ЗАТВЕРДЖЕНО рішення виконавчого комітету

Скачати 0.99 Mb.

Назва	ЗАТВЕРДЖЕНО рішення виконавчого комітету
Сторінка	5/9
Дата	06.04.2013
Розмір	0.99 Mb.
Тип	Документи

bibl.com.ua > Інформатика > Документи

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Попередній розгляд документів

Документи, адресовані, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ міської ради як адресат, підлягають попередньому розгляду у відділі.

Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду міським головою, його заступниками або структурними підрозділами.

Обов’язковому розгляду міським головою підлягають акти вищих органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з основних питань діяльності і потребують вирішення безпосередньо головою.

Інші документи передаються заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов’язків.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення органів влади вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені в положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов’язків між міським головою, його заступниками, посадових інструкціях, а також номенклатура справ, схеми проходження документів.
На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації відділом (додаток 11), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

Реєстрація документів

Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

Реєстрація актів органів державної влади та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд міського голови та його заступників, розпорядчих документів, листів за підписом міського голови та його заступників, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізовано в організаційно-контрольному відділі апарату міської ради та її виконавчого комітету.

Документи «Таємно» «Літер М» реєструються в секторі режимно-секретної роботи відповідно до Положення про сектор.

Розпорядження, (доручення) міського голови з основної діяльності, з кадрових питань (особового складу), про відрядження, відпустки, накази реєструються у відділі, договори, звіти, прейскуранти – у відділі господарсько-фінансового забезпечення апарату міської ради та її виконавчому комітеті.

Реєстрації підлягають також документи, створені (довідки, доповідні записки, заяви тощо).

Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли;

розпорядження (накази) з основної діяльності;

розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

протоколи засідань виконавчого комітету;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються окремо від інших документів.

Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.
Оригінал документа, що надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах відповідно до пункту 157 цієї Інструкції.
Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, що оформлюється відповідно до пункту 30 цієї Інструкції.
Організаційно-контрольним відділом застосовується автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм) реєстрація документів.
Основним принципом реєстрації документів є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється у виконавчих органах міської ради лише один раз.
При автоматизованій формі реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі - центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.
При реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка (додаток 12) із зазначенням обов’язкових реквізитів (додаток 13).

Перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки в разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-контрольній картці визначається окремо.

Організація передачі документів та їх виконання

Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва в день їх надходження або наступного робочого дня в разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Відразу після реєстрації передаються міському голові, а в разі його відсутності - виконуючому обов’язки міському голови в теці з грифом “Невідкладно” акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, інша кореспонденція, що надходить від центральних органів виконавчої влади.

Виконавці отримують документ в електронній формі.

Передача документів здійснюється через організаційно-контрольний відділ.
Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі, резолюції міського голови, його заступників, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема, визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) міському голові, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.
Перед поданням проекту документа на підпис міському голові працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.
Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.
Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати організаційно-контрольний відділ про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

Організація контролю за виконанням документів

Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.
Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких установлено завдання, а також виконання яких підлягає обов’язковому контролю, за переліком документів, затвердженим керуючою справами виконавчого комітету.

Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених в актах органів державної влади вищого рівня та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнях, дорученнях голови обласної державної адміністрації, міського голови, протокольних дорученнях, рішеннях виконавчого комітету, запити на інформацію.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених в актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб здійснює керуюча справами виконавчого комітету міської ради.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на сектор контролю та діловодства організаційно-контрольного відділу.
Строк виконання документа може встановлюватися в нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції міського голови. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться в додатку 14.

Індивідуальні строки встановлюються міським головою (заступником, секретарем міської ради, керуючою справами виконавчого комітету). Кінцевий строк виконання зазначається в тексті документа або резолюції.

Документи центральних органів виконавчої влади, розпорядження та доручення голови обласної державної адміністрації, протокольні доручення рішень колегії, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів від дати їх підписання.

Інші документи, в яких не зазначено строку виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж 30 календарних днів з моменту реєстрації документа відділом.

Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.
Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.
Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, що подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.
У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки.
Узяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції міського голови, його заступника, секретаря міської ради чи керуючої справами виконавчого комітету згідно з розподілом обов’язків.
Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.
Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою автоматизованої інформаційної системи (бази даних).
Автоматизований контроль за виконанням документів вищого рівня (кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядження, доручення голови обласної державної адміністрації, міського голови, протокольні доручення, рішення виконавчого комітету, депутатські запити, запити на інформацію) здійснюється сектором контролю та діловодства організаційно-контрольного відділу за допомогою спеціальних комп’ютерних програм.
Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою системи електронного документообігу.
Автоматизований контроль за виконанням документів виключає пошук необхідної інформації, що здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.
Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

завдань на наступний рік - не рідше одного разу на рік;

завдань на наступні місяці поточного року - не рідше одного разу на місяць;

завдань на поточний місяць - кожні десять днів і за п’ять днів до закінчення строку або за запитами.

У разі необхідності виконавцю надсилається електронне повідомлення про планову дату виконання документа.

Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки міський голова (заступники голови), які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням – сектор контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за усним рішенням сектору контролю.

Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади вищого рівня, і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації у виконавчих органах міської ради вихідних документів про виконання завдань.
Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається міському голові у вигляді зведень про виконання документів (додаток 15).

Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Схожі:

Про внесення змін до рішення виконавчого комітету від 08. 10. 2008р.... Про внесення змін до рішення виконавчого комітету від 08. 10. 2008р. №1995 «Про внесення змін в рішення виконавчого комітету міської...	ТЕРНОПІЛЬСЬКА МІСЬКА РАДА Керуючись Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про звернення громадян», регламентом виконавчого комітету міської...
Паспорт документа Рішення виконавчого комітету Кременчуцької міської ради «Про затвердження цін на роботи(послуги), що виконуються архівним відділом...	ЗАТВЕРДЖЕНО ДБН А 2-3-2012 „Склад та зміст проектної документації на будівництво”; рішення виконавчого комітету Бердянської міської ради від...
Рішення, прийняті на засіданні Про внесення доповнень до рішення виконавчого комітету Нікопольської міської ради від 16. 01. 2008 №3	Додаток 3 до рішення виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Полтавської області Кодексом України про адміністративні правопорушення, нормативними актами з питань торговельного та побутового обслуговування населення,...
ЗАТВЕРДЖЕНО Рішення виконавчого комітету Кременчуцької міської ради... Реєстр адміністративних послуг дозвільного характеру, що надаються у Єдиному дозвільному офісі	Порядок денний засідання виконавчого комітету Про внесення змін в рішення виконавчого комітету М. М. Окаринський Тернопільської міської ради №152 від 14. 02. 2007 року «Про затвердження...
Аналі з регуляторного впливу проекту рішення виконавчого комітету... Проект рішення виконавчого комітету Про встановлення тарифів на перевезення пасажирів громадським транспортом загального користування...	Проект рішення виконавчого комітету Тернопільської міської ради

Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання