Візи та гриф погодження
У разі виникнення потреби в проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
Погодження може здійснюватись як в виконавчих органах міської ради посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими зацікавленими установами (зовнішнє погодження).
Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.
Віза проставляється на зворотному боці останнього аркуша проекту документа. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.
Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються у розділі листа погодження, про що на проекті робиться відповідна відмітка:
Головний спеціаліст-юрисконсульт відділу з правової та внутрішньої політики міської ради
підпис, ініціали, прізвище
Зауваження і пропозиції додаються.
Дата
Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.
Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.
Порядок візування проектів рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови, визначений розділом «Складення деяких видів документів. Розпорядження, накази» цієї Інструкції.
За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.
Якщо під час візування з’ясується, що в підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.
Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставляння на них грифа погодження, який включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Начальник Глухівської державної фінансової
інспекції в Сумській області
підпис, ініціали, прізвище
Дата
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання експертно-перевірної
комісії Державного архіву
Сумської області
Дата №
Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.
У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка в документі на місці грифа погодження, наприклад:
Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
Аркуш погодження
Назва проекту документа
Найменування посади
|
підпис
|
ініціали, прізвище
|
Дата
|
|
|
Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.
Зовнішнє погодження в разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:
з установами однакового рівня та іншими установами;
з громадськими організаціями;
з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;
з установами вищого рівня.
Відбиток печатки
На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою виконавчого комітету або міської ради.
Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, поданий у додатку 8 до Інструкції.
Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».
Розпорядженням міського голови визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки, інших печаток і штампів, посадові особи, відповідальні за їх зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.
Відмітка про засвідчення копії документів
Виконавчі органи міської ради можуть засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в них, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу міського голови, секретаря міської ради або керуючої справами виконавчого комітету міської ради.
У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, стажування, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з виконавчих органів міської ради, а також під час формування особових справ працівників виконавчі органи міської ради можуть виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.
Напис про засвідчення документа складається із слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:
Згідно з оригіналом
Начальник організаційно-контрольного відділу
підпис ініціали, прізвище
Дата
Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідного виконавчого органу міської ради (без зображення герба).
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки відділу, наприклад:
Дата, індекс
________________________________________________________________________________________________________________________________
Міський голова
|
|
ініціали, прізвище
|
Згідно з оригіналом
|
|
|
Головний спеціаліст відділу
|
підпис
|
ініціали, прізвище
|
відбиток печатки відділу
|
|
|
Дата
|
|
|
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.
Копія документа повинна відповідати оригіналу.
Відмітки про створення, виконання
документа, наявність його в електронній
формі та надходження до виконавчих органах міської ради
Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:
Петренко І.І.
62 23 29
-
Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова «До справи», номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, що засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки в лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:
До справи № 03-10
|
До справи № 05–19
|
Лист-відповідь від 20.05.2011
№ 03-10/01/802
|
Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2011
|
посада, підпис, ініціали, прізвище 21.05.2011
|
посада, підпис, ініціали, прізвище 05.03.2011
|
Відмітка про надходження документа в виконавчі органи міської ради проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі в правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є найменування виконавчого органу - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа. При застосуванні автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.
Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 146 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).
У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.
У разі коли установа, автор документа, подає відділу документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі - авторові, реєстраційний штамп не проставляється.
Запис про державну реєстрацію
Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах (рішеннях міської ради, виконавчого комітету), включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів, у Головному управлінні юстиції у Сумській області в установленому законодавством порядку.
На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.
Складення деяких видів документів
Рішення, розпорядження
Рішення виконавчого комітету приймаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру.
Розпорядження міського голови (далі - розпорядження) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядження видаються з основної діяльності та кадрових питань.
Проекти рішень, розпоряджень з основної діяльності готуються і подаються суб’єктами, визначеними чинним Регламентом, за дорученням міського голови чи за власною ініціативою та на виконання документів органів влади вищого рівня.
Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу): про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо готує організаційно-контрольний відділ апарату міської ради та її виконавчого комітету на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів. При цьому довідка про погодження може не оформлюватись.
Проекти рішень, розпоряджень з основної діяльності в обов’язковому порядку візуються в листі погодженні, посадовими особами, передбаченими чинним Регламентом виконавчих органів Глухівської міської ради.
