Це видання є логічним продовженням посібника «Архівознавство», що був виданий автором 2008 року у співавторстві з кандидатом педагогічних наук О. О. Карпенко


НазваЦе видання є логічним продовженням посібника «Архівознавство», що був виданий автором 2008 року у співавторстві з кандидатом педагогічних наук О. О. Карпенко
Сторінка2/7
Дата11.12.2013
Розмір1.06 Mb.
ТипДокументи
bibl.com.ua > Право > Документи
1   2   3   4   5   6   7

Організація документів на рівні фонду

|фундації|

Базовою одиницею класифікації на рівні фонду|фундації| є|вирушає| справа|річ|, яку зазвичай називають одиницею зберігання, або одиницею обліку|урахування|. Фонд|фундація| завжди складається зі справ|речей|, а сама справа|річ| формується безпосередньо з|із| документів. Проте до більшості фондів належить безліч справ і їх для поліпшення систематизації документів доводиться об’єднувати в крупніші одиниці поділу фонду. У західних країнах найбільші з таких одиниць називають підфондами, але в Україні ця назва ще не затвердилася на офіційному рівні.

Основою для організації документів на рівні фонду є схема систематизації документів фонду|фундації|, яка складається перед початком фондування. Ця схема є переліком одиниць поділу|поділки,розподілу,поділу| фонду|фундації|, розташованих у певній послідовності, за якою згодом у фонді|фундації| й розміщуватимуться конкретні справи|речі|. Одиницями поділу|поділки,розподілу,поділу| фонду|фундації| можуть виступати|вирушати| відділи, розділи, рубрики, частини|частки| й т.д., які складаються з|із| більш-менш однотипних справ|речей|. Для того щоб скласти таку схему, необхідно мати якомога|як можна| точніші дані про фондоутворювача | – знати його історію, структуру, компетенцію, сфери й напрями|направлення| діяльності, географічну локалізацію, особливості його системи діловодства. При цьому схема систематизації має охоплювати всі документи фонду|фундації| без виключення|винятку|, незалежно від того, який характер|вдачу| вони мають і скільки документів буде віднесено до кожної одиниці поділу|поділки,розподілу,поділу|. Ніякі|жодні| чинники|фактори| рівномірного розподілу документів не повинні впливати на процес фондування. Він залежить лише від ознак документів, визначених у схемі класифікації фонду.

Групування документів в одиниці поділу|поділки,розподілу,поділу| відбувається|походить| на основі методу дедукції. У кожному конкретному випадку залежно від характеру|вдачі| фондоутворювача| й складу документів визначається, які саме ознаки документів мають лягти|полягти| в основу їх групування в кожному відділі або підрозділі фонду|фундації|. Відповідно до принципу дедукції розподіл документів в рамках|у рамках| фонду|фундації| починають з найбільш загальної|спільної| ознаки, тобто|цебто| тієї, яка властива всім документам, що належать до фонду. Потім групують документи за другою за значущістю ознакою – тією, яка властива вже не всім, але|та| більшій частини|частки| документів фонду|фундації|. На основі цієї ознаки формують меншу одиницю поділу,|поділки,розподілу,поділу| наприклад підрозділ, і включають його в розділи. Так триває далі до створення|утворення| найменш численних|багаточисельних| груп документів і навіть до окремих документів.

У цілому|загалом| при групуванні документів в рамках|у рамках| фонду|фундації| використовуються такі|слідуючі| ознаки:

  1. структурна, яка вказує|вказує| на належність документів до структурних підрозділів організації або підприємства, внаслідок|внаслідок| діяльності яких виникли|появилися| документи. Це такі підрозділи, як відділ організації, цех, факультет, кафедра й т.ін.;

  2. хронологічна, яка відображає|відбиває| час створення|створіння| документів – рік, місяць, число;

  3. галузева, або функціональна – відображає|відбиває| галузь або сферу діяльності, до якої належать документи, або функцію фондоутворювача|, з якою пов’язані ті або інші документи;

  4. тематична – відображає|відбиває| тему в діяльності фондоутворювача, до якої належать документи;

  5. номінальна – відображає|відбиває| належність документів до певного виду|виду| або типу;

  6. авторська – групування справ|речей| на основі їх автора, юридичної або фізичної особи|;

  7. кореспондентська – ознака, яка використовується для групування справ|речей|, що містять|утримують| листування приватного або офіційного характеру;|вдачі|

  8. географічна – групування справ|речей| за певними адміністративно-географічними| одиницями, з|із| якими так чи інакше пов'язаний фондоутворювач|;

  9. мовна – ознака, що враховує мову|язик| створення документа.

Можна також групувати документи за такими ознаками, як формат, оригінальність, носій. Наприклад, якщо фонд|фундація| має у своєму складі паперові й фотодокументи, то вони групуються окремо, а фонд|фундація| може бути й сумісним|спільний|.

У кожному конкретному випадку визначаються головні й другорядні ознаки групування справ|речей|, причому це визначення залежить від особливостей діяльності фондоутворювача |, складу й характеру|вдачі| документів, а іноді|інколи| також від цілей групування. Відповідно|відповідно до| до ієрархії ознак здійснюється ієрархія в групуванні документів у межах|у рамках| фонду|фундації|, визначається послідовність його розподілу|поділки,розподілу,поділу| на відділи, підвідділи, рубрики й т.ін.

Головними зазвичай є хронологічна й структурна, потім йдуть галузева, тематична, географічна, авторська ознаки. Вид схеми систематизації документів у фонді|фундації| визначається й іменується за ознаками, на основі яких здійснюються два перші розподіли|поділки,розподіли,поділи| документів. На цій підставі виділяють такі схеми, як структурно-хронологічна| (означає, що справи|речі| розподілені спочатку за структурними підрозділами, потім – за часом створення|створіння|), хронологічно-структурна| (навпаки), хронологічно-функціональна| (справи|речі| розподілені за хронологією, потім – за функціями організації), функціонально-хронологічна|, авторсько-хронологічна|, географічно-хронологічна| й т.ін. Зручність доступу й користування документами завжди є|з'являється,являється| найважливішим чинником|фактором| при вибиранні конкретної схеми розподілу документів.

Для фондоутворювачів|, які діяли в минулому й припинили своє існування на цей час|теперішнього,даного|, найбільш зручним є|з'являється,являється| групування справ|речі| в межах|у рамках| фонду|фундації| спочатку за хронологічною ознакою, тобто|цебто| за роками створення. У межах років – за структурними підрозділами організації, тобто|цебто| застосовується хронологічно-структурна| схема. Якщо ж кількість документів, створених організацією, невелика, а її існування було нетривалим, можна на перше місце поставити структурну ознаку. Якщо в|в,біля| організації не було чіткої постійної структури або вона не мала значення для її діяльності, то тоді справи|речі| групуються за хронологічно-функціональною| ознакою. Якщо ж вона не буде ефективною, – то за хронологічно-номінальною| або хронологічно-географічною тощо.

Якщо ж фондоутворювач | існує і його архівний фонд|фундація| продовжує поповнюватися|доповнюватися|, то справи|речі| зазвичай систематизують за структурно-хронологічною| ознакою, тобто|цебто| на першому місці визначаються|опиняється| структурні підрозділи організації, а всередині цього розподілу|поділки,розподілу,поділу| справи|речі| групуються за роками. Якщо ж структура нечітка, тоді використовують функціонально-хронологічну схему, географічно-хронологічну| й т.д.

Усередині другого рівня класифікації фонду|поділки,розподілу,поділу| справи|речі| зазвичай розподіляють за логічними й тематичними зв'язками або за номенклатурою справ чи за видами діяльності підприємства|вдачі.

У колекціях головною ознакою є|з'являється,являється| тема, і справи|речі| найчастіше групують за тематично-хронологічною| ознакою.

В усіх випадках, коли використовується хронологічна ознака, важливим|поважним| є|з'являється,являється| чітке визначення дати кожної справи|речі|. Справи|речі| відносяться до того року, коли їх було розпочато у діловодстві, або до того, в якому вони надійшли|вчинили| в організацію для продовження діловодства. Плани, кошториси, документи до них відносяться до того року, на який їх було складено, перспективні плани – до першого року, з тих, на які планувалася перспектива, звіти – до року, за який їх було складено, звіти про виконання перспективних планів – до останнього року, на який планувалася|планерувала| перспектива.

У випадку, якщо кілька|лава,низка| справ|речей| мають однакову дату початку,|розпочала,зачала| їх розміщують за принципом найбільш ранньої дати їх завершення. У разі|в разі| неповних дат першими розміщують справи|речі|, що мають число–місяць–рік|, потім місяць–рік|, потім – просто рік.

Коли групування відбувається|походить| за структурною ознакою, то враховується важливість та ієрархія структурних підрозділів – спочатку керівні|провідні|, центральні відділи, головні служби діловодства, потім відділи основної діяльності, потім допоміжні тощо|поважні|. Аналогічно відбувається й групування за функціями: спочатку враховуються основні функції організації, потім вторинні – господарча, соціальна тощо.

При використанні географічної ознаки спочатку йде основний регіон, де знаходиться головний офіс організації або відбувається її головна діяльність, потім ідуть другорядні регіони. Якщо це можливо, регіони розміщують за адміністративно-територіальним поділом країни (область, район тощо) й перелічують із заходу на схід і з півночі на південь.

При формуванні фондів|фундацій| організацій, що змінили назву або сферу компетенції, дуже|дуже| важно|поважним| |з'являється,являєтьсявизначити, чи слід вносити документи до вже наявного фонду організації або треба створювати новий фонд|фундацію|. Новий фонд|фундація| створюється тільки|лише| в тому випадку, якщо|у тому випадку , якщо,в том случае | організація кардинально змінила|поміняла| свою структуру й функції і стара схема систематизації документів вже не відповідає реаліям. Якщо ж змінилася тільки|лише| назва, то її лише додають|добавлять| до назви фонду й не змінюють схему його класифікації|фундації|.

Під час ліквідації однієї організації й створення|створінні| на її місці нової завершені діловодством справи| залишають| у фонді ліквідованої організації, а незавершені|незакінчені| передають до фонду нової організації|. Якщо справи|речі| велися кількома організаціями, то їх включають до фонду організації, яка завершила ці справи. Особисті|особові| справи|речі| співробітників завжди включають до фонду організації, де вони завершили трудовий шлях.

Схема класифікації фондів особового походження зазвичай має такий вигляд:

  1. біографічні матеріали;

  2. документи службової й громадської діяльності фондоутворювача;

  3. творчі документи й наукові праці фондоутворювача;

  4. підготовчі документи, зібрані фондоутворювачем для його робіт;

  5. листування;

  6. майново-господарчі документи;

  7. образотворчі документи;

  8. колекції, зібрані фондоутворювачем.

Така схема застосовується для фондів більшості громадських і державних діячів. Коли ж фондоутворювач проявив себе в іншій галузі діяльності, порядок схеми може бути змінено. Наприклад, для діячів мистецтва й літератури після біографічних матеріалів зазвичай розміщують творчі й образотворчі документи, потім підготовчі документи й лише після цього – документи службової й громадської діяльності, бо ця діяльність для таких діячів зазвичай не є головною. Для меценатів, бізнесменів і фінансистів другу позицію займають майново-господарчі документи. У кожному конкретному випадку схема класифікації особового фонду має визначатися з урахуванням галузі діяльності й особливостей складу документів фондоутворовача. Сімейні й родові фонди розподіляють спочатку за окремими представниками родини, а вже потім – для кожного з них – за вказаною схемою.

Сумісні фонди поділяють на окремі прості фонди, що належать до їхнього складу, а вже потім застосовують до них наведені вище типові схеми класифікації. При цьому бажано, щоб окремі прості фонди, що належать до складу сумісного, мали однотипні схеми класифікації.

