ЗАТВЕРДЖЕНО рішення виконавчого комітету

Скачати 0.99 Mb.

Назва	ЗАТВЕРДЖЕНО рішення виконавчого комітету
Сторінка	4/9
Дата	06.04.2013
Розмір	0.99 Mb.
Тип	Документи

bibl.com.ua > Інформатика > Документи

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Протоколи

У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.
Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.
Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.
Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.
Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного органу: засідання виконавчого комітету, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті «місце засідання» зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.
Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, засідання виконавчого комітету, робоча група тощо) і включати назву виду документа.
Текст протоколу складається з вступної та основної частин.
У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та в разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені в порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про».

Основна частина протоколу складається з розділів, що повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається в третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».

Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються в протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано в тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається.

Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем, або в іншому порядку, визначеному Положенням про відповідний колегіальний орган.
Деякі протоколи засідань (методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) у визначеному чинним законодавством порядку підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.
Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою відділу документообігу і надсилаються в разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Службові листи

Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади вищого рівня, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).
Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, що повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у відділі документообігу.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання «про що?».

Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, що розміщуються з абзацу.
Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити…», «роз’яснюємо, що…» або від третьої особи однини - «інформує…», «відділ… міської ради вважає за доцільне».

Службові листи підписуються відповідно до пункту 47 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу міської ради, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів, а також секретар міської ради, заступник міського голови відповідно до розподілу обов’язків (якщо лист повинен підписувати міський голова).

Документи до засідань колегіальних органів

Підготовка та оформлення документів до засідань виконавчого комітету міської ради проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених чинним законодавством.
Засідання виконавчого комітету міської ради проводяться відповідно до затверджених планів роботи та в разі потреби за розпорядженням міського голови.

У плані роботи зазначаються питання, що виносяться на розгляд, дата розгляду, прізвище, ініціали доповідача та найменування структурного підрозділу міської ради, що готує документи для розгляду, строк подання документів.

Керівники структурних підрозділів міської ради завчасно подають для включення до плану роботи перелік питань, що необхідно розглянути. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд.

Документи з питань, що вносяться на розгляд засідань виконавчого комітету міської ради, повинні подаватися не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, а в разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

доповідну записку, у якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення виконавчого комітету, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками;

список осіб, які запрошуються на засідання виконавчого комітету міської ради;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

Документи, підготовлені для розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради, подаються до керуючої справами виконавчого комітету.
У разі проведення закритого засідання виконавчого комітету міської ради (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.
За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань виконавчого комітету міської ради відповідають заступники міського голови, секретар міської ради, керуюча справами виконавчого комітету міської ради відповідно до розподілу обов’язків.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

За 1 день до засідання виконавчого комітету погоджений порядок денний і матеріали направляться членам виконавчого комітету.

Особи, які одержали проекти рішень та інші документи, до засідання виконавчого комітету уважно їх вивчають і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозиції.

Запрошення на засідання виконавчого комітету його членів – забезпечує організаційно-контрольний відділ, а доповідачів та співдоповідачів та осіб відповідно до списку, що додається до матеріалів – особи, які готують проекти рішень.

Ведення і оформлення протоколів засідань виконавчого комітету, їх облік здійснює керуюча справами виконавчого комітету, зберігання –організаційно-контрольний відділ.

Документи про службові відрядження

Службові відрядження працівників передбачаються в плані роботи виконавчого комітету міської ради.

У разі виникнення потреби в направленні у відрядження керівником структурного підрозділу готується доповідна записка на ім’я міського голови, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проектом розпорядження про відрядження, підготовленим відповідно до абзацу другого пункту 81 цієї Інструкції, передається міському голові, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень відділом ведеться журнал (додаток 9).

Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного розпорядженням міського голови, надає в триденний строк звіт про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

Документообіг - це проходження документів у виконавчих органах міської ради з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування структурних підрозділів і робочих місць.

Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, чинним Регламентом, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями та іншими розпорядчим документами.
Особливості організації електронного документообігу визначаються цією Інструкцією та відповідними розпорядженнями міського голови з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів.

У разі впровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу відділ разом із структурним підрозділом, що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

Організація документообігу в разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити лише автоматизований спосіб опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

Облік обсягу документообігу

Обсяг документообігу - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).
Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники підраховуються окремо на основі прийнятої системи обліку документів.

Облік документів здійснюється як в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян. Підрахування запитів на інформацію відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» ведеться у відділі.

Результати обліку документів узагальнюються відділом і подаються керуючій справами виконавчого комітету для вжиття заходів для вдосконалення роботи з документами.

Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 10).

Приймання та первинне опрацювання
документів, що надходять до виконавчих органів міської ради

Доставка документів здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв’язку і електрозв’язку, а також кур’єрською службою.
Усі документи, що надходять, приймаються централізовано у відділі.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново» фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка в поштовому реєстрі.

Документи, що надійшли в неробочий час, приймаються черговим працівником.

У відділі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто».
Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у відділі документообігу.

Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.
Факт і дата надходження документа обов’язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 78 цієї Інструкції.
Електронні носії інформації обов’язково передаються із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.
У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов’язково інформують відправника.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Схожі:

Про внесення змін до рішення виконавчого комітету від 08. 10. 2008р.... Про внесення змін до рішення виконавчого комітету від 08. 10. 2008р. №1995 «Про внесення змін в рішення виконавчого комітету міської...	ТЕРНОПІЛЬСЬКА МІСЬКА РАДА Керуючись Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про звернення громадян», регламентом виконавчого комітету міської...
Паспорт документа Рішення виконавчого комітету Кременчуцької міської ради «Про затвердження цін на роботи(послуги), що виконуються архівним відділом...	ЗАТВЕРДЖЕНО ДБН А 2-3-2012 „Склад та зміст проектної документації на будівництво”; рішення виконавчого комітету Бердянської міської ради від...
Рішення, прийняті на засіданні Про внесення доповнень до рішення виконавчого комітету Нікопольської міської ради від 16. 01. 2008 №3	Додаток 3 до рішення виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Полтавської області Кодексом України про адміністративні правопорушення, нормативними актами з питань торговельного та побутового обслуговування населення,...
ЗАТВЕРДЖЕНО Рішення виконавчого комітету Кременчуцької міської ради... Реєстр адміністративних послуг дозвільного характеру, що надаються у Єдиному дозвільному офісі	Порядок денний засідання виконавчого комітету Про внесення змін в рішення виконавчого комітету М. М. Окаринський Тернопільської міської ради №152 від 14. 02. 2007 року «Про затвердження...
Аналі з регуляторного впливу проекту рішення виконавчого комітету... Проект рішення виконавчого комітету Про встановлення тарифів на перевезення пасажирів громадським транспортом загального користування...	Проект рішення виконавчого комітету Тернопільської міської ради

Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання