|
|
Скачати 3.48 Mb.
|
|
Оформлення сторінки документа
Традиційна система рубрикації має такий вигляд: I. ……………………………………………………………… 1. …………………………………………………………… 2. …………………………………………………………… 3. …………………………………………………………… : а) …………… ; б) …………… ; в) …………… . II. …………………………………………………………….. Нова система рубрикації: 1.1.1….. 1.1.2. …. 1.2.1….. 2.1.1. …. Загальні вимоги до мови документа Об’єктивність змісту документа виявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні строго відповідати нормам державного адміністративного права. Найважливіші, найвідповідальніші документи завжди є предметом колегіального, колективного розгляду. Службові папери оформляються переважно від імені юридичної особи: установи або її структурного підрозділу; тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Як відомо, більшість службових документів пишеться не від першої, а від третьої особи (при цьому, як правило, займенники замінюються іменниками: Інститут просить… Міністерство не заперечує… Заводові потрібні... Можлива й інша, теж беззайменникова конструкція: Просимо (Прошу)... та ін.). Переважаюча форма оцінки ситуації у таких документах — це констатація дій підприємства, установи, організації, уже здійснених чи здійснюваних. Повна об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб’єктивно-оцінних моментів у викладі (зокрема у доборі лексики, синтаксичній будові та ін.). Проте не слід “впадати” і в іншу крайність — у повне знеособлення усіх типів ділових документів (насамперед це стосується ділового листа). Таким чином, об’єктивність забезпечується точно знайденими пропорціями для кожного виду документів. Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах ділових паперів, де зовсім виключаються (або якнайретельніше уникаються) суб’єктивні (експресивні, емоційні) елементи: вияви роздратування, незадоволення; привнесення особистого ставлення до справи чи до особи в текст документа тощо. Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв’язок усіх компонентів документа, чітко виявлені причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами (ці зв’язки можуть виражатися як у межах одного речення, так і в межах усього документа, повним його текстом). Крім причинно-наслідкових зв'язків, логічна послідовність ділового документа може реалізуватися й іншими типами зв'язків: це протиставлення (воно найчастіше виражається словами проте, однак), виявлення й логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім), мети (з цією метою, для цього, тому), результативності (отже, таким чином, в результаті, загалом); це конкретизація якогось місця в документі (наприклад, зокрема, як-от). Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені позначення, абзац та ін. Слід мати на увазі, що членуванню підлягає лише такий текст документа, з якого можна виділити певну кількість абсолютно співмірних компонентів, у іншому випадку логічність викладу порушується. Членування тексту має ще один типовий вияв — це виділення головного, основного, найважливішого серед тих фактів, що повідомляються. Досягається таке членування порядком розміщення частин тексту, точним поділом на абзаци, вмінням так організувати виклад, щоб другорядне не перешкоджало у сприйманні основного, найважливішого. Повнота інформації полягає у тому, що всі необхідні для правильного зрозуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка і її словесне вираження якомога щільніше збігалися, поєднувалися. Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання, що розглядається. Ясність викладу, точність опису — це дві тісно пов’язані між собою вимоги до тексту документа. Між ними існує такий зв’язок: чим глибше працівник проникає в сутність справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї висловлюється і тим яснішою вона буде для всіх тих, хто знайомиться з цим документом. Ясність забезпечується насамперед точним добором потрібного слова, правильним користуванням термінами, униканням вузьковідомчих професіоналізмів тощо. Велике значення має також чітке й точне формулювання прохань, пропозицій, наказів, вдале виділення й наголошення основної думки та ін. Тут особливо виразно проявляється принцип доцільності, який полягає у виборі серед близьких між собою слів і словосполучень найдоцільнішого в цій конкретній ситуації. Свобода від суперечностей — чи не найважливіша вимога серед таких, як повнота, простота, точність, ясність тощо. Суперечності в діловому папері виявляються ось у чому: обрані автором документа слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні слова, професіоналізми, розмовні слова, сурогатні творення), що утруднює сприймання тексту; суперечність може виявитись і в тому, що зміст не відповідає синтаксичній формі (наприклад, прохання викладається в такій категоричній формі, що це вже не прохання, а скоріше наказ); ще гірше, коли це суперечність смислового плану (наведені в тексті аргументи суперечать один одному або взаємо виключаються). Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Переконливим робить документ і вміння розмістити доказовий матеріал: якщо він увесь входить до основного тексту, то такий документ перетворюється на таблицю або зведення статистичних даних. Діловий папір повинен бути коротким, у ньому мусять знайти своє відображення лише основні, найважливіші положення й аргументи; все інше оформляється окремим додатком. Не слід забувати й того, що психологічні докази — поряд з логічними — мають неабияку силу переконання: часом вони надають діловому документу більшої переконливості, ніж кошториси, таблиці, довгі статистичні виклади, які розпорошують увагу одержувача документа (це насамперед стосується ділового листування). Потреба в переконливості іноді враховується, але втілюється на практиці в аж надто поверхові й недосконалі словесні формули. Так, зокрема, не надають діловому листу особливої переконливості повторювані безліч разів прислівники типу дуже, наполегливо, негайно, ще раз, переконливо та ін. Навпаки, переходячи з листа в лист, ці слова втрачають свою первісну функцію — бути прискорювачами дій; вони стають узвичаєними, а отже, і позбавленими сили переконання, доказовості. Тому треба чітко регламентувати їх вживання; лише тоді може бути збережена їх ефективність. Переконливість є надзвичайно важливою рисою ділових паперів: так, наприклад, переконливо, аргументовано, доказово укладений діловий лист може пришвидшити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору, змінити строки виконання зобов’язань та ін. Отже, переконливість надає життєвості будь-якому діловому паперу, і тому вона повинна постійно бути в полі зору того, хто укладає документ. Лаконічність викладу досягається попереднім обдумуванням змісту документа, складанням його плану (або продумуванням усіх послідовних етапів викладу змісту), добором аргументів. Лаконічним вважається такий документ, в якому немає зайвих або “порожніх” слів, повторень, розтягненої, багатослівної аргументації, плутанини в деталях тощо. Досягнути цього можна, зокрема, шляхом заміни складних речень простими, а також униканням дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, вживанням загальноприйнятих скорочень, умовних позначок і символів. Так, зокрема, лаконічністю характеризуються стандартні звороти, до того ж вони потребують мінімального напруження уваги під час сприймання їх у тексті документа й цим прискорюють процес читання. Як уже зазначалося, лаконізм досягається за рахунок правильного добору і розміщення аргументів (кожен аспект думки має бути чітко аргументований мінімальною кількістю даних). Крім того, стислість і чіткість викладу створюється й за рахунок правильного компонування документа: кожен аспект питання, викладеного в ньому, повинен займати певне місце в його логічній структурі й не збігатися з іншим аспектом. Недотримання цієї умови призводить до розтягнутості, довгих вступів, складних мотивувань, повторення вже сказаного раніше. Бажано, щоб кожен аспект змісту виділявся в окремий невеликий абзац (він може містити одне чи кілька речень, які виражають закінчену думку). Типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових паперів — одна з найактуальніших проблем діловодства сьогоднішнього дня. Доцільним є для кожного конкретного виду документа розробити певну схему побудови тексту й ввести її в інструкцію, узаконивши тим самим типізовані мовні засоби як оптимальний варіант. Це мають бути готові, перевірені багаторічною практикою, широко відомі словесні формули, здатні точно й недвозначно відобразити певну виробничу ситуацію. Такі стандартизовані звороти легко й швидко сприймаються, документи такого типу прості в обробці, зберіганні й відшукуванні в разі потреби. Читання документа — це процес пошуку потрібної інформації. Він здійснюється за ключовими словами й типізованими зворотами. Ключові слова дозволяють насамперед визначити вид документа (це слова, вміщені у формулярі: Наказ, Постанова, Довідка); вони можуть міститися і в самому тексті документа (наприклад: гарантуємо — у гарантійному листі; надсилаємо — у супровідному листі тощо.). Пошук, реферування, сортування ділових паперів значно полегшуються завдяки наявності цих формальних ознак. Таким чином, стандартизація мови службових документів дає можливість скоротити кількість зайвої інформації, а цим самим підвищити загальну культуру діловодства. Традиції ділового мовлення, наявні в різних сферах ділового спілкування, також мають важливе значення. Слід культивувати і всіляко підтримувати ті з них, які допомагають висловити думку якомога чіткіше, послідовніше, повніше й, по можливості, коротше. І навпаки — слід всіляко уникати тих традицій, які тяжіють до вчорашнього дня в діловому мовленні: вони ускладнюють сприймання документа і до того ж не відповідають нормам сучасної української літературної мови. Нормативність мовних засобів ділового стилю — обов’язкова вимога до нього. Мова ділових документів повинна насамперед відповідати нормам сучасної української літературної мови, які безпосередньо не пов’язані з особливостями того чи іншого стилю, тих чи інших конкретних, вузькоспецифічних умов спілкування. Вимога зрозумілості мови ділового документа якраз і означає вживання засобів літературної мови — загальновідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів літературної мови в тому значенні, яке закріплене за ними словником, усталених, загальноприйнятих тощо. У підготовці документа слід враховувати, що мова не є пасивним фіксатором його змісту, вона виконує активну стимулюючу й регулюючу роль у діяльності органів управління. А це значить, що добір відповідних мовних конструкцій безпосередньо впливає на дієвість директивної і розпорядчої документації: точно дібраних (й далеко не однакових) мовних засобів вимагають документи, в яких викладається прохання, запит, формулюються претензії, висловлюється подяка, оголошується догана та ін. Людина, що укладає їх, повинна добре володіти українською літературною мовою, її законами й нормами, щоб кожного разу дібрати найдоцільніший і найпереконливіший мовний засіб. Етикет ділових паперів Ділова документація відображає характер суспільних відносин у виробничій, управлінській та інших сферах життя суспільства. Тому питання мовного етикету в діловодстві набуває принципового, а не приватного, суб’єктивного, часткового значення. Найголовнішим виявом етикету є переконливість документа. Вичерпна переконливість ділового папера досягається тоді, коли укладачеві його вдалося якнайповніше і якнайточніше висловити розуміння ним громадських, а не лише вузьковідомчих чи особистих інтересів. Використання форм третьої особи. Особисті стосунки відсуваються на задній план насамперед тому, що переважна більшість ділових паперів оформляється від третьої, а не від першої особи (така форма звертання, як Шановний… або Глибокошановний… зустрічається лише в деяких гарантійних листах, а також у листах, які містять прохання, звертання або пропозицію й адресовані конкретній особі чи особам). Використання форми третьої особи якраз і посилює громадський характер ділового документа. Проте повністю відмовитись від будь-яких виявів форм ввічливості в діловому папері означало б відмовитися від узвичаєних у суспільстві традицій. Цим і пояснюється така вимога: “Давно пора перебороти скептицизм стосовно до словесних “форм ввічливості” і ввести в ділове писемне мовлення аспект змісту, присвячений мовному етикету” (П.Веселов). Мовний етикет не вичерпується списком стандартних словесних зворотів, покликаних висловлювати ввічливість; він повинен пронизувати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи й спосіб викладу тексту. Так, наприклад, лист-відмову можна розпочати прямо з констатації відмови, а можна, перш ніж сформулювати відмову, пояснити, чим вона викликана. Якщо перед відмовою є переконливе логічне пояснення, а також ділова порада, як вийти з ситуації, що склалась, або до кого слід звернутись адресатові, то тоді відмова не справить такого різкого враження й дасть можливість продовжувати ділові стосунки. Питання мовного етикету набуває особливої актуальності й гостроти під час складання рекламацій, листів-претензій та інших листів-вимог. Саме в цьому виді ділової кореспонденції укладачеві листа доводиться особливо ретельно вишукувати належну форму для викладу думки. Часто стриманий тон викладу замінюється відвертими, неприхованими виявами роздратування, злої насмішки і навіть грубощів. А за нормами етики службова особа, якій доручено укладання такого важливого документа, повинна в максимально стриманій формі висловити громадські інтереси свого підприємства. Адже лист, укладений в різкому тоні, викличе відповідь у такому ж різкому й нетерпимому тоні, що знижує ефективність ділового писемного спілкування і створює нервові, напружені стосунки між підприємствами. Великі можливості для вираження етичної оцінки дій іншої сторони приховані в такій дієслівній категорії, як активний і пасивний звороти. Порівняйте такі конструкції:
У першому випадку невиконання приписується як провина цілком конкретній особі. У другому увага концентрується на факті невиконання, конкретний винуватець не називається. У тих випадках, коли треба підкреслити, що факт звершення дії має більше значення, ніж вказівка на особу діяча, використовується пасивна форма. Наприклад: Оплата гарантується … Лист надіслано … Ваша телеграма одержана … Строки виконання робіт зриваються … Вашу пропозицію схвалено … тощо. Активна форма звичайно надає викладу динамізму і вживається в тих випадках, коли необхідно вказати на конкретну особу як джерело дій: Завод не гарантує якості виробів після 6-ти місяців з моменту відвантаження … Головне управління не заперечує проти того, щоб … Великі можливості в цьому плані містить відокремлення. Вдало застосоване відокремлення може знизити напруженість викладу, наприклад:
За допомогою відокремленого звороту можна вказати на зв’язок із попереднім листуванням, продемонструвавши цим свою добру обізнаність із питанням, що розглядається, наприклад: Як Вам уже відомо, ми… Відокремлений дієприслівниковий зворот може також виступити в цій ролі, порівняйте: Уважно розглянувши поданий на затвердження проект, бюро вважає… Користуючись дієприслівниковим зворотом, можна сформулювати причини, які були підставою для прийняття певного рішення (зворотом звичайно розпочинають речення), наприклад: Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись... тощо. Під час написання ділового листа слід пам’ятати, що очікуваний результат може бути лише підказаний, але аж ніяк не нав’язаний адресатові. Тому не слід викладати прохання у формі жорсткої вимоги, яка припускає лише одне розв’язання проблеми. У таких випадках доречніше просити не Вашого позитивного рішення, а просто розгляду висловленого прохання й винесення певного рішення. Таке ж негативне враження справляє й надмірна ввічливість (вона обтяжує мову документа, а часом надає йому фальшивого звучання), особливо якщо врахувати, що сучасній вітчизняній діловій кореспонденції скоріше властива сухість, ніж захоплення надмірною ввічливістю. Стриманий тон виявляється ще й у тому, що оцінка певної ситуації не висловлюється прямо (до того ж суб’єктивно), а дається в опосередкованій формі — через констатацію фактів, які мали місце (або повинні були мати місце). Думка, що її не висловлено в прямій формі, повинна випливати з самої логіки фактів; це надає ще більшої сили й переконливості документу. Тут зовсім недоречне іронізування, вияви грубощів, багатослівні дорікання тощо. Ось як, наприклад, може бути сформульоване розпорядження (зверніть увагу: це також своєрідна констатація певного факту):
Перше речення звучить як категоричний наказ і можливе лише в стосунку до підлеглих. Друге речення, маючи той самий зміст, звучить більш стримано, хоч і не менш категорично. Третє речення має дещо послаблену категоричність. У четвертому реченні необхідність підкреслюється не безапеляційним повинні, а займенником на цій, який виділяє, наголошує те, якою важливою є саме ця нарада. Останнє речення має відтінок розмовного мовлення, проте звучить значно ввічливіше, ніж усі попередні речення. Воно свідчить про те, що обидві сторони добре знають одна одну, зокрема знають і те, що лише щось надзвичайне може перешкодити цій людині прийти на нараду. Звичайно у листах-відповідях завжди вказується номер і дата отримання й тема того листа, на який дається відповідь. Включення теми листа ще й до його тексту (у формі розгорнутого речення) означає, що інша сторона надає винятково великого значення цьому питанню. Етикет виявляється і в практиці підписання ділових паперів. Так, він вимагає дотримання службового рівня при підписанні листів-відповідей: відповідь на лист, підписаний директором, має бути підписана також директором, а не його заступником; проте відповідь на лист, підписаний заступником, може підписати й директор. Етикет вимагає також неухильного дотримання практики одного чи кількох підписів, залежно від документа. Лист, який містить відмову, доречно закінчити словами 3 повагою або 3 глибокою пошаною. Займенник Ваш і всі його варіанти (Ви, Вас, Вами, на Вас, Вам) повинні писатися з великої літери. Проте етикет не вимагає у листі-відповіді дотримуватися тієї ж неправильної, вузьковідомчої лексики й термінології, яка була в отриманому листі. Як зазначають дослідники, намагання не образити іншу сторону, “поправляючи” її, є однією з причин засміченості, невпорядкованості словника сучасної ділової кореспонденції. Ситуацій, в яких виявляється службовий етикет, так багато, що неможливо їх усі передбачити й дати готові рекомендації. Тільки внутрішній такт і об’єктивність в оцінці ситуації можуть підказати найдоцільніший, найефективніший спосіб висловлення, який сприятиме налагодженню ділових контактів між організаціями, підприємствами, установами. Орієнтовні елементи мовного етикету, що виражають у листах подяку, вибачення, прохання: |
|
НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНИЙ ПОСІБНИК ДО ВИВЧЕННЯ КУРСУ Київ 2 011 Навчально-методичний... Навчально-методичний посібник до вивчення курсу «Основи економічної теорії» / Укл. Н.Є. Скоробогатова, Н. О. Черненко. К.: НТУУ "КПІ",... |
Навчально-методичний посібник Суми Медична генетика: навчально-методичний посібник для студентів ВНЗ / В. Е. Маркевич, М. П. Загородній, І. Е. Зайцев, А. М. Лобода,... |
|
Боровський В. Н. Гроші та кредит. Навчально-методичний посібник та... |
Навчально-методичний посібник Механічна кулінарна обробка бульбоплодів... Рецензiя на навчально – методичний посібник «Організація роботи контролера-касира вторговельних підприємствах на ЕККА різних типів»... |
|
Навчально-методичний посібник з навчальної дисципліни Навчально-методичний посібник для самостійної роботи та практичних занять з навчальної дисципліни “Сімейне право” (відповідно до... |
Навчально-методичний посібник для самостійної роботи Навчально-методичний посібник для самостійної роботи та семінарських занять з навчальної дисципліни “Соціологія” (відповідно до вимог... |
|
Навчально-методичний посібник для практичних занять Навчально-методичний посібник для практичних занять та самостійної роботи з навчальної дисципліни “Господарське право” (відповідно... |
НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНИЙ ПОСІБНИК ДЛЯ ПРАКТИЧНИХ ЗАНЯТЬ Навчально-методичний посібник для практичних занять та самостійної роботи з навчальної дисципліни “Екологічне право України” (відповідно... |
|
Навчально-методичний посібник для практичних занять Навчально-методичний посібник для практичних занять та самостійної роботи з навчальної дисципліни “Екологічне право України” (відповідно... |
НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНИЙ ПОСІБНИК ДЛЯ САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ Навчально-методичний посібник для самостійної роботи та семінарських занять з навчальної дисципліни “Фінансове право України” (відповідно до вимог ECTS) / Уклад.: М.... |