Під час організації специфічних документів за нефондовим принципом їх зазвичай поділяють за видами або типами носія, але, якщо це необхідно, застосовують тематичні й хронологічні ознаки. Іноді можуть бути використані й специфічні ознаки класифікації. Наприклад, конструкторську або проектну документацію завжди формують у комплекси таким чином, щоб вона відображала процес конструювання виробу або розроблення проекту. Технологічна документація має відтворювати виробничий цикл таким чином, щоб можна було на її основі відтворити виріб на виробництві.

    1. Поняття архівної справи|речі|.

Організація архівних документів на рівні справи|речі|
Нижчий рівень організації архівних документів – це організація на рівні справи|речі|. Як вже говорилось, архівний фонд|фундація| складається з одиниць зберігання, якими є|вирушають| переважно справи|речі|. Проте|однак| поняття справи|речі| є ширшим за поняття одиниці зберігання. Справа|річ| може містити один документ, декілька документів або цілий ряд|лаву,низку| документів і навіть складатися з кількох томів документів. У такому разі|в такому разі| кожен том буде окремою одиницею зберігання, тоді як у сукупності вони складуть тільки|лише| одну справу|річ|. Але|та| в більшості випадків справа|річ| й одиниця зберігання збігаються|збігаються|, принаймні, для паперових документів.

Справа|річ| – це єдине поняття як для діловодства, так і для архівної справи|речі|, і саме справа|речі| є|з'являються,являються| об’єднувальною ланкою між структурами, що здійснюють діловодство, і структурами, що здійснюють архівне зберігання.

Справою|річчю| є сукупність документів (або документ), що стосуються одного питання або ділянки діяльності й мають єдину обкладинку. Справи|речі| формуються в рамках|у рамках| діловодства, і завершена діловодством справа|річ| стає архівною |річчю|, якщо визнають необхідним зберігати її в архіві. Зовнішня відмінність|відзнака| між завершеною в діловодстві й архівною справами|річчю| полягає лише в зовнішніх архівних позначках архівного опису|списку,описування|, державної реєстрації й т.ін. Більшість архівних справ|речей| надходить|надходять| до архівів саме із|із| діловодних структур і лише незначна їх частина|частка| формується в самих архівах з|із| документів, що надійшли|вчинили| розсипом. Формування справ|речей| власне в архівах відбувається|походить| лише в таких|слідуючих| випадках:

  • коли до архіву надходять|надходять| документи від структур, які не вели діловодства або справи|речі| яких за номенклатурою|занадто| істотно|суттєво| відрізняються від сучасних;

  • коли виявляється, що комплекс окремих документів, які зберігалися в архіві, може сформувати справу|річ|;

  • коли архів одержує|отримує| від організації тільки|лише| окремі цінні|коштовні| документи, але|та| не цілі справи|речі|;

  • коли надходять|надходять| комплекси документів розсипом від приватних осіб;

  • коли окремі документи|надходять надходять надходять до архіву шляхом дарування, купівлі або обміну.

Такі ситуації виникають головним чином в історичних і спеціалізованих архівах, а також в архівах високого рівня, переважно в обласних. У більшості ж випадків до архіву надходять|надходять| завершені діловодством готові справи|речі|. Іноді|інколи| ці справи|речі| можуть після|потім| відповідної експертизи бути розукомплектовані й укомплектовані по-новому, причому це відбувається|походить| не тільки|не лише| в тих випадках, коли справи|речі| укомплектовані в діловодстві невірно, але й тоді, коли профіль і характер|вдача| архіву потребують іншої комплектації справ|речей|, бо вона є необхідною з|із| практичних і наукових міркувань|тями|. Проте|однак| завжди найбажанішою є| та організація документів, яка мала місце в діловодстві. |у раЇї в більшості випадків прагнуть зберегти, бо вкрай|надто| бажано, щоб архівна справа|річ| відображала|відбивала| структуру й порядок|лад| діловодства, які було заведено у|в,біля| фондоутворювача|. Це підвищує як наукову, так і практичну цінність документів. Збереження спадковості між діловодством та архівною справою заради відтворення циклу буття документу вважається зараз найважливішим завданням архівістів усього світу.

