|
|
Скачати 1.09 Mb.
|
|
4. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ 4.1. Складання документів 4.1.1. Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір форматів АЗ (297х420 мм), А4 (210х297) та А5 (148х210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. 4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках РДА. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов’язковим додержанням таких правил: встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно – розпорядчих документів (додатки 6, 7 і 8 ). Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць; бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим ( кожний рядок реквізиту починається від лівої межі) способом: бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері фарбою чорного кольору; бланки документів повинні мати такі поля : ліве – 20 міліметрів; верхнє – не менше як 10 міліметрів; праве і нижнє - не менше як 8 міліметрів. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені двох або більше організацій , оформляються не на бланках. 4.1.3. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів. 4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів , які не несуть змістовного навантаження. Зміст документа має бути пов’язаний із змістом раніше виданих із даного питання документів. 4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів. Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновок, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад : наказ – розпорядчу частину без констатуючої, лист – прохання без пояснення. Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно – розпорядчих документах, документах з матеріально – технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо. Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах. У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об’єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються. 4.1.6. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається: таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, а також розпорядженнями голови обласної державної адміністрації і дорученнями керівництва облдержадміністрації – за рішенням голови райдержадміністрації на одного із заступників відповідно до розподілу функціональних повноважень; інших службових документів - на керівників структурних підрозділів РДА та територіальних органів міністерств і відомств України. Відповідальність за зміст , рівень підготовки та належне оформлення документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи. В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників керівників цих органів. 4.2. Оформлення документів. 4.2.1. Службовий документ, що складається в РДА, повинен мати обов’язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додатки 9, 10): найменування установи - автора документа, код установи , код форми документа, назва виду документа ( не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту , текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи. Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка. Нормативно – правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року №493 “Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади” заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6х10) для запису про державну реєстрацію (додаток 11). 4.2.2. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним. 4.2.3. Назва виду документа (наказ , розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності. 4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа, він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання “про що?”, “чого?”. Наприклад: наказ (про що?) про створення установи ; протокол (чого?) засідання експертної комісії. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Заголовки до текстів машинограм формулюються за такими ж правилами. У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень. 4.3. Датування документів 4.3.1. Всі службові документа підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання ; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття ; для документа , що затверджується, - дата затвердження. 4.3.2. У розпорядчих документах, нормативно – правових актах і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосується словесно – цифровий спосіб оформлення дат : 30 травня 2002 року. Дати підписання і затвердження інших документів, а також ті , що є в тексті, оформляються цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності : число, місяць, рік. Наприклад : 13 січня 2002 року слід писати : 13.01.02. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад : 3 квітня 2002 року слід писати : 03.04.02. 4.3.3. Дата на документі проставляється особою , яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. 4.3.4. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження , візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи ). 4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі. 4.4. Індексація документів 4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів , які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. 4.4.2. Індекси вхідних і створюваних РДА документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. 4.4.3. Складові частини індексу розміщуються у такому порядку : порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад : 415/01-13/27 або 41 /68/ 59. 4.5. Погодження документів 4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа. Погодження може здійснюватися як у РДА (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями , порушеними в проекті документа) ,- внутрішнє, так і за її межами – зовнішнє. Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, актів та рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України та доручень керівництва облдержадміністрації на їх виконання, проводиться не пізніше ніж у 3 -денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються головою райдержадміністрації невідкладно. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться не пізніше ніж у 3-денний строк після їх реєстрації у відповідному органі виконавчої влади, до якого проект надсилається для погодження. 4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає : особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи , наприклад : Начальник юридичного відділу апарату РДА (Підпис) (перший ініціал, прізвище) Дата На проекті розпорядження голови райдержадміністрації віза проставляється на листі погодження (додаток 11а). Для інших документів віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша другого примірника проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в РДА. 4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що робиться відповідна відмітка за такою формою : Начальник юридичного відділу апарату РДА (Підпис) (Перший ініціал, прізвище) Зауваження і пропозиції додаються. Дата Зауваження обов’язково доповідаються особі, яка підписує документ. 4.5.4. Проекти розпорядчих документів РДА перевіряються працівниками юридичної служби на відповідність їх законодавству і візуються ними. Проекти розпорядчих документів РДА проходять остаточну перевірку (експертизу) у загальному відділі апарату райдержадміністрації та візуються його начальником в день подання голові райдержадміністрації на підпис. 4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали , прізвище та дату погодження, наприклад : ПОГОДЖЕНО Заступник начальника головного управління економіки обласної державної адміністрації (Підпис) ( перший ініціал , прізвище) Дата 4.5.6. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином : ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України Дата , № 4.5.7. У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Лист погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається. Лист погодження оформляється за такою формою: ЛИСТ ПОГОДЖЕННЯ Назва документа Найменування посади Найменування посади (Підпис) (Перший ініціал, прізвище) (Підпис) (Перший ініціал, прізвище) Дата Дата 4.6. Засвідчення документа
затвердження та проставлення печатки. 4.6.2. Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно – правовими актами. Документи, що надсилаються організаціям, підписуються головою, його заступниками, керівником апарату, а також керівниками структурних підрозділів РДА відповідно до їх компетенції. 4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад : Заступник голови районної державної адміністрації (Підпис) ( Перший ініціал, прізвище) 4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники. 4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління РДА, підписується тільки оригінал, який залишається у справі, а на місця розсилаються засвідчені (шляхом проставлення печатки «Загальний відділ») канцелярією примірники. 4.6.6. Документи підписуються , як правило , однією особою , а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад : Ректор інституту (Підпис) (Перший ініціал, прізвище) Головний бухгалтер (Підпис) (Перший ініціал, прізвище) 4.6.7. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад : Заступник начальника Заступник начальника управління управління агропромислового праці та соціального розвитку райдержадміністрації захисту населення райдержадміністрації (Підпис)(Перший ініціал, прізвище) (Підпис)(Перший ініціал, прізвище) 4.6.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад : Голова комісії (Підпис) (Перший ініціал, прізвище) Секретар комісії (Підпис) (Перший ініціал, прізвище) 4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня , то документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище ( виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад : “в.о.”, “заст.”). Не допускається підписання документа з прийменником “за” або проставленням косої риски перед найменуванням посади. 4.6.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 12). 4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. 4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади , підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад : ЗАТВЕРДЖУЮ Перший заступник голови Новомиргородської районної державної адміністрації Кіровоградської області (Підпис) (Перший ініціал , прізвище) Дата 4.6.13. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою : ЗАТВЕРДЖЕНО розпорядженням голови Новомиргородської районної державної адміністрації Кіровоградської області від 20 квітня 2008 року № 349-р або Додаток до розпорядження голови Новомиргородської районної державної адміністрації Кіровоградської області Від 20 квітня 2008 року № 349-р 4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа. 4.6.15. На документах , що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою. Гербова печатка ставиться також на оригіналах розпоряджень голови райдержадміністрації в кінці календарного року перед здачею на зберігання в архів, на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях. Перелік інших документів , які необхідно скріплювати гербовою печаткою , визначається на підставі чинних нормативно – правових актів (додаток 13). Печатка , яка відтворює найменування РДА або її структурного підрозділу (негербова ) ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ. 4.7. Адресування документів 4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад : Міністерство юстиції України Управління охорони здоров’я обласної державної адміністрації Відділ освіти районної державної адміністрації Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад : Міністерство промислової політики України Управління справами Головному спеціалісту (Прізвище, ініціали) У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад: Начальнику головного управління економіки обласної державної адміністрації (Прізвище, ініціали) У разі потреби в реквізиті “Адресат” можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь. Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад : Генеральним директорам виробничих об’єднань, директорам підприємств і керівникам організацій Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів . Слово “копія” перед зазначенням другого, третього , четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається лист розсилки і на кожному документі зазначається тільки один адресат. 4.7.2. До реквізиту “Адресат” може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад : Редакція журналу “Архіви України” 252110, МСП, Київ-110, вул. Солом’янська, 24 У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса , а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад : 316012, м.Кіровоград- 12, вул.Київська, 67, кв.4 (Прізвище, ініціали) 4.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами. 4.8. Резолюція 4.8.1. Резолюція - це надпис на документі, зроблений керівництвом РДА, що містить вказівки щодо виконання документа. 4.8.2. Резолюція складається з таких елементів : прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі , коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу. 4.8.3. На документах із термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається : виконавець, підпис автора резолюції, дата. 4.8.4. Як правило, до документа повинно бути не більше однієї резолюції , інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках здійснюється у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці. Безпосередньо на документі резолюція проставляється нижче реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна представляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки.
4.9.1. Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, та дорученнями керівництва облдержадміністрації на їх виконання здійснюються згідно з орієнтовними графіками, які у разі потреби розробляються начальником загального відділу апарату райдержадміністрації і подається на затвердження голові районної державної адміністрації разом із зазначеними документами. Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що днем виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів та дорученнями Прем’єр-міністра України, вважається день реєстрації в РДА вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань. 4.9.1-1. Під час проходження документа в РДА обов’язково робляться такі помітки: про надходження (реєстрацію) документа – на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа) ; про взяття документа на контроль – на правому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово “Контроль” або літера “К” ; про виконання документа і направлення його до справи – на нижньому лівому полі першого аркуша документа ( коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова “До справи” і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад : До справи №06/24 Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.03.2008 (Посада, перший ініціал, прізвище) Відмітка “До справи” свідчить про те, що робота над документом закінчена; про перенесення даних на машинний носій – на нижньому правому полі першого аркуша документа слова “Перенесено на машинний носій” дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних. 4.9.2.Кожний вхідний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотньому боці останнього аркуша документа, наприклад: Петренко 277 12 64 У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номера його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад : Кравченко 551 47 12 ЛГ 5 12.01.02 4.10. Оформлення копій документів 4.10.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівництва РДА або керівника відповідного структурного підрозділу. РДА може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній. Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників РДА може виготовляти копії документів, виданих іншими установами ( копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо). 4.10.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії . Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу. Відмітка “Копія” зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа. Напис про засвідчення документа складається із слова “Згідно”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту “Підпис”, наприклад: Згідно Начальник відділу кадрової роботи апарату райдержадміністрації (Підпис)(Перший ініціал, прізвище) Дата 4.10.3. На других примірниках вихідних документів , що залишаються у справах, текс бланків не відтворюється , зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; у разі необхідності напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної установи ( негербовою) або її структурного підрозділу (канцелярії) . Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі. 4.11.Оформлення додатків до документів 4.11.1.Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка. 4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів : додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів) ; додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа ; додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом. Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад : “Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) в установі за формою, зазначеною у додатку 1”. Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка , наприклад : Додаток до розпорядження голови Новомиргородської районної державної адміністрації Кіровоградської області від 20 квітня 2008 року № 369-р У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад : Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться. Додатки до розпоряджень голови райдержадміністрації підписуються керівником апарату райдержадміністрації, а в структурних підрозділах – їх керівниками на лицьовій стороні останнього аркуша додатка. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку : Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою: Додаток : вищезазначене на 5 арк. у 2 прим. Якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількість їх примірників, наприклад : Додатки : 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на II квартал 2008 року на 5 арк. у 1 прим. 2. Графік розвантажувальних робіт на III квартал 2008 р. на 2 арк. у 1 прим. якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином: Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 25.01.07 №4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим. якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається ; при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі, після тексту зазначається : Додаток : відповідно до опису на ______ арк.: якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою: Додаток : вищезазначене на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу. 4.12. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами. 4.12.1. У машинописному бюро і структурних підрозділах друкуються тільки службові документи. Рукописи, що здаються до машинописного бюро, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу. Рукописи , написані нечітко, кольоровими чорнилами, пастою або олівцем , до друку не приймаються. На рукописі виконавець зазначає , скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату і час здачі матеріалів до машинописного бюро. 4.12.2. Текст документів, надрукованих на папері форматом А4, друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через один міжрядковий інтервал. Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядкових інтервали. 4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Відмітка про наявність додатка”, “Гриф погодження” відокремлюються один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами , наприклад : ПОГОДЖЕНО 1,5 Голова Кіровоградської обласної 1 державної адміністрації 2 (Підпис) (ініціали, прізвище) 1,5 Дата 4.12.