріїв, у більш конкретному –це відбирання документів на державне зберігання із встановленням термінів їх збереження. Саме в цьому полягає суть експертизи і її кінцева мета. У цілому експертиза цінності документів має виконувати такі завдання:
Кінцева мета експертизи цінності документів – найповніше комплектування кожного державного архіву відповідно до його основного профілю і, таким чином, забезпечення повноцінного формування національного архівного фонду України за принципом мінімаксу (при найменшому фізичному обсязі документів – найбільша інформативність).
Щоб досягти головної мети, експертиза цінності документів має спиратися на такі принципи: об'єктивність, історизм, всебічність і комплексність. Перший – принцип об'єктивності – передбачає, що документи варто оцінювати завжди об'єктивно, тобто треба відштовхуватись від їхніх об'єктивних ознак, які не залежать від суб'єктивних поглядів і смаків експерта. При оцінюванні документа необхідно враховувати його зміст, автентичність, значущість авторів, юридичну чинність, оригінальність, час і місце створення, повторюваність інформації в інших документах. Принцип історизму настроює експерта на те, щоб вивчати документ в історичному контексті й тільки так з'ясовувати його цінність. Варто вивчити відомості про авторів документа, а також явища, події та процеси, відбиті у документі, в їх історичному розвитку з урахуванням особливостей історичної епохи виникнення документа. Принцип всебічності потребує враховувати при вивченні документа всі його об'єктивні ознаки й характеристики і тільки так виносити судження щодо його цінності. Принцип комплексності передбачає вивчення відомостей про фондоутворювачів і документи в контексті інформації про вже існуючі архівні фонди. Тоді документи є єдиним комплексом, доповнюють інформацію один одного й не можуть бути дубльованими. Дотримання всіх цих принципів дає можливість виявити історичну, культурну, наукову й практичну цінність документа. Для того щоб визначення цінності спиралося на чіткі основи, в архівознавстві вироблено систему критеріїв цінності документів, які умовно можна розділити на три групи:
Перша група критеріїв – критерії походження – визначає джерела комплектування державного архіву документами на рівні установ і організацій. До цієї групи належать такі критерії:
Перший з цих критеріїв взагалі схожий на другий, але між ними є певна різниця. Перший критерій передбачає визначення ролі й місця установи, підприємства або організації, що створили документ, в системі державного управління або в галузі господарства, другий – акцентує увагу на значущості функцій підприємства або організації для всього суспільства, тому що деякі незначні підприємства можуть виконувати суспільно важливі функції. Друга група критеріїв – критерії змісту – сприяє визначенню комплексів і груп документів, що підлягають переданню на державне зберігання. До цієї групи належать такі критерії:
З цих критеріїв найскладнішим показником є повторюваність і розсіюваність інформації. Розрізняють адекватну (коли інформація первинних документів повністю повторюється у зведеному документі), і неадекватну (коли різні за походженням документи містять інформацію про одну подію або факт, висвітлюючи її в контексті власних завдань) повторюваність. Під поняттям «розсіюваність» розуміють, що інформація про один і той самий факт міститься не в одному, а в кількох або багатьох документах. Окрему групу документів з повторюваною інформацією становлять дублетні документи – розмножені примірники оригіналів або копії документів. Поява їх викликана функціональними зв'язками організацій. Ними найчастіше бувають нормативні, директивні й розпорядчі документи, планово-звітна документація, протоколи зборів, засідань тощо. Вони складають досить численну категорію документів і створюють труднощі під час експертизи їхньої цінності. Порядок відбору дублетних документів на державне зберігання визначено такий:
Критерії третьої групи – критерії зовнішніх ознак документа – застосовуються під час роботи з окремими документами. Це має забезпечити комплектування окремих справ або груп справ. До цієї групи належать такі критерії:
