Лекція: Підготовка до друку і друк документу : версія для друку і PDA Лекція присвячена питанням підготовки до друку і друку документів Microsoft Word 2007.

Робота в Microsoft Word 2007 13. Лекція: Підготовка до друку і друк документу : версія для друку і PDA Лекція присвячена питанням підготовки до друку і друку документів Microsoft Word 2007. Дано уявлення про параметри сторінок документу. Показані можливості вибору розміру і орієнтації паперу, установки полів. Дано уявлення про колонтитули документу. Представлені можливості вставки стандартних колонтитулів і створення власних. Показана зміна і видалення колонтитулів. Показана вставка нумерації сторінок. Показані можливості зміни нумерації сторінок, у тому числі порядку нумерації і оформлення нумерації. Показана робота з документом в режимі попереднього перегляду перед друком. Вивчаються можливості налаштування друку документу, у тому числі вибірковому друку, друку декількох екземплярів документу і зміни масштабу друку Установка параметрів сторінок Про параметри сторінки До основних параметрів сторінки відносяться розмір сторінки, поля і орієнтація сторінки. Параметри сторінки можна встановлювати як для усього документу, так і для його окремих розділів. Для вибору і установки параметрів сторінки використовують елементи групи Параметри сторінки вкладки Розмітка сторінки (мал. 13.1). збільшити зображенняМал. 13.1. Установка параметрів сторінки Слід зазначити, що за умовчанням параметри сторінки встановлюються не для усього документу, а тільки для поточного розділу, тобто того, в якому в даний момент знаходиться курсор або виділений фрагмент. За наявності розривів розділів в документі для установки параметрів сторінки усього документу необхідно заздалегідь виділяти увесь документ або користуватися діалоговим вікном Параметри сторінки. До діалогового вікна Параметри сторінки можна перейти, клацнувши по значку групи Параметри сторінки (див. мал. 13.1). Вибір розміру паперу У вкладці Розмітка сторінки в групі Параметри сторінки клацніть по кнопці Розмір і в списку, що з'явився, виберіть один з пропонованих розмірів (мал. 13.2). За наявності розділів в документі вибраний розмір сторінки буде встановлений тільки для поточного розділу. Для вибору довільного розміру паперу і його застосування для усього документу виберіть команду Інші розміри сторінок (див. мал. 13.2). У лічильниках Ширина і Висота вкладки Розмір паперу діалогового вікна Параметри сторінки (мал. 13.3) встановите необхідні розміри. Максимально можлива висота і ширина сторінки - 55,87 см (22 дюйми). При необхідності виберіть необхідний параметр в списку, що розкривається, Застосувати. збільшити зображенняМал. 13.2. Вибір розміру сторінки Мал. 13.3. Установка розміру сторінки Установка полий сторінки У вкладці Розмітка сторінки в групі Параметри сторінки клацніть по кнопці Поля і в меню, що з'явилося, виберіть один з пропонованих варіантів (мал. 13.4). За наявності розділів в документі вибраний розмір полів буде встановлений тільки для поточного розділу. Для вибору довільного розміру полів і застосування їх для усього документу виберіть команду поля (див. мал. 13.4), що Настроюються. У лічильниках Верхнє, Нижнє, Ліве, Праве вкладки Поля діалогового вікна Параметри сторінки (мал. 13.5) встановите необхідні розміри полів. При необхідності виберіть необхідний параметр в списку, що розкривається, Застосувати. збільшити зображенняМал. 13.4. Вибір розміру полий сторінки Мал. 13.5. Установка розміру полий сторінки При підготовці документу до друку на двох сторонах листа паперу в списку, що розкривається, декілька сторінок (див. мал. 13.5) можна встановити дзеркальні поля сторінок. Окрім поля можна передбачити додаткове місце для зшивання документу. У лічильнику Палітурку встановите розмір поля під підшивку, а в розділі Положення палітурки вкажіть, де знаходитиметься підшивка: ліворуч або згори. Слід мати на увазі, що палітурка зменшить робочу частину сторінки. Мінімальний розмір полів залежить від параметрів принтера, який буде застосований для друку документу. Якщо встановлюваний розмір менше можливостей принтера, з'явиться відповідне повідомлення (мал. 13.6). збільшити зображенняМал. 13.6. Виправлення розміру полий сторінки Натисніть кнопку Виправити для установки мінімально можливих для принтера полів. Можуть бути проблеми і при установці занадто великих полів. В цьому випадку (мал. 13.7) натисніть кнопку ОК і внесіть зміни самостійно. збільшити зображенняМал. 13.7. Виправлення розміру полий сторінки На сторінці, що відображується на екрані в режимі Розмітка сторінки, розміри полів можна побачити на горизонтальній і вертикальній лінійках. Поля на лінійках виділені темним кольором, на відміну від основної частини сторінки, лінійка для якої виділена білим кольором. Вибір орієнтації сторінки У вкладці Розмітка сторінки в групі Параметри сторінки клацніть по кнопці Орієнтація і в меню, що з'явилося, виберіть один з пропонованих варіантів (мал. 13.8). За наявності розділів в документі вибрана орієнтація буде встановлена тільки для поточного розділу. Для застосування орієнтації для усього документу клацніть по значку групи Параметри сторінки вкладки Вид (див. мал. 13.1). У вкладці Поля діалогового вікна Параметри сторінки виберіть необхідну орієнтацію і необхідний параметр в списку, що розкривається, Застосувати (див. мал. 13.5). збільшити зображенняМал. 13.8. Вибір орієнтації сторінки Робота з колонтитулами Про колонтитули Колонтитулами називають області, розташовані у верхньому, нижньому і бічних полях кожної із сторінок документу. Колонтитули можуть містити текст, таблиці, графічні елементи. Наприклад, в колонтитули можна включати номери сторінок, час, дату, емблему компанії, назву документу, ім'я файлу і так далі У документі усі сторінки можуть мати однакові колонтитули. Але можна зробити так, щоб відрізнялися колонтитули парних і непарних сторінок, а колонтитул першої сторінки відрізнявся від усіх інших. Крім того, для кожного розділу документу можна створювати незалежні колонтитули. Колонтитули можна задавати самостійно або скористатися колекцією стандартних блоків колонтитулів. Колонтитули показані у вікні Word тільки в режимі відображення Розмітка сторінки і в режимі попереднього перегляду. Не можна одночасно працювати з основною частиною документу і його колонтитулами. Для переходу до створення і редагування колонтитулів двічі клацніть мишею у верхньому або нижньому полі сторінки. При цьому автоматично відкриється спеціальна вкладка Word 2007 - Робота з колонтитулами/Конструктор (мал. 13.9). збільшити зображенняМал. 13.9. Робота з колонтитулами Для переходу між верхнім і нижнім колонтитулами, а також між колонтитулами різних розділів можна використовувати кнопки групи Переходи вкладки Робота з колонтитулами/Конструктор (див. мал. 13.9) або просто прокручувати документ. Якщо вміст колонтитулу перевищує встановлену для нього висоту, розмір поля не збільшується, але текст на сторінці зміщується вниз (при роботі з верхнім колонтитулом) або вгору (при роботі з нижнім колонтитулом). Для завершення роботи з колонтитулами і повернення до основної частини документу натисніть кнопку Закрити вікно колонтитулів (див. мал. 13.9) або клавішу Esc. Створення колонтитулів Вставка стандартного колонтитулу У вкладці Вставка в групі Колонтитули клацніть по кнопці Верхній колонтитул або Нижній колонтитул і в списку, що з'явився, виберіть один з пропонованих колонтитулів (мал. 13.10). У колонтитулі замість підказок (мал. 13.11) введіть необхідний текст; він не обов'язково повинен відповідати змісту підказки. Окрім тексту можна вставляти таблиці і графічні об'єкти. При необхідності зміните оформлення колонтитулу. Вийдіть з режиму роботи з колонтитулами. збільшити зображенняМал. 13.10. Вибір стандартного колонтитулу збільшити зображенняМал. 13.11. Введення даних в стандартний колонтитул Створення довільного колонтитулу Двічі клацніть мишею по верхньому або нижньому полю сторінки, залежно від створюваного колонтитулу. У полі колонтитулу (мал. 12) введіть необхідну інформацію (текст, таблиці, графічні об'єкти і тому подібне). При необхідності встановите оформлення колонтитулу. При необхідності перейдіть до нижнього колонтитулу або колонтитулів інших розділів. За бажання скористайтеся стандартними колонтитулами. Для цього в групі Колонтитули вкладки Робота з колонтитулами/Конструктор клацніть по кнопці Верхній колонтитул або Нижній колонтитул (див. мал. 12) і в списку, що з'явився, виберіть один з пропонованих колонтитулів. Вийдіть з режиму роботи з колонтитулами. збільшити зображенняМал. 