ІНСТРУКЦІЯ


НазваІНСТРУКЦІЯ
Сторінка1/8
Дата20.04.2013
Розмір1.09 Mb.
ТипДокументи
bibl.com.ua > Право > Документи
  1   2   3   4   5   6   7   8




від 18 червня 2008 року № 464-р

м. Новомиргород

Про затвердження Інструкції

з діловодства у Новомиргородській

районній державній адміністрації

Відповідно до Закону України “Про місцеві державні адміністрації”, постанов Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” (із змінами), від 18 липня 2007 року № 950 “Про затвердження Регламенту Кабінету Міністрів України”, від 31 жовтня 2007 року № 1270 “Про внесення змін до Типового регламенту місцевої державної адміністрації” та на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 9 квітня 2008 року № 338 “Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України”, розпорядження голови Кіровоградської обласної державної адміністрації від 25 квітня 2008 року № 350-р « Про затвердження інструкції в Кіровоградській обласній державній адміністрації»:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Новомиргородській районній державній адміністрації (додається).
2. Визнати такими, що втратили чинність, розпорядження голови районної державної адміністрації від 8 серпня 2002 року № 690-р «Про затвердження Інструкції з діловодства у Новомиргородській районній державній адміністрації» та від 10 травня 2007 року № 393-р “Про нову редакцію Інструкції з діловодства в апараті Новомиргородської районної державної адміністрації”.
3. Контроль за дотриманням вимог вищезазначеної Інструкції покласти на керівника апарату райдержадміністрації Ганула М.І.

Перший заступник голови

районної державної адміністрації О.БАРВІНОК
ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядженням голови Новомиргородської

районної державної адміністрації

Кіровоградської області

від 18 червня 2008 року № 462-р


ІНСТРУКЦІЯ


з діловодства в Новомиргородській районній державній адміністрації
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Інструкція з діловодства в апараті Новомиргородської районної державної адміністрації (далі –Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності Новомиргородської районної державної адміністрації (далі - РДА) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.
1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів (ПК). Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.
Порядок ведення діловодства , що містить інформацію з обмеженим доступом , та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно - правовими актами.
1.3.Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у РДА розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень голів обласної та районної державних адміністрацій з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів , на організаційно – розпорядчу документацію.
1.4. Архівні установи надають РДА організаційно – методичну допомогу у вдосконаленні та організації діловодства, розробляють і затверджують обов’язкові для виконання всіма установами нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право

перевіряти ведення діловодства в РДА і вимагати від керівників структурних підрозділів РДА усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.
1.5.Відповідальність за організацію діловодства в РДА несе :

у апараті райдержадміністрації – керівник апарату;

у структурних підрозділах - керівник.
Ведення діловодства в апараті райдержадміністрації, відповідно до вимог державних стандартів, цієї Інструкції покладається на загальний відділ апарату райдержадміністрації (далі – діловодна служба).

У структурних підрозділах РДА, в яких за штатним розписом не передбачено посади працівників з діловодства, ця робота наказом керівника покладається на спеціально призначену для цього особу.
1.6.Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється :

в апараті РДА – керівником апарату ;

у структурних підрозділах – керівником (далі – керівник).

Керівник у межах наданих йому прав зобов’язаний :

вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування ;

не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій ( далі – організацій) , що належать до сфери управління РДА, різних відомостей, звітів , зведень та інших не передбачених нормативно –правовими актами документів, яке не викликане необхідністю ;

здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем’єр-міністра України, розпоряджень голови обласної державної адміністрації та доручень керівництва облдержадміністрації ;

забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті та в організаціях, що належать до сфери його управління ;

всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів щодо оснащення діловодної служби сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби для підвищення кваліфікації ;

здійснювати контроль за обов’язковим додержанням у РДА та в організаціях , що належать до сфери її управління , вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів , передбачених державними стандартами на організаційно – розпорядчу документацію, та цієї Інструкції.

1.7. У разі звільнення працівника , а також у разі його відпустки , відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи, за вказівкою керівника, передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно – контрольних довідниках.
1.8.У Новомиргородській райдержадміністрації здійснюється діловодство, ведеться документація і листування з іншими органами виконавчої влади, місцевого самоврядування, територіальними органами міністерств і відомств державною мовою .

У місцях (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві може використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної національної меншини у порядку , встановленому законом.
2. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ РДА

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
2.2. У РДА визначається конкретний комплекс документів , передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування її діяльності.
2.3. Управлінська діяльність РДА здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів РДА визначається актами законодавства, положеннями про її структурні підрозділи.

З питань , що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів у РДА є :

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, рішення обласної ради, розпорядження голови облдержадміністрації, рішення районної ради, розпорядження голови райдержадміністрації ;

провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання РДА покладених на неї завдань і функцій ;

потреба у правовому регулюванні діяльності.
2.5. Розпорядчі документи , що надходять до РДА від органів вищого рівня доводяться до організацій, що належать до сфери її управління. РДА має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її управління, разом із супровідним листом або ксерокопії даних документів.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
2.7.Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в

колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів або стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі, коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься . Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.
2.8. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління РДА, шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегії районної державної адміністрації провадяться в життя розпорядженнями голови райдержадміністрації.

