Керування вікнами
Excel, як і більшість інших Windows-програм, пропонує цілу низку команд для виконання операцій над вікнами. Нові вікна відкриваються автоматично в процесі відкриття робочих книг. Можна відкрити декілька вікон і для однієї робочої книги, використовуючи команду «Окно\Новое».
Визначення способу розташування вікон
Вікна відкритих робочих книг можуть бути розташовані у вікні програми декількома способами. Щоб скористатися одним із стандартних способів розташування:
виконайте команду «Окно\Расположить…»;
у вікні діалогу, що відкрилось, виберіть спосіб розташування вікон. Якщо обраний спосіб розташування повинний відноситися тільки до вікон поточної робочої книги, включіть відповідний параметр у вікні діалогу «Расположение окон».
Приховування та відображення вікон
Якщо вікно робочої книги на якийсь час необхідно прибрати з екрана, його можна сховати. Вікно в процесі цього не буде закрите, і його можна відобразити у будь-який момент.
Для приховування вікна:
перейдіть у вікно, котре ви хочете сховати. Наприклад, оберіть його зі списку, поданого у підменю для пункту «Окно»;
виконайте команду «Окно\Скрыть».
Для відображення вікна:
скористайтеся командою «Окно\Отобразить…»;
виберіть зі списку, поданого у вікні діалогу, ім’я необхідного вікна.
Зміна масштабу відображення вмісту вікна
Для вибору користувачем масштабу відображення:
виконайте команду «Вид\Масштаб…» або скористайтеся кнопкою  – «Масштаб» панелі інструментів «Стандартная»;
виберіть необхідне значення зі списку. За необхідності можна ввести також і довільне значення у відсотках, враховуючи що припустимі значення розташовуються у діапазоні від 10% до 400%.
Відображення документа на весь екран
З метою максимального використання поверхні екрана для відображення даних скористайтеся командою «Вид\Во весь экран». Крім того, що поверхня програмного вікна буде майже повністю віддана даним, буде відображена панель
 .
Для повернення до старого вигляду скористайтеся кнопкою «Вернуть обычный режим» або повторіть команду «Вид\Во весь экран».
Робочі книги та файли
Як уже відзначалося вище, робоча книга становить одиницю організації даних і складається з робочих аркушів. У процесі створення або відкриття робочої книги вона буде подана в окремому вікні. Закриття вікна означає і завершення роботи з робочою книгою.
Дані, збережені у вигляді файлів з інших програм (тобто збережені в інших форматах), можуть бути імпортовані в Excel для опрацювання. Інформація, з якою ви працюєте в Excel, може бути без особливих проблем збережена в інших форматах, і, таким чином, експортована.
Як і в інших Windows-програмах, обмін даними в Excel може здійснюватися через буфер обміну або з використанням механізму Drag&Drop (перетягнути та покласти). За допомогою механізмів OLE і DDE можна задавати впровадження і зв’язування об’єктів в Excel.
Щоб одержати доступ до збережених раніше даних, потрібно відкрити відповідний їм файл.
Відкриття файла робочої книги
скористайтеся командою «Файл\Открыть…», або кнопкою  стандартної панелі інструментів (або сполученнями клавіш <Ctrl+F12> чи <Ctrl+O>);
у вікні діалогу «Открытие документа» виберіть диск та папку (каталог), що містять потрібний документ, а потім і відповідний файл робочої книги;
відкрийте робочу книгу, використовуючи подвійне клацання миші або кнопку «Открыть» вікна діалогу.
Можна також виділити та за один раз відкрити декілька файлів робочих книг. Кожний із них буде відкритий у своєму вікні. Виділення групи файлів здійснюється традиційним для Windows способом (наприклад, з використанням миші та клавіш <Ctrl> або <Shift>).
У процесі відкриття робочої книги, що збережена у режимі «Только для чтения» (з’являється відповідне попередження), користувач може лише знайомитися зі змістом робочої книги. Зберегти зміни у книзі під тим же ім’ям буде неможливо.
Поле «Тип файлов» і список, що відкривається, дозволяють зазначити тип файлів, що відображені в обраній папці. В процесі вибору типу файлу іншого формату (не Excel), система перетворить дані у формат робочої книги.