Візування проектів рішень, розпоряджень передбачено особами, які визначені в проекті як виконавці завдань, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
Проекти рішень, розпоряджень з питань планування, використання капітальних вкладень, фінансування з бюджету підлягають обов’язковому погодженню начальником фінансового управління міської ради та управління соціально-економічного розвитку міської ради.
Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) візуються начальником організаційно-контрольного відділу апарату міської ради, головним спеціалістом – юрисконсультом відділу з правової та внутрішньої політики міської ради, керуючою справами виконавчого комітету міської ради, а також залежно від виду розпорядження - головним спеціалістом відділу з правової та внутрішньої політики міської ради (з питань запобігання та протидії корупції (у встановленому законодавством порядку).
Якщо в процесі погодження до проекту рішення, розпорядження вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.
Рішення, розпорядження, доручення підписуються міським головою, а в разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов’язки.
Накази підписуються керівниками виконавчих органів міської ради, а в разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов’язки.
Після підписання рішення, розпорядження, доручення (наказу) зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового рішення, розпорядження, доручення (наказу) про внесення змін.
Рішення, розпорядження, доручення (наказ) оформляється на відповідному бланку. Зміст рішення, розпорядження, доручення (наказу) коротко викладається в заголовку, що починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...»,) або іменника («Про підсумки...», «Про заходи...»).
Текст рішення, розпорядження, доручення (наказу) з основної діяльності складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.
У констатуючій частині зазначаються правова підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина може починатися із слів «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок (за необхідності – реквізит реєстрації в органі юстиції). Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.
Констатуюча частина рішення виконавчого комітету закінчується словами «виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ», що друкується чорним шрифтом без лапок, після чого ставиться двокрапка.
Розпорядча частина наказу починається із слова «НАКАЗУЮ», розпорядження міського голови може починатися із слова «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», доручення міського голови може починатися із слова «ДОРУЧАЮ», після чого ставиться двокрапка.
Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: «начальникам управлінь та відділів міської ради», «керівникам структурних підрозділів».
При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, що містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо.
Якщо рішенням, розпорядженням, дорученням (наказом) відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: «Визнати таким, що втратив чинність,…».
Зміни, що вносяться до рішення, розпорядження, доручення (наказу) оформляються окремим розпорядженням (наказом), що повинен мати такий заголовок: «Про внесення змін до рішення, розпорядження, доручення розпорядження (наказу)…» із зазначенням назви виду розпорядчого документа, дати, номера, до якого вносяться зміни. При цьому розпорядча частина починається з такого пункту:
«1. Внести зміни до рішення виконавчого комітету, розпорядження, доручення (наказу)».
Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:
«1) пункт 2 викласти в такій редакції: …»;
«2) пункт 3 виключити»;
«3) абзац другий пункту 4 доповнити словами …».
Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), у першому пункті розпорядчої частини рішення, розпорядження, доручення (наказу) зазначається:
«1) Внести зміни до ... (додаються)».
Останній пункт розпорядчої частини в разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з координації чи контролю за виконанням завдань.
До рішення, розпорядження, доручення (наказів) не може включатися пункт «Розпорядження (наказ) довести до відома…». Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться розпорядчий документ, зазначаються у листі погодженні, що розробник готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до організаційно-контрольного відділу.
Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).
Зміст індивідуального розпорядження (наказу) з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, що починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення...», «Про прийняття...». У зведених розпорядженнях може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: «Про кадрові питання», «Про особовий склад».
У тексті розпоряджень з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня в такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.
Розпорядча частина розпорядження (наказу) з особового складу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ» «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядження (наказу), і малими - ім’я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених розпорядженнях (наказах) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.
У розпорядженні (наказі) про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.
У зведених розпорядженнях (наказах) з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується в такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, що згідно із законодавством має різні строки зберігання.
У кожному пункті розпорядження (наказу) з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).
Під час ознайомлення з розпорядженням (наказом) згаданими в ньому особами на першому примірнику проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.
Спільне розпорядження установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного розпорядження повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, що проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання розпорядження. Розпорядча частина може починається із слова «ЗОБОВ’ЯЗУЄМО». Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.
Кількість примірників спільних розпоряджень повинна відповідати кількості установ, що їх видають.
Рішення, розпорядження (накази) нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року. Рішення, розпорядження (накази) з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію. При цьому розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) позначаються літерами «к», про відпустки - «В», відрядження – «в», основної діяльності – «р».
Копії розпоряджень засвідчуються організаційно-контрольним відділом і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.
|