Лекція: Робота з файлами: версія для друку і PDA Лекція присвячена роботі з файлами в Microsoft Word 2007. Представлені нові формати файлів Microsoft Word 2007.


Скачати 124.78 Kb.
НазваЛекція: Робота з файлами: версія для друку і PDA Лекція присвячена роботі з файлами в Microsoft Word 2007. Представлені нові формати файлів Microsoft Word 2007.
Дата02.04.2013
Розмір124.78 Kb.
ТипЛекція
bibl.com.ua > Інформатика > Лекція
  

empty

empty

empty

empty

Робота в Microsoft Word 2007

empty

empty

empty

2. Лекція: Робота з файлами: версія для друку і PDA Лекція присвячена роботі з файлами в Microsoft Word 2007. Представлені нові формати файлів Microsoft Word 2007. Розглянуті особливості вікон для роботи з файловою системою. Показані способи створення нових документів на основі шаблонів, що у тому числі завантажуються з сайту Microsoft Office Online. Вивчаються питання збереження файлів. Розглянуто перетворення файлів з форматів попередніх версій в Word 2007

empty

empty

empty

Про файли Microsoft Office Word 2007


У Microsoft Office 2007 введений новий формат файлів, заснований на мові XML. За умовчанням документи, що створюються в Word 2007, зберігаються з новим розширенням імені файлу, яке виходить шляхом додавання суфікса "x" або "m" до звичного розширення. Суфікс "x" вказує на те, що XML -файл не містить макросів, а суфікс "m" - що XML -файл макроси містить. Таким чином, імена звичайних файлів Word 2007 мають розширення docx, а не doc.

XML -форматы надають цілий ряд переваг - не лише для розробників і створюваних ними продуктів, але також для окремих користувачів і організацій.

Файли автоматично стискуються, і в деяких випадках їх розмір може скорочуватися на 75 відсотків в порівнянні з попередніми версіями Word.

Формат забезпечує поліпшене відновлення пошкоджених файлів. Файли побудовані за модульним принципом, при якому різні компоненти даних зберігаються окремо один від одного. Це дозволяє відкривати файли навіть при руйнуванні або ушкодженні якого-небудь компонента (наприклад, діаграми або таблиці).

Забезпечується легше виявлення документів, що містять макроси. Файли, які зберігаються з розширенням docx, не можуть містити макроси, написані на мові VBA (Visual Basic для додатків) або елементи управління ActiveX, отже, в них відсутня загроза безпеки, пов'язана з такого роду впровадженими кодами. Тільки файли з розширенням docm можуть утримувати макроси на мові VBA і елементи управління ActiveX, що зберігаються у відособлених частинах файлу. Різні розширення імен файлів дозволяють легко відрізняти файли, що містять макрос, від файлів, які його не містять, і полегшують виявлення антивірусними програмами файлів, що містять потенційно небезпечний код. Крім того, системні адміністратори можуть заблокувати документи з небажаними макросами або елементами управління, - це підвищує загальний рівень безпеки при роботі з документами.

Слід зазначити, що з файлами нових форматів неможливо працювати в попередніх версіях Word. Щоб можна було відкривати і змінювати файли Word 2007 в більше ранніх версіях, слід завантажити необхідні конвертери файлів.

Вікна для роботи з файловою системою в Word 2007


Численні вікна для роботи з файловою системою в Word 2007 виглядають приблизно однаково. Їх зовнішній вигляд залежить від операційної системи. Деякі з вікон при роботі в операційній системі Windows Vista показані на мал. 2.1.

окна для работы с файловой системой


збільшити зображенняМал. 2.1. Вікна для роботи з файловою системою

Для зручності роботи розмір вікна можна змінити перетяганням його меж. При зменшенні розміру вікна деякі його елементи можуть виявитися прихованими.

У верхній частині вікна в полі із списком (1 на мал. 2.2), що розкривається, відображується ім'я поточної теки і ім'я (імена) вышерасположенных тек. Наприклад, на мал. 2.2 поточною текою є тека Клієнти, яка знаходиться в теці Інформація, розташованою в теці Матеріали до виставки.

элементы окна для работы с файловой системой


збільшити зображенняМал. 2.2. Елементи вікна для роботи з файловою системою

Для переходу у вышерасположенную теку досить клацнути по її імені. Якщо клацнути по стрілці праворуч від імені теки, буде відображений список усіх тек (мал. 2.3), що містяться в ній. Для переходу в потрібну теку досить клацнути по її імені в цьому списку.

просмотр списка и переход в вышерасположенные папки


збільшити зображенняМал. 2.3. Перегляд списку і перехід у вышерасположенные теки

Якщо клацнути по подвійній стрілці в лівій частині поля, буде відображений список вышерасположенных тек і спеціальних тек Windows (мал. 2.4). Для переходу в потрібну теку досить клацнути по її імені.

просмотр списка и переход в вышерасположенные и системные папки


збільшити зображенняМал. 2.4. Перегляд списку і перехід у вышерасположенные і системні теки

Поле Пошук (2 на мал. 2.2) призначено для пошуку файлів в поточній теці і в усіх вкладених теках.

Кнопки Назад і Далі (3 на мал. 2.2) дозволяють перейти до попередньої теки або повернутися в тільки що покинуту. Якщо клацнути по стрілці, розташованій праворуч від цих кнопок, з'явиться список усіх тек, які були відображені в поточному вікні.

Клацання по кнопці Упорядкувати (4 на мал. 2.2) викликає меню (мал. 2.5). Меню містить команди для роботи з файлами (Вирізувати, Копіювати, Видалити та ін.), властивостями файлів, а також команди для налаштування зовнішнього вигляду вікна (Розкладка). Команди підпорядкованого меню Розкладка дозволяють відобразити або приховати Панель навігації (розташована в лівій частині вікна - 8 на мал. 2.2), Панель подробиць, призначену для відображення деяких властивостей файлу (у вікні на мал. 2.2 відсутній), Панель перегляду, призначену для попереднього перегляду файлу (у вікні на мал. 2.2 відсутній).

меню упорядочить


збільшити зображенняМал. 2.5. Меню Упорядкувати

Кнопка Виды (5 на мал. 2.2) призначена для вибору режиму відображення значків тек і файлів у вікні. Як і в Провіднику Windows може бути вибраний один з семи режимів : Величезні значки, Великі значки, Звичайні значки, Дрібні значки, Список, Таблиця, Плитка. Для практичної роботи найчастіше використовують режими Дрібні значки і Список, при яких у вікні відображується максимальна кількість значків. У режимі Таблиця можна проглянути деякі властивості файлів.

Незалежно від вибраного режиму відображення значків тек і файлів, їх можна сортувати, використовуючи кнопки Ім'я, Дата зміни, Тип, Розмір, Ключові слова (6 на мал. 2.2). При клацанні правою кнопкою миші по будь-якій з цих кнопок з'являється контекстне меню, в якому можна вибрати і інші поля сортування, наприклад, Автори, Заголовок та ін. Окрім сортування, вказані кнопки можна використовувати і як фільтри. Для цього необхідно навести покажчик миші на кнопку, і клацнути по стрілці, що з'явилася. Наприклад, можна фільтрувати файли по даті зміни (мал. 2.6).

фильтрация файлов по дате изменения


збільшити зображенняМал. 2.6. Фільтрація файлів по даті зміни

Клацання по кнопці Нова тека (7 на мал. 2.2) створює нову теку в поточній теці. Після створення теки слід ввести її ім'я.

Панель навігації, яка називається також Область переходів (8 на мал. 2.2), містить посилання на деякі теки користувача (C:\Users\Ім'я_користувача), спеціальні теки Windows і теки пошуку. Для зручності роботи межу між Панеллю навігації і іншою частиною вікна можна перетягнути управо або вліво.

Клацання по посиланню Недавні місця відкриває у вікні віртуальну теку з ярликами тек, що нещодавно відкривалися користувачем. Клацання по посиланню Нещодавно змінені відкриває у вікні віртуальну теку з ярликами файлів, що нещодавно відкривалися користувачем.

У цю панель можна додавати ярлики звичайних тек. Це можна зробити як в Провіднику Windows, так і у вікні для роботи з файлами. При натиснутій лівій кнопці миші перетягнете значок теки в Панель навігації. Після того, як з'явиться спливаюча підказка (мал. 2.7), відпустите кнопку миші.

