ІНСТРУКЦІЯ


НазваІНСТРУКЦІЯ
Сторінка3/8
Дата20.04.2013
Розмір1.09 Mb.
ТипДокументи
bibl.com.ua > Право > Документи
1   2   3   4   5   6   7   8
загальний відділ здійснює :

визначення документів, які підлягають контролю , своєчасне доведення документів до виконавців;
сектор контролю здійснює :

постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів ;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців у ході виконання ;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання ;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

інформування керівника та загального відділу про хід та підсумки виконання документів (доручень) ;

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегій ;
зняття документів з контролю ;
формування картотеки виконаних документів.
6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на правому полі його першого аркуша проставляється штамп “Контроль” або літера К, після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.
6.3.3. РКК документів, що перебувають на контролі , групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів , за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо ).

6.3.4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу – виконавця, вносяться до РКК у графу “Контрольні відмітки”. При цьому попередні записи не закреслюються.
6.3.5. Періодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів – виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.
6.3.6.При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом .
6.3.7. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.
6.3.8. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка по зняття з контролю. Дані про виконання документа в зняття його з контролю вносяться до РКК.
6.3.9. При автоматизованій формі контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується у довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання у відомчий архів одночасно з документами.
6.3.10. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву РДА (додатки 18,19).

7. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУР І ФОРМУВАННЯ СПРАВ
7.1. Складання номенклатур справ
7.1.1. Номенклатура справ – це систематичний перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
7.1.2. Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку , швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
7.1.3. Є три види номенклатур справ : типова, примірна та індивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові і примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі організацій, що належать до сфери управління установи , і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.
7.1.4. Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ апарат та кожний структурний підрозділ РДА повинен мати індивідуальну номенклатуру справ.

Як правило , індивідуальна номенклатура справ складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.
7.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов’язково погоджується з експертною комісією архівного

відділу РДА (додаток 20).
7.1.6. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.
7.1.7. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.
7.1.8. Розміщення справ у номенклатурі справ апарату ( структурного підрозділу) повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються з урахуванням взаємозв’язку документів включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ , що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно - розпорядчої документації самої установи ( розпорядження, рішення, накази тощо) планово - звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.
7.1.9. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення ( арабськими цифрами) - індекс, індекс справи структурного підрозділу (за штатним розписом) або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т.1 , т.2 тощо.
7.1.10. У кінці діловодного року номенклатура справ обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис у структурних підрозділах скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, або його керівник .
7.1.11. Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов’язково заповнюються графи погодження з експертною комісією (ЕК) , і керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за відомчий архів) ;
перший примірник – недоторканий, зберігається у структурному підрозділі;

другий примірник – передається у відомчий архів ;

третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.
7.1.12. Номенклатури справ структурних підрозділів апарату РДА після їх розгляду й аналізу зводяться відомчим архівом в єдину (зведену) номенклатуру справ апарату РДА.
7.1.13. Організації, які належать до сфери управління РДА, складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ апарату РДА.
7.1.14. Під час розроблення номенклатур справ, вивчається й аналізується діяльність РДА в цілому. При цьому використовуються положення (статути) про установи та їх структурні підрозділи; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури; номенклатури та описи справ за минулі роки ; класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться в РДА; РКК ; типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання РДА на наступний рік.
7.1.15. Під час складання зведеної номенклатури справ апарату райдержадміністрації може використовуватися структурний або функціональний принцип її внутрішньої побудови.

Структурний принцип використовується у разі чітко встановленої в установі структури. Підзаголовком у такій номенклатурі справ є найменування структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури зазначається загальний відділ. Далі : відділ організаційної роботи, юридичний відділ тощо.
7.1.16. Як правило до номенклатури справ структурного підрозділу і до зведеної номенклатури справ апарату РДА включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи РДА.