Організація архівних документів на рівні справи|речі| в цілому|загалом| має здійснюватися таким чином щоб відображати|відбивати| сам процес створення|створіння| справи|речі| і його внутрішню структуру, але|та| разом з тим|в той же час| вона має забезпечувати й правильну систематизацію документів, найбільш зручну для зберігання й використання документної інформації. Тому іноді виникає певний|деякий| конфлікт|інколи| між діловодною| й архівною систематизаціями документів усередині укомплектованої справи|речі|.

У цілому|загалом| систематизація документів на рівні справи|речі| або одиниці зберігання може здійснюватися на основі таких|слідуючих| ознак:

  • хронологічної – за датами документів, що є найбільш поширеною ознакою систематизації всередині|усередині| справи;

  • |предметнотематичної – за змістом документів, яка використовується, коли документи важко поділити за датами, або як друга ознака після хронологічної;

  • номінальної – за видами документів, що застосовується, коли вид документа є важливішим для його розшуку, аніж дата й тема;

  • кореспондентської – за адресатами та адресантами, яка використовується для справ|речей|, що містять|утримують| листування;

  • географічної – за історичними або територіально-адміністративними| регіонами, коли такий поділ є усередині справи;

  • авторської – за авторами документів, тобто за назвою підприємств і організацій, а також приватних осіб, що здійснювали видання документів|.

Ці ознаки на рівні справи|речі| використовуються у сукупності, залежно від того, які з|із| них для кожної конкретної справи|речі| є|з'являються,являються| найбільш раціональними й зручними.
1   2   3   4   5   6   7

Схожі:

КУРС ЛЕКЦІЙ
М. П. Климчук, кандидат юридичних наук (тема 10 – у співавторстві з кандидатом юридичних наук, доцентом Д. П. Письменним)
"Директор школи – керівник навчально-виховної роботи". З 1957 р....
Василівка Олександрійського повіту Херсонської губернії (тепер Онуфріївський район Кіровоградської області) 02. 09. 1970
Нікітін, П. Г. Хоменко НОТАРІАТ В УКРАЇНІ Навчальний посібник (2-е...
Я. М. Шевченко, доктор юридичних наук, професор, академік Академії правових наук України
КОНЦЕПЦІЯ ПРОФЕСІЙНОГО СПРЯМУВАННЯ «ВСТУП ДО ФАХУ» Навчальний посібник
Карпенко, О. О. Концепція професійного спрямування : навч посіб для студ спец. «Документозн та інформ діяльність» / О. О. Карпенко. –...
України Г. С. Сазоненко Перспективні освітні технології: Наук метод...
В.І. Каюков, кандидат педагогічних наук; П. П. Кононенко, доктор філологічних наук; В. О. Огнев'юк, кандидат філософських наук; А....
Міська програма розвитку малого підприємництва у місті Кременчуці на 2009-2010 роки
Кременчуці на 2009-2010 роки направлена на забезпечення виконання Комплексної Програми розвитку малого підприємництва у Полтавській...
СТВОРЕННЯ ОСВІТНЬОГО СЕРЕДОВИЩА ДЛЯ ПІДГОТОВКИ ПЕДАГОГІВ ЗАСОБАМИ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ
Т педагогічних наук, доцент кафедри інноваційних та інформаційних технологій. Шевченко Людмила Станіславівна – кандидат педагогічних...
«Харківський авіаційний інститут» О. О. Карпенко, М. М. Матліна СУЧАСНЕ...
Карпенко О. О. Сучасне діловодство : навч посіб. / О. О. Карпенко, М. М. Матліна. – Х. Нац аерокосм ун-т «Харк авіац. ін-т», 2009....
Особливості проведення навчальних дискусій
Васянович Г. П., доктор педагогічних наук, професор, директор науково-практичного центру професійно-технічної освіти Національної...
За редакцією доктора юридичних наук, професора М. І. Мельника, доктора...
За підсумками V Всеукраїнського конкурсу на краще юридичне видання (2002—2003 pp.) цей Коментар відзначено другою премією у номінації...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання


При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання © 2013
звернутися до адміністрації
bibl.com.ua
Головна сторінка