|
|
Скачати 0.99 Mb.
|
|
Гриф обмеження доступу
Адресат
Відділ освіти міської ради Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться в називному відмінку, а посада і прізвище адресата -у давальному, наприклад: Сумська обласна державна адміністрація Юридичний відділ апарату Начальнику відділу Прізвище, ініціали У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, що наводиться в давальному відмінку, наприклад: Заступнику Міністра фінансів України Прізвище, ініціали Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад: Міським головам Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата. Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад: Міністерство юстиції України вул. Городецького, буд. 13, м. Київ, 01001 У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається в називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад: Гончарук Олександр Сергійович вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1, м. Київ, 03178 У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, органам місцевого самоврядування, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. Гриф затвердження документа
Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 7). Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ Міський голова підпис, ініціали, прізвище Дата У разі коли документ затверджується рішенням виконавчого комітету гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО рішення виконавчого комітету 12.01.2012 № 298 У разі коли документ затверджується розпорядженням міського голови, наказом керівника, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО Розпорядження міського голови 12.01.2012 № 298 Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку першого аркуша документа. У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні. Резолюція
Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу, або особа, прізвище якої вказано відповідно проти слова «скликання». Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду. На документах зі строками виконання, що не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора, дата. Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання. У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція оформляється на окремих аркушах із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується. Заголовок до тексту документа
Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад, наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста. Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми. Відмітка про контроль
Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери «К» чи слова «Контроль» (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту. У разі необхідності повернення документа виконавчих органів міської ради - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції. Текст документа
Текст документа повинен стосуватися того питання, що сформульоване в заголовку до тексту. Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм. Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів. Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція виконавчих органів міської ради. У тексті документа, підготовленого відповідно до документів вищих органів виконавчої влади або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити в такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту. Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти в тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою. В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.
Відмітки про наявність додатків
додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо); додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа; додатки, що надсилаються із супровідним листом.
На додатках до документів, затверджених розпорядчими документами, що доповнюють чи пояснюють їх зміст, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад: Додаток 5 до Інструкції (пункт 8)
Додаток до розпорядження міського голови 20.04.2012 № 295 У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: «що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)»; «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)».
У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться. Додатки до рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови є невід’ємною частиною таких документів. Вони підписуються керуючою справами виконавчого комітету, візуються головним розробником та головним спеціалістом – юрисконсультом відділу з правової та внутрішньої політики міської ради. Додатки до листів підписуються посадовою особою місцевого самоврядування, яка підписує основний документ.
Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою: Додаток: на 7 арк. у 2 прим. Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад: Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2011 р. на 5 арк. в 1 прим. 2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2011 р. на 3 арк. в 1 прим. Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою: Додаток: лист Укрдержархіву 20.09.2010 № 595/ 04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки: Додаток: згідно з описом на 3 арк. Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою: Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу. Підпис
Документи, що надсилаються до вищих органів державної влади (Адміністрація Президента, Кабінет Міністрів України, обласна державна адміністрація, обласна рада ), народним депутатам, безпосередньо Президенту України, Прем’єр-міністру України, голові обласної державної адміністрації підписуються міським головою або секретарем міської ради, який виконує його обов’язки. Документи, що надсилаються іншим адресатам, зокрема підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються заступниками міського голови згідно з розподілом повноважень, крім випадків, передбачених чинним законодавством.
У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, що залишається у справі, а на місця розсилаються засвідчені організаційно-контрольним відділом його копії.
У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:
|
| Про внесення змін до рішення виконавчого комітету від 08. 10. 2008р.... Про внесення змін до рішення виконавчого комітету від 08. 10. 2008р. №1995 «Про внесення змін в рішення виконавчого комітету міської... |
ТЕРНОПІЛЬСЬКА МІСЬКА РАДА Керуючись Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про звернення громадян», регламентом виконавчого комітету міської... |
| Паспорт документа Рішення виконавчого комітету Кременчуцької міської ради «Про затвердження цін на роботи(послуги), що виконуються архівним відділом... |
ЗАТВЕРДЖЕНО ДБН А 2-3-2012 „Склад та зміст проектної документації на будівництво”; рішення виконавчого комітету Бердянської міської ради від... |
| Рішення, прийняті на засіданні Про внесення доповнень до рішення виконавчого комітету Нікопольської міської ради від 16. 01. 2008 №3 |
Додаток 3 до рішення виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Полтавської області Кодексом України про адміністративні правопорушення, нормативними актами з питань торговельного та побутового обслуговування населення,... |
| ЗАТВЕРДЖЕНО Рішення виконавчого комітету Кременчуцької міської ради... Реєстр адміністративних послуг дозвільного характеру, що надаються у Єдиному дозвільному офісі |
Порядок денний засідання виконавчого комітету Про внесення змін в рішення виконавчого комітету М. М. Окаринський Тернопільської міської ради №152 від 14. 02. 2007 року «Про затвердження... |
| Аналі з регуляторного впливу проекту рішення виконавчого комітету... Проект рішення виконавчого комітету Про встановлення тарифів на перевезення пасажирів громадським транспортом загального користування... |
Проект рішення виконавчого комітету Тернопільської міської ради |