Юридична цінність документа визначається не лише терміном його дії, але й наявністю в документі необхідних юридичних реквізитів – резолюцій керівництва, віз, печаток. Що стосується зовнішнього вигляду й оформлення документа, то тут мається на увазі не діловодне чи юридичне оформлення, а саме технічні аспекти зовнішнього вигляду – наявність художніх елементів у оформленні або незвичайне оформлення під кутом зору діловодних традицій. Якщо ж документ перебуває в неналежному фізичному стані, то його необхідно реставрувати, а якщо це неможливо, то замінити копією. Взагалі у випадку відсутності оригіналу документа або надто поганого стану його збереженості документ замінюють юридично засвідченою копією, а якщо її нема – то копією без юридичного засвідчення, але з наявністю резолюцій або поміток, які свідчать про чинність копії. Якщо ж такої можливості нема, документ можна замінити дублетними документами інших справ або фондів, які мають адекватну повторюваність інформації. У роботі державних архівів України склалася практика так званої комплексної експертизи цінності документів, що здійснюється з метою виділення дублетних документів і документів з поглинаючою інформацією в однофункціональних організаціях (наприклад, колгоспах), на певній території (район, область) або в єдиній системі установ (наприклад, органи місцевого самоврядування всіх рівнів – обласного, районного, міського й сільського), певного хронологічного періоду. Це один з найефективніших способів експертизи, що дає можливість комплексно вирішувати питання оптимізації фондового складу документів десятків і навіть сотень організацій одночасно. При відборі документів для особового фонду враховують:
Експертиза цінності документів здійснюється під керівництвом так званих експертних комісій. Вони існують на кожному рівні архівної системи – від Держкомархіву України до окремих установ та організацій – і мають такі типи:
Для кожних типу й рівня експертних комісій є затверджені Держкомархівом положення, згідно з якими вони організовують свою роботу. У комплексі всі експертні комісії держави становлять єдину систему експертизи цінності документів. Вони розробляють методику виконання експертизи й контролюють або здійснюють її проведення. Склад експертної комісії залежить від її рівня та зазвичай формується таким чином, щоб зробити експертизу документів, з одного боку, відповідальною, з іншого – науково обґрунтованою. Тому до комісій усіх рівнів залучають представників керівництва, які відповідають за документообіг, а також фахівців, що мають необхідні освіту й досвід роботи. На нижчому рівні – в установі або організації – до складу архівної комісії залучають осіб, які керують діловодною службою або найзначнішими підрозділами, що організують діловодство, а також керівника архівного підрозділу установи, якщо такий є. До її складу можуть бути також уведені фахівці, що мають відповідну освіту. Головою експертної комісії призначають заступника керівника організації. ЕК організацій можуть співпрацювати також з тимчасовими експертними комісіями підрозділів підприємства або установи, до складу яких обираються керівник підрозділу, особа, відповідальна за діловодство (секретар), матеріально відповідальний співробітник тощо. До складу ЕПК обираються фахівці-архівісти, представники влади й громадськості, технічні спеціалісти – залежно від профілю архіву. У деяких випадках можуть бути залучені незалежні тимчасові експерти зі спеціальних питань. Головою ЕПК є заступник директора державного архіву. ЕК на місцях приймають потокові рішення стосовно зберігання або знищення документів, а також визначають термін зберігання документів, якщо його не визначено законодавством наперед. Остаточне рішення про постійне зберігання документів приймають лише ЕПК державних архівів із подання ЕК, зазвичай, коли документи вже надійшли до державного архіву. ЕПК різних рівнів архівної системи супідрядні між собою і можуть скасовувати рішення комісій, нижчих за рангом. Якщо рішення ЕК підприємства або організації не задовольняє когось, він може оскаржити його в ЕПК державного архіву, до якого надходять документи цього підприємства. Рішення ЕПК міських і районних архівів можна оскаржувати в ЕПК обласних або центральних державних архівів, а рішення останніх – в ЦЕПК, яка є найвищою інстанцією експертної системи. Рішення ЦЕПК підлягають оскарженню лише в суді.
Експертиза цінності документів в архівній системі Україні має такі рівні:
Експертиза першого рівня відбувається в межах всієї архівної системи й спрямована на визначення типологічних джерел формування НАФ і видового складу його документів, а також на встановлення термінів зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ. Об’єктом експертизи на цьому рівні стають величезні комплекси документів, оброблені на нижчих рівнях архівної системи. Ця експертиза здійснюється через таке:
Основними критеріями для здійснення експертизи цього рівня є критерії походження й змісту документальних груп. За результатами цієї експертизи укладаються переліки категорій юридичних і фізичних осіб, що можуть бути утворювачами документів НАФ; типові, примірні та галузеві переліки документів з термінами зберігання документів і переліки типів документів постійного зберігання (тобто документів НАФ); примірні переліки документів особового походження, що не підлягають віднесенню до НАФ; типові й примірні номенклатури справ для державних підприємств, установ та організацій. Керує експертизою вищого рівня безпосередньо Держкомархів України. Він розглядає в остаточному вигляді й затверджує названі вище переліки й номенклатури та визначає типологічні джерела й видовий склад НАФ. Державні архіви на цьому рівні експертизи визначають категорії юридичних і фізичних осіб – джерел формування НАФ у зоні свого комплектування, а також склад документів, що утворюються під час діяльності юридичних і фізичних осіб у зоні комплектування архіву. Крім того, державні архіви уточнюють терміни зберігання документів, не визначені типовими переліками, розглядають, схвалюють і узгоджують переліки документів постійного зберігання, а також типові й примірні номенклатури справ у зоні свого комплектування. На другому рівні здійснюється експертиза цінності документальних фондів конкретних юридичних і фізичних осіб з метою виявлення безпосередніх джерел комплектування НАФ у зоні чинності державного архіву. Цей тип експертизи архів проводить шляхом вивчення історій (біографій) утворювачів документальних фондів, а також через розгляд номенклатур справ, ознайомлення зі складом документальних фондів у службах діловодства, архівних підрозділах установ або за місцем зберігання приватних зібрань документів. Основними критеріями для здійснення експертизи цінності на цьому рівні є критерії походження документальних фондів, насамперед критерій значення фондоутворювача. За результатами цієї експертизи архів укладає списки джерел формування НАФ у зоні своєї комплектації. Третій рівень експертизи стосується безпосередньо архівних документів і пов'язаний передусім з потоковим діловодством. Це – експертиза цінності документів у складі документальних фондів і фондів НАФ. Її метою є відбір документів, що підлягають віднесенню до НАФ і вилученню з нього, а також вилучення для знищення документів, що не підлягають віднесенню до НАФ або втратили практичну цінність для фондоутворювача. Експертиза цього рівня відбувається переважно у службах діловодства й в архівних підрозділах установ під час складання номенклатур справ, описів і упорядкування документів, які було завершено в діловодстві. У державному архіві таку експертизу здійснюють під час первинного упорядкування документів особового походження або документів громадських, релігійних об’єднань і організацій, партій і рухів. Крім того, вона може здійснюватися на етапі упорядкування документів зі складанням архівних описів і перероблення недосконало укладених архівних описів одночасно із формуванням, систематизацією й описуванням справ або одиниць обліку. Така експертиза може бути й окремим видом роботи державного архіву, тоді її називають цільовою. Цільова експертиза здійснюється за наявності у фондах значної кількості справ, що не підлягають подальшому зберіганню (не становлять цінності, дублетні, з поглинутою інформацією), і проводиться, як правило, комплексно у фондах: вищих і підвідомчих юридичних осіб однієї системи; однорідних юридичних осіб, діяльність яких пов’язана з певною територією; фізичних осіб, діяльність яких пов’язана службовими, родинними та іншими стосунками. Основними критеріями для здійснення експертизи на третьому рівні є критерії змісту і зовнішніх ознак документів. За результатами експертизи цінності на третьому рівні укладаються індивідуальні номенклатури справ; описи документів постійного зберігання, описи документів з особового складу; акти про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню; акти