|
|
|
|
Робота в Microsoft Word 2007
|
|
|
|
3. Лекція: Робота з документом: версія для друку і PDA В лекції вивчаються основні питання роботи у вікні Microsoft Word 2007. Представлені режими перегляду документу, показані нові можливості роботи з документом в режимі читання. Вивчаються способи переміщення по документу. Розглянуті різні можливості використання миші, клавіатури, засобів Microsoft Word 2007, включаючи схему і ескізи документу. Детально описані способи виділення фрагментів документу. Показана можливість відміни виконаних і повернення скасованих дій
|
|
|
|
Перегляд документу
Вибір режиму перегляду документу
Вибрати режим перегляду документу можна при роботі в будь-якій вкладці Word 2007. Ярлики режимів перегляду документу зазвичай розташовані в правій частині рядка стану (мал. 3.1). Якщо ярлики не відображуються, клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці рядка стану і в контекстному меню, що з'явилося, виберіть команду Ярлики режимів перегляду.
збільшити зображенняМал. 3.1. Ярлики вибору режиму перегляду документу
Дещо зручніше перемикатися між режимами перегляду документу у вкладці Вид. Група Режими перегляду документу містить кнопки для вибору основних режимів (мал. 3.2).
збільшити зображенняМал. 3.2. Кнопки вибору режиму перегляду документу
Найбільш часто використовуваний режим перегляду документу - Розмітка сторінки. У цьому режимі положення тексту, таблиць, малюнків і інших елементів відображується так, як вони розміщуватимуться на друкарській сторінці (мал. 3.3). Режим розмітки зручно використовувати і при створенні документу, і для остаточного оформлення документу, у тому числі, для зміни колонтитулів і полів, а також роботи з колонками тексту і графічними об'єктами. Саме цей режим встановлюється за умовчанням в Word 2007.
збільшити зображенняМал. 3.3. Відображення документу в режимі Розмітка сторінки
Режим Чернетка (мал. 3.4) зручна для введення, редагування і оформлення тексту. У цьому режимі форматування тексту відображується повністю, а розмітка сторінки - в спрощеному виді, що прискорює введення і редагування тексту. Межі сторінок, колонтитули, виноски, фон, а також графічні об'єкти, для яких не встановлено обтікання В тексті, в цьому режимі не показуються.
збільшити зображенняМал. 3.4. Відображення документу в режимі Чернетка
Режим Веб-документ (мал. 3.5) забезпечує представлення документу в тому виді, який він матиме при перегляді в Web -обозревателе, а також для відображення електронних документів, призначених тільки для перегляду на екрані. У цьому режимі відображується фон, текст переноситься по межі вікна, а малюнки займають ті ж позиції, що і у вікні Web -обозревателя.
збільшити зображенняМал. 3.5. Відображення документу в режимі Веб-документ
Режим читання (мал. 3.6) призначений для читання документу на екрані комп'ютера. Втім, в цьому режимі можна також відображувати документ в тому виді, в якому він буде виведений на друк. Тут можна і редагувати текст, робити позначки, додавати примітки, працювати в режимі запису виправлень, хоча усе це використовується рідко.
збільшити зображенняМал. 3.6. Відображення документу в режимі читання
Для налаштування параметрів режиму читання клацніть по кнопці Параметри перегляду у верхньому правому кутку екрану (мал. 3.7) і виберіть відповідну команду меню.
збільшити зображенняМал. 3.7. Налаштування параметрів режиму читання
Можна збільшити або зменшити розмір шрифту. Цей розмір відображується тільки в режимі читання і не тягне змін фактичного розміру.
Можна відображувати одну або дві сторінки у вікні.
Для показу документу в режимі попереднього перегляду, тобто в тому виді, в якому він буде виведений на друк, виберіть команду Показати друкарську сторінку. Змінити масштаб перегляду в цьому випадку неможливо. Правда, можна управляти відображенням полий сторінки. Для цього клацніть по команді Параметри полів (див. мал. 3.7) і виберіть відповідну команду в підпорядкованому меню. У звичайному режимі читання ця команда недоступна.
Слід зазначити, що режим відображення друкарської сторінки запам'ятовується. При наступному переході до режиму читання буде автоматично встановлений саме такий режим. Для відмови від відображення друкарської сторінки в режимі читання клацніть по кнопці Параметри перегляду у верхньому правому кутку екрану (див. мал. 3.7) і виберіть команду Показати друкарську сторінку ще раз.
Для можливості редагування документу в режимі читання виберіть команду Дозволити введення (див. мал. 3.7). Режим редагування поширюється на усі документи, для яких встановлюється режим читання, а також запам'ятовується і автоматично встановлюється при повторному переході до режиму читання.
