М. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» Н. І. Парафійник ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНІ КОМУНІКАЦІЇ Частина ІI Навчальний посібник Харків «ХАІ» 2011


НазваМ. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» Н. І. Парафійник ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНІ КОМУНІКАЦІЇ Частина ІI Навчальний посібник Харків «ХАІ» 2011
Сторінка3/16
Дата10.12.2013
Розмір0.79 Mb.
ТипДокументи
bibl.com.ua > Інформатика > Документи
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   16

2. ДОКУМЕНТНІ ПОТОКИ Й МАСИВИ:

СУТЬ І ЗНАЧЕННЯ

2.1. Суть документних потоків і масивів


Функціонування документних комуніацій – це постійний рух документів по комунікаційних каналах від комуніканта (створювача документованої інформації) до реципієнта (споживача документованої інформації). Рух документів під час їх виробництва, розповсюдження й використання у суспільстві – це документний потік.

Документний потік – це сукупність розподілених у часі й просторі документів, які рухаються по комунікаційних каналах від створювачів і виробників до користувачів.

Термін “документний потік” мав декілька етапів становлення. На початку ХХ ст., коли основним видом опублікованого документа була книга, у науковий обіг було введенно поняття “книжковий потік”. Термін “документний” вперше було застосовано в архівознавстві,. і його використовувли в межах цієї сфери у вузькому значенні, щодо функціонування лише ділових неопублікованих документів. У 1960-х роках, через бурхливий розвиток інформатики виникли й почали вживатися як синоніми терміни “інформаційний потік”, “документальний потік”, “документально-інформаційний потік”. У 1990-х роках розвиток документознавства як міждисциплінарної узагальнювальної науки та розширення значення поняття “документ” привели до введення в науковий обіг терміна “документний потік” у широкому його значенні.

Документний потік – найрухоміша частина масиву документів, активна частина інформаційних ресурсів суспільства. Потік й масив розрізняли переважно за формою їх існування: потоку притаманна динаміка, масиву – відносна статика. Фонд – це освоєний масив документів. Його освоєння відбувається з допомогою систематизації, предметизації, анотування, реферування, упорядкування за змістовними або формальними видами розстановок та ін.

Документні потоки, масиви й фонди утворюють документні ресурси – сукупність документів, підготовлених для ефективного їх використання членами суспільства. Документні ресурси забезпечують збір, оброблення, зберігання, пошук і використання документованої інформації, тому є найважливішим видом ресурсів нарівні з матеріальними й енергетичними.

2.2. Ознаки, властивості, параметри і

функції документних потоків і масивів


Документні потоки й масиви відокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак і властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості – внутрішні його особливості й відмінні якості. Оскільки документні потоки й масиви – це складові однієї системи, родотвірним елементом якої є документ, вони крім відмінних мають спільні ознаки й властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.

Спільні ознаки документних потоків і масивів:

  • множинність документів, з яких складається ДП і М;

  • доцільність функціонування ДП і М, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, забезпечення функціонування ДП, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи ДР;

  • постійне відтворення ДП і М під час соціально-комунікативної діяльності.

Відмітними ознаками потоку, що відрізняють його від масиву, є:

  • динамічність як спосіб існування потоку, що постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;

  • невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, зазвичай не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами.

Так, зовнішній потік, що потенційно містить документи, які потенційно призначені для використання, але поки їх не оброблено й не відображено в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам.

Докуменні масиви, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через добір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль і сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву.

Розрізняють атрибутивні й прагматичні властивості документних потоків і масивів. Атрибутивні – це необхідні, суттєві властивості, без яких явище не існує. Прагматичні – це властивості, які виявляються під час використання.

До атрибутивних властивостей, що є загальними для ДП і М, належать цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність.

Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх зв'язків між документами потоку або масиву. Усі документи взаємопов'язані між собою за будь-якою однією або кількома ознаками: тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом документування інформації та ін. Внутрішня єдність елементів системи ДК, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування й постійне збільшення значущості ДП і М у суспільстві. Система зберігає свою цілісність, поки є мета її функціонування й елементи, що входять до неї взаємодоповнюють один одного, тобто цілісність ДП і М як системи забезпечується наявністю тісних взаємозв'язків між створювачами й користувачами документів.

Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети – поки у суспільства буде потреба у комунікації на основі документованої інформації, будуть функціонувати ДП і М.

Дискретність (від лат. discretus – розділений, переривчастий) виявляється в тому, що ДП і М складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі й часі. Це зумовлено тим, що кожен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберігає й розповсюджує лише певну кількість ві­домостей про об'єкт. Для доведення до користувачів нової інформації створюються інші документи, що постійно поповнюють документні потоки, а через них – масиви.

Діалектичною протилежністю дискретності є континуальність (від лат. continuum – безперервний), яка виявляється в постійному продукуванні суспільством нових документів і накопичуванні документованою пам'яттю людства відомостей про його досягнення.

Невід'ємною складовою будь-якого документа є інформація, що має цінність і призначена для зберігання й розповсюджування, тому важливішою властивістю документних потоків і масивів є інформативність. Вона виявляється в тому, що ДП і М містять відомості з усіх сфер людської діяльності на всій території планети за всі часи.

Крім загальних атрибутивних властивостей, притаманних і ДП і М, є специфічні атрибутивні властивості, що зумовлюють відмінності між ними. Так, зовнішні ДП – це джерело поповнення й оновлення ДМ, які, в свою чергу, призначені для кумулювання документів, їх упорядкування, розповсюдження й організації користування ними. Тому документні потоки мають такі специфічні атрибутивні властивості:

  • транзитивність – проходження через проміжні документні системи;

  • нескінченність – постійне продукування суспільством нових документів та їх рух у часі й просторі;

  • нестабільність – постійне змінення кількісного обсягу, темпів зростання, типо-видової, жанрової, мовної структури та інших характеристик ДП.

Масивам документів притаманні протилежні специфічні властивості:

  • термінальність – призначеність для відбору т кумулювання профільних видів документів з метою організації їх функціонування в каналах документної комунікації;

  • скінченність – обмеженість функціональним призначенням та іншими ознаками;

  • стабільність – пристосованість для введення й виведення окремих видів документів з метою їх упорядкування й організації розповсюджування.

Прагматичні властивості ДП і М – це стохастичність, керованість, відкритість, організованість, синергічність.

Стохастичність (імовірність) формування ДП і М виявляється в тому, що неможливо з абсолютною точністю розрахувати їх поповнення, передбачити ступінь цінності й використання окремих документів. Це зумовлює необхідність широкого впровадження різноманітних методів вивчення ДП і М, прогнозування їх розвитку в суспільстві.

Керованість як властивість ДП і М розкривається в двох аспектах: у здатності потоків і масивів бути керованими, у спроможності керувати суспільною діяльністю. Обсяг, склад, структура ДП і М змінюються під впливом навколишнього й внутрішнього середовищ і, в свою чергу, впливають на них через задоволення й формування інформаційних потреб користувачів.

Відкритість ДП і М виляється в їх поступовому розвитку й універсальності відносно інформаційної та матеріальної складової документів, їх форм, носіїв і засобів документування. Сьогодні в суспільстві використовують найрізноманітніші види документів: рукописні й електронні, опубліковані й такі, що не публікують, паперові, плівкові та інші, які охоплюють за змістом увесь універсум знань людства.

Системним об'єктам притаманна організованість, наявність ієрархічної структури, співвідношення окремих елементів, розташованість їх один до одного згідно з заданими параметрами або схемою упорядкування. Наприклад, за рівнями функціонування розрізняють міжнародні, міжгалузеві, міжособисті ДП, за напрямом – вхідні, вихідні, внутрішні та ін.

Синергстичність ДП і М виявляється в тому, що збільшення загальної ефективності системи досягається злагодженим функціонуванням окремих її елементів. Так, сформувати якісний ДМ книжкової крамниці неможливо без систематичного поповнення його новими документами, які постійно виникають у ДП.

Якщо характеристики ДП і М піддаються вимірюванню, вони набувають статусу параметрів. Основні параметри ДП і М:

  • зміст і функціональна належність – відповідають цільовому призначенню документів, що складають потік або масив;

  • структура, що має ознаки, відповідно до яких може здійснюватися класифікація документів та їх індексація, створюватися система довідково- пошукового апарату;

  • режим функціонування визначається змінами, що відбуваються з плином часу в інформаційному навантаженні ДП і М.

До факторів, що характеризують режим руху документів у потоці або масиві, належать: обсяг ДП і М у фізичних величинах (кількість документів або інформації, що в них міститься); пропускна здатність каналів зв'язку, засобів створення й тиражування документів, допустиме навантаження співробітників, що обробляють документи, і попит користувачів на документовану інформацію. При цьому семантична насиченість ДП і М визначається кількістю назв документів, а фізична насиченість – кількістю їх екземплярів.

1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   16

Схожі:

Парафійник ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНІ КОМУНІКАЦІЇ Частина І Навчальний...
Парафійник Н.І. Документно-інформаційні комунікації: навч посіб для студ спец. «Документознавство та інформаційна діяльність» / Н.І....
Архівознавство Навчальний посібник
Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут»
0 2 ГАЛУЗЕВИЙ СТАНДАРТ ВИЩОЇ ОСВІТИ УКРАЇНИ
ВНЕСЕНО Національним аерокосмічним університетом ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут" (ХАІ)
02 ГАЛУЗЕВИЙ СТАНДАРТ ВИЩОЇ ОСВІТИ УКРАЇНИ
ВНЕСЕНО Національним аерокосмічним університетом ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут" (ХАІ)
Прилуцька А. Є. ВІЗУАЛЬНИЙ КОМПОНЕНТ В СТРУКТУРІ РЕКЛАМНО-ІНФОРМАЦІЙНОГО ПОВІДОМЛЕННЯ
Візуальний компонент в структурі рекламно-інформаційного повідомлення: Навчальний посібник для студентів спеціальності «Документознавство...
Секція Теоретичні та методологічні проблеми сучасної психології
Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут»
Авіаційно-космічна техніка і технологія
Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського “Харківський авіаційний інститут МОН України
Закон України «Про освіту»
...
«Харківський авіаційний інститут» О. О. Карпенко, М. М. Матліна СУЧАСНЕ...
Карпенко О. О. Сучасне діловодство : навч посіб. / О. О. Карпенко, М. М. Матліна. – Х. Нац аерокосм ун-т «Харк авіац. ін-т», 2009....
Н. Каразіна Геолого-географічний факультет Кафедра соціально-економічної...
Нємець Л. М., Сегіда К. Ю. Географія населення: українсько-російсько-англійський словник термінів та понять: навчальний посібник...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання


При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання © 2013
звернутися до адміністрації
bibl.com.ua
Головна сторінка