про повернення документів власнику, акти про виявлення документів, що не стосуються даного фонду або архіву. Експертиза цінності на четвертому рівні має на меті визначити ступінь цінності (категорію) архівних фондів. Комплексно застосовуються критерії походження, змісту і зовнішніх ознак з пріоритетним застосуванням критеріїв значення фондоутворювача, інформативності документів і часу їх створення. Результатом цієї експертизи стає призначення новому фонду категорії або переведення існуючого фонду до нижчої або вищої категорії. П’ятий рівень експертизи цінності передбачає віднесення окремих документів або груп документів до унікальних або особливо цінних. Таке віднесення відбувається за методикою, визначеною Держкомархівом України, але може здійснюватися як архівними установами, так і юридичними та фізичними особами, які є власниками документів або уповноваженими фахівцями з архівної справи. До унікальних або особливо цінних може бути віднесено архівні фонди, їхні частини, окремі справи або документи. Якщо в справі виявиться лише один унікальний документ, то всю її слід віднести до категорії унікальних. Віднесення до категорії унікальних або особливо цінних для всіх класів документів здійснюється з пріоритетним застосуванням критеріїв: часу (давності) і місця створення документів; значущості подій, явищ, фактів, відображених в документах (загальноісторичний контекст), і значення самої інформації про згадані події, явища й факти. Для документів офіційного походження пріоритетними також є критерії цільового призначення й виду (номіналу) документів; для документів особового походження – значення автора (фондоутворювача). Велике значення на цьому рівні експертизи має також чинник зовнішнього вигляду й оформлення документа. Підставою для віднесення документів до унікальних або особливо цінних за їхніми зовнішніми ознаками є насамперед рідкісний (специфічний) спосіб фіксації інформації та вид її носія, а також наявність раритетного (специфічного) художнього або палеографічного оформлення, оздоблення дорогоцінними металами тощо. За результатами експертизи цінності укладаються анотовані переліки унікальних документів і переліки особливо цінних документів, що подаються на розгляд ЕПК відповідного архіву. Після схвалення зазначених документів ЕПК архіву документи визнаються унікальними або особливо цінними і обліковуються у порядку, визначеному архівним законодавством. Останній, шостий рівень експертизи цінності документів передбачає визначення їхньої грошової вартості. Грошове оцінювання документів не є обов’язковою повсякденною процедурою. Його здійснює архів на підставі наказу керівника або договору між архівом і власником документів у разі специфічних випадків, а саме: змінення права власності на документи; пошкодження, крадіжки, незаконне вивезення або знищення документів – з метою визначення розміру завданих збитків; страхування унікальних, депонованих документів; видача документів у тимчасове користування тощо. Грошове оцінювання документів НАФ здійснюється за нормами й методиками, що затверджуються Кабінетом Міністрів України. Його проводять на підставі комплексного застосування загальних критеріїв цінності, що визначають інформаційну й споживчу цінність документів і цінність, обумовлену їх збереженістю. Ціна документа є грошовим еквівалентом його рангу, що визначається шляхом підсумовування загальної кількості балів документа за кожним критерієм цінності. Бали конвертуються у грошові одиниці згідно з ринковими цінами на документ і курсом грошової одиниці на конкретний час. За результатами експертизи цінності шостого рівня укладається акт грошового оцінювання документів НАФ.
Найголовнішим для працівника діловодної галузі й архівіста є третій рівень експертизи цінності документів, тобто експертиза документів у складі документальних фондів і фондів НАФ. Саме на цей рівень припадає 90 % експертної роботи взагалі й інші рівні без нього не є можливими. Експертизу цінності документів на цьому рівні проводять у такій послідовності. Починається вона в службі діловодства або у підрозділі установи, де створюються документи. На цій першій стадії експертизи відбувається попереднє|предварительная| оцінювання цінності документів шляхом визначення справ, які|какие| будуть формуватися, і встановлення для них термінів зберігання|сбережения,сохранения|. Вона починається зазвичай разом із процесом складання аркушів-засвідчувачів справ, номенклатур структурних підрозділів, архівних описів. Ця експертиза базується