Створення нової робочої книги
Після запуску Excel автоматично подає на екрані чисту робочу книгу, готову для створення нового документа.
Для створення ще однієї книги скористайтеся командою «Файл\Создать…», або кнопкою  панелі інструментів «Стандартная», або сполученням клавіш <Ctrl+N>. Якщо в процесі цього використовувалась не панель інструментів, у вікні діалогу «Создание документа» уточніть за допомогою вкладки «Общие», що буде створюватися такий елемент, як «Книга». Excel представить створену нову книгу в окремому вікні, давши їй тимчасове ім’я, що відображається у рядку заголовка. В процесі створення книги можна, як основу, використовувати і шаблони, які вбудовані, так і власні, обираючи необхідний шаблон у вікні діалогу «Создание документа».
Непотрібні у даний момент робочі книги варто закривати (хоча б із міркування економії ресурсів системи). Для цього, наприклад, активізуйте робочу книгу, що закривається, та скористайтеся командою «Файл\Закрыть». Можна за один раз закрити також усі відкриті робочі книги. Для цього, натиснувши та утримуючи клавішу <Shift>, виконайте команду «Файл\Закрыть все» (відкривши меню «Файл» за натиснутої клавіші <Shift>, ви знайдете у ньому замість команди «Закрыть» команду «Закрыть все»). Під час закриття робочих книг, у які були внесені зміни та які ще не були збережені, на екрані з’явиться запит із пропозицією зберегти дані. Завершити роботу з книгою можна також іншими, традиційними для Windows-програм, способами закриття вікна.
Збереження робочої книги
Для збереження робочої книги можна використовувати різноманітні традиційні для Windows-програм способи. Виконайте команди «Файл\Сохранить», або «Файл\
Сохранить как…», або скористайтеся кнопкою  панелі інструментів «Стандартная», або натисніть сполучення клавіш <Ctrl+S>, <Shift+F12>, <F12>. Використання клавіші <F12> та команди «Сохранить как» завжди призводять до появи вікна діалогу «Сохранение документа», що дозволяє обрати ім’я файлу і місце його збереження. Якщо робочій книзі вже було присвоєне певне ім’я в процесі першого збереження, інші способи призведуть до збереження зміненої інформації без зайвих запитань (під тим же ім’ям та в ту ж папку).
Вікно діалогу «Сохранение документа» дозволяє не лише вказати ім’я файла та місце його збереження, а й задати низку істотних параметрів. Так, кнопка «Параметры…» відкриває інше вікно діалогу «Параметры сохранения», призначене для захисту даних.
Вмикання параметра «Всегда создавать резервную копию» призведе до того, що під час кожного збереження файлу буде збережена й попередня версія файлу, під тим же ім’ям, але з розширенням .BAK. Резервна копія виявляється особливо корисною, якщо остання версія втрачена або пошкоджена.
Поле «пароль для открытия файла» дозволяє обмежити доступ до даних. Система зажадає повторити пароль у процесі збереження та не дозволить надалі роботу з даними без вказівки цього пароля.
Поле «пароль разрешения записи» дозволяє обмежити доступ до зміни даних. Система також запросить у процесі збереження повторити пароль, а надалі дозволить переглядати дані й без знання пароля, але не дозволить зберегти змінені дані під тим же ім’ям без вказівки пароля.
Включення параметра «рекомендовать доступ только для чтения» призводить до того, що всі користувачі, що відкривають робочу книгу та зберігають її навіть під іншим ім’ям, під час збереження мають вказувати пароль дозволу запису. Отже, робоча книга буде захищена від змін і після її збереження під іншим іменем.
Як уже відзначалося, дані, із якими ви працювали в Excel, можуть бути збережені у заданому користувачем форматі та використані в іншій, відмінній від Excel, програмі. Для цього у вікні діалогу «Сохранение документа» відкрийте список «Тип файла» та виберіть із нього потрібний формат файла.
З можливостей зберігання даних, що підтримує Excel, але які виходять за межі даного посібника, відзначимо:
режим автоматичного зберігання;
зберігання робочої області, тобто логічне об’єднання всіх файлів, що для виконання деякої роботи необхідно використовувати спільно;
забезпечення спільного доступу до робочої книги користувачів мережі.
|