«Харківський авіаційний інститут» О. О. Карпенко, М. М. Матліна СУЧАСНЕ ДІЛОВОДСТВО Навчальний посібник


Назва«Харківський авіаційний інститут» О. О. Карпенко, М. М. Матліна СУЧАСНЕ ДІЛОВОДСТВО Навчальний посібник
Сторінка1/9
Дата10.12.2013
Розмір1.1 Mb.
ТипДокументи
bibl.com.ua > Інформатика > Документи
  1   2   3   4   5   6   7   8   9


О.О. Карпенко, М.М. Матліна

СУЧАСНЕ ДІЛОВОДСТВО

2009
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського

«Харківський авіаційний інститут»

О.О. Карпенко, М.М. Матліна


СУЧАСНЕ ДІЛОВОДСТВО


Навчальний посібник

Харків «ХАІ» 2009

УДК 651.5

ББК 65.05я73
Карпенко О.О. Сучасне діловодство : навч. посіб. / О. О. Карпенко, М. М. Матліна. – Х. : Нац. аерокосм. ун-т «Харк. авіац. ін-т», 2009. – 75 с.
Викладено основні поняття й специфіку сучасної організації діловодства як складової управлінської діяльності. Увагу приділено сучасним вимогам до складання документів із кадрово-контрактних питань, а також довідково-інформаційних, організаційно-розпорядчих, обліково-фінансових, дипломатичних. Розглянуто також специфіку ділового листування й питання щодо організації роботи з документами в сучасних службах діловодства.

Для студентів денної й заочної форм навчання за напрямом «Документознавство та інформаційна діяльність», а також для студентів інших вищих навчальних закладів, що вивчають діловодство.
Бібліогр.: 17 назв
Рецензенти: канд. пед. наук, доц. О. М. Кобелєв,

канд. філол. наук, доц. О. П. Мосьпан

© Національний аерокосмічний університет ім. М. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут»


ВСТУП
Діловодство є однією з базових навчальних дисциплін для вищих навчальних закладів України, що готують студентів за напрямом «Документознавство та інформаційна діяльність» як організаторів діловодства в різних сферах професійно-виробничої діяльності.

Діловодство – також важлива складова управлінської діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Професійне ведення діловодства й організація документообігу – це запорука конкурентоспроможності сучасних підприємств. Тому вивчення системи теоретичних і прикладних знань цього навчального курсу є найважливішим серед завдань студентів-документознавців, майбутні функціональні обов’язки яких передбачають професіоналізм в управлінні й організації сучасних служб діловодства згідно з чинним законодавством.

Посібник написано з урахуванням останнього стандарту щодо оформлення організаційно-розпорядчої документації 4163-2003, а також інших новітніх законодавчих документів у сфері діловодства. Це підвищує його актуальність в умовах необхідності належного навчально-методичного забезпечення вищої освіти, зважаючи на переважну кількість навчальних посібників у процесі навчання, що спираються на попередньо діючий стандарт 6.38–90, який функціонував до 2003 року. Мета авторів посібника – ознайомити студентів зі специфікою діловодства як науки й складової управлінської діяльності, основними етапами його розвитку в суспільстві, сучасними вимогами до складання документів різних видів, особливостями організації роботи в сучасних службах діловодства. Значну увагу приділено також питанням специфіки управлінського документа, набуття ним юридичної чинності й організації документообігу в управлінській діяльності як складової сучасного діловодства. Посібник супроводжується зразками документів щодо різних сфер управлінської діяльності, зокрема з кадрово-контрактних питань, довідково-організаційних, обліково-фінансових, організаційно-розпорядчих, а також ділового та дипломатичного листування. Висвітлено питання автоматизації документообігу за допомогою інформаційних технологій як перспективний напрямок діяльності сучасних служб діловодства.

Вступ, розділи 1, 2, 4, підрозділ 3.1 посібника написано О. О. Карпенко, підрозділи 3.2–3.6 – М. М. Матліною.

Р о з д і л 1. ДІЛОВОДСТВО ЯК НАУКА Й СКЛАДОВА УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

1.1. Діловодство як галузь знань і діяльності: поняття, завдання, складові частини, види


    Вивчення діловодства є найважливішою складовою в підготовці документознавців-менеджерів для різних сфер управлінської діяльності. Ця навчальна дисципліна є логічним продовженням вивчення документознавства як теоретичного підґрунтя для з’ясування суті документа й документно-комунікаційної діяльності, детально розкриваючи суть управлінського документа й процесів документно-комунікаційної діяльності в управлінській сфері. Це відображають об’єкт і предмет діловодства як галузі знань і діяльності.

    Об’єктом діловодства є сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації й організацію роботи зі службовими документами, предметом – суть, закономірності й особливості організації роботи з окремими видами службових документів.

Навчальний курс з діловодства спрямований на формування в студентів системи теоретичних і прикладних знань щодо організації сучасного діловодства, навчання їх правильно складати й оформляти різні види службових документів, раціонально організовувати роботу з документами. Саме в цьому полягає його мета й це відображає структура. Навчальний курс складається із семи модулів, які містять ключові теми, серед яких такі: діловодство як навчальна дисципліна, еволюція діловодства в забезпеченні управлінської діяльності, документ як засіб реалізації функцій управлінської діяльності, основи документування управлінської діяльності, організаційно-розпорядчі документи як складова управлінської діяльності, документальне забезпечення кадрово-контрактних питань установи, довідково-інформаційні документи в діловодстві, ділове листування як найважливіша складова управлінської діяльності, документальне забезпечення обліково-фінансової діяльності, особисті офіційні документи, спеціалізована документація щодо забезпечення діловодства, організація діловодства в сучасних службах діловодства й ін.

Унаслідок вивчення курсу студенти повинні знати:

  • визначення базових понять діловодства;

  • основи законодавчого вітчизняного забезпечення у сфері діловодства;

  • класифікацію службових документів;

  • правила розташування реквізитів в управлінських документах;

  • загальні принципи документообігу;

вміти:

  • скласти певний документ, дотримуючись вимог Держстандарту України;

  • застосовувати офіційно-діловий стиль у документах;

  • організувати роботу зі службовими документами;

мати уявлення:

  • про світовий досвід законодавчого регулювання у сфері діловодства

  • про основи культури ділового писемного мовлення

  • про основи уніфікації й стандартизації документів.

Для з’ясування суті діловодства слід розглянути суть його поняття як процес прийняття рішень на підставі документів, а також галузь діяльності, що забезпечує документування й організацію роботи з офіційними документами. У контексті сучасних уявлень діловодство є одним із найважливіших засобів інформаційного менеджменту щодо документознавчого забезпечення управлінської діяльності будь-якої установи. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд й архівні установи» діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації й організацію роботи зі службовими документами. У свою чергу, управлінська інформація – інформація, що забезпечує організацію функціонування суб’єкта діловодства або сукупностей суб’єктів діловодства, а документування управлінської інформації – процеси створення управлінських документів суб’єктом діловодства. Службові й управлінські документи є основними елементами діловодства. Службовий документ – офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідчений документ, який було створено або одержано суб’єктом діловодства у процесі його діяльності. Управлінський документ – службовий документ, змістом якого є управлінська інформація.

Діловодство є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації. Виходячи з цього, суб’єктом діловодства є орган державної влади, орган місцевого самоврядування, підприємство, установа, організація незалежно від форми власності, об’єднання громадян, а також фізична особа як суб’єкт підприємницької діяльності, що здійснює організацію діловодства.

Головними завданнями діловодства є забезпечення ефективного процесу документознавчого управління, створення документів, а також зберігання й забезпечення доступу до документів.

Складові частини діловодства – система документації, система документування, організація роботи з документами.

Система документації – це сукупність документів, взаємозв’язаних таким чином, що є єдиним цілим зі своїми специфічними рисами. Існує чимало систем документації, наприклад система управлінських документів, підсистемами якої є функціональні, міжгалузеві й галузеві системи. Прикладами функціональних систем є планова, матеріально-технічна, звітно-статистична документація. До галузевих систем належать документи щодо певної галузі в країні. Міжгалузеві системи об’єднують документи двох або більше галузей діяльності. У межах цих систем утворюються відповідні їм підсистеми документів.

Система документування – це сукупність процесів і прийомів утворення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях під час їхньої функціональної діяльності. Документування передбачає здійснення всіх операцій щодо складання, узгодження, затвердження, оформлення й виготовлення документів відповідно до чинних вимог і нормативів створення документів.

Організація роботи зі службовими документами – це організація процесів документообігу, формування справ, зберігання службових документів і користування ними в поточній діяльності суб’єкта діловодства; створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів у діловодстві. До неї належать прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, підготовка документів до зберігання в архівах, збереження й використання документів. Документообіг – рух службових документів від часу їх створення або одержання суб’єктом діловодства до часу завершення виконання, надсилання або знищення.

Діловодство в установах організовується залежно від виду документів, особливостей роботи з ними, обсягу документообігу.

Діловодство поділяється на адміністративне (загальне) й спеціальне. Адміністративне (загальне) діловодство – це операції щодо документування організаційно-розпорядчої документації, що створюється під час оформлення розпорядчої й виконавчої діяльності органів державного управління в різних сферах діяльності. Стандарти щодо організаційно-розпорядчої документації є основою уніфікації систем документації в документознавчому забезпеченні управління. Уніфікація – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів управлінських документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм і правил складання й оформлення документів. Уніфікація документів передбачає їх стандартизацію з метою скорочення кількості видів і різновидів ділових паперів, що є основою документування управлінської діяльності.

Спеціальне діловодство – це робота з документами, специфічними для кожної з функцій управління, а також для таких областей діяльності, як транспорт, зв’язок, статистика, юриспруденція, військова справа. До спеціального належать бухгалтерське, нотаріальне, військове діловодство, діловодство щодо особового складу або з кадрово-контрактних питань й ін. Установи й системи ведення діловодства класифікуються відповідно за обсягом документообігу й структурою установи. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів на рік. Залежно від обсягу документообігу установи поділяються на чотири категорії: з обсягом документообігу понад 100 000 документів; від 25 000 до 10 0000 документів; 10 000 – 25 000 документів; до 10 000 документів. Залежно від структури установи й обсягу документообігу система ведення діловодства може бути: централізованою – застосовується в установах з документообігом до 10 000 документів на рік, з невеликою кількістю структурних підрозділів; децентралізованою – в установах з територіально відокремленими структурними підрозділами й документообігом понад 100 000 документів на рік.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9

Схожі:

Архівознавство Навчальний посібник
Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут»
М. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» Н. І. Парафійник...
ДІКС; особливості пошуку інформації в інтернеті; діяльність документно-інформаційних інститутів з надання інформаційних продуктів...
Прилуцька А. Є. ВІЗУАЛЬНИЙ КОМПОНЕНТ В СТРУКТУРІ РЕКЛАМНО-ІНФОРМАЦІЙНОГО ПОВІДОМЛЕННЯ
Візуальний компонент в структурі рекламно-інформаційного повідомлення: Навчальний посібник для студентів спеціальності «Документознавство...
Авіаційно-космічна техніка і технологія
Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського “Харківський авіаційний інститут МОН України
Секція Теоретичні та методологічні проблеми сучасної психології
Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут»
0 2 ГАЛУЗЕВИЙ СТАНДАРТ ВИЩОЇ ОСВІТИ УКРАЇНИ
ВНЕСЕНО Національним аерокосмічним університетом ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут" (ХАІ)
02 ГАЛУЗЕВИЙ СТАНДАРТ ВИЩОЇ ОСВІТИ УКРАЇНИ
ВНЕСЕНО Національним аерокосмічним університетом ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут" (ХАІ)
Закон України «Про освіту»
...
КОНЦЕПЦІЯ ПРОФЕСІЙНОГО СПРЯМУВАННЯ «ВСТУП ДО ФАХУ» Навчальний посібник
Карпенко, О. О. Концепція професійного спрямування : навч посіб для студ спец. «Документозн та інформ діяльність» / О. О. Карпенко. –...
«Харківський політехнічний інститут» Програма
Україна, 61002, Харків, вул. Фрунзе, 21, Національний технічний університет «Харківський політехнічний інститут»
Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання


При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання © 2013
звернутися до адміністрації
bibl.com.ua
Головна сторінка