13.12. Створення довільного колонтитулу Самостійно створений колонтитул можна зберегти як стандартний блок в колекцію стандартних колонтитулів для подальшого використання. У режимі роботи з колонтитулами виділите колонтитул. У групі Колонтитули вкладки Робота з колонтитулами/Конструктор клацніть по кнопці Верхній колонтитул або Нижній колонтитул (див. мал. 13.12) і в списку, що з'явився, виберіть команду Зберегти виділений колонтитул в колекцію верхніх (нижніх) колонтитулів. У діалоговому вікні Створення нового стандартного блоку введіть назва (ім'я) блоку, що зберігається, і натисніть ОК. Створення різних колонтитулів для першої, парних і непарних сторінок Перейдіть в режим відображення колонтитулів. У вкладці Робота з колонтитулами/Конструктор клацніть по кнопці Параметри і в меню, що з'явилося, встановите відповідний прапорець (мал. 13.13). Послідовно створіть усі необхідні колонтитули. Вийдіть з режиму роботи з колонтитулами. збільшити зображенняМал. 13.13. Створення різних колонтитулів Зміна колонтитулів Для зміни колонтитулу перейдіть в режим відображення колонтитулів і додайте і текст і інші елементи колонтитулу. При необхідності зміните оформлення. Видалення колонтитулів Незалежно від способу створення, для повного видалення колонтитулу у вкладці Вставка в групі Колонтитули клацніть по кнопці Верхній колонтитул і в меню, що з'явилося, виберіть команду Видалити верхній колонтитул (див. мал. 13.10). Аналогічно можна видалити нижній колонтитул. Колонтитули будуть видалені в усьому документі. Нумерація сторінок Вставка номерів сторінок Розставляння номерів сторінок в Word 2007 робиться автоматично відразу в усьому документі. Нумерацію сторінок можна робити при будь-якому режимі відображення документу, але зручніше це робити в режимі Розмітка сторінки. У вкладці Вставка в групі Колонтитули клацніть по кнопці Номер сторінки, в списку, що з'явився, виберіть один із способів розташування нумерації (Вверху сторінки, Внизу сторінки або На полях сторінки), а потім один з варіантів нумерації (мал. 13.14). Після вставки номера документ автоматично буде перекладений в режим роботи з колонтитулами. збільшити зображенняМал. 13.14. Вставка номерів сторінок Залежно від вибраного варіанту нумерації номер сторінки може бути вставлений як звичайне поле або в спеціальному графічному об'єкті - написі. Вставити номери сторінок можна в режимі роботи з колонтитулами. У групі Колонтитули вкладки Робота з колонтитулами/Конструктор (см наприклад мал. 13.12) клацніть по кнопці Номер сторінки, в списку, що з'явився, виберіть один із способів розташування нумерації (Вверху сторінки, Внизу сторінки або На полях сторінки), а потім - один з варіантів нумерації. Вийдіть з режиму роботи з колонтитулами. Спосіб розташування Поточне положення можна використовувати тільки при вставці нумерації в режимі роботи з колонтитулами, оскільки номер сторінки буде вставлений в те місце, де в даний момент знаходиться курсор. Якщо при роботі з колонтитулами були встановлені різні колонтитули для парних і непарних сторінок, номера сторінок потрібно вставляти окремо для парних і непарних сторінок. Нумерація при цьому залишиться безперервною. Зміна нумерації Зміна способу нумерації і початковий номер У вкладці Вставка в групі Колонтитули клацніть по кнопці Номер сторінки і в списку (див. мал. 14), що з'явився, виберіть команду Формат номерів сторінок. У діалоговому вікні Формат номера сторінок (мал. 13.15) в списку, що розкривається, Формат номера виберіть спосіб нумерації сторінок, а в лічильнику почати з - встановите номер, починаючи з якого слід нумерувати сторінки. Мал. 13.15. Зміна нумерації сторінок Якщо при роботі з колонтитулами були встановлені різні колонтитули для парних і непарних сторінок, змінювати спосіб нумерації потрібно окремо на парних і непарних сторінках. Зміна оформлення Перейдіть в режим роботи з колонтитулами. Виділите номер сторінки (мал. 13.16). Використовуючи міні-панель інструментів або можливості вкладки Головна, зміните оформлення номера. збільшити зображенняМал. 13.16. Зміна оформлення номерів сторінок Якщо при роботі з колонтитулами були встановлені різні колонтитули для парних і непарних сторінок, змінювати оформлення номерів сторінок потрібно окремо на парних і непарних сторінках. Змінену нумерацію можна зберегти як стандартний блок в колекцію номерів сторінок для подальшого використання. У режимі роботи з колонтитулами виділите номер сторінки. У групі Колонтитули вкладки Робота з колонтитулами/Конструктор клацніть по кнопці Номер сторінки (див. мал. 13.12), в списку, що з'явився, виберіть один із способів розташування нумерації (Вверху сторінки, Внизу сторінки або На полях сторінки), а потім виберіть команду Зберегти виділений фрагмент як номер сторінки. У діалоговому вікні Створення нового стандартного блоку введіть назва (ім'я) блоку, що зберігається, і натисніть ОК. Видалення нумерації Незалежно від способу вставки номерів сторінок, для видалення усіх номерів у вкладці Вставка в групі Колонтитули клацніть по кнопці Номер сторінки і в меню, що з'явилося, виберіть команду Видалити номери сторінок (див. мал. 13.10). Видалити номери сторінок можна також в режимі роботи з колонтитулами. Для цього виділите номер сторінки або рамку напису, в якому він розташований, і натисніть клавішу Delete. Якщо при роботі з колонтитулами були встановлені різні колонтитули для парних і непарних сторінок, видаляти номери сторінок потрібно окремо на парних і непарних сторінках. Друк документів Про друк документів Word Режим перегляду документів Word Розмітка сторінки забезпечує відображення документу практично так, як він буде надрукований. Тому, як правило, ніякої спеціальної підготовки документу до друку не потрібно. Проте при роботі в інших режимах відображення може знадобитися попередній перегляд документу перед друком. Крім того, може знадобитися друк не усього документу, а його окремих фрагментів, друк документу в декількох екземплярах і так далі. В цьому випадку необхідно настроїти параметри друку. Для друку і підготовки документу до друку використовується команда Друк меню кнопки Office і команди підпорядкованого меню (мал. 13.17). збільшити зображенняМал. 13.17. Друк і налаштування друку документів Word Попередній перегляд документу Попередній перегляд використовується для перегляду документу перед його друком. Особливо корисний такий режим при друці документів, з якими працюють в режимах відображення Звичайний, Веб-документ або Структура. Для переходу в режим попереднього перегляду в підпорядкованому меню команди Друк (див. мал. 13.17) виберіть команду Попередній перегляд. При попередньому перегляді документ відображується в спеціальному вікні попереднього перегляду (мал. 13.18). збільшити зображенняМал. 13.18. Відображення документу в режимі попереднього перегляду У цьому режимі є єдина вкладка - Попередній перегляд. Для посторінкового перегляду документу можна користуватися смугою прокрутки або кнопками Наступна сторінка і Попередня сторінка групи Перегляд. Масштаб відображення документу встановлюється з використанням елементів групи Масштаб. Можна встановити відображення відразу декількох сторінок документу. Натисніть кнопку Масштаб групи Масштаб (див. мал. 13.18). У вікні Масштаб натисніть кнопку декілька сторінок і в панелі, що з'явилася, виділите необхідне число сторінок (мал. 13.19), що відображуються. Мал. 13.19. Налаштування числа сторінок, що відображуються Кнопка Скоротити на сторінку групи Перегляд може бути використана для зменшення числа сторінок документу за рахунок зменшення розміру шрифтів і інтервалів. З використанням елементів групи Параметри сторінки можна настроїти параметри сторінок документу : поля, орієнтації, розмір паперу і тому подібне Щоб вийти з режиму попереднього перегляду, натисніть кнопку Закрити вікно попереднього перегляду або клавішу Esc. Друк документу Друк усього документу в одному екземплярі Для друку усього документу в одному екземплярі досить в меню кнопки Office вибрати команду Друк, а потім команду Швидкий друк в підпорядкованому меню (див. мал. 13.17). Налаштування параметрів друку Для налаштування параметрів друку документу в меню кнопки Office слід вибрати команду Друк, а потім команду Друк в підпорядкованому меню (див. мал. 13.17). Налаштування робиться у вікні Друк (мал. 13.20) збільшити зображенняМал. 13.20. Налаштування параметрів друку документу У розділі Принтер в списку, що розкривається, Ім'я можна, за наявності декількох принтерів, підключених до комп'ютера або локальної мережі, вибрати принтер, на якому друкуватиметься документ. У розділі Сторінки можна встановити друк однієї сторінки, на якій в даний момент знаходиться курсор (перемикач поточна), або декількох сторінок, ввівши з клавіатури номери друкованих сторінок (перемикач і поле номера). Можна надрукувати і тільки виділений фрагмент документу (перемикач виділений фрагмент). У розділі Копії в лічильнику число копій можна вказати число друкованих екземплярів. Встановите прапорець розібрати по копіях, щоб кожен екземпляр друкувався по порядку сторінок створеного документу. У розділі Масштаб в списку, що розкривається, число сторінок на листі можна вибрати число сторінок документу (1, 2, 4, 6, 8 або 16), які слід надрукувати на кожному аркуші паперу. Природно, декілька сторінок на листі друкуватимуться в зменшеному масштабі. У списку, що розкривається, Включити можна вибрати один з параметрів, щоб надрукувати усі сторінки, парні або непарні сторінки.

Схожі: