ІНСТРУКЦІЯ


НазваІНСТРУКЦІЯ
Сторінка4/8
Дата20.04.2013
Розмір1.09 Mb.
ТипДокументи
bibl.com.ua > Право > Документи
1   2   3   4   5   6   7   8
7.3.2. Зберігання справ у структурних підрозділах, схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.
7.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.
7.3.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегії зберігаються у загальному відділі (відповідального секретаря колегії), працівники якого несуть відповідальність за їх схоронність. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису.
7.3.5. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.

7.3.6.Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу заступника голови, керівника апарату райдержадміністрації. На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.
7.3.7. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу голови райдержадміністрації з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа.


  1. ПІДГОТОВКА СПРАВ ДО ЗБЕРІГАННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ




    1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років ) строків зберігання повинні здаватися в архів РДА для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архіву РДА за погодженням з заступником голови райдержадміністрації

.

8.2. Підготовка документів д о передачі в архів включає :
експертизу цінності документів ;
оформлення справ;
складання описів справ;
передачу справ до архіву і забезпечення схоронності документів.
8.3.Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх з метою

встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.
8.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів в апараті РДА створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).
8.5.Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертиз цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.
8.6. Виділення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню , розглядаються на засіданнях ЕК РДА та ЕК архівного відділу РДА одночасно з описами справ. Дані акти затверджуються в апараті – керівником апарату РДА, а в структурних підрозділах - їх керівниками після чого подаються на затвердження експертно-перевірній комісії (ЕПК) Державного архіву відділу Кіровоградської області (додаток 22).
8.7. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками діловодної служби або відомчого архіву установи господарській службі.
8.8. Документи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому

оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису ; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
8.9. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.
8.10. Окремі групи справ постійного строку зберігання , найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, рішеннями, наказами тощо), повинні мати внутрішній опис документа у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.
8.11. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 23).
8.12. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери розпоряджень, наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).
8.13.Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: “є документи за ... роки”.
8.14. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
8.15. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівом, номер опису і фонду.
8.16. У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи

до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).
8.17. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
8.18. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.
8.19. Описи справ зазначених у пункті 8.18. цієї Інструкції категорій як установи в цілому (для установ з централізованим формуванням і

зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу окремо (для установ із складною структурою) складаються за встановленою формою (додаток 24) .
8.20. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі архівного відділу РДА.

8.21. Опис справ структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил :

номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи.

Наприклад, описи справ постійного , тривалого строків зберігання і з особового складу структурного підрозділу №5, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 1997 році, будуть мати номери : 5 П-97; 5 Т-97; 5 О/С-97 ;

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу “Строк зберігання, стаття за переліком” ;

графа опису “Примітка” використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам, про наявність копій тощо ;

систематизація справ структурного підрозділу апарату , що включаються до опису , повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і апарату РДА в цілому;

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.
8.22. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається : “Документи з цього питання див. також у розділі за ______рік, № ________”.
8.23. Опис справ структурного підрозділу апарату РДА підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником діловодної служби (працівником) і затверджується керівником структурного підрозділу . За наявності ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.
8.24. Опис справ структурного підрозділу апарату РДА складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами у відомчий архів, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі. За наявності ЕК опис складається у трьох примірниках, оскільки один примірник опису додається як підстава до протоколу ЕК.
8.25. Описи справ структурних підрозділів апарату РДА є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ, за яким справи передаються на зберігання до архівного відділу райдержадміністрації.
8.26. Зведений опис справ постійного строку зберігання складається у п’яти примірниках і підлягає обов’язковому погодженню з ЕК архівного відділу РДА та затвердженню ЕПК Державного архіву Кіровоградської області через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження направляються всі п’ять примірників описів, один з яких після затвердження залишається в архівному відділі РДА, а решта повертається. Відповідно до затверджених описів РДА зобов’язана передавати справи до архівного відділу райдержадміністрації в установлені строки.
8.27. Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у трьох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.
8.28. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно - обліковими картками на документи передаються у відомчий архів установи через два роки після завершення їх у діловодстві ( наприклад , справи за 1999 рік передаються в архів у 2002 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архів на розсуд керівника установи.

Передача справ в архів здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником апарату РДА.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів оформляє видачу справ у тимчасове користування.
8.29. Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником відомчого архіву установи в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково - історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в архів за описами . При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису працівник відомчого архіву установи розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві.

Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися у відомчий архів установи за номенклатурою справ.
8.30. Справи передаються до відомчого архіву установи зв’язаними належним чином.

8.31. Схоронність документів в установі забезпечується наявністю архіву згідно із Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”.
9. ФУНКЦІЇ ДІЛОВОДНОЇ СЛУЖБИ

9.1. Робота діловодної служби (загальний відділ, канцелярія, працівник діловодної служб, секретар ) регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі Закону України «Про місцеві державні адміністрації», регламенту РДА, положення про установу і цієї Інструкції та затверджується керівником установи.
9.2. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником діловодної служб на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців і затверджуються керівником установи.
9.3.Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.
9.4. Відповідно до основного завдання діловодна служба:

розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегії РДА;

контролює організацію друкарського виготовлення , копіювання і тиражування документів;

уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи керівництва РДА;

забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності РДА та організацій, що належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;

удосконалює форми і методи роботи з документами в РДА та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК ;

здійснює організаційно – методичне керівництво роботою з документами в підрозділах РДА;

організовує підвищення кваліфікації працівників РДА щодо роботи з документами;

впроваджує державні стандарти , уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в РДА та організаціях, що належать до сфери її управління;

завіряє печаткою документи у випадках, передбачених Інструкцією для роботи з документами в РДА.
9.5. Діловодну службу очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником установи.
9.6. Керівник діловодної служби повинен мати вищу освіту (із стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років).

Посадова особа, відповідальна за роботу з документами в установі , що не має діловодної служби, повинна мати досвід роботи у діловодній службі не менше трьох років.
9.7 Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє :

з керівниками структурних підрозділів РДА та організацій, що належать до сфери її управління, - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегій, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях ;

з юридичною службою – з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;

із службою кадрів, – з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами ;

із службами матеріально – технічного постачання і господарського обслуговування – з питань забезпечення РДА та , зокрема, працівників діловодної служби, засобами оргтехніки , бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування.
1   2   3   4   5   6   7   8

Схожі:

Л. О. Тимчук ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
Ця інструкція складена на основі кваліфікаційного довідника професій робітників, яким встановлюються місячні оклади згідно діючому...
Л. О. Тимчук ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
Дана посадова інструкція розроблена на основі тарифно-кваліфікаційної характеристики керівника освітнього закладу
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ МЕДИЧН ОЇ СЕСТР И
Ця посадова інструкція розроблена на основі тарифно-кваліфікаційної характеристики
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ ЗАВІДУВАЧ А КАБІНЕТОМ
Дана посадова інструкція розроблена на основі Положення про навчальні кабінети загальноосвітніх навчальних закладів
Інструкція з техніки безпеки учнів при виконанні робіт з кулінарії...
Правильно одягніть спецодяг (застебніть його на всі ґудзики, сховайте волосся під головний убір)
НОРМАТИВНИЙ ДОКУМЕНТ Міністерства енергетики та вугільної промисловості...
Об’єднанням енергетичних підприємств “Галузевий резервно-інвестиційний фонд розвитку енергетики ”
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ ЗАСТУПНИК А ДИРЕКТОРА З ВИХОВНОЇ РОБОТИ
Дана посадова інструкція розроблена на основі тарифно-кваліфікаційної характеристики заступника директора. При складанні інструкції...
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ КЛАСН ОГО КЕРІВНИК А
Дана посадова Інструкція розроблена на основі Положення про класного керівника навчального закладу системи загальної середньої освіти,...
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ ЗАСТУПНИКА ДИРЕКТОРА З ВИХОВНОЇ РОБОТИ
Дана посадова інструкція розроблена на підставі тарифно-кваліфікаційної характеристики заступника директора закладу освіти, затвердженої...
ІНСТРУКЦІЯ про виконання в Україні Конвенції про стягнення аліментів за кордоном
Ця Інструкція визначає порядок виконання в Україні Конвенції про стягнення аліментів за кордоном, укладеної у м. Нью-Йорк 20 червня...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання


При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання © 2013
звернутися до адміністрації
bibl.com.ua
Головна сторінка