Інформаційно-довідкова робота з документами
Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням автоматизованих банків реєстраційних даних.
При електронному документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.
Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською службою.
Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється відділом відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.
З використанням засобів електрозв’язку організаційно-контрольний відділ здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.
У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.
Види документів, інформація з яких передається каналами електрозв’язку, а також необхідність і порядок посилання адресатові їх оригіналу в паперовій формі визначаються керуючою справами виконавчого комітету міської ради з урахуванням наявних технічних і програмних засобів.
Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.
Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у організаційно-контрольному відділі.
Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники організаційно-контрольного відділу зобов’язані перевірити:
правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);
наявність і правильність зазначення адреси;
наявність на документі відмітки про додатки;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у справах;
наявність і повноту додатків;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
На оригіналах документів, що підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню».
Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, що містяться в конверті.
Документи, що адресуються постійним кореспондентам, відправляються в конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.
Документи, що доставляються кур’єрською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.
Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ.
Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до організаційно-контрольного відділу до 14 години.
IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
Складення номенклатури справ
Номенклатура справ - це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
Номенклатура справ призначена для встановлення єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Складаються номенклатура справ управлінь та відділів міської ради, зведена номенклатура справ міської ради та її виконавчого комітету, (додатки 16, 17).
Номенклатура справ структурного підрозділу міської ради розробляється не пізніше 15 листопада поточного року керівником структурного підрозділу, на підставі документів з усіх питань його діяльності.
Зведена номенклатура складається організаційно-контрольним відділом на основі номенклатури справ структурних підрозділів.
Методична допомога в складенні номенклатури справ надається організаційно-контрольним відділом.
Номенклатура справ схвалюється експертною комісією архівного відділу міської ради та погоджується експертно-перевірною комісією Державного архіву Сумської області один раз на п’ять років або невідкладно в разі зміни структури, функцій та характеру роботи, після чого затверджується міським головою.
Номенклатура справ складається в чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Державним архівом Сумської області. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в організаційно-контрольному відділі, другий використовується як робочий, третій передається до архівного відділу міського ради для здійснення контролю за формуванням справ, четвертий - надсилається до Державного архіву Сумської області.
Структурні підрозділи міської ради отримують витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ для використання в роботі.
Номенклатура справ щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, що документується, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.
Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс сектору у складі відділу, 07 - порядковий номер справи.
За наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко в стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються в справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються в такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (розпорядження (накази), доручення, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва території, з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа», «Персональна справа».
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, уживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах».
Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа в множині та автор документів, наприклад: «Протоколи засідань виконавчого комітету».
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: «Листування з Міністерством фінансів України про затвердження і зміну штатного розпису».
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення».
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб».
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), у якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів на 2012 рік;
2. Про підсумки виконання Програми соціально-економічного та культурного розвитку міста Глухова за І півріччя 2012 року.
Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, уключених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, що надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.
У графі 5 «Відмітка» робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву чи інших установ для їх продовження тощо.
Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.
Формування справ
Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або в разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки).
Документи групуються в справи в хронологічному та/або логічному порядку.
Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
Розпорядження з питань основної діяльності, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
Документи засідань групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, список запрошених тощо).
Протоколи засідань групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
Доручення органів влади вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності або за авторами ініціативних документів. Документи в невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.
Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.
Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).
Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.
Методичне керівництво і контроль за формуванням справ здійснюється організаційно-контрольним відділом.
Зберігання документів
Документи з часу створення (надходження) і до передачі працівнику, відповідальному за архів, зберігаються за місцем їх формування.
Керівники виконавчих органів міської ради зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.
У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань міської ради зберігаються в його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар міської ради відповідає за їх зберігання.
Видача справ у тимчасове користування працівникам, інших установ здійснюється з письмового дозволу керуючої справами виконавчого комітету. На видану справу складається картка - замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу міського голови з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
Експертиза цінності документів
Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.
Для організації та проведення експертизи цінності документів в апараті утворюється постійно діюча експертна комісія.
Експертиза цінності документів проводиться щороку працівником, відповідальним за архів апарату, разом з експертною комісією.
Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.
За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 18).
Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Сумської області. Погоджені акти затверджуються керуючою справами виконавчого комітету міської ради, після чого документи знищуються.
Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на всі справи виконавчих органів міської ради. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.
Складення описів справ
Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду.
Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації такі описи складаються обов’язково.
Описи справ складаються щороку за встановленою формою (додаток 19) відповідальною посадовою особою за методичної допомоги працівника архіву.
Номер опису справ повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.
Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П - 2011; 5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.
Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам або іншій установі, про наявність копій документів у справі.
Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____».
Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником організаційно-контрольного відділу і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.
Опис справ структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву установи, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
На основі описів справ структурних підрозділів готуються зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).
Зведений опис справ постійного зберігання складається в чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією в установленому порядку подаються для схвалення експертно-перевірною комісією Державного архіву Сумської області, після чого затверджуються керуючою справами виконавчого комітету. Один примірник затвердженого опису подається Державному архіву Сумської області.
Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією і затверджуються керуючою справами виконавчого комітету.
Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією, погоджуються з експертно-перевірною комісією Державного архіву Сумської області, після чого затверджуються міським головою. Один примірник зведеного опису подається Державному архіву Сумської області.
Опис документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) необхідно здійснювати через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до Державного архіву Сумської області в установлені законодавством строки.
Оформлення справ
Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.
Справи з грифом «Для службового користування», особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять, розпорядження, накази тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.
Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться в разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери розпоряджень голови, наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: «є документи за ... роки».
На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з працівником, відповідальним за архів - номер опису і фонду.
У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.
Передача справ до архіву
Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються працівнику, відповідальному за архів, в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архівного відділу міської ради за рішенням керуючої справами виконавчого комітету міської ради.
Передача справ до архівного відділу міської ради здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів міської ради і затвердженим керуючою справами виконавчого комітету міської ради.
Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, начальник архівного відділу міської ради оформляє видачу справ у тимчасове користування.
Приймання-передача кожної справи здійснюється архівним відділом міської ради в присутності працівника структурного підрозділу міської ради, який передає упорядковані та оформлені справи.
Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного відділу міської ради за описами.
У кінці кожного примірника опису працівник, відповідальний за ведення архіву, розписується в прийнятті справ з обов’язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архіві .
Справи, що передаються до архіву, повинні бути зв’язані належним чином.
У разі зміни структури органу та чисельності окремих його структурних підрозділів відповідальна особа в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформляє справи і передає їх до архівного відділу міської ради, незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.
Виконавчі органи міської ради зобов’язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання, для постійного зберігання до архівного відділу міської ради.
Керуюча справами виконавчого комітету Н.А.Геращенко
Додаток 1
до Інструкції
(пункт 16)
Вимоги
до оформлення документів, що виготовляються
за допомогою друкувальних засобів
1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, оформлення таблиць, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий).
2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) можна друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.
Текст документа, що подається для державної реєстрації до Глухівського управління юстиції у Сумській області, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5-3 міжрядкових інтервали.
3. Назва виду документа друкується великими літерами напівжирним шрифтом.
4. Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкується на рівні останнього рядка назви посади напівжирним шрифтом.
5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:
12,5 міліметра — для абзаців у тексті;
92 міліметри — для реквізиту «Адресат»;
104 міліметри — для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;
125 міліметрів — для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».
7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ».
8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження, вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.
9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкуються від межі лівого поля, а текст до них — через 1 міжрядковий інтервал.
10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.
11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
Додаток 2
до Інструкції
(пункт 18)
ГЛУХІВСЬКА МІСЬКА РАДА СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
вул. Шевченка 6, м. Глухів, Сумська область, 41400, тел. (05444) 2-21-15 , тел/факс (05444) 3-27-56,
E-mail: по Україні – glgor@ukrроst.ua, по області – glh_g@oblmail Код ЄДРПОУ 04058048
_____________ № ____________ на № ___________ від ___________
Додаток 2а
до Інструкції
(пункт 18)
ГЛУХІВСЬКА МІСЬКА РАДА СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ФІНАНСОВЕ УПРАВЛІННЯ
вул. Шевченка 6, м. Глухів, Сумська область, 41400, тел. (05444) 2-34-73 , тел/факс (05444) 2-24-16,
E-mail: по Україні – glg_fin@mail.ru, Код ЄДРПОУ 05397195
_____________ № ____________ на № ___________ від ___________
Додаток 2б
до Інструкції
(пункт 18)
УКРАЇНА
ГЛУХІВСЬКА МІСЬКА РАДА
СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
вул. Шевченка 6, м. Глухів, Сумська область, 41400,
тел. (05444) 2-21-15 , тел/факс (05444) 3-27-56,
E-mail: по Україні – glgor@ukrроst.ua,
по області – glh_g@oblmail
Код ЄДРПОУ 04058048
______________ № _______________
на № __________від _______________
Додаток 3
до Інструкції
(пункт 18)
ГЛУХІВСЬКА МІСЬКА РАДА СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ
Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я
|