До номенклатури справ включаються не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження , у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.
7.1.17. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.
7.1.18. Зведена номенклатура справ апарату РДА після її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК РДА і ЕК архівного відділу РДА, після чого затверджується керівником апарату РДА(додаток 21).
7.1.19. Як у номенклатурі справ структурних підрозділів апарату РДА, так і у зведеній номенклатурі справ апарату РДА протягом діловодного року в графі “Примітка” робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ у відомчий архів РДА та інші установи для їх продовження тощо.
7.1.20. У кінці діловодного року зведена номенклатура справ апарату РДА обов’язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом начальник загального відділу апарату РДА. Про наявність заведених за рік справ повідомляється архівний відділ РДА.
7.1.21. Зведена номенклатура справ апарату РДА складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються у такому порядку:

перший – зберігається у справі у загальному відділі;

другий – передається до відомчого архіву апарату РДА для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах апарату ;

третій – надсилається до архівного відділу РДА, з яким погоджувалися примірники номенклатури справ ;

четвертий - розподіляється за розділами між відповідними відділами апарату або структурного підрозділу для практичної роботи.
7.1.22. Зведена номенклатура справ апарату РДА щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується керівником апарату районної державної адміністрації .

Зведена номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з архівним відділом райдержадміністрації один раз на п’ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи РДА.
7.2. Формування справ
7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил :

групувати у справи тільки оригінали ( у разі їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в РДА;

групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи РДА, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу.

Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архів документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурною :

в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання ;

включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань , що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності ;

якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов’язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ ;

документи, створені за допомогою ПК , групуються у справи на загальних підставах ;

справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 – 40 мм завтовшки).
7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
7.2.4. Розпорядчі документи разом із додатками та документами, передбаченими регламентом РДА, групуються у справи за їх хронологією (датами і номерами) і характером.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами , є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Розпорядження та накази з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток ; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно - господарських питань тощо групуються у різні справи.
7.2.5. Документи засідань колегій групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (рішення, довідки, інформації, доповіді, виступи тощо);
документи з організації засідань ( проект порядку денного, проекти та копії рішень, списки запрошених осіб тощо).
Кожний протокол нумерується у межах календарного року, підшивається окремо. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.
7.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямками діяльності установи. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами та номерами доручень.

7.2.7.Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у окремі справи .
7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ – відповідь йде за документом-запитом.
7.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності : внутрішній опис

документів, включених до справи ; заява про прийняття на роботу; направлення або подання ; особовий листок обліку кадрів ; автобіографія ,

документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення ; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення ; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров’я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії розпоряджень, наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв’язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.
7.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.
7.2.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в апараті РДА та його структурних підрозділах здійснюється загальним відділом.

7.3. Оперативне зберігання документів
7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх у відомчий архів зберігаються у діловодній службі або за місцем їх формування у справах , а в апараті РДА - у загальному відділі.

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
1   2   3   4   5   6   7   8

Схожі:

Л. О. Тимчук ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
Ця інструкція складена на основі кваліфікаційного довідника професій робітників, яким встановлюються місячні оклади згідно діючому...
Л. О. Тимчук ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
Дана посадова інструкція розроблена на основі тарифно-кваліфікаційної характеристики керівника освітнього закладу
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ МЕДИЧН ОЇ СЕСТР И
Ця посадова інструкція розроблена на основі тарифно-кваліфікаційної характеристики
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ ЗАВІДУВАЧ А КАБІНЕТОМ
Дана посадова інструкція розроблена на основі Положення про навчальні кабінети загальноосвітніх навчальних закладів
Інструкція з техніки безпеки учнів при виконанні робіт з кулінарії...
Правильно одягніть спецодяг (застебніть його на всі ґудзики, сховайте волосся під головний убір)
НОРМАТИВНИЙ ДОКУМЕНТ Міністерства енергетики та вугільної промисловості...
Об’єднанням енергетичних підприємств “Галузевий резервно-інвестиційний фонд розвитку енергетики ”
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ ЗАСТУПНИК А ДИРЕКТОРА З ВИХОВНОЇ РОБОТИ
Дана посадова інструкція розроблена на основі тарифно-кваліфікаційної характеристики заступника директора. При складанні інструкції...
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ КЛАСН ОГО КЕРІВНИК А
Дана посадова Інструкція розроблена на основі Положення про класного керівника навчального закладу системи загальної середньої освіти,...
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ ЗАСТУПНИКА ДИРЕКТОРА З ВИХОВНОЇ РОБОТИ
Дана посадова інструкція розроблена на підставі тарифно-кваліфікаційної характеристики заступника директора закладу освіти, затвердженої...
ІНСТРУКЦІЯ про виконання в Україні Конвенції про стягнення аліментів за кордоном
Ця Інструкція визначає порядок виконання в Україні Конвенції про стягнення аліментів за кордоном, укладеної у м. Нью-Йорк 20 червня...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання


При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання © 2013
звернутися до адміністрації
bibl.com.ua
Головна сторінка