|
|
Скачати 1.04 Mb.
|
лекція 7. Писемне мовлення ОФІЦІЙНОЇ СФЕРИ: ділове листуванняПлан:
Проблемно-пізнавальні питання:
Література:
1. Як відомо, писемне мовлення визначається специфічними умовами писемного спілкування і насамперед відсутністю співрозмовника в момент висловлення думки. Одиницею писемного мовлення, фактичною реалізацією його є текст. Згадаємо, що текст – певна з функціонально-смислового погляду упорядкована група речень, які являють собою, завдяки семантичним і функціональним взаємовідношенням елементів, завершену смислову єдність. Текст, як правило, складається з більшої чи меншої кількості речень, але не завжди певна сукупність речень становить текст. Речення у межах певного тексту повинні бути об'єднані різними типами лексичного, граматичного, логічного, стилістичного зв'язку, мати певну цілеспрямованість і прагматичну установку. Текст може членуватися на абзаци – чітко об'єднані змістом і будовою відрізки цілого. Речення в межах абзацу перебувають у тісних смислових і граматичних зв'язках між собою. Як одиниця писемного ділового мовлення, текст знаходить свою реалізацію у діловому листуванні. Ділове листування охоплює листи чи іншу форму кореспонденції, що надсилаються будь-яким офіційним особам від імені інших офіційних осіб. Є два основні види офіційної кореспонденції: а) офіційне листування між державними установами різних країн, іноземними представництвами та їх посадовими особами (ноти, меморандуми, пам'ятні записки) Цей вид кореспонденції використовується в основному в дипломатичній практиці; б) ділові (комерційні) листи, що широко практикуються при організації ділових контактів між фірмами, організаціями тощо. Загальні протокольні вимоги до офіційного листування, метою якого є засвідчення адресатові поваги з урахуванням рангів між відправником і адресатом, ґрунтуються на принципах рівності, поваги та взаємної коректності. 2. Принципи ділового листування передбачають: Лаконізм. Ділові листи не повинні бути надто довгими, якщо цього не вимагає ситуація. Слід викладати інформацію чітко та по суті, без зайвих ліричних відступів. Саме такий лист характеризуватиме вас як досвідченого кореспондента, що не зловживає чужим часом і увагою, досконало володіє мистецтвом письмового спілкування. Але лаконічність не повинна бути самоціллю і стати на заваді вишуканості та емоційності мови. Лаконічність викладу й одноманітність, безбарвність стилю – зовсім різні речі. Останнє – великий недолік, який при бажанні можна легко подолати. Адже наша мова така багата прикметниками та прислівниками. Вони й допоможуть позбавитися непотрібної сірості, невиразності стилю, при потребі зробити офіційний лист дещо теплішим, навіть дружнім. Логічність та послідовність викладу. Ще однією надзвичайно важливою умовою успіху листа є логічність та послідовність викладу. Треба стежити за ходом своїх думок та способом їх втілення на папері. Неприпустимо, щоб лист був хаотичним і непослідовним, інакше адресат навряд чи зрозуміє, з якою метою його писали. Основну увагу слід зосереджувати на найсуттєвішому, а згодом при необхідності переходити до другорядного. Для цього можна скористатися такими висловами-зв'язками:
Також текст слід розбивати на смислові абзаци – це значно полегшить його сприймання. Уникнення багатозначності та надміру іншомовних слів. Пишучи ділового листа, завжди слід дбати про того, кому він адресований і не завдавати клопоту з розшифруванням його змісту. Особливо ж це стосується вживання у тексті багатозначних слів і формулювань та слів іншомовного походження. Багатозначні слова звичайно актуалізуються у контексті. Особливо слід остерігатися формулювань, зрозуміти які можна по-різному. Треба усувати найменшу двозначність. Суть справи повинна бути викладена чітко, зрозуміло, і не викликати сумнівів чи запитань. Щодо слів іншомовного походження – тут трохи складніше. Безумовно, що в наш час бурхливого науково-технічного розвитку, широких і переплетених економічних зв'язків уникнути їх просто неможливо. Але йдеться не про очищення мови ділових листів від іншомовних слів – без багатьох із них нам просто не обійтись, – а про уникнення надмірного вживання іншомовних слів. Ввічливість. Ввічливість повинна бути духовною потребою кожної людини. Слід приділяти особливу увагу дотриманню етикету в діловому усному спілкуванні та кореспонденції. Адже одне недоречно вжите слово, невдало сформульоване речення можуть зруйнувати так дбайливо вибудовану споруду вашої справи, спричинитися до розриву стосунків, похитнути віру в людську та професійну порядність. Не кажучи вже про те, що слова "дякую" та "вибачте" і доречно використовувані "ділові компліменти" повинні стати невід'ємними елементами мови як усної, так і писемної. Уникнення категоричності. Слід намагатися, щоб тон листа був доброзичливим (не наказовим). Якщо ви поважаєте свого адресата і самого себе, спробуйте обійтись без категорично-наказових виразів і штампів: "слід негайно вжити заходів", "вимагаємо негайно...", "категорично забороняємо Вам…", "про виконання необхідно повідомити до …" тощо. Уникнення заперечних форм. Заперечення, звичайно, не завжди найкращий засіб відповіді адресатові чи впливу на нього. "Ми не можемо…", "ми не погоджуємось…", "я не маю наміру…" – ці вислови не викличуть позитивних емоцій. І якщо ситуація складається так, що без заперечної частки "не" не обійтись, спробуйте іншими засобами пом'якшити тон листа. "Ви повинні зрозуміти, що цього разу ми не в змозі...", "Мені дуже прикро, але...", "Дуже шкода, проте...", "На превеликий жаль, я не зможу…", "Ви, мабуть, передбачали ситуацію, коли ми не..." – форми стилістичного пом'якшення можуть бути дуже різні. 3. Бездоганно оформлена ділова кореспонденція — це свідчення поваги до адресата. Отже, якщо ви хочете досягти успіху, подбайте про те, щоб ваш лист і за формою, і, звичайно ж, за змістом був конкурентоспроможним, психологічно виграшним і з першого ж погляду викликав повагу й бажання мати з вами справу. Адже погодьтеся: презентабельний конверт та бланк фірми у поєднанні з акуратністю мимоволі спонукає лояльно поставитись до змісту, і навпаки, несвіжий, із загнутими кутиками конверт, текст, написаний на абиякому папері, кількаразово й нерівно зігнутий аркуш свідчить про необов'язковість, недбалість у веденні справ, нешанобливе ставлення до людей. Як кажуть, "все починається в житті з малого…" Обов'язкові реквізити листів: Звертання – вказує на офіційний та почесний титул адресата, наприклад: Шановний пане директор, Шановний пане Міністр, Шановний пане Посол тощо. Комплімент — це засвідчення ввічливості, яким починається або закінчується лист, наприклад: “Прийміть, пане Посол, запевнення у моїй високій повазі”;” З глибокою повагою”;” Цілком щиро ваш” або просто “щиро Ваш” тощо. Підпис засвідчує цей документ. Прізвище особи, уповноваженої поставити свій підпис, звичайно подається у кінці документа. Дата має охоплювати день місяця, рік і місце написання листа. Ці дані не пишуть у скороченому вигляді. Адреса – повністю прізвище, титул та адреса. Розміщують угорі або внизу першої сторінки документа залежно від його характеру та повторюють на конверті. У діловому листуванні існує ряд загальноприйнятих правил щодо оформлення листів: 1. Службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з його лицьової сторони. 2. У міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, але якщо лист більше однієї сторінки, то в кінці аркуша треба поставити "далі буде" (“continued over”). 3. Кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами. 4 Службові листи друкуються на машинці, комп'ютері, факсі; ширина поля з лівого боку – не менше 2 см. Сам текст листа друкується через 2 чи 1,5 інтервали. Абзац із крайнього рядка – 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзацу. 5. Вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-яких позначок, ініціалів друкарки, номерів телефонів. Позначки припустимі тільки на 2-му чи 3-му примірнику листа, що залишається. 6. У тексті не допускають виправлень, підчищень. 7. Конверти мають бути відповідного розміру. Траурні конверти прийнято використовувати за призначенням. 8. Резолюції на всіх видах вхідної кореспонденції робляться олівцем або на окремих аркушах паперу та приколюються. 9. Лист складається текстом всередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні можна складати. 10. Якщо надсилаються вітальні листівки, слід пам'ятати про те, що ставити лише підпис прийнято на офіційному привітанні. Особиста листівка повинна містити хоча б кілька рядків. 11. На телеграфний запит треба дати відповідь протягом 3-х днів. На лист – до 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом 3-х днів слід повідомити, що лист прийнято до відома, і дати остаточну відповідь протягом 30 днів. Структура листа має бути такою: 1. Дату відправлення із зазначенням місяця буквами вказують справа нижче реквізитів фірми-відправника (установи): 11 КВІТНЯ 200… р. (скорочення 11.04.200… р. у міжнародній практиці не вживається!). У США спочатку зазначають місяць, а далі число - Квітень, 11. 200… р. 2. Адресу, написану на конверті, повторюють на початку листа в лівому верхньому куті. 3. Ввічливе звертання пишуть нижче, без абзацу, зліва: "Дорогий + прізвище", або "Дорогий докторе + прізвище", або "Панове", "Шановні панове", "Шановний п.. + прізвище". В офіційних листах не прийнято звертатися на ти, навіть, якщо стосунки між людьми, які займають високі пости, дуже тісні. Залежно від ступеня близькості з кореспондентом можна звернутися: "Шановний …" (ім'я). Якщо в листі до німецького адресата треба звернутися "Дорогий п. докторе + прізвище", то до австрійського й швейцарського досить написати "Дорогий п.. докторе". Після вступного звертання ставлять кому, а не знак оклику. 4. Беручись до написання ділового листа, передусім постає проблема звертання. Звичайно, звертання можуть бути різними. Найпоширенішими є: Шановний/а____(ім'я)_______ Шановний пане_________ Шановна пані___________ Шановні панове_________ Шановні колеги__________ Ці звертання є усталеними, традиційними. Однак із формулами "Шановний пане" та "Шановна пані" слід бути дуже обережними – вони можуть влаштувати несподіванку. Маємо на увазі ситуацію, коли відомі лише прізвище та ініціали адресата і немає цілковитої впевненості у статі Іваненко О.П., то краще вжити поширене тепер подвійне звертання "Шановний пане/пані Іваненко О.П.". У сучасному діловому листуванні прийнятним вважається також використання звання адресата чи вказівка на його професію. Вельмишановний професоре! Шановний лікарю! Пане вчителю! Шановний пане суддя! Вельмишановний пане прокуроре! Не слід забувати про те, що в українській мові звертання повинне бути у формі кличного відмінка — формулювання "Шановна Ольга Петрівна", “Шановний вчитель”, "Пан суддя" є помилковими. Вступна частина будь-якого листа повинна відразу ж привернути увагу адресата. Від кількох перших фраз може залежати дуже багато. Наприклад, після довготривалих і напружених переговорів обидві сторони нарешті досягли згоди. Однак взаєморозуміння і теплі відносини, що склалися, можуть значно охолонути, якщо не намагатися підтримувати їх. І перша ж фраза листа може зіграти якщо не вирішальну, то дуже важливу роль або зміцнити приязнь і партнерство, або засвідчити доволі стримане ставлення і спричинити відповідну реакцію. Звичайно, якщо після згаданої зустрічі, на якій було досягнуто довгоочікуваної згоди, ви почнете свого листа словами: Відповідно до нашої угоди... Дозвольте Вам повідомити… Цим повідомляємо… На підтвердження нашої домовленості…, то це, безперечно, буде ввічливо, але холодно, нейтрально, без жодного натяку на потепління, що виникло внаслідок переговорів. Інша річ, якщо лист буде своєрідним продовженням цієї успішної зустрічі: Нам було приємно… Ми дуже раді… Щиро вдячні Вам за… Хочемо з приємністю зазначити... Нам особливо приємно… Такий вступний комплімент, що засвідчує вашу повагу, буде приємним для адресата і буде мати відповідну реакцію.І ще один нюанс, про який не можна забувати: відсутність звертання трактується як зневага до адресата та як порушення етикету ділового листування. Однак згадка про звертання ще не вичерпує проблеми, як правильно почати листа, щоб він справив на адресата належне враження. Початкові фрази, речення. Важливо вдало сформулювати першу фразу Вони можуть бути дуже різними, залежно від мети та змісту листа. Наприклад, у першому ж реченні можна висловити адресатові подяку — це буде і ввічливо, і доречно, і налаштує на доброзичливе сприймання. Щиро дякуємо за…, Дуже вдячні Вам за…, Висловлюємо свою вдячність за…, Дякуємо Вам за те, що Ви знайшли час і можливість… Інший, більш сухий і офіційний варіант початкової формули — підтвердження отримання листа (інформації, документів та ін.): Ми отримали Ваш лист від____ (дата)…, Підтверджуємо отримання Вашої телеграми…, На підтвердження телефонної розмови з Вашим представником повідомляємо… Завершальні речення тексту також можуть бути дуже різні — зрозуміло, що зміст їх залежить від того, про що йшлося вище у листі. Так, наприклад, можна повторити подяку, висловлену на початку чи просто подякувати за допомогу:
Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення сподівання, надії: “Сподіваємось, що домовленість буде взаємовигідною”. Прощальні фрази у діловій кореспонденції також можуть бути різними. Якщо адресат добре знайомий, з яким успішно співпрацюєте не перший рік, можна закінчити листа дружніми (але ні в якому разі не панібратськими чи фамільярними) фразами на зразок: Щиро Ваш… З найкращими побажаннями… З вдячністю та найкращими побажаннями… Щиро відданий Вам… У листах більш офіційною характеру вживаються такі закінчення: З повагою… З вдячністю і повагою… З повагою і найкращими побажаннями… Залишаємось з пошаною… З правдивою до Вас пошаною… Бажаємо успіхів! 5. Донедавна у мовознавстві та діловодстві побутувала офіційна теорія про те, що діловий стиль ні в якому разі не допускає жодних емоційних відхилень. Цей постулат відповідно поширювався і на сферу ділового листування – лист повинен бути офіційним, стандартним, містити лише необхідну інформацію. Якщо ж він виходив за рамки прийнятих норм, був написаний нетрадиційним стилем, то вважався недоладним, створював враження непрофесійності його автора. Але зараз, коли контакти ділових людей вийшли на зовсім інший професійний та міжнародний рівень, змінюються також погляди на ведення листування. Зокрема, відомий американський маркетолог та публіцист Рон Теппер вважає, що ділова кореспонденція — це вид епістолярного мистецтва, покликаний не лише досягти якоїсь комерційної мети, а й створити певний імідж. Він стверджує, що останнім часом у деяких видах ділових листів (запрошеннях, привітаннях, подяках та ін.) спостерігається помітне тяжіння до неофіційності і вважає це цілком природним. Отже, два доволі суперечливі погляди: дотримання офіційних канонів, з одного боку, і “стилістична відлига” аж до використання гумору та “магічних” слів, з іншого. Спробуємо знайти раціональне зерно. При веденні ділового листування не слід забувати, що листи – це документи. Отже, вони повинні бути чіткими, лаконічними, зрозумілими, не містити нічого зайвого, що заважало б сприйманню основної інформації. З іншого боку, лист — особливий вид документації, відмінний від протоколу. наказу чи розпорядження. Це ваша письмова розмова з адресатом, а тому навряд чи варто обмежуватись лише холодно-стандартними фразами. Зрештою, вибір повинні зробити ви самі — залежно від ситуації: мети листа, близькості знайомства з адресатом чи необхідності дотримання субординації. Перед вами відкритий широкий простір для творчості, стежте тільки за тим. щоб усе в листі було доречним.. |
| Тема : Ділові папери. Заява. Автобіографія. Резюме Обладнання: комп`ютер, мультимедійний проектор, картки з ситуативними завданнями, тлумачні словники, схема-презентація, зразки ділових... |
Оскільки ж українська – Державна й офіційна, то доцільна. У зв’язку... Основний вид ділових паперів, який має чітку композицію, належним чином оформлений, і вміщує достовірну інформацію |
| Тема: Використання таблиць у текстах. Створення таблиць, редагування та форматування Відформатуйте документ, дотримуючись вимог до оформлення ділових паперів. Змініть розмір, колір, накреслення шрифту, вирівнювання,... |
RETRO 2010 02 — 06. 07. Crimea, Ukraine Народна мова – на противагу літературній, жива мова народних мас, відома в усному вживанні, як розмовна мова чи як мова фольклорних... |
| Конкурс ділових та соціальних «Зелених проектів» Незалежний конкурс ділових та соціальних «зелених» проектів Green Awards Ukraine 2012 |
Урок розвитку зв’язного мовлення №1 Творчий переказ тексту «Відпочинок на морі» Державний Гімн України. Мова — жива скарбниця історії народу. Мова і мовлення. Збагачення мови новими словами. Утворення нових слів.... |
| Розкрийте поняття літературної мови та літературної норми. Визначте... Українська мова – слов’янська мова. Вона є національною мовою українського народу. Українська національна мова існує |
Міжнарод науково-практ конф., (15-16 березня 2013 р.) Сімферополь/... Міжнарод науково-практ конф., (15-16 березня 2013 р.) – Сімферополь/ За заг ред. П. А. Кравченко. Саки: ПП «підприємство Фенікс»,2013.... |
| Ринок цінних паперів та його основні характеристики Приватизація і акціонування приватної власності, розвиток підприємництва та кредитних інститутів приводять до поглиблення розвитку... |
«ЛФЦ Брок» станом на 31. 12. 2012 року Адресат: Учасникам та керівництву ТОВ «ЛФЦ-БРОК» Аудиторський висновок подається до Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку при розкритті інформації професійними... |