на докладному вивченні напрямків діяльності установи, її функцій, організації документальної частини діловодства, а також складу документації. У структурних підрозділах безпосередньо під час формування справ уточнюють терміни їх зберігання|сбережения,сохранения|, що передбачені номенклатурою установи, і|какие| згодом ураховують це при складанні|складывании,сдаче| номенклатури справ на наступний рік. По закінченні|по завершении,по истечении| діловодного року кожна структурна частина установи здійснює|свершает,совершает| спеціальну експертизу цінності документів. Справи постійного й довгострокового зберігання|сбережения,сохранения| піддають|подвергаются| посторінковій| експертизі, проходять науково-технічне оброблення (оформлення заголовків, нумерацію аркушів, оформлення обкладинок, палітурні роботи тощо), на них складають описи|состоят|. Після схвалення результатів цієї робочої експертизи керівництвом установи справи передають на зберігання|сбережение,сохранение| до архівного підрозділу підприємства. Документи тимчасового зберігання|сбережения,сохранения| (до 10 років) в установленому порядку вилучають для|до| знищення. На другій стадії експертиза документів здійснюється в архівному підрозділі підприємства. Вона там може бути як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт з науково-технічного оброблення документів даної організації. Її метою є виявлення|обнаружение| дублетної документації й документів з поглинаючою інформацією, що надійшли з різних структурних підрозділів. Як правило, експертизу починають із провідних структурних підрозділів, де зосереджено основну документацію – канцелярії, фінансово-економічного відділу, відділу кадрів, далі проробляють документи виробничих відділів тощо. За необхідності справи можуть розшивати й формувати з них нові справи з переробленням заголовків справ і повторенням їх технічного оброблення. Практика експертизи цінності документів показала ефективність складання переліків|перечислений| документів окремо постійного й|перечислений| довгострокового зберігання|сбережения,сохранения| по кожному структурному підрозділу, які звіряють з описами, що надходять від структурних підрозділів, і потім із самими документами. Це дає можливість значно заощаджувати час і правильно організувати роботу. На третій стадії – у державному архіві – вирішують такі питання: ліквідація в процесі комплексної експертизи цінності міжвідомчої|междуведомственной| дублетності документів, зосередження масової дублетної документації (розпорядча, планова, звітна, контрольна та ін.) у певних фондах, а також поновлення|восстановление| загубленої документації за рахунок фондів, які не належать до даної системи установ і організацій. Аналіз цієї документації здійснюють|свершают,совершают| засобами комплексної експертизи по всіх галузях й системах, пов'язаних|повязанным| функціонально з установою, від якої надійшли документи. Таким чином, значна частина експертних робіт відбувається поза межами експертних комісій – під час потокового діловодства або процесу архівування на його перших стадіях. Тому якість експертизи багато в чому залежить від пересічних робітників діловодної сфери в організації або установі. Саме експерти в більшості випадків лише перевіряють те, що проекспертували робітники діловодства на підприємстві. Тому на працівників діловодної галузі покладено чи не найбільшу відповідальність у всьому процесі експертизи документів, і це потребує від них уважного ставлення до відповідних обов’язків і глибокого знання основних принципів і методів експертних робіт. Кожна стадія експертизи передбачає проведення робіт з усталеної методики на чотирьох етапах. Перший етап – підготовчий. На цьому етапі робітники діловодства або архівні службовці працюють ще не з самими документами, що архівуються, а з обліковою системою та установчими документами підприємства. Керівник архівного підрозділу, розпорядник діловодної документації, голова експертної комісії або інша особа, що є відповідальною за експертизу на певній ланці руху документів, зосереджує в себе всі описи на документи постійного, тривалого зберігання|сбережения,сохранения| й|с| особового складу; справу фонду організації, положення й статути даної організації, штатний розклад, схеми організаційної побудови установи; історичні довідки; номенклатури справ; літературу про фондоутворювача| й склад його документів. Увесь зібраний матеріал ретельним образом вивчають і аналізують. За необхідності з|с| нього роблять виписки й замітки. На підставі цих досліджень визначають, які саме документи мають надійти на експертизу. У цьому й полягає кінцева мета першого етапу. Другий етап – збір|сборка,собирание| документації, тобто збір документів, що підлягають експертизі. Його здійснюють в організації за особистої участі працівників діловодних і архівних служб з|с| усіх без винятку структурних підрозділів, в архіві – всіх працівників, що здійснюють приймання документації. Метою цього етапу є забезпечення повноти матеріалів для їх експертизи. Практика свідчить, що неякісне або неповне проведення цього етапу істотно позначиться|отразится| на подальшій роботі й призведе до|до| значних втрат робочого часу на наступних стадіях. Третій етап – власно експертиза цінності документів. Усі зібрані матеріали систематизують за структурними підрозділами, у межах кожного з|с| них – за видами документів, усередині виду – за хронологією. Наявність тих або інших матеріалів фіксується спеціальними написами на листках або в електронному вигляді, на комп’ютері. Наприклад: “Канцелярія. Накази з|с| особового складу. Копії. 1999–2005 рр.|” Такий спосіб групування|группирования| матеріалів дає кілька переваг: по-перше|в первых|, документами впорядкованого архіву можна користуватися у випадку практичної|практичной| потреби й без участі розпорядника; по-друге, зібраний комплекс документів одного виду зручніше|поудобнее| піддавати|подвергать| експертизі; по-третє, легко встановити повноту або неповноту документації, по-четверте, саме за таких умов найкраще складати|складывать,сдавать| акт про вилучення|изъятии| документів до|до| знищення. В електронному вигляді це робити зручніше, бо можна використовувати таблиці, складені в минулі роки, наприклад, у програмі Microsoft Excel або у межах спеціального програмного забезпечення для діловодних служб. Для наочного|предметного| аналізу повноти складу документів фонду застосовують і практику складення так званих шахматок – своєрідних відомостей|ведомостей| по кожному структурному підрозділу, де зверху донизу по вертикалі в кожному рядку вказують вид документа, а у верхній частині відомості по горизонталі відзначають роки, за які|какие| впорядковано| архів (наприклад, 2000, 2001, ..., 2004). На перехрещуванні|перекрестии| обох граф – виду документа й років – ставлять відмітку|метку| про наявність документа. На відсутність документа показує чиста графа шахматки. Такі шахматки теж зручно робити в електронному вигляді. Експертиза цінності документів на цій стадії буває двох видів – поодинична| (по одиницях зберігання, тобто по справах) і подокументна| (поаркушна|). Поодинична експертиза стосується тих справ, що сформовано й остаточно оформлено в поточному діловодстві, які містять набір усіх необхідних доповнень|добавлений|, є переплетеними або підшитими. Поаркушна| експертиза цінності справ є головною|головной| й охоплює практично|практично| весь комплекс документації установи. Нехтування поаркушною експертизою має негативні наслідки для всього подальшого процесу архівування. Тому «Правилами роботи архівних установ України» категорично забороняється здійснювати експертизу лише на підставі аналізу заголовків справ. Під час проведення робіт з експертизи визначають наукову й практичну|практичную| цінність усіх наявних документів на основі відомчого або типового|типового| переліку|перечислений|, а також затвердженої номенклатури справ на даний рік. Якщо ці переліки й номенклатура не дають можливості визначити терміни зберігання окремих документів, їх досліджують в окремому порядку й виносять рішення, виходячи з власного визначення їхньої історичної, наукової й практичної цінності. При цьому застосовують переважно критерії змісту й зовнішніх ознак документів. Особливо важливі ці критерії при експертизі науково-технічних, аудіовізуальних, електронних документів і документів особового походження, для яких терміни зберігання зазвичай не визначено у нормативних актах. При експертизі таких документів ці критерії застосовують із врахуванням:
Що стосується дублетності документів, то її в межах організації або установи важливо враховувати передусім для документів особового складу, які зазвичай дублюються для різних структурних підрозділів. Після встановлення наявності всіх оригіналів наказів з|с| особового складу, їхні копії визнають такими, що не підлягають державному зберіганню|сбережению,сохранению|. У цілому документи з повторюваною інформацією вилучаються тільки після зіставлення їхньої інформації з інформацією документів, що залишаються на зберіганні. На постійному зберіганні можуть залишатися крім оригіналів копії особливо цінних документів, а також копії документів з візами, резолюціями, позначками, виправленнями тексту. Кожний архів визначає склад і кількість дублетних документів, що залишаються для зберігання. Документи, більша частина інформації яких через невиправні фізичні пошкодження носія є недоступною для використання,може бути вилучено для знищення. Якщо відібрана для знищення справа містить окремі цінні документи, вона підлягає переформуванню. Не підлягають вилученню для знищення унікальні документи та документи НАФ, створені до 1946 року. |вязке| Четвертий етап – оформлення результатів експертизи. Цей етап відбивається передусім у оформленні справ, систематизації аркушів, складанні|складывания,сдачи| заголовків на справи, описів справ на документи постійного, довгострокового зберігання|сбережения,сохранения| й|с| особового складу. Остаточними документами, що свідчать про результати експертизи цінності в установі, є зведені описи справ постійного й тривалого зберігання і справ особового складу. Після їх складання настає період оформлення актів на знищення документів, як це передбачено положенням про роботу експертних комісій від 2007 року. Ці акти разом зі зведеними описами розглядаються ЕК установи і передаються на схвалення до ЕПК відповідного державного архіву. Схвалені ЕПК акти знищення й описи документів затверджує керівник організації, і лише після цього документи утилізують. Передання документів на утилізацію до організацій заготівлі вторинної сировини оформлюється приймально-здавальною накладною, в якій вказується загальна вага макулатури, зданої для перероблення. Дата здачі документів, їхня вага й номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти долучають до справи архівного фонду та зберігають в архіві організації. Утилізація документів юридичних осіб контролюється працівниками архіву. Знищені документи знімають з обліку згідно з вимогами законодавства, що фіксується в облікових документах архівного підрозділу або державного архіву. Якщо під час процесу експертизи виникають питання, не передбачені нормативними актами й методичними посібниками|учебниками,пособниками|, вони потребують колегіального рішення на засіданнях експертних або спеціально створених методичних комісій. ЕПК державного архіву завжди мають право вимагати включення до числа документів постійного зберігання будь-яких документів, які призначено для тривалого зберігання або знищення. |
|
КУРС ЛЕКЦІЙ М. П. Климчук, кандидат юридичних наук (тема 10 – у співавторстві з кандидатом юридичних наук, доцентом Д. П. Письменним) |
"Директор школи – керівник навчально-виховної роботи". З 1957 р.... Василівка Олександрійського повіту Херсонської губернії (тепер Онуфріївський район Кіровоградської області) 02. 09. 1970 |
|
Нікітін, П. Г. Хоменко НОТАРІАТ В УКРАЇНІ Навчальний посібник (2-е... Я. М. Шевченко, доктор юридичних наук, професор, академік Академії правових наук України |
КОНЦЕПЦІЯ ПРОФЕСІЙНОГО СПРЯМУВАННЯ «ВСТУП ДО ФАХУ» Навчальний посібник Карпенко, О. О. Концепція професійного спрямування : навч посіб для студ спец. «Документозн та інформ діяльність» / О. О. Карпенко. –... |
|
України Г. С. Сазоненко Перспективні освітні технології: Наук метод... В.І. Каюков, кандидат педагогічних наук; П. П. Кононенко, доктор філологічних наук; В. О. Огнев'юк, кандидат філософських наук; А.... |
Міська програма розвитку малого підприємництва у місті Кременчуці на 2009-2010 роки Кременчуці на 2009-2010 роки направлена на забезпечення виконання Комплексної Програми розвитку малого підприємництва у Полтавській... |
|
СТВОРЕННЯ ОСВІТНЬОГО СЕРЕДОВИЩА ДЛЯ ПІДГОТОВКИ ПЕДАГОГІВ ЗАСОБАМИ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ Т педагогічних наук, доцент кафедри інноваційних та інформаційних технологій. Шевченко Людмила Станіславівна – кандидат педагогічних... |
«Харківський авіаційний інститут» О. О. Карпенко, М. М. Матліна СУЧАСНЕ... Карпенко О. О. Сучасне діловодство : навч посіб. / О. О. Карпенко, М. М. Матліна. – Х. Нац аерокосм ун-т «Харк авіац. ін-т», 2009.... |
|
Особливості проведення навчальних дискусій Васянович Г. П., доктор педагогічних наук, професор, директор науково-практичного центру професійно-технічної освіти Національної... |
За редакцією доктора юридичних наук, професора М. І. Мельника, доктора... За підсумками V Всеукраїнського конкурсу на краще юридичне видання (2002—2003 pp.) цей Коментар відзначено другою премією у номінації... |