создание ярлыка папки в панели навигации


збільшити зображенняМал. 2.7. Створення ярлика теки в Панелі навігації

У нижній частині Панелі навігації розташовано посилання Теки. Вона відображує в Панелі навігації область з деревом тек (мал. 2.8). Для зручності роботи з деревом тек можна перетягнути межу цієї області вгору, при цьому зменшиться число обраних посилань, що відображуються. Для закриття області клацніть по посиланню Теки.

дерево папок в панели навигации


збільшити зображенняМал. 2.8. Дерево тек в Панелі навігації

Поле Ім'я файлу (9 на мал. 2.2) призначене для вказівки імені файлу при відкритті або збереженні.

Кнопка з вказівкою типу файлу (10 на мал. 2.2) відкриває меню, в якому можна вибрати тип файлу.

Вікно збереження документу, на відміну від інших вікон, має область властивостей документу (мал. 2.9). У ній можна вказати автора документу і ключові слова.

окно сохранение документа


збільшити зображенняМал. 2.9. Вікно Збереження документу

У цій же області є посилання Приховати теки. Клацання по ній приховує Панель навігації і відображує повніший список властивостей документу (мал. 2.10). Для заповнення властивостей документу клацніть мишею у відповідному полі і введіть інформацію з клавіатури або витягніть з буфера обміну. Для відображення Панелі навігації клацніть по посиланню Огляд тек.

окно сохранение документа со свернутой панелью навигации


збільшити зображенняМал. 2.10. Вікно Збереження документу із згорнутою Панеллю навігації

Відкриття файлів


Для відкриття файлу виконаєте наступні дії.

  1. Натисніть кнопку Office і виберіть команду Відкрити (мал. 2.11).

  2. У вікні Відкриття документу (мал. 2.12) перейдіть до теки, що містить потрібний файл, і клацніть двічі по значку файлу, що відкривається, або виділите цей файл і натисніть кнопку Відкрити. При необхідності можна відкрити відразу декілька файлів однієї теки. Виділите значки необхідних файлів і натисніть кнопку Відкрити.

открытие файла


збільшити зображенняМал. 2.11. Відкриття файлу

выбор открываемого файла


збільшити зображенняМал. 2.12. Вибір файлу, що відкривається

Для відкриття файлу, що нещодавно відкривався, можна вибрати його в списку Останні документи меню Office (див. мал. 2.11). Крім того, можна скористатися списком Недавні документи Головного меню Windows.

Для відкриття файлу можна також клацнути по його значку у вікні Провідника Windows.

Word дозволяє відкривати файли різних форматів. За умовчанням у вікні Відкриття документу (див. мал. 2.12) відображуються тільки файли Word. Щоб відкрити файл іншого формату, клацніть по кнопці, на якій вказаний тип файлів (мал. 2.13), що відкриваються, і виберіть необхідний формат або режим Усі файли.

выбор типа открываемого файла


збільшити зображенняМал. 2.13. Вибір типу файлу, що відкривається

Таким чином, наприклад, можна відкривати файли формату txt або rtf. При відкритті текстових файлів формату txt може з'явитися запит на вибір кодування для перетворення файлу.

При відкритті в Word 2007 документу, створеного в Word 2003, Word 2002 або Word 2000, автоматично включається режим сумісності, а в рядку заголовка вікна документу відображується напис Режим обмеженої функціональності. Включення режиму сумісності гарантує, що при роботі з документом не використовуватимуться нові і розширені можливості Word 2007 і користувачі більше ранніх версій Microsoft Word зможуть редагувати будь-яку частину цього документу.

Слід зазначити, що в режимі сумісності можна відкривати, редагувати і зберігати документи Word 97-2003, але використання нових можливостей Word 2007 буде неможливе.

Створення документів


Новий документ створюється автоматично відразу після запуску Word.

Новий порожній документ або документ на основі шаблону можна створити в процесі роботи.

  1. Натисніть кнопку Office і виберіть команду Створити (див. мал. 2.11).

  2. У вікні Створення документу (мал. 2.14) для створення порожнього документу виберіть групу шаблонів Порожні і останні і двічі клацніть по значку Новий документ.

