|
|
Скачати 255.63 Kb.
|
|
Методичні рекомендації щодо проведення нарад, засідань та публічних виступів Заповідь : ПАМ'ЯТАЙ! Найкращі наради ті, які взагалі не потрібно проводити. ВСТУПНЕ СЛОВО Керівник не може собі дозволити розкоші вчитись на власних помилках. (Із американського менеджменту) Важливим і досить поширеним видом управлінської діяльності методистів є проведення нарад. У зв'язку з ускладненням проблем організації управління методисту стає все важче знаходити правильне рішення самому. Це можна зробити тільки за допомогою колективного розуму, а тому у вирішенні найбільш важливих питань обов'язкова участь-колективу компетентних людей. Ділова нарада несе не тільки інформаційне навантаження, а й дає змогу емоційно впливати на його учасників, адже учасники — це майбутні виконавці. ЇЇ рішення. Враховуючи актуальність проблеми кафедра початкових обласного інституту післядипломної освіти вирішила підготувати реферативний матеріал, який би сконцентрував інформацію, що відображає досвід багатьох дослідників і практиків. При цьому термін “ділова нарада” в узагальненій формі розуміють усі, хто працює в закладі або установі. Методист повинен чітко проаналізувати: • вартість наради; • поведінку учасників наради; • асертивність наради (асертивність — психологічне поняття, що передбачає усвідомлення самого себе, певності в собі, усвідомлення власних потреб і прагнень, які не залежні від інших людей, радість з власного успіху, визнання свого права на помилку, домагання виконання своїх прав. Поняття, що є антагонізмом агресивності і підпорядкування); • підготовка наради; • проведення наради; • прийняття групових рішень. Мета: • усвідомити роль нарад у колективній праці; • удосконалити перебіг нарад, організованих у школі; • пізнати методи, що забезпечують успішне проведення наради. Усвідомити, що безпосереднє зібрання людей має сенс, коли в цьому є необхідність: • в обміні інформацією; • у виявленні думок; • в аналізі важких ситуацій і проблем; • у прийнятті рішень з комплексних питань. Продумати наявність альтернативи проведенню наради: • чи можливе прийняття рішень відповідальним керівником; • чи можливо замінити нараду кількома телефонними дзвінками або провести її по селектору; • можливість об'єднання наради з іншим заходом. Важливо визначити, чи потрібно Вам особисто брати участь у нараді, котра проводиться поза Вашим підприємством: • чи можна просто відмовитись, нічого не втративши; • чи можна відрядити свого представника, який міг би в результаті набратись досвіду. Можна зробити висновок: • витрати на нараду можна вважати виправданими тільки тоді, коли нарада була ефективною, тобто: • дала розуміння і досягнення певної Мети; • на. ній були прийняті такі рішення, які б не з'явились без неї. Ви переконані, що прийняття групового рішення є дійсно потрібним для працівників. Головне — лише після опрацювання вищеназваних вимог керівник має чітко визначитися з типом наради. Професор АТ.Єлісеєв у навчальному посібнику «Организация й методика проведення деловьіх совещаний” класифікує наради так: Інформаційна — ознайомлення з новими директивними документами, майбутніми заходами, зміною ситуації на ринку тощо. Проводяться також узагальнення відомостей і вивчення різних думок на проблеми, що виникли. Роз'яснювальна (інструктивна) — обговорюються питання планування звітності, оперативної роботи різних служб тощо. Як правило, під час такої наради керівництво прагне запевнити співробітників у правильності обраної господарчої політики і неминучості кроків, що були зроблені для досягнення мети. Звітна — звіти про виконання планів, окремих доручень тощо. Навчальна (конференція) — ставить за мету дати учасникам необхідні знання і підвищити їхню кваліфікацію. Проблемна — вироблення методів вирішення проблем, що існують. Щодо форм безпосередньої участі керівника та учасників наради за класифікацією американських дослідників вони поділяються так: диктаторська — право проведення і голосу — лише у керівника. Інші учасники в основному слухають і беруть до уваги інформацію, що повідомляється. Вони можуть лише ставити запитання. Як правило, на подібних засіданнях керівник ознайомлює підлеглих з різноманітними офіційними документами або зі своїми розпорядженнями; автократична — різновид диктаторської. На ній керівник ставить запитання і вислуховує всіх учасників наради. Хоч кожен і може висловити свою думку, все ж більшу частину часу залишається пасивним; сегрвгативна — спочатку керівник робить доповідь, потім відбувається обговорення. Але в обговоренні беруть участь лише кілька працівників, яких визначає керівник. Проведення таких нарад характеризує керівника як не зовсім компетентного і не надто сумлінного; дискусійна — найдемократичніша за своєю структурою. Нарада стає полем вільного обміну думками і вироблення загального рішення. При цьому "більшість людей має право вільно висловити своє бачення проблеми, відверто виступити проти думки керівника; вільна (“круглий стіл ”) — не має чітко сформульованого порядку денного, а інколи проводиться, і без головуючого. Вільна нарада не приймає ніяких рішень, а зводиться до обміну думками і відбувається у формі бесіди між більшістю учасників. Характерна для наукових працівників; диспетчерська — має на меті з'ясувати хід виконання робіт, встановити, хто винен у недоліках, і намітити заходи щодо їх усунення. Почергові короткі .