ІНСТРУКЦІЯ


НазваІНСТРУКЦІЯ
Сторінка5/8
Дата20.04.2013
Розмір1.09 Mb.
ТипДокументи
bibl.com.ua > Право > Документи
1   2   3   4   5   6   7   8
9.8. Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.


9.9. Керівник діловодної служби :

контролює виконання встановлених правил роботи з документами в РДА та організаціях , що належать до сфери її управління;

доповідає керівникові РДА про стан роботи з документами;

вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і накладення стягнення;

вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в РДА та організаціях, що належать до сфери її управління;

підписує і візує документи в межах своєї компетенції ;

бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які проводяться керівництвом РДА.
Керівник діловодної служби має право:

залучати спеціалістів структурних підрозділів РДА та організацій, що належать до сфери її управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

вимагати від структурних підрозділів РДА та організацій, що належать до сфери її управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі наявності помилок, неточностей та порушення встановлених вимог.
9.10. На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за :

забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в РДА ;

виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб діловодної служби;

дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі діловодної служби.
10. МЕХАНІЗАЦІЯ І АВТОМАТИЗАЦІЯ ДІЛОВОДНИХ ПРОЦЕСІВ
10.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов’язковою умовою раціональної організації діловодства в РДА, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.
10.2. Механізація і автоматизація діловодних процесів повинні здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.
10.3. Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.
10.4. Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об’єднання в єдину систему.
10.5. Склад програмного забезпечення засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреби в оперативній і ретроспективній інформації , ступеня централізації робіт із документами.
10.6. З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою, засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.
10.7. Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм або відеограм,

сумісність з іншими інформаційними системами ,а також об’єднання їх в систему .
10.8. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати :
доцільність впровадження технічних засобів;
можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

наявність придатних приміщень;
можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту.
10.9. Керівник апарату районної державної адміністрації несе відповідальність за ефективність використання механізованої і автоматизованої технології роботи з документами , здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій для роботи з діловодною технікою.


_________________________

Додаток 1

до пункту 3.3.2. Інструкції з діловодства в апараті Новомиргородської районної державної адміністрації, затвердженої розпорядженням голови Новомиргородської районної державної адміністрації Кіровоградської області

від 18 червня 2008 року № 462-р

Примірний перелік

Документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою*


  1. Листи, що надійшли в копії до відома.

  2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

  3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

  4. Графіки, наради, заявки, рознарядки .

  5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

  6. Навчальні плани, програми (копії).

  7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

  8. Прейскуранти (копії).

  9. Норми витрати матеріалів.

  10. Поздоровчі листи запрошення.

  11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

  12. Наукові звіти за темами.

  13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

  14. Форми статистичної звітності.

* Документи, зазначені у пунктах 4,6, 11, 12, 13 , підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці , відділі науково-технічної інформації).

_______________________
Додаток 2

до пункту 3.3.7. Інструкції з діловодства в апараті Новомиргородської районної державної адміністрації, затвердженої розпорядженням голови Новомиргородської районної державної адміністрації Кіровоградської області

від 18 червня 2008 року № 462-р


РЕЄСТРАЦІЙНО - КОНТРОЛЬНА КАРТКА


1 2 3 4 5 6 7 8

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24

Автор документа або кореспондент

Назва виду документа

Термін виконання

70







70

Дата та індекс надходження

Заголовок документа або короткий зміст

Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець

Позначка про виконання

Розписка в одержанні документа

210



Лицьовий бік


Контрольні відмітки

Фонд №

Опис №

Справа №

70

70




210



Зворотній бік

_________________________
Додаток 3

до пункту 3.3.8. Інструкції з діловодства в апараті Новомиргородської районної державної адміністрації, затвердженої розпорядженням голови Новомиргородської районної державної адміністрації Кіровоградської області

від 18 червня 2008 року № 462-р

ЖУРНАЛ

РЕЄСТРАЦІЇ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

Формат А3 (297х420)

______________________
Продовження додатка 3


Пор.№

Дата надходження

Дані про постанову, рішення або розпорядження




КИМ ВИДАНО



дата

короткий зміст постанови (рішення, розпорядження )




1

2

3

4

5

6










































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































Продовження додатка 3




Послано виконавцям

Відмітка про повернення документа виконавцем із зазначенням дати повернення

Відмітка про виконання постанови або розпорядження, із зазначенням дати і номера документа про виконання