Рішення колегій структурних підрозділів провадяться в життя наказами керівника.
2.9. РДА під час здійснення оперативних зв’язків з організаціями, що належать до сфери її управління , іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки ( особисті або по телефону), провести інструктування тощо.
2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.
3. ПРИЙМАННЯ, РОЗГЛЯД І РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
3.1. Приймання документів
3.1.1. Усі документи , що надходять до РДА, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються діловодною службою.

У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником.

3.1.2. У діловодній службі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.
3.1.3. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.
3.2. Попередній розгляд документів
3.2.1. Всі документи, що надійшли до РДА, підлягають обов’язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється працівниками діловодної служби відповідно до розподілу функціональних обов’язків.
3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівником РДА, або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.
3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Законом України « Про місцеві державні адміністрації» положеннями про апарат РДА та про структурні підрозділи РДА, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності РДА, номенклатурами справ.
3.2.5. Голові райдержадміністрації відразу після реєстрації передаються акти законодавства, доручення Прем’єр-міністра України, запити, звернення народних депутатів та доручення керівництва облдержадміністрації на їх виконання в папці з грифом «Невідкладно».
Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, розпорядження голови облдержадміністрації, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.
Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям.
3.2.6. Для забезпечення ритмічності роботи діловодні служби, за погодженням з керівництвом, можуть розробляти графіки доставки кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.
3.3. Реєстрація документів
3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного

позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.
3.3.2. Реєстрація законів України, постанов Верховної ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр- міністра України проводиться централізовано.

Реєстрація документів, що надходять до РДА, здійснюється діловодною службою.

Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено у додатку 1.
3.3.3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в РДА, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.
3.3.4. Кожний документ реєструється в РДА лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з апарату райдержадміністрації до інших структурних підрозділів райдержадміністрації він повторно не реєструється.
3.3.5. Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту.
3.3.6. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності , кореспондентами тощо.
3.3.7. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно–контрольна картка, придатна для оброблення ПК (додаток 2).
3.3.8. Журнальна форма реєстрації документів допускається, якщо обсяг документообігу до 500-600 документів на рік (додатки 3,4 ).
3.3.9. При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки виготовляються у необхідній кількості примірників, або створюються за допомогою ПК.
3.3.10. У РДА реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для діловодної служби та структурного підрозділу, якому картка

передається разом з документом). У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки.
3.3.11. Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки , які створюються окремо на кожний календарний рік.

Довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів.

Перша частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання.

Друга частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.

ПК для пошуку документів також використовується.
3.3.1. Закони України, постанови Верховної ради України, акти Президента України, рішення кабінету Міністрів України, доручення Прем’єр - міністра України, а також інші документи в міру можливості реєструються а автоматизованому режимі. Запис здійснюється з реєстраційно–контрольної картки, побудованої на базі обов’язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів (додаток 5 ), або шляхом прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор ( кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа –для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата) ; відповідальний виконавець; термін виконання; розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо; позначка про виконання (короткий зміст вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа - відповіді).

Склад обов’язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою.
У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних. До центрального банку реєстраційних даних заносяться закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України, рішення кабінету Міністрів України, доручення Прем’єр – міністра України, а також інші документи в міру можливості.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.

Пошук інформації провадиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.
  1   2   3   4   5   6   7   8

Схожі:

Л. О. Тимчук ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
Ця інструкція складена на основі кваліфікаційного довідника професій робітників, яким встановлюються місячні оклади згідно діючому...
Л. О. Тимчук ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
Дана посадова інструкція розроблена на основі тарифно-кваліфікаційної характеристики керівника освітнього закладу
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ МЕДИЧН ОЇ СЕСТР И
Ця посадова інструкція розроблена на основі тарифно-кваліфікаційної характеристики
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ ЗАВІДУВАЧ А КАБІНЕТОМ
Дана посадова інструкція розроблена на основі Положення про навчальні кабінети загальноосвітніх навчальних закладів
Інструкція з техніки безпеки учнів при виконанні робіт з кулінарії...
Правильно одягніть спецодяг (застебніть його на всі ґудзики, сховайте волосся під головний убір)
НОРМАТИВНИЙ ДОКУМЕНТ Міністерства енергетики та вугільної промисловості...
Об’єднанням енергетичних підприємств “Галузевий резервно-інвестиційний фонд розвитку енергетики ”
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ ЗАСТУПНИК А ДИРЕКТОРА З ВИХОВНОЇ РОБОТИ
Дана посадова інструкція розроблена на основі тарифно-кваліфікаційної характеристики заступника директора. При складанні інструкції...
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ КЛАСН ОГО КЕРІВНИК А
Дана посадова Інструкція розроблена на основі Положення про класного керівника навчального закладу системи загальної середньої освіти,...
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ ЗАСТУПНИКА ДИРЕКТОРА З ВИХОВНОЇ РОБОТИ
Дана посадова інструкція розроблена на підставі тарифно-кваліфікаційної характеристики заступника директора закладу освіти, затвердженої...
ІНСТРУКЦІЯ про виконання в Україні Конвенції про стягнення аліментів за кордоном
Ця Інструкція визначає порядок виконання в Україні Конвенції про стягнення аліментів за кордоном, укладеної у м. Нью-Йорк 20 червня...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання


При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання © 2013
звернутися до адміністрації
bibl.com.ua
Головна сторінка