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2 –3 міжрядковими інтервалами. 4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами. 4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті “Підпис” друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем. 4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів –28 знаків. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться. 4.12.8. Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора: 0 від межі лівого поля – для реквізитів “Заголовок до тексту”. “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатка”, “Прізвище виконавця і номер його телефону”, “Відмітка про виконання документа і направлення його на справи”, найменування посади у реквізитах “Підпис” та “Гриф погодження”, засвідчувального напису “Згідно”, а також слів “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”, “НАКАЗУЮ”, “ПРОПОНУЮ” ; 1 після 5 друкарських знаків – для початку абзаців у тексті ; 2 після 16 друкарських знаків – для складання таблиць і трафаретних текстів; 3 після 24 друкарських знаків – для складання таблиць і трафаретних текстів; 4 після 32 друкарських знаків – для реквізиту “Адресат” ; 5 після 40 друкарських знаків – для реквізитів “Гриф затвердження” та “Гриф обмеження доступу до документа” ; 6 після 48 друкарських знаків – для розшифровки підпису в реквізиті “Підпис” ; 7 після 56 друкарських знаків – для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД). 4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5 . 4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова “Додаток” і “Підстава” друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал. 4.12.11. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках – друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова “сторінка” та розділових знаків. 4.12.12.Друкований текст перевіряє виконавець . Якщо будуть виявлені друкарські помилки , пропуски тощо, виконавець повертає машинописному бюро надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту допускається тільки на машинці , без помарок. 4.13. Розмноження документів 4.13.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається у апараті РДА – керівником апарату , а необхідність розмноження документів – начальником загального відділу апарату РДА, або посадовою особою, що виконує його обов'язки . 4.13.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо оператором комп’ютерного набору за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на її робочому місці. 4.13.3. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом (розмножувальним бюро) за такими правилами : для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує начальник загального відділу, або посадова особа, що виконує його обов'язки (додаток 14); документи на розмноження передаються у розмножувальне бюро разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата, встановлюється термін виконання замовлення; замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи розмножувального бюро ( додаток 15). Під час одержання розмноженого документа особа, яка його одержує, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання ; Оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю. 4.14.Підготовка та оформлення документів до засідань колегій 4.14.1. Засідання колегій провадяться відповідно до затверджених планів роботи та в міру потреби. У плані роботи колегій зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу , який готує документи для розгляду колегією, терміном подання документів. Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку подається довідка про мотиви внесення питання на розгляд. 4.14.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії, повинні подаватися не пізніше ніж за 7 днів до засідання. Ці документи включають : довідку (адресовану колегії РДА), в якій ґрунтовано викладені питання з висновками і пропозиціями ; проект рішення колегії, а у разі потреби і проект розпорядження; лист погодження проектів із заінтересованими структурними підрозділами та іншими установами; список осіб, які запрошуються на засідання колегії; список осіб, яким запропоновано взяти участь у обговоренні на колегії РДА даного питання. 4.14.3. Про кожне засідання колегії складається протокол, який оформляється відповідно до правил. Протокол та рішення колегії РДА друкуються на спеціальних бланках (додатки 25,26). Документи, підготовлені на розгляд колегії, а також один примірник їх копій зберігаються у загальному відділі апарату РДА з кожного засідання окремо . 4.14.4. У разі проведення закритого засідання колегії ( закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу. 4.14.5.Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегії покладається на керівників відповідних структурних підрозділів РДА. 4.14.6. Загальний відділ, відділ організаційної роботи апарату РДА контролюють своєчасність подання документів на розгляд та перевіряють їх наявність і правильність оформлення. У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегією начальник загального відділу апарату РДА доповідає керівнику колегії, який вирішує, чи буде це питання розглядатися на засіданні, чи буде зняте з порядку денного. 4.14.7. Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, до засідання колегії уважно їх вивчають і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозиції. 4.15. Оформлення документів про відрядження 4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи РДА з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження. Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім’я керівника РДА , його заступника або керівника апарату зазначає, куди , на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника. Службова записка (заява) разом з проектом наказу (розпорядження) та посвідченням про відрядження передається керівникові РДА , його заступнику, або керівнику апарату , як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження. Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 16). 4.15.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою. У апараті - керівник апарату, у структурному підрозділі - керівник підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії РДА.
