Архівознавство Навчальний посібник


НазваАрхівознавство Навчальний посібник
Сторінка7/10
Дата10.12.2013
Розмір1.27 Mb.
ТипДокументи
bibl.com.ua > Інформатика > Документи
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

6.2. Архівні підрозділи установ та організацій
Решта міністерств і відомств не має своїх галузевих архівів. Їхні архівні структури за законом є|з'являються,являються| лише архівними підрозділами державних установ і організацій без будь-якого особливого статусу. У цілому в системі архівних установ України можна виділити два типи архівних підрозділів установ і організацій. Згідно із законодавством вони мають такі назви:

  1. архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій;

  2. архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек.|

Перший тип – загальний|спільний|, до нього належать архівні підрозділи переважної більшості державних і комунальних підприємств, установ та організацій, а також різних органів влади. Уважається, що всі ці структури створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, які накопичилися за час їхньої діяльності, для використання відомостей, що містяться|утримуються| в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян. Зазначені юридичні особи передають документи поточного діловодства до своїх архівних підрозділів у порядку, встановленому Держкомархівом.

Архівний підрозділ є|з'являється,являється| самостійною структурною частиною|часткою| організації. У разі|в разі| недоцільності створення|створіння| самостійної структурної частини|частки| архівний підрозділ може входити до складу служби діловодства організації (управління справами|речами|, загального|спільного| відділу, канцелярії і т.ін.). Його голову призначає керівник організації. Головною вимогою до кандидатури на цю посаду є|в,біляйогй вища освіта|утворення|, а також стаж роботи в галузі не менше трьох років.

Функції архівного підрозділу установи або організації такі|слідуючі|:

  • прийняття від структурних підрозділів організації на зберігання архівних документів на|із| різних видах носіїв інформації;

  • контроль разом із службою діловодства стану зберігання й правильності оформлення документів в структурних підрозділах організації;

  • участь у складанні й узгодженні зведеної номенклатури справ|речей| організації, перевірка| відповідності формування документів у справи|речі| затвердженій номенклатурі;

  • подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду|фундації|, ведення їх державного обліку|урахування| і подання відомостей про їхню кількість за встановленою|установленою| формою відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради|поради|;

  • проведення попередньої експертизи цінності документів, які знаходяться|перебувають| на зберіганні, складання й подання|вистави,представлення| на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ|речей| Національного архівного фонду|фундації|, описів справ|речей| тривалого зберігання, описів справ|речей| з|із| особового складу й актів про знищення документів;

  • створення|створіння| і вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

  • організація в установленому|установленому||ладі| порядку користування архівними документами, видання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам;

  • підготовка й передача документів Національного архівного фонду|фундації| до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради|поради|;

  • участь у заходах щодо підвищення професійної кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з|із| документами.

Таким чином, у архівних підрозділів організацій дуже широкі й різноманітні функції. Саме від них у першу чергу залежить, які документи і як своєчасно потраплять до складу НАФ. Ці підрозділи організують перший етап експертизи діловодних документів і саме в них фактично починається існування документа як архівного взагалі.

До складу документів архівного підрозділу входять:

  • закінчені в поточному діловодстві документи з|із| паперовою основою, віднесені до Національного архівного фонду, а також документи тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами організацій;

  • науково-технічна, кіно-, фото-, фонодокументація|, електронні документи, створені організацією або одержані|отримані| нею на законних підставах;

  • особисті архівні фонди працівників організації;

  • документи з|із| різними видами носіїв інформації підприємств і установ-попередників організацій, які ліквідовані в установленому порядку;

  • друковані видання, які доповнюють архівні документи й необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архівного підрозділу;

  • довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Усі типи документів мають зберігатися в архівному підрозділі установи впродовж терміну, визначеного законодавством. Після цього документи або знищуються, або передаються до державних архівів. Проте в архівних підрозділах багатьох організацій документи зберігаються, по суті, постійно. Іноді це обумовлено великою потребою виробництв в цих документах, але найчастіше вони залишаються тут через брак місця у сховищах державних архівів.

Другий тип архівних підрозділів установ та організацій – це спеціалізовані архівні відділи в музеях, бібліотеках і наукових установах. Віднесення їх до окремої групи викликано|спричинено| тим, що в цих структурах зберігаються документальні фонди|фундації| особливо цінного|коштовного| характеру|вдачі|, які належать до НАФ| і мають особливе історичне та культурне значення. У|в,біля| музеїв і бібліотек – це важлива частина|частка| колекції, яку зазвичай не можна відокремити від решти фонду. В|в,біля| архівних підрозділах наукових установ| зберігаються наукові праці, конструкторські| розробки, які мають|уявляють| велику цінність і використовуються цими установами у власній діяльності. Тому всім цим установам дозволено зберігати свої архівні документи постійно. Звісно, таке право мають далеко не всі бібліотеки, музеї та науково-дослідні інститути, а лише ті, значна частина архівів яких є частиною НАФ. Відокремлювати ці документи від решти фонду недоцільно. Проте й на ці специфічні архівні підрозділи поширюються всі норми архівного законодавства й в організаційно-методичному відношенні вони підпорядковуються Держкомархіву. Найцінніші архівні фонди зберігають численні установи Академії Наук України, Національна бібліотека ім. В.І. Вернадського, Харківська державна бібліотека ім. В.Г. Короленка, Музей Історії України і т.ін.
6.3. Архіви недержавної форми власності
В окрему групу можна виділити архіви недержавної форми власності, створені об’єднаннями громадян, комерційними структурами й приватними особами на засадах колективного або приватного володіння. Усі ці інституції можна поділити на такі групи:

1) архіви й архівні підрозділи комерційних структур, приватних підприємств, фірм та корпорацій;

2) архіви й архівні підрозділи політичних партій, рухів і громадських об’єднань;

3) архіви церков і релігійних громад;

4) громадські й комерційні приватні архіви, що задовольняють потреби громадян у галузі архівної справи;

5) архіви, засновані приватними особами;

6) архівні фонди окремих фізичних осіб і родин.

Система всіх цих архівів ще не розвинулася в Україні до такого рівня щоб її можна було вивчати як якусь єдність. У більшості недержавні архіви й архівні підрозділи – це дуже невеликі структури, які керуються в своїй діяльності потребами потокового діловодства та використання інформації документів і мають найрізноманітніші й зазвичай нечіткі форми організації. Більшість архівів комерційних структур орієнтовані на внутрішній електронний документообіг, але офіційна частина їхньої архівної документації завжди дублюється на паперових носіях. Найбільшу частину їхньої документації становлять документи фінансового характеру, що зберігаються для потреб використання й надання інформації державним контролюючим органам. Комерційні підприємства не зобов’язані архівувати свої документи, якщо вони не належать до Національного архівного фонду, і тому не кожне з них взагалі має архівний підрозділ. Винятком у цьому відношенні є банківські установи, які мають організовувати архівне зберігання документів згідно з вимогами Міністерства фінансів України. Зазвичай власні архіви мають також великі корпорації, особливо з іноземним капіталом.

Власні архівні установи мають більшість релігійних організацій, особливо ті, що належать до масових конфесій. Певною мірою розвинуті й архіви політичних партій і рухів, перш за все тих, що мають значний особовий склад. Більшість партійних архівів зберігають переважно рішення загальних зборів, розпорядження керівних органів, списки членів, різноманітну виборчу документацію.

В Україні є також громадські й приватні архіви, що на комерційній основі задовольняють потреби громадян та юридичних осіб у галузі архівної справи. Такі архіви за певні кошти зберігають документи, організують до них довідковий апарат, отримують копії та виписки із державних архівів. Мережа таких архівів в Україні ще дуже незначна. Більш поширеними є організації, які запроваджують електронне архівування документів або надають послуги у сфері архівної справи, не організовуючи безпосереднього зберігання документів.

Діяльність усіх недержавних архівів регламентована законодавством і, якщо вони постійно або тимчасово зберігають документи НАФ, на них розповсюджується спеціальне положення, яке за своєю суттю не відрізняється від положення про архівні підрозділи державних організацій. Не викликає сумнівів, що в майбутньому саме мережа приватних архівів має зазнати в Україні значного розвитку, бо такою є загальносвітова тенденція.
Розділ 7

Національний архівний фонд|фундація| України

|

7.1. Загальні|спільні| основи та нормативна база НАФ| України
Для завершення вивчення архівної системи України розглянемо детальніше поняття й суть Національного архівного фонду.

Згідно із законодавством України Національний архівний фонд (НАФ) це – «сукупність архівних документів, незалежно від їх виду, місця і часу створення та форми власності на них, що постійно зберігаються на території України або згідно з міжнародними договорами, ратифікованими Верховною Радою України, підлягають поверненню в Україну, відображають історію духовного й матеріального життя її народу та інших народів, мають наукову, історико-культурну цінність, визнані такими відповідною експертизою та зареєстровані у передбаченому законом порядку». |з'являється,являється|

З|цвідси випливає, що НАФ| – це не просто всі документи, які зберігаються на території України, а лише ті документи, які мають наукову й історико-культурну цінність, що відображають|відображують| історію народу і т.д. У цьому відношенні поняття НАФ| істотно|суттєво| розходиться з|із| поняттям державного архівного фонду|, що існувало в СРСР і зараз існує|наявний| в Росії. Там – це просто сукупність усіх архівних документів, які зберігаються на території країни і мають важливість для держави й суспільства|товариства| або певну цінність. Таке ж поняття існує в США і деяких європейських країнах. В Україні ж на перше місце висунуто не принцип зберігання на території країни, а принцип національної важливості документів. У цьому відношенні Україна наслідувала державам Прибалтики, які 1990 року прийняли закони про національні архівні фонди саме з такими формулюваннями. Т|в той же аке поняття було введене|запроваджувалося| в Прибалтиці й Україні не тільки|не лише| для того, щоб узагальнити цінні документи, що зберігаються на території країни, але й заявити певні претензії на іноземний комплекс архівних документів національного значення, перш за все|передусім| – на російський і польський. Усі архівні документи українського походження, що зберігаються за межами країни, згідно із законом є|з'являються,являються| частиною|часткою| Національного архівного фонду і тому підлягають поверненню|. Ця претензія на практиці в найближчі роки не може бути здійснена, бо значна частина українських архівних документів, що зберігаються за кордоном, визнана частиною державних і національних фондів інших країн через їхню цінність і значущість для історії тих держав. Це стосується в першу чергу саме російського й польського комплексу українських документів, бо Україна входила до складу цих держав. Проте таким визначенням меж свого національного архівного фонду Україна не вимагає негайного повернення цих документів, а лише визначає межі своєї архівної спадщини. Іноземні країни таким чином отримують змогу ознайомитися з обсягами і характером архівних претензій української держави і вже залежно від власних міркувань вирішувати долю цієї частини українського архівного фонду. Треба зазначити, що численні європейські країни, США й навіть Аргентина вже повернули до України значну частину документів, визначених як іноземна частина Національного архівного фонду. Польща та Росія також повернули деяку частину документів, хоча для них це, зрозуміло, значно серйозніше питання.

З іншого боку, до Національного архівного фонду належать далеко не всі документи, що зберігаються в архівах самої України. У законі вказано, що це лише ті документи, які мають наукову й історико-культурну цінність і відображають історію матеріального та духовного життя народу України та інших народів. Це формулювання на перший погляд виглядає дуже розпливчатим – не зрозуміло, життя яких саме народів – лише України чи взагалі світу? Проте таке широке формулювання відбиває реалії архівного зберігання документів в Україні. Адже в архівах України є не лише власно українські документи, а й документи польські, російські, литовські, австрійські, німецькі, угорські і т.ін. Далеко не всі вони можуть уважатися такими, що відображають життя саме українського народу, хоча, без сумніву, вони мають велику історичну цінність і являють собою частину українського архівного надбання. Іншими словами, таким широким формулюванням змісту НАФ Україна визначає реальний склад свого архівного фонду й дещо обмежує претензії з боку іноземних держав. Все це, зрозуміло, не виключає можливості тісної співпраці в галузі обміну документами з іншими країнами. Окрім того, обмеження складу НАФ важливими з історичної та наукової точки зору документами дозволяє відділити національне архівне надбання від решти документів, що зберігаються в архівах України, але є важливими лише для окремих установ або громадян.

Таким чином, поняття Національного архівного фонду в теоретичному плані є вельми широким. Тому в законі чітко вказано, що належність архівних документів до НАФ конкретно визначається відповідною експертизою та державною реєстрацією, тобто|цебто| в найбільш вузькому конкретному розумінні НАФ| Україні – це сукупність архівних документів, які пройшли|минули,спливли| державну реєстрацію як документи НАФ| на підставі висновків|укладень,ув'язнень| експертів.

Держава за законом оголошує НАФ| частиною|часткою| національної та світової культурної спадщини, найважливішим джерелом інформаційних ресурсів суспільства|товариства| і ставить під свій захист, гарантуючи його поповнення, збереження|зберігання| й збільшення. Уся система архівних установ України покликана зберігати в першу чергу|передусім,насамперед| документи НАФ|. Державні архіви взагалі зберігають тільки|лише| документи НАФ,| і лише ці документи за законом мають зберігатися постійно. Усі документи НАФ, незалежно від форми власності на них, місця зберігання, характеру|вдачі| носія, проходять|минають,спливають| державну експертизу, офіційну державну реєстрацію і підлягають обліку|урахуванню| відповідно до єдиної загальнодержавної системи. Документи, які розміщені в іноземних державах і не передані у власність України, створюють особливу частину|частку| НАФ| і заносяться до спеціального державного регістру|реєстр| «Архівна україніка», який ведеться Держкомархівом України.
7.2. Склад і структура НАФ| України
У складі НАФ України є документи всіх типів і видів, самого різноманітного походження та змісту. Головна ознака документа НАФ – це його цінність, яка може бути визначена змістом, походженням, часом створення, авторством, зовнішнім оформленням документа й багатьма іншими чинниками. У складі НАФ зазвичай виділяють три групи документів:

– документальні комплекси, створені на території самої України внаслідок|унаслідок,внаслідок| діяльності органів влади, місцевого самоврядування|самоуправління|, підприємств і організацій, груп та об'єднань громадян, церкви, приватних осіб і т.д., тобто|цебто| це все цінне|коштовне| для нації, що створено в самій Україні;

– українські|вдачі| документи, створені за межами України внаслідок|унаслідок,внаслідок| діяльності різних емігрантських організацій, а також окремих видатних представників української| нації, що жили за кордоном. До цієї групи входять документи| емігрантських урядів, суспільних|громадських| рухів, культурно-просвітницьких| і наукових товариств, організацій, об’єднань, численні особові фонди і т.д.;

– документи іноземного походження, що утворилися на теренах інших держав і, за різних обставин опинившись на території України, стали невід'ємною частиною історико-культурної спадщини її народу. Цінність таких документів може визначатися не лише їх належністю до історії України, але й значенням цих документів для світової культури та історії, або навіть їхньою матеріальною цінністю.

У цілому в кожній з названих груп |в той же час| виділяються документи трьох типів за ступенем|мірі| цінності.

1. Звичайні,|звичні| або просто цінні документи|коштовні||.

2. Особливо цінні – документи, що містять інформацію про найважливіші події, факти і явища у житті суспільства, не втрачають значення для економіки, культури, науки, духовного життя, міжнародних відносин, екології, державного управління, оборони і є неповторними з погляду їхнього юридичного значення й автографічності. До особливо цінних можуть бути віднесені як окремі документи або одиниці зберігання, так і групи одиниць зберігання і навіть окремі архівні фонди у повному обсязі. Ці документи позначаються спеціальним грифом «ОЦ» вже на стадії діловодства.

3. Унікальні – це документи, які становлять виняткову культурну цінність, мають виняткове значення для формування національної самосвідомості українського народу, а також визначають його внесок|вклад| у світову культуру. Найважливішим критерієм унікальності документа є,|з'являється,являється| зрештою,|врешті решт| його раритетність і вартість на ринку. Унікальні документи перетворюються на справжні пам'ятки культури, і для них передбачено особливу форму обліку|урахування| – через занесення до Державного реєстру національної культурної спадщини.

Визначення критеріїв унікальності документа й віднесення його до державного реєстру регламентується спеціальним положенням|становищем| «Про віднесення архівних документів до категорії унікальних» і відповідними методичними рекомендаціями Держкомархіву. Такі документи мають зберігатися переважно в центральних та обласних державних архівах. Визначають унікальність документів експертні комісії вищого рівня.

У цілому|загалом| цінність і унікальність документа визначається на підставі таких|лави,низки| критеріїв:

– статус і значення |фондоутворювача;

– походження документа;

– авторство документа;

– час створення|створіння| документа;

– цінність інформації, що міститься|утримується| в документі;

– юридична сила документа;

– оригінальність документа;

– наявність художніх і палеографічних особливостей.

Ці критерії застосовуються| при визначенні унікальності комплексно, але|та| інколи буває, що один з них стає в цій справі|речі| вирішальним|ухвальним|.

Зі всіх унікальних і особливо цінних|коштовних| документів обов'язково знімають копії. Якщо документ є власністю приватної особи – державні архівні служби самі знімають з такого документа копію або допомагають в цьому. Передусім роблять страхові копії – вони обов'язкові за законом і зберігаються окремо від самих документів у державних архівах. Для користування особливо цінними|коштовними| й унікальними документами роблять|чинять| також копії фонду користування, які можна одержати|отримати| у читальному залі.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Схожі:

КОНФЛ І КТОЛОГ І Я Навчальний посібник
Конфліктологія: Навчальний посібник. Авт. Зінчина О. Б. – Харків: ХНАМГ, 2007. – 164 с
НАВЧАЛЬНИЙ ПОСІБНИК
Сергієнко В. В. Філософські проблеми наукового пізнання : навчальний посібник. / В. В. Сергієнко − Кременчук : Кременчуцький національний...
Яцківський Л. Ю., Зеркалов Д. В. З57 Транспортне забезпечення виробництва. Навчальний посібник
Рекомендовано Міністерством освіти і науки України як навчальний посібник для студентів напряму “Транспортні технології” вищих навчальних...
ЗАГАЛЬНИЙ КУРС Рекомендовано Міністерством освіти і науки України...
Маляренко В. А. Енергетичні установки. Загальний курс: Навчальний посібник. – Харків: ХНАМГ, 2007. – 287с з іл
ТЕОРІЯ КРИМІНАЛЬНОЇ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ Навчальний посібник
Куц В. М. Теорія кримінальної відповідальності. Навчальний посібник – К.: НАПУ, 2011. 307 с
Це видання є логічним продовженням посібника «Архівознавство», що...
Пропонований посібник має частково подолати цю нестачу. Його можна використовувати як для підготовки до практичних занять, так і...
Є. Тихомирова Зв’язки з громадськістю Рекомендовано Міністерством...
Посібник містить питання до самоконтролю та список літератури, що сприятиме глибшому засвоєнню матеріалу
МАТЕРІАЛОЗНАВСТВО Навчальний посібник (для студентів напрямку 1201 „Архітектура”)
...
ВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ ВИЩА ОСВІТА УКРАЇНИ І БОЛОНСЬКИЙ ПРОЦЕС Навчальний...
В55 Вища освіта України і Болонський процес: Навчальний посібник / За редакцією В. Г Кременя. Авторський колектив: М. Ф. Степко,...
Мацько Л.І. Українська мова. Навчальний по- Якщо ви прагнете оволодіти...
Щоб уміти грамотно розмовляти, слід насамперед Навчальний посібник для самостійної роботи
Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання


При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання © 2013
звернутися до адміністрації
bibl.com.ua
Головна сторінка