  3. Для створення документу на основі шаблону виберіть групу Встановлені шаблони. Прокручувавши список (мал. 2.15) виберіть потрібний шаблон і двічі клацніть по його значку.

  4. За наявності підключення до Інтернету можна звернутися до шаблонів, розташованих на сайті Microsoft Office Online. Виберіть відповідну групу шаблонів, дочекайтеся, поки вони завантажаться у вікні Створення документу. Прокручувавши список (мал. 2.16), виберіть потрібний шаблон і двічі клацніть по його значку.

создание нового пустого документа


збільшити зображенняМал. 2.14. Створення нового порожнього документу

создание документа на основе установленного шаблона


збільшити зображенняМал. 2.15. Створення документу на основі встановленого шаблону

создание документа на основе шаблона с сайта microsoft office online


збільшити зображенняМал. 2.16. Створення документу на основі шаблону з сайту Microsoft Office Online

В процесі завантаження шаблону буде зроблена перевірка достовірності встановленої на комп'ютері версії Word, про що з'явиться повідомлення. Натисніть кнопку Продовжити. Щоб таке повідомлення більше не з'являлося, у вікні повідомлення встановите відповідний прапорець.

Збереження файлів

Збереження змін в існуючому файлі


Для збереження змін в існуючому файлі досить натиснути кнопку Зберегти панелі швидкого доступу.

Збереження змін у вигляді нового файлу


Для збереження нового документу у вигляді файлу або існуючого документу у вигляді нового файлу (з іншим ім'ям і в іншій теці) виконаєте наступні дії.

  1. Натисніть кнопку Office і виберіть команду Зберегти як (див. мал. 2.11).

  2. У вікні Збереження документу (см наприклад, мал. 2.9) перейдіть до потрібної теки.

  3. У полі Ім'я файлу введіть (при необхідності) ім'я файлу (розширення імені вводити не слід) і натисніть кнопку Зберегти.

Збереження файлу в іншому форматі


За умовчанням усі файли зберігаються в тому ж форматі, в якому були відкриті. Нові документи і файли Word 2007 зберігаються у форматі Документ Word, файли попередніх версій - у форматі Документ Word 97-2003, файли RTF - як Текст у форматі RTF і так далі

При збереженні можна змінити формат файлу. Для цього у вікні Збереження документу клацніть по кнопці з вказівкою типу файлу і в меню, що з'явилося, виберіть необхідний тип (мал. 2.17).

сохранение файла в другом формате


збільшити зображенняМал. 2.17. Збереження файлу в іншому форматі

Вибраний формат може не підтримувати якісь елементи оформлення документу, про що з'явиться відповідне попередження. При збереженні документу у форматі Звичайний текст необхідно буде вибрати кодування для перетворення файлу.

Особливості збереження файлів попередніх версій Word у форматі Word 2007


При збереженні файлів Word 97, Word 2000, Word 2002, Word 2003 у форматі Документ Word 2007 можна включити режим сумісності з попередніми версіями, тобто відключити нові можливості Word 2007. Це необхідно зробити у тому випадку, якщо файл в наступному зберігатиметься для користувачів, Word 2007, що не мають. Для відключення нових можливостей у вікні Збереження документу (мал. 2.18) встановите прапорець Підтримувати сумісність з Word 97-2003.

отключение новых возможностей word 2007 при сохранении документа


збільшити зображенняМал. 2.18. Відключення нових можливостей Word 2007 при збереженні документу

При збереженні файлів попередніх версій Word у форматі Документ Word 2007 може з'явитися попередження про можливі зміни в макеті документу (мал. 2.19). Натисніть кнопку ОК. Для зручності подальшої роботи можна встановити прапорець Більше не ставити це питання.

предупреждение о возможных изменениях в документе


збільшити зображенняМал. 2.19. Попередження про можливі зміни в документі

Особливості збереження документів Word 2007 у форматі попередніх версій Word


Якщо документ був створений в Word 2007, а зберігається у форматі Документ Word 97-2003, в нім автоматично будуть зроблені деякі зміни.

Деякі дані в стандартних блоках документу, а також елементах автотексту можуть бути загублені.

Посилання і списки літератури будуть перетворені в статичний текст і перестануть автоматично оновлюватися.

Впроваджені об'єкти, створені в додатках Microsoft Office 2007, неможливо буде редагувати.

Формули будуть перетворені в зображення. Їх редагування буде неможливим, поки документ не буде перетворений в новий формат файлу.

Малюнки SmartArt будуть перетворені в один об'єкт, який не можна редагувати.

Положення деяких написів зміниться.

Для перевірки сумісності поточного документу з попередніми версіями Word натисніть кнопку Office, виберіть команду Підготувати і в підпорядкованому меню, що з'явилося, - команду Перевірка сумісності.

У вікні результатів перевірки сумісності (мал. 2.20) буде відображений список несумісних елементів. Для продовження роботи натисніть кнопку Продовжити.

сводка проверки совместимости документа с предыдущими версиями word


Мал. 2.20. Зведення перевірки сумісності документу з попередніми версіями Word

Перетворення файлів попередніх версій Word у формат Word 2007


Коли файл, створений в одній з попередніх версій Word, зберігається у файл Word 2007, з'являється новий файл, а початковий файл залишається в тій же теці. Замість цього можна перетворити файл так, щоб файл формату Word 2007 замінив старий файл.

  1. Натисніть кнопку Office і виберіть команду Перетворити (мал. 2.21).

  2. У вікні попередження про можливі зміни в розмітці документу (мал. 2.22) натисніть кнопку ОК. Для зручності подальшої роботи можна встановити прапорець Більше не ставити питання про перетворення документів.

преобразование файлов предыдущих версий word в формат word 2007


збільшити зображенняМал. 2.21. Перетворення файлів попередніх версій Word у формат Word 2007

преобразование файлов предыдущих версий word в формат word 2007


збільшити зображенняМал. 2.22. Перетворення файлів попередніх версій Word у формат Word 2007

Закриття файлів


Для закриття файлу натисніть кнопку Закрити в рядку назви вікна Word 2007.

Для закриття єдиного відкритого файлу без завершення роботи з Word 2007 натисніть кнопку Office і виберіть команду Закрити.


empty



empty



empty




Схожі:

Лекція: Інтерфейс Microsoft Word 2007: версія для друку і PDA Лекція...
Описані способи роботи з елементами управління : кнопками, списками та ін. Показані можливості налаштування панелі швидкого доступу....
Лекція: Підготовка до друку і друк документу : версія для друку і...
Показана робота з документом в режимі попереднього перегляду перед друком. Вивчаються можливості налаштування друку документу, у...
Лекція: Робота з документом: версія для друку і PDA В лекції вивчаються...
Вивчаються способи переміщення по документу. Розглянуті різні можливості використання миші, клавіатури, засобів Microsoft Word 2007,...
Лекція: Робота з таблицями: версія для друку і PDA Лекція присвячена...
Показані можливості сортування даних в таблиці. Дано уявлення про можливості обчислень в таблицях документів Microsoft Word 2007....
Лекція: Графічні можливості: версія для друку і PDA Лекція присвячена...
Представлені можливості налаштування зображення, у тому числі зміни яскравості, контрастності кольору. Описані різні способи оформлення...
Лекція: Створення таблиць : версія для друку і PDA Лекція присвячена...
Вивчаються різні способи зміни ширини стовпців, у тому числі з використанням автопідбору ширини, і зміни висоти рядків. Показана...
Лекція: Створення тексту : версія для друку і PDA Лекція присвячена...
Дано поняття про стандартний блок тексту. Описана процедура створення і використання елементу стандартного блоку для автоматизації...
Лекція: Оформлення тексту. Списки: версія для друку і PDA Лекція...
Показано створення багаторівневого списку. Представлені можливості налаштування параметрів списку, зміни порядку нумерації, установки...
Лекція: Редагування документу : версія для друку і PDA Лекція присвячена...
Показані способи пошуку і заміни тексту в документі. Приведені можливості використання синонімів. Вивчаються способи переміщення...
Лекція: Оформлення тексту. Шрифт: версія для друку і PDA Лекція присвячена...
Шрифт. Звернена увага на можливості установки розрядки і ущільнення тексту, у тому числі з використанням кернінгу. Показані можливості...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання


При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання © 2013
звернутися до адміністрації
bibl.com.ua
Головна сторінка