ДОКУМЕНТІВ 5.1. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації документів у загальному відділі апарату РДА. 5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов’язково перевіряється: правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів ; правильність зазначення адреси ; наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; наявність віз на другому примірнику документа, що залишається у справах установи; наявність на документі відмітки про податки; відповідність кількості примірників кількості адресатів. 5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому лівому полі першої сторінки ставиться штамп “Підлягає поверненню”. 5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті. 5.5. Документи , що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з зазначеною адресою одержувача та відправника. 5.6. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку). 5.7. У реєстраційній картці або в журналі зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися другий примірник. 5.8. Документи передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі або у реєстраційній картці. 5.9. Оригінали наказів , планів, звітів, протоколів тощо залишаються в установах, які є авторами цих документів. В інші установи надсилаються їх завірені копії. 5.10. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці , що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах. 5.11. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати до діловодної служби у години, встановлені для цього інструкцією з діловодства даної установи (до загального відділу апарату РДА щоденно до 14 години , а у п’ятницю – до 13 години). 6. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ 6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів 6.1.1. Структурний підрозділ РДА, відповідальний за виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, розробляє відповідні плани заходів та здійснює контроль за їх виконанням. 6.1.2. Відповідно до цієї Інструкції контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, указами, актами Президента України, постановами, розпорядженнями, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, строків розгляду запитів та звернень народних депутатів України, депутатів обласної та районної ради, розпоряджень голови облдержадміністрації , листів і доручень керівництва облдержадміністрації, а також строків виконання управлінських рішень, прийнятих за результатами розгляду іншої кореспонденції. 6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні, наказі тощо), резолюції керівника, безпосередні виконавці . У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник (структурний підрозділ РДА), який у резолюції зазначений першим. 6.1.4.Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, розпорядженнями голови облдержадміністрації та дорученнями керівництва облдержадміністрації здійснює заступник голови райдержадміністрації згідно з розподілом функціональних повноважень. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на сектор контролю апарату РДА. 6.2. Строки виконання документів 6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 17). 6.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів , а документи з позначкою “терміново” - протягом 5 робочих днів від дати підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається 1 день. 6.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку – до закінчення 30 –денного строку від дати його одержання. 6.2.4.Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, розпорядженнями голови облдержадміністрації і дорученнями керівництва облдержадміністрації, голова районної державної адміністрації особисто (відразу після реєстрації документа). 6.2.5. Доопрацювання проектів документів, повернутих обласною державною адміністрацією розробнику, проводиться не пізніше ніж у п'ятиденний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше. Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України до облдержадміністрації, а звідти, - з відповідним дорученням , - до райдержадміністрації подається райдержадміністрацією до апарату облдержадміністрації за 7 днів до встановленого строку. 6.3. Здійснення контролю за виконанням документів. 6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт: |
| Л. О. Тимчук ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ Ця інструкція складена на основі кваліфікаційного довідника професій робітників, яким встановлюються місячні оклади згідно діючому... |
Л. О. Тимчук ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ Дана посадова інструкція розроблена на основі тарифно-кваліфікаційної характеристики керівника освітнього закладу |
| ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ МЕДИЧН ОЇ СЕСТР И Ця посадова інструкція розроблена на основі тарифно-кваліфікаційної характеристики |
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ ЗАВІДУВАЧ А КАБІНЕТОМ Дана посадова інструкція розроблена на основі Положення про навчальні кабінети загальноосвітніх навчальних закладів |
| Інструкція з техніки безпеки учнів при виконанні робіт з кулінарії... Правильно одягніть спецодяг (застебніть його на всі ґудзики, сховайте волосся під головний убір) |
НОРМАТИВНИЙ ДОКУМЕНТ Міністерства енергетики та вугільної промисловості... Об’єднанням енергетичних підприємств “Галузевий резервно-інвестиційний фонд розвитку енергетики ” |
| ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ ЗАСТУПНИК А ДИРЕКТОРА З ВИХОВНОЇ РОБОТИ Дана посадова інструкція розроблена на основі тарифно-кваліфікаційної характеристики заступника директора. При складанні інструкції... |
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ КЛАСН ОГО КЕРІВНИК А Дана посадова Інструкція розроблена на основі Положення про класного керівника навчального закладу системи загальної середньої освіти,... |
| ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ ЗАСТУПНИКА ДИРЕКТОРА З ВИХОВНОЇ РОБОТИ Дана посадова інструкція розроблена на підставі тарифно-кваліфікаційної характеристики заступника директора закладу освіти, затвердженої... |
ІНСТРУКЦІЯ про виконання в Україні Конвенції про стягнення аліментів за кордоном Ця Інструкція визначає порядок виконання в Україні Конвенції про стягнення аліментів за кордоном, укладеної у м. Нью-Йорк 20 червня... |