Примітка

Кому і дата

Зміст доручення і встановлений строк виконання

розписка про одержання

7

8

9

10

11

12



























































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































______________________

Додаток 4

до пункту 3.3.8. Інструкції з діловодства в апараті Новомиргородської районної державної адміністрації, затвердженої розпорядженням голови Новомиргородської районної державної адміністрації Кіровоградської області

від 18 червня 2008 року № 462-р

Ж У Р Н А Л

реєстрації створюваних установою документів



Дата та індекс документа

Кореспондент

Короткий зміст

Позначка про виконання документа




Формат А4 (120х297)

_________________________

Додаток 5

до пункту 3.3.12. Інструкції з діловодства в апараті Новомиргородської районної державної адміністрації, затвердженої розпорядженням голови Новомиргородської районної державної адміністрації Кіровоградської області

від 16 червня 2008 року № 462-р

ПЕРЕЛІК

обов’язкових реквізитів для заповнення машиноорієнтованої

реєстраційно-контрольної картки (РКК)


Реквізити

Пояснення до заповнення

1

2

Назва виду документа

заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється.

Автор

(кореспондент)

під час реєстрації документа, що надійшов, записується найменування установи (особи)- автора документа. Під час реєстрації документа, що відправляється, записується найменування установи (особи)- кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи

Дата документа

дата, надана документу установою - автором, переноситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік)

Індекс документа

індекс , наданий документу установою-автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється

Дата надходження

дата надходження документа в установу переноситься на РКК з реєстраційного штампа трьома парами арабських цифр

Індекс

індекс , наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами

Заголовок документа або короткий зміст

переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі від формується відповідно до правил

Резолюція

переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвища автора і дата резолюції



Продовження додатка 5


Відповідальний виконавець

прізвище, ініціали відповідального виконання переноситься з резолюції, можливе зазначення номера телефону

Термін виконання

проставляється число, місяць, рік – трьома парами арабських цифр. Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання відповіді

Відмітка про виконання

короткий запис вирішення питання по суті або дата та індекс документа – відповіді

________________

Додаток 6

до пункту 4.1.2 Інструкції з діловодства в апараті Новомиргородської районної державної адміністрації, затвердженої розпорядженням голови Новомиргородської районної державної адміністрації Кіровоградської області

від 18 червня 2008 року № 462-р
.



1   2   3   4   5   6   7   8

Схожі:

Л. О. Тимчук ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
Ця інструкція складена на основі кваліфікаційного довідника професій робітників, яким встановлюються місячні оклади згідно діючому...
Л. О. Тимчук ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
Дана посадова інструкція розроблена на основі тарифно-кваліфікаційної характеристики керівника освітнього закладу
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ МЕДИЧН ОЇ СЕСТР И
Ця посадова інструкція розроблена на основі тарифно-кваліфікаційної характеристики
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ ЗАВІДУВАЧ А КАБІНЕТОМ
Дана посадова інструкція розроблена на основі Положення про навчальні кабінети загальноосвітніх навчальних закладів
Інструкція з техніки безпеки учнів при виконанні робіт з кулінарії...
Правильно одягніть спецодяг (застебніть його на всі ґудзики, сховайте волосся під головний убір)
НОРМАТИВНИЙ ДОКУМЕНТ Міністерства енергетики та вугільної промисловості...
Об’єднанням енергетичних підприємств “Галузевий резервно-інвестиційний фонд розвитку енергетики ”
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ ЗАСТУПНИК А ДИРЕКТОРА З ВИХОВНОЇ РОБОТИ
Дана посадова інструкція розроблена на основі тарифно-кваліфікаційної характеристики заступника директора. При складанні інструкції...
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ КЛАСН ОГО КЕРІВНИК А
Дана посадова Інструкція розроблена на основі Положення про класного керівника навчального закладу системи загальної середньої освіти,...
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ ЗАСТУПНИКА ДИРЕКТОРА З ВИХОВНОЇ РОБОТИ
Дана посадова інструкція розроблена на підставі тарифно-кваліфікаційної характеристики заступника директора закладу освіти, затвердженої...
ІНСТРУКЦІЯ про виконання в Україні Конвенції про стягнення аліментів за кордоном
Ця Інструкція визначає порядок виконання в Україні Конвенції про стягнення аліментів за кордоном, укладеної у м. Нью-Йорк 20 червня...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання


При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання © 2013
звернутися до адміністрації
bibl.com.ua
Головна сторінка