Деякі додаткові параметри режиму читання можна використовувати, якщо клацнути по кнопці Сервіс у верхньому лівому кутку екрану (мал. 3.8).
збільшити зображенняМал. 3.8. Додаткове налаштування параметрів режиму читання
Наприклад, можна скористатися пошуком в документі (команда Знайти), створити примітку (команда Створити примітку), виділити текст кольором (палітра кольором підпорядкованого меню Колір виділення тексту). Для вибору кольору виділення тексту і створення приміток є також кнопки поряд з кнопкою Сервіс у своєрідній панелі інструментів.
Для виходу з режиму читання натисніть кнопку Закрити в правому верхньому кутку вікна або клавішу Esc.
Структура (мал. 3.9) - один з самих рідко використовуваних режимів відображення документу, хоча він має багато можливостей, які відсутні в інших режимах. Тут можна згорнути документ, залишивши тільки основні заголовки, або розгорнути його, відобразив усі заголовки і основний текст, можна переміщати і копіювати текст, перетягуючи заголовки. Крім того, в режимі структури зручно працювати з головними документами, що включають декілька частин. Проте в цьому режимі не відображуються межі сторінок, колонтитули, малюнки, фон і багато інших елементів оформлення документу. Зверніть увагу на те, що в режимі структури документу з'являється нова вкладка - Структура, що спрощує роботу із заголовками, головним і вкладеними документами. У інших режимах цю вкладку вивести неможливо, але вона там і не потрібна.
збільшити зображенняМал. 3.9. Відображення документу в режимі Структура
Зміна масштабу відображення документу
Змінити масштаб відображення документу можна при роботі в будь-якій вкладці Word 2007. Клацніть по кнопці зі знаком "+" (плюс) для збільшення масштабу або по кнопці зі знаком "-" (мінус) для зменшення (мал. 3.10). Масштаб можна також змінювати перетяганням повзунка лінійки масштабу. Якщо лінійка масштабу не відображується, клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці рядка стану і в контекстному меню, що з'явилося, виберіть команду Масштаб.
збільшити зображенняМал. 3.10. Зміна масштабу відображення документу
Мінімальний масштаб відображення - 10%, максимальний, - 500%.
Масштаб відображення документу можна змінювати також у вкладці Вид. У групі Масштаб натисніть потрібну кнопку: 100%, Одна сторінка, Дві сторінки або Ширина сторінки (мал. 3.11).
збільшити зображенняМал. 3.11. Зміна масштабу відображення документу у вкладці Вид
Натиснувши кнопку Масштаб (див. мал. 3.11) в діалоговому вікні Масштаб (мал. 3.12), можна встановити необхідний масштаб відображення документу.
Мал. 3.12. Зміна масштабу відображення документу в діалоговому вікні Масштаб
Переміщення по документу
З використанням миші
Щоб поставити курсор в певне місце документу, потрібно підвести покажчик миші (при наведенні на текст він матиме вигляд латинської букви I) і один раз клацнути лівою кнопкою миші.
З використанням клавіатури
Клавіші /і /переводять курсор на один символ управо або вліво, а клавіші /і /- на один рядок вниз або вгору. Клавіші Home і End переводять курсор в початок або кінець рядка, клавіші Page Up і Page Down - на висоту екрану вгору або вниз.
Комбінація клавіш Ctrl + /переводить курсор на одне слово управо, а Ctrl + /- на одне слово вліво. Ctrl + /переводить курсор на початок наступного абзацу, а Ctrl + /- на початок поточного абзацу. Комбінація клавіш Ctrl + Page Up переводить курсор на наступну сторінку, а Ctrl + Page Down - на попередню сторінку (треба відмітити, що ці комбінації клавіш клавіатури не завжди працюють саме так). Комбінація клавіш Ctrl + Home переводить курсор в початок документу до найпершого символу, а Ctrl + End - до кінця документу до самого останнього символу.
Деякі додаткові можливості є при переміщенні курсора за текстом, оформленим в декілька колонок. Комбінація лівої клавіші клавіатури Alt + /переводить курсор на початок наступної колонки, а лівої клавіші Alt + /- на початок попередньої колонки.
Також деякі особливості і додаткові можливості є при переміщенні курсора в таблицях. Клавіша клавіатури Tab переводить курсор в наступний елемент таблиці, а комбінація клавіш клавіатури Shift + Tab - в попередній осередок. Комбінація клавіш Alt + Home переводить курсор в перший осередок рядка, а Alt + End - в останній осередок рядка. Комбінація клавіш Alt + Page Up переводить курсор у верхній осередок стовпця, а Alt + Page Down - в нижній осередок стовпця.
