В. Л. Красюк Ділова українська мова

1.5. Основні вимоги до мовлення

• 
  правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфоепічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним);
  
• 
  змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми й головної думки висловлювання, докладне ознайомлення з наявною інформацією з цієї теми, різнобічне та повне розкриття теми, уникнення зайвого;
  
• 
  послідовністю, тобто логічністю та лаконічністю думок;
  
• 
  багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок у межах відповідного стилю, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;
  
• 
  точністю, яка великою мірою залежить від глибини знань та ерудиції особистості, а також від активного словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова, які найбільш відповідають висловлюваному змісту;
  
• 
  виразністю, для досягнення якої слід виділяти найважливіші місця свого висловлювання і виражати власне ставлення до предмета мовлення;
  
• 
  доречністю та доцільністю, яка залежить насамперед від того, наскільки повно й глибоко людина оцінює ситуацію спілкування, інтереси, стан, настрій адресата. Крім цього, треба уникати того, що могло б уразити, викликати роздратування у співбесідника і вказувати на помилки співрозмовників у тактовній формі.
  

• 
  кожна складова частина тексту, яка відповідає поняттям частина, розділ, пункт, підпункт, наділяється своїм номером;
  
• 
  номери позначаються лише арабськими цифрами;
  
• 
  номер кожної складової частини містить усі номери відповідних складових частин вищих ступенів поділу: так розділи нумеруються 1., 2., 3., (це – перший, другий, третій); підрозділи – 1.1., 1.2., 1.3., (перший підрозділ першого розділу); пункти нумеруються так: 1.1.2, 3.1.2., (другий пункт першого підрозділу першого розділу);
  
• 
  номери найбільших за обсягом частин тексту – перший, найвищий ступінь поділу – складається з однієї цифри (1)
  
• 
  на другому ступені поділу складові частини мають номери з двох цифр (1.2.)
  
• 
  на третьому ступені – (1.3.5.)
  

• 
  Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів
  
• 
  Текст викладати від третьої особи: комісія ухвалила…; інститут просить …
  
• 
  Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази
  
• 
  Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів
  
• 
  Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою
  
• 
  Використовувати синтаксичні конструкції типу: доводимо до Вашого відома, що…; у порядку обміну досвідом…
  
• 
  Дієприслівникові та дієприкметникові звороти вживати на початку речення: враховуючи,…, беручи до уваги…
  
• 
  Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення – перед означуваним словом, додатки після опорного слова; вставні слова – на початку речення)
  
• 
  Щоб не виявити гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлені пропозиції.
  
• 
  Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує…
  
• 
  Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію…
  
• 
  У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую…, пропоную
  
• 
  Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., напр., км
  
• 
  Займенник Ви, Вас, Вам у офіційно-діловому стилі пишеться з великої літери
  
• 
  Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високоповажний і т.д.