2.4. Три описи систем
Приступаючи до вивчення нової, невідомої системи, ми не знаємо, із чим маємо справу. У цьому випадку подання про об'єкт дослідження може дати деякий опис його властивостей.
Функціональний опис системи відображає її параметри, що відбуваються процеси й ієрархію системи. Воно дає можливість відповістити на запитання, для чого призначена система. У більше широкому змісті функціональний опис дозволяє оцінити значимість системи в її конкретній функції й вплив на зовнішнє середовище (зв'язку з іншими системами). При цьому функція системи виконується, якщо параметри системи й процеси обмежені межами, поза якими система руйнується або радикально міняє свої властивості. Наприклад, функціональний опис системи опалення навчального приміщення.
Морфологічний опис дає відповідь на питання про те, з яких елементів складається система. Воно визначає глибину опису (вибір елемента, усередину якого опис не проникає), композиційні властивості (спосіб об'єднання елементів у систему) і ефективність виконання функції, на яку впливають перекручування й непередбачені втрати інформації.
Таким чином, морфологічний опис відображає склад системи й зв'язку між її елементами, дозволяє побудувати ієрархічну структуру системи. Наприклад, уявимо собі морфологічний опис системи опалення навчального приміщення.
Інформаційний опис дає подання про обмін інформацією між частинами системи, системою й зовнішнім середовищем. Опис дозволяє судити про інформаційну впорядкованість системи. При цьому звичайно визначають міру невизначеності (ентропію) або впорядкованості (негэнтропию) системи й інформаційний метаболізм (обмін інформації із середовищем). Важливо пам'ятати про те, що для системи особливо коштовна інформація, привнесена із зовнішнього середовища, але не можна забувати й про те, що не всяка інформація потрібна системі. Для приклада зробимо інформаційний опис системи опалення навчального приміщення.
Як бачимо, склавши три описи системи (наприклад, системи опалення), ми одержуємо впорядковану інформацію про об'єкт, що цікавить нас.
2.5. Суть системного підходу
Потреба у використанні системного підходу в керуванні загострилася у зв'язку з необхідністю керування об'єктами, що мають більші розміри в просторі й у часі в умовах динамічних змін зовнішнього середовища.
У міру ускладнення економічних і соціальних відносин у різних організаціях всі частіше виникають завдання, рішення яких неможливо без використання комплексного системного підходу.
Прагнення виділити сховані взаємозв'язки між різними науковими дисциплінами з'явилося причиною розробки загальної теорії систем. Тим більше що локальні рішення без обліку недостатнього числа факторів, локальна оптимізація на рівні окремих елементів, як правило, ведуть до зниження ефективності діяльності організації, а іноді й до небезпечного по наслідках результату.
Інтерес до системного підходу пояснюється тим, що з його допомогою можна вирішити завдання, які складно вирішити традиційними методами. Тут важливе формулювання завдання, оскільки вона відкриває можливість використання існуючих або новостворюваних методів дослідження.
Системний підхід являє собою універсальний метод дослідження, заснований на сприйнятті досліджуваного об'єкта як щось цілого, що складає із взаємозалежних частин і є одночасно частиною системи більше високого порядку. Він дозволяє будувати багатофакторні моделі, характерні для соціально-економічних систем, до яких ставляться організації. Призначення системного підходу укладається в тім, що він формує системне мислення, необхідне керівникам організацій, і підвищує ефективність прийнятих рішень.
Під системним підходом звичайно розуміють частина діалектики (науки про розвиток), що досліджує об'єкти як системи, тобто як щось ціле. Тому в загальному виді його можна представити як спосіб мислення відносно організації й керування.
При розгляді системного підходу як методу дослідження організацій варто враховувати ту обставину, що об'єкт дослідження завжди багатогранний і вимагає всебічного, комплексного підходу, тому до дослідження варто залучати фахівців різного профілю. Всесторонность у комплексному підході виражає приватна вимога, а в системному - вона являє собою один з методологічних принципів.
Таким чином, комплексний підхід виробляє стратегію й тактику, а системний – методологію й методи [6]. У цьому випадку відбувається взаємне збагачення комплексного й системного підходів. Для системного підходу характерна формальна строгість, який немає в комплексного підходу. Системний підхід розглядає досліджувані організації як системи, що складаються зі структурованих і функціонально організованих підсистем (або елементів). Комплексний підхід використовується не стільки для розгляду об'єктів з позицій цілісності, скільки для різнобічного розгляду досліджуваного об'єкта. Ознаки й властивості цих підходів докладно розглянуті В. В. Ісаєвим і А. М. Немчиным і наведені в табл. 2.3.
Відомий фахівець в області дослідження операцій Р. Л. Акофф у визначенні системи наголошує на те, що це будь-яка спільність, що складається із взаємозалежних частин.
У цьому випадку частини також можуть являти собою систему більше низького рівня, які називаються підсистемами. Наприклад, економічна система є частиною (підсистемою) системи суспільних відносин, а виробнича система - частиною (підсистемою) економічної системи.
Таблиця 2.3.
Зіставлення комплексного й системного підходів
Поділ системи на частині (елементи) може бути виконане в різних варіантах і необмежене число раз. Важливими факторами тут є варта перед дослідником мета й мова, що використовується при описі досліджуваної системи.
Системність укладається в прагненні досліджувати об'єкт із різних сторін і у взаємозв'язку із зовнішнім середовищем.
В основі системного підходу лежать принципи, серед яких більшою мірою виділяють такі, як:
1) вимога розглядати систему як частина (підсистему) якоїсь більше загальної системи, розташовану в зовнішнім середовищі;
2) розподіл даної системи на частини, підсистеми;
3) володіння системи особливими властивостями, яких може й не бути в окремих елементів;
4) прояв функції цінності системи, що укладається в прагненні до максимізації ефективності самої системи;
5) вимога розглядати сукупність елементів системи як одне ціле, у чому властиво проявляється принцип єдності (розгляд систем і як щось ціле, і як сукупність частин).
У той же час системність визначають наступні принципи:
розвитку (змінюваності системи в міру нагромадження інформації, одержуваної із зовнішнього середовища);
цільової спрямованості (результуючий цільовий вектор системи не завжди є сукупністю оптимальних цілей його підсистем);
функціональності (структура системи треба за її функціями, відповідає їм);
децентралізації (як сполучення централізації й децентралізації);
ієрархії (супідрядність і ранжирування систем);
невизначеності (імовірнісного настання подій);
організованості (ступеня виконання рішень).
Сутність системного підходу в трактуванні академіка В. Г. Афанасьєва виглядає як сполучення таких описів, як:
морфологічне (з яких частин складається система);
функціональне (які функції виконує система);
інформаційне (передача інформації між частинами системи, спосіб взаємодії на основі зв'язків між частинами);
комунікаційне (взаємозв'язок системи з іншими системами як по вертикалі, так і по горизонталі);
інтеграційне (зміна системи в часі й у просторі);
опис історії системи (виникнення, розвиток і ліквідація системи).
У соціальній системі можна виділити три типи зв'язків: внутрішні зв'язки самої людини, зв'язку між окремими людьми й зв'язок між людьми в суспільстві в цілому. Немає ефективного керування без добре налагоджених зв'язків. Зв'язок поєднує організацію в єдине ціле.
Схематично системний підхід виглядає як послідовність певних процедур:
1) визначення ознак системи (цілісність і безліч членувань на елементи);
2) дослідження властивостей, відносин і зв'язків системи;
3) установлення структури системи і її ієрархічної будови;
4) фіксація взаємин між системою й зовнішнім середовищем;
5) опис поводження системи;
6) опис цілей системи;
7) визначення інформації, необхідної для керування системою.
Наприклад, у медицині системний підхід проявляється в тім, що одні нервові клітки сприймають сигнали про потреби, що з'явилися, організму; інші відшукують у пам'яті, як ця потреба задовольнялася в минулому; треті - орієнтують організм у навколишнім оточенні; четверті - формують програму наступних дій і т.д. Так організм функціонує як щось ціле, і ця модель може бути використана при аналізі організаційних систем.
Статті Л. фон Берталанфи про системний підхід до органічних систем на початку 1960-х рр. були замічені американцями, які стали використовувати системні ідеї спочатку у військовій справі, а потім і в економіці - для розробки національних економічних програм.
1970-е рр. були відзначені широким використанням системного підходу в усьому світі. Його застосовували у всіх сферах людського буття. Однак практика показала, що в системах з високою ентропією (невизначеністю), що більшою мірою обумовлена «несистемними факторами» (впливом людини), системний підхід може не дати очікуваного ефекту. Останнє зауваження свідчить про те, що «мир не так системний» [54], як його представляли засновники системного підходу [9].
Професор Пригожин А. И. так визначає обмеженість системного підходу:
1. Системність означає визначеність. Але мир невизначений. Невизначеність сущностно є присутнім у реальності людських відносин, цілей, інформації, у ситуаціях. Вона не може бути переборена до кінця, а іноді принципово домінує над визначеністю. Ринкове середовище дуже рухливе, нестійка й лише якоюсь мірою моделируема, пізнавана й піддається контролю. Те ж характерно й для поводження організацій, працівників.
2. Системність означає несуперечність, але, скажемо, ціннісні орієнтації в організації й навіть в одного її учасника іноді суперечливі до несумісності й ніякої системи не утворять. Звичайно, різні мотивації вносять деяку системність у службове поводження, але завжди тільки почасти. Подібне ми нерідко виявляємо й у сукупності управлінських рішень, і навіть в управлінських групах, командах.
3. Системність означає цілісність, але, скажемо, клієнтська база оптових, роздрібних фірм, банків і т.п. ніякої цілісності не утворить, оскільки вона не завжди може бути інтегрований і кожний клієнт має трохи постачальників і може нескінченно їх міняти. Немає цілісності й в інформаційних потоків в організації. А чи не так обстоит справа й з ресурсами організації?» [51].
Проте системний підхід дозволяє впорядкувати мислення в процесі життєдіяльності організації на всіх етапах її розвитку - і це головне.
Контрольні питання
1. Що означає слово «система»?
2. Як систематизував мову людини Демокрит?
3. Назвіть етапи розвитку системних подань людства.
4. Назвіть етапи розвитку теорії систем в XX в.
5. Чим атомізм відрізняється від холізму?
6. У чому складається відмінність структуралізму від эмерджентизма?
7. Назвіть основні системні ідеї А. А. Маліновського.
8. Що може дати системне подання про незнайомий об'єкт?
9. Що такий функціональний опис об'єкта?
10. Що визначає морфологічний опис?
11. Назвіть основне втримування інформаційного опису.
12. Що можна сказати про систему, у якій процеси перевищили межі припустимих значень?
13. Чи можна на основі морфологічного опису об'єкта побудувати його структуру?
14. Дайте морфологічний опис системи висвітлення приміщення.
15. Яка інформація особливо коштовна для системи?
16. Назвіть основні поняття системного підходу.
17. Перелічите принципи системного підходу.
18. Що розуміється під системним підходом?
19. Назвіть процедури системного підходу.
20. Чим викликана гострота застосування системного підходу в керуванні?
21. Де вперше був широко використаний системний підхід в XX в.?
22. Що знижує ступінь застосування системного підходу в організаціях?
23. Складіть функціональний опис для системи опалення приміщення.
24. Складіть інформаційний опис для системи пожежної сигналізації приміщення.
25. Чим визначається обмеженість системного підходу в керуванні організацією?
Розділ 3 Основні закони організацій
3.1. Загальні поняття про залежності, закони й закономірності
Закони організації мають у своєму складі загальне й особливе. Загальна частина закону має механізм дії незалежно від географічного розташування, країни, сфери діяльності організації, а особливе – це та частина закону, що не міняє його суті й відображає особливості організації як соціальної системи. (Наприклад, загальний рівень культури й професійної підготовки).
Закони відіграють вирішальну роль у теорії організації, у тому числі утворять теоретичний фундамент, сприяють переходу від емпіричного підходу до професійного, дозволяють правильно оцінити виникаючу ситуацію й аналізувати закордонний досвід.
Закони організації по важливості діляться на 2 рівні:
основні (закони синергії, самозбереження, розвитку)
менш важливі ( інформативності-упорядкованості, єдності синтезу й аналізу, композиції й пропорційності, специфічні закони соціальної організації).
У будь-якій організації є керовані, частково керовані й не керовані процеси. Кожний процес включає 4 складові:
вхідний вплив (вхід) (вступник інформація, розпорядження керівника).
перетворення вхідного впливу (обробка вхід впливу по відомих або нових алгоритмах).
результат перетворення вод впливу (управлінське рішення або виконавська дія самого керівника).
вплив результату на вхідний вплив (коректування алгоритму обробки початкового вхідного впливу або зміна його значення).
Між вхідним впливом і вихідним результатом є залежність, кіт може мати різний вигляд: табличний, графічний, формульний, словесний.
Залежності можуть бути об'єктивними (формуються незалежно від волі й свідомості людей) і суб'єктивними (формуються людьми для реалізації глобальних цілей організації або країни); короткочасними (наприклад, залежність вибору варіантів рішення оперативного планування від наявного часу) і довгостроковими (наприклад, залежність заробітної плати працівника від його продуктивності); моральними (пов'язані з дотриманням у суспільстві норм веління людини, ідеалів добра й зла) і аморальними (пов'язані зі звичаями й традиціями, так чи інакше порушують права людини. Ці залежності проявляються в незаконних суспільних формуваннях або в організаціях, що перебувають у неприродних умовах існування).
Таким чином, всі рішення й учинки людини так чи інакше підкоряються деяким усвідомленим або неусвідомленим залежностям.
Закон – це залежність, що або зафіксована в законодавчих документах; є загальноприйнятою нормою для великої групи людей або організацій (такі норми в Біблії, Корані); одержала визнання й підтримку авторитетних учених (закони організації).
Закономірність є частиною закону. Закон або закономірність із позицій менеджменту можна представити як зв'язок цілей керування з коштами й методами їхнього досягнення. Таким чином, закон має механізм дії й механізм використання. Механізм дії укладається у формуванні залежності вихідних параметрів від вхідних, а механізм використання - це набір правил і норм для механізм, що реалізує, дії працівника із вказівкою переліку його прав і відповідальності.
В організації завжди присутні процеси, серед яких можна виділити керовані, некеровані й частково керовані. Наприклад, процес, зображений на мал. 3.1, має наступні особливості: запізнюванням зворотного зв'язка, наявністю порога нечутливості, обмеженням на змінні, сходженням на намічений рівень або розбіжністю від нього.
Рис. 3.1. Схема управлінських процесів в організації
Так, на вході в організацію надходять ресурси, які трансформуються в продукцію, що надходить на виході з організації в зовнішнє середовище. Вхідні впливи й результати на виході зв'язані між собою. Зазначений зв'язок виражається графічно, словесно, у вигляді формули, інструкцій, правил і т.д.
Наприклад, залежність продуктивності праці від кількості працівників з вищим утворенням можна представити так, як це зображено на мал. 3.2.
Рис. 3.2. Приклад графічної залежності: Птр – продуктивність праці; Краб – кількість працівників з вищим утворенням
Залежність - це зв'язок між змінними входу й виходу. Залежності можуть бути:
об'єктивними й суб'єктивними. Об'єктивні залежності формуються незалежно від свідомості й волі людей. Суб'єктивні - формуються людьми для реалізації їхніх цілей;
короткочасними й довгостроковими. До короткочасного ставиться, наприклад, залежність підбора кадрів від особистих якостей нового керівника. До довгострокових - залежність прибутку організації від величини стійкого попиту на її продукцію;
моральними й аморальними. Моральні пов'язані з дотриманням норм поводження людини, а аморальні - зі звичаями й традиціями, так чи інакше порушують права людини. З категорії «залежність» випливає поняття закону.
Закон – це залежність, що зафіксована в законодавчих документах (конституції, законодавчих актах і т.д.) і є загальновизнаною нормою для великої групи людей і організацій, одержала визнання й підтримку авторитетних учених.
Між категоріями «закон» і «закономірність» існує взаємозалежність: знову відкриті закони й закономірності служать черговим щаблем пізнання нових залежностей і законів.
Розвиток і функціонування складних систем підкоряються ряду закономірностей. До них можна віднести: закономірності цілісності, интегративности, коммуникативности й иерархичности [38].
Таким чином, закономірність є частиною закону. З позицій керування закон або закономірність можна представити як зв'язок цілей керування з коштами й методами їхнього досягнення.
Закони мають механізм дії й механізм використання. Механізм дії являє собою формування залежності вихідних параметрів від вхідних; визначення припустимої инерционности, запізнювання й поріг реагування. Механізм використання - це набір правил і норм для працівника, що реалізує механізм дії, із вказівкою переліку його прав і відповідальності.
Виявлення законів і закономірностей розвитку організаційних систем може йти за рахунок як аналізу великої кількості конкретних систем, так і перенесення закономірностей, відомих в інших областях розвитку на базі принципу універсальності розвитку складних систем.
Найчастіше фахівці виділяють дві категорії законів: закони природи, у тому числі природи людського суспільства, і закони, сформульовані людьми. Закони природи об'єктивні, несуперечливі й нерушимі. А закони, сформульовані людьми, мінливі, непослідовні й суперечливі.
Тому прийнято вважати, що закони організації - це об'єктивні закони, а закони для організацій - закони суб'єктивні.
Частки (специфічні) закони вивчаються окремими природничими науками (фізикою, хімією, біологією й ін.) або науками про суспільство (історією, соціологією, економікою й ін.).
Крім писаних законів, що визначають життя в суспільстві, існують сотні неписаних, неформальних законів, що представляють собою норми поводження, традиції й звички.
Стосовно до організації закон - це «необхідний, істотний і стійкий зв'язок між елементами внутрішнього й зовнішнього середовища, що обумовлює їхню впорядковану зміну» [2].
Закони організації складаються із загального й особливого. Загальна частина має механізм дії незалежно від географічного положення, сфери діяльності організації. Особливе - це частина закону, що не міняє його суті й отражающая особливостей організацій як соціальної системи.
Закони організації дозволяють адекватно оцінювати події, що відбуваються, і аналізувати досвід.
Керівник при прийнятті рішень може керуватися або законом, або здоровим глуздом, що звичайно приводить до відцентрових рухів в організації - розвалу («хотів, як краще, а вийшло, як завжди»).
По важливості закони організації ділять на два рівні: основні й менш важливі. До законів першого рівня ставиться закон синергії.
|