З використанням засобів Microsoft Word
Для перекладу курсора до якої-небудь певної сторінки, розділу, рядку і так далі клацніть по стрілці кнопки Знайти групи Редагування вкладки Головна і виберіть команду Перейти (мал. 3.13) або натисніть клавішу клавіатури F5.
збільшити зображенняМал. 3.13. Відкриття вкладки Перейти діалогового вікна Знайти і замінити
У вкладці Перейти діалогового вікна Знайти і замінити (мал. 3.14) в списку Об'єкт переходу виберіть об'єкт переходу, введіть його номер і натисніть кнопку Перейти.
Мал. 3.14. Вибір об'єкту переходу у вкладці Перейти діалогового вікна Знайти і замінити
Для перекладу курсора до якого-небудь об'єкту в документі (наступна сторінка, наступний малюнок, наступна таблиця та ін.) можна використовувати також кнопку Вибір об'єкту в нижній частині вертикальної смуги прокрутки (2 на мал. 3.15).
збільшити зображенняМал. 3.15. Кнопки переходу
Необхідний об'єкт або дію слід вибрати в меню Вибір об'єкту (мал. 3.16).
Номер
|
Дія
|
1
|
Відображення вкладки Перейти діалогового вікна Знайти і Замінити
|
2
|
Відображення вкладки Знайти діалогового вікна Знайти і Замінити
|
3
|
Перейти до виправлення
|
4
|
Перейти до заголовка
|
5
|
Перейти до малюнка (графічному об'єкту)
|
6
|
Перейти до таблиці
|
7
|
Перейти до наступної сторінки
|
8
|
Перейти до наступного розділу документу
|
9
|
Перейти до примітки
|
10
|
Перейти до звичайної виноски
|
11
|
Перейти до кінцевої виноски
|
12
|
Перейти до поля
|
збільшити зображенняМал. 3.16. Меню переходу
Для переходу до наступного такого ж об'єкту натисніть кнопку Далі (3 на мал. 3.15). Для повернення до попереднього - кнопку Назад (1 на мал. 3.15). Замість кнопки Назад можна використовувати комбінацію клавіш клавіатури Ctrl + Page Up, а замість кнопки Далі - Ctrl + Page Down.
Робота з схемою документу
Схема документу дозволяє переглядати заголовки документу і швидко переходити від одного заголовка до іншого. Схема формується у тому випадку, якщо при оформленні заголовків використовувалися стилі типу Заголовок 1, Заголовок 2 і так далі
Для відображення схеми документу встановите відповідний прапорець в групі Показати або приховати вкладки Вид (мал. 3.17). Схема документу відображується в лівій частині вікна. Для зручності межу між схемою і документом можна переміщати вліво або управо. Щоб перейти до потрібного заголовка документу, клацніть по цьому заголовку в схемі документу. Вказаний заголовок з'явиться у верху правої частини вікна і буде виділений в схемі документу. Щоб ефективно працювати з схемою, необхідно уміти користуватися стилями.
збільшити зображенняМал. 3.17. Відображення схеми документу
Для приховання схеми документу зніміть відповідний прапорець в групі Показати або приховати вкладки Вид (див. мал. 3.17) або натисніть кнопку Закрити в області схеми документу.
Робота з ескізами документу
Ескізи документу дозволяє переглядати загальний вигляд сторінок документу і швидко переходити від однієї сторінки до іншої. Для відображення ескізів встановите відповідний прапорець в групі Показати або приховати вкладки Вид (мал. 3.18). Ескізи відображується в лівій частині вікна. Для зручності межу між ескізами і документом можна переміщати вліво або управо. Щоб перейти до потрібної сторінки документу, клацніть по ескізу цієї сторінки в області ескізів.
збільшити зображенняМал. 3.18. Відображення ескізів документу
Для приховання ескізів документу зніміть відповідний прапорець в групі Показати або приховати вкладки Вид (див. мал. 3.17) або натисніть кнопку Закрити в області ескізів.
Виділення фрагментів документу
Більшість дій при оформленні документу і багато дій при редагуванні виконуються тільки з виділеним фрагментом документу. Виділяти можна текст документу, таблиці і їх окремі елементи, графічні об'єкти і тому подібне
Виділення тексту
Виділений фрагмент тексту затінюється сіро-синім фоном. Колір шрифту при цьому не змінюється, дещо змінюється колір заливки і виділення кольором (мал. 3.19).
збільшити зображенняМал. 3.19. Виділений фрагмент тексту
Для виділення можна використовувати мишу, або клавіші клавіатури або і те, і інше одночасно.
Елемент, що виділяється
|
Дія
|
Будь-який фрагмент тексту
|
Клацніть на початку фрагмента, що виділяється, в тексті і, утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, проведіть за текстом, який треба виділити
|
Слово
|
Двічі клацніть по слову
|
Рядок тексту
|
Підведіть покажчик до лівого краю рядка так, щоб він набрав вигляду стрілки, спрямованої управо і вгору, а потім клацніть
|
Пропозиція
|
Утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, клацніть по пропозиції.
|
Абзац
|
Тричі клацніть в будь-якому місці абзацу
|
Декілька абзаців
|
Підведіть покажчик до лівого краю першого абзацу так, щоб він набрав вигляду стрілки, спрямованої управо і вгору, а потім, утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, проведіть покажчиком вгору або вниз
|
Великий фрагмент тексту
|
Клацніть на початку фрагмента, що виділяється, прокрутите документ до кінця фрагмента, а потім, утримуючи натиснутою клавішу Shift, клацніть у кінці фрагмента
|
Увесь документ
|
Перемістите покажчик до лівого краю тексту документу так, щоб він набрав вигляду стрілки, спрямованої управо і вгору, і клацніть тричі
|
Вертикальний блок тексту
|
Утримуючи натиснутою клавішу Alt, проведіть покажчиком за текстом
|
Представлені вище способи виділення фрагментів тексту засновані на використанні миші. Але можна обійтися і без неї.
Виділяти фрагменти тексту можна переміщенням курсора клавішами клавіатури при натиснутій клавіші Shift. При цьому можна використовувати усі можливі комбінації клавіш для перекладу курсора по документу. Наприклад, якщо необхідно виділити частину документу від текстового курсора до кінця документу, то досить натиснути комбінацію клавіш клавіатури Shift + Ctrl + End.
Для того, щоб зняти виділення фрагмента тексту, слід один раз клацнути лівою кнопкою миші в правому полі документу.
Виділення елементів таблиць
Один рядок таблиці виділяється так само, як рядок тексту, тобто клацанням миші зліва від рядка, що виділяється. Таким же способом, як рядки тексту, виділяються і декілька рядків таблиці.
Для виділення стовпця таблиці слід підвести покажчик миші згори до стовпця, поки він не перетвориться на маленьку чорну вертикальну стрілку, і після цього один раз клацнути лівою кнопкою миші. Для виділення декількох стовпців потрібно будь-яким способом виділити перший із стовпців, що виділяються, а потім, не відпускаючи лівої кнопки миші, розповсюдити виділення на наступні стовпці. Декілька стовпців можна виділяти також з використанням клавіші клавіатури Shift. Будь-яким способом виділите перший стовпець, а потім виділите останній стовпець при натиснутій клавіші Shift.
Виділення одного осередку при роботі з таблицею (установка меж, заливки, розподіл осередків і т. д.), як правило, не вимагається - але може знадобитися при оформленні тексту в осередку. Для виділення осередку необхідно підвести покажчик миші ліворуч до межі осередку і, коли він перетвориться на маленьку чорну стрілку, клацнути лівою кнопкою миші. Осередок, що містить який-небудь текст, можна виділити наступним способом: три рази клацнути лівою кнопкою миші по останньому слову тексту осередку. Для виділення порожнього осередку можна поставити в неї курсор і натиснути комбінацію клавіш клавіатури Shift + End.
Для виділення декількох осередків потрібно підвести покажчик миші до першої з осередків, що виділяються, а потім при натиснутій лівій кнопці миші розповсюдити виділення на сусідні осередки. Цю операцію зручніше виконувати з використанням клавіш клавіатури. Поставте курсор в першу з осередків, що виділяються, а потім при натиснутій клавіші Shift поширюйте виділення клавішами /, /, /, /.
Виділяти усю таблицю краще всього по рядках або по стовпцях. Можна для виділення використовувати також маркери таблиці. Клацання лівою кнопкою миші по будь-якому з маркерів виділить усю таблицю.
Відміна і повернення дій
Відміна дій
При роботі в Word існує можливість відміни дій, виконаних з документом.
Для відміни останньої виконаної дії натисніть кнопку Відмінити в Панелі швидкого доступу (мал. 3.20).
збільшити зображенняМал. 3.20. Відміна останньої дії
Можна відмінити відразу декілька останніх дій.
Клацніть по стрілці кнопки Відмінити (див. мал. 3.20).
Виберіть дію, починаючи з якої слід відмінити усі дії, розташовані вище в списку (мал. 3.21).
збільшити зображенняМал. 3.21. Відміна декількох дій
Повернення дій
Скасовані дії можна повернути. Для повернення останньої скасованої дії натисніть кнопку Повернути в Панелі швидкого доступу (см мал. 3.21). Для повернення декількох дій кілька разів натисніть кнопку Повернути.
Якщо усі скасовані дії були повернені, кнопка Повернути замінюється на кнопку Повторити.
|
|
|
|
|
|
|