(1-1,5 хв.) повідомлення учасників повинні бути побудовані за принципом врахування відхилень від планових завдань і термінів їх виконання. Бажано, щоб склад диспетчерських нарад був постійним (можна користуватись селектором, практикувати письмові чи телефонні повідомлення, промислове телебачення); письмова нарада — Ваша пропозиція з певного питання друкується на одній половині аркуша і розсилається учасникам наради для відповіді. На чистій частині аркуша відзначаються зауваження, пропозиції, думки з цього приводу. За потреби можна повторити у зміненому варіанті; наради по селектору з успіхом замінюють більшість традиційних нарад. Оптимальна кількість учасників З—10 осіб. Потрібен лише селектор. Висновок: використання згаданих вимог і рекомендацій дасть можливість методистам - перейти від інтуїтивних до наукових методів керівництва нарадами і підвищить їхню ефективність. Проведення нарад і засідань варто проводити на початку і наприкінці тижня, коли спостерігається зниження працездатності. Правильно підготовлене і розумно проведена нарада є ефективною формою використання колективного розуму учасників нарад. Для ефективного проведення наради керівнику необхідно:
У процесі проведення наради для створення обстановки ділового і зацікавленого обговорення виниклих проблем методист не повинен:
Для підвищення ефективності нарад їх варто проводити методом "мозкової атаки" (автор методу Алекс Осборн). Їхнім організаторам необхідно враховувати наступне: на нараді, проведеній методом "мозкової атаки", забороняється критика виступаючих у будь-якому вигляді; слово для виступу на нараді учасники одержують у послідовності, зворотній субординації (першим виступає учасник наради, що займає нижчу ступінь в управлінській ієрархії); учасники наради сидять поруч, а не навпроти один одного; стимулюється генерація ідей, навіть самих фантастичних. Цей метод проведення нарад застосовується, коли складається надзвичайна, "позаштатна" ситуація, і немає варіантів її рішення. Завдяки цьому методу створюється обстановка, у якій учасники наради не бояться висловлювати самі дикі, фантастичні ідеї. Щодо підготовки самого методиста до наради, то насамперед потрібно подумати про те, яку мету ви як методист ставите, проводячи конкретну нараду. Ціль наради - це опис необхідного результату, потрібного типу рішення, бажаного підсумку роботи (можливі варіанти цілей: попередній обмін думками, підготовка рекомендацій для ухвалення рішення, ухвалення рішення по питанню й ін.). Тема наради - це предмет обговорення. Ніж більш точно й у потрібному напрямку сформульований предмет обговорення, тим більше шансів одержати потрібний результат. Тема повинна бути сформульована так, щоб зацікавити кожного учасника наради. Кожний повинний знати, що він вносить свій внесок у рішення загальної задачі. Теми стають цікавими, коли вони сформульовані конкретно. Виносити на обговорення потрібно тільки ті питання, що не удається вирішити в робочому порядку. повістка наради - це письмовий документ, що розсилається заздалегідь учасникам наради і, що включає в себе наступну інформацію: - тема наради; - ціль наради; - перелік обговорюваних питань; - час початку і закінчення наради; - місце, де воно буде проходити; - прізвища доповідачів, співдоповідачів, відповідальних за підготовку питань; - час, відведений на кожне питання; - місця і час, де можна ознайомитися з матеріалом по кожному питанню. Заздалегідь розіслана (у крайньому випадку - оголошена), добре продумана повістка наради дає можливість учасникам краще підготуватися і, отже, підвищити їхню віддачу на самій нараді (а керівнику - вимагати таку віддачу). Краще, якщо час нарад визначений розпорядком, встановленим в організації (відділі). Позапланові наради вибивають з ритму, знижують культуру ділового спілкування, позбавляють методиста можливості планувати свій робочий час і розпоряджатися їм, зриваючи заплановані зустрічі і справи. Тривалість наради не повинна перевищувати півтора - двох годин (більше двох годин безупинної роботи більшості учасників по чисто фізіологічних причинах стають байдужими до питань, що розглядаються). Оптимальне число учасників спільних обговорень - 5-7 чоловік. Збільшення кількості запрошених різко знижує середній коефіцієнт участі (чи віддачі) присутніх, одночасно продовжуючи нараду. Тому доцільно кількість запрошених звести до мінімуму. Найкраще, коли при різнорідній повістці наради склад його учасників є перемінним: обличчям, чиї питання обговорені, дозволяється залишати нарада, а інші учасники, чиє питання розглядається не першим, запрошуються на відповідне час. Деяких співробітників можна замість запрошення про усякий випадок попросити знаходитися на своєму робочому місці невідлучно в зазначений інтервал часу, щоб при необхідності викликати чи одержати довідку по телефону. Бажано, щоб у число учасників наради входили люди, здатні в ході колективної розумової діяльності виконати роль "експерта", "генератора ідей", "критика". ЯК ПРАКТИЧНО СКОРИСТАТИСЬ ЦИМ ПЛАНОМ Професор А.Г. Єлісєєв радить. Приготуйте шість аркушів білого паперу. На кожному аркуші в лівому куті напишіть назви пунктів, а на шостому — “Результат виступу ”. На № 3 напишіть тему доповіді. На № 4 і № 5 випишіть усі докази, приклади, порівняння і протиставлення, цифри. На № 6 помістіть Ваш заключний виступ перед аудиторією. Запишіть, до чого Ви збираєтесь закликати слухачів. Тепер продумайте початок виступу і запишіть його на № 1. Він повинен бути коротким, яскравим і точним. На № 2 запишіть те, за допомогою чого Ви збираєтесь розкрити тему виступу. Таким чином, план готовий. Далі вже можна усно продумати хід виступу, дібрати необхідні слова, жести, інтонації. Є й інший спосіб — записати доповідь, вивчити її, потім заховати матеріал і надалі користуватися лише опорними аркушами. Єдине, чого не можна допустити, — це читати свій виступ. Для порівняння наведемо поради з підготовки до виступу професора. А.А-Леонтьєва: • дайте собі відповідь, чи справді Вам потрібно мати повний текст? Короткий конспект? План? Чи взагалі обійтись без папірця; • якщо Ви відчуваєте, що не можете без тексту, зробіть наступне: перед тим, як написати, зобразіть на папері хід Ваших думок у вигляді схеми “ми знаємо..., звідси... ” тощо. Коли логічний скелет побудовано, розгорніть зв'язок думок у послідовності, напишіть текст; • перечитайте текст декілька разів. Чи всі змістові ___________ зв'язки, збережені? Якщо ні, можливо, вони і не потрібні, тому що слухачі самі зможуть їх висловити; • виділіть у тексті фрази, що відображають головний хід думок, і підкресліть їх червоним. Прочитайте лише червоний текст: чи збережено логічний зв'язок? • виділіть у тексті вислови, що безпосередньо служать для Вашої основної думки (не більше 2-3 синіх фраз на 1 червону). Прочитайте червоне і синє: чи є логічний зв'язок? • випишіть червоні і сині фрази на окремий аркуш; • допишіть 3-4 початкові і 3-4 кінцеві фрази. На тому самому аркуші випишіть цифрові дані, імена, географічні назви чи те, що важке для запам'ятовування. Тепер можна йти на доповідь лише з цим аркушем ? Це не догматична схема, можливо, у Вас з'являться свої методи підготовки, головне, щоб вони приносили бажані результати. Попередньо (за кілька днів) оповіщення учасників з передачею їм порядку денного - важливий елемент підготовки наради. Як додаток до повістки можуть розсилатися проекти рішень, тези доповідей, довідки. Дуже добре, якщо до початку наради обличчям, що готують питання, завбачливо передаються зауваження від учасників наради по проектах рішень, тезам виступів. ПІДГОТОВКА ПРОЕКТУ РІШЕННЯ Першим кроком до ефективності наслідків колективної праці є підготовка проекту і прийняття рішення. Тут варто скористатися такими рекомендаціями: • констатуюча частина має відображати суть проблем і їхній стан на даний момент; • основна (постановка) частина повинна відображати весь зміст рішень, котрі приймаються; • визначаються основні терміни виконання; • визначаються форми і методи контролю за виконанням, звітність виконавців. Пункти проекту рішення викладаються алогічній послідовності, при цьому в кожному пункті: • слід висвітлювати короткий, чіткий цілеспрямований зміст; • зміст повинен легко піддаватись аналізу та оцінці за результатами; • визначаються конкретні особи, відповідальні за виконання та терміни виконання; • необхідно враховувати реальність виконання рішень, які можуть бути прийняті. Після. проведення наради проект рішення відповідним чином коригується. Кожному виконавцю видається один примірник рішення чи виписка пунктів, що стосуються саме його. Заздалегідь проінструктуйте підлеглих (учасників наради) про правила поведінки на нараді. Коротко їх можна звести до наступних положень. Представляйте себе у своїх висловленнях. Говорите "я" замість "ми" чи безособової форми. Оборот мови з використанням займенника "ми" - майже завжди гра в схованки. Той, хто говорить, не бере на себе повну відповідальність за те, що він говорить. Якщо ви ставите запитання, скажіть, навіщо його задаєте, що він значить для вас. Питання не повинні залишати сумнівів у тім, чому вони задаються. Питання-пастки отруюють обстановку. У висловленнях будьте самим собою, не відігравайте роль, обрану чи самостійно очікувану від вас іншими. Якщо вважаєте, що потрібно помовчати - помовчите. Утримуйтеся, наскільки можливо, від інтерпретації чужих думок. Виражайте власну позицію. Намагайтеся не робити невиправданих узагальнень. Говорите не про вчинки і думки інших, а про ваше сприйняття цих вчинків і думок, тобто формулюйте судження мовою "Я - повідомлень", а не "Ви - тверджень". Замість "Ви от отут помилилися" краще сказати "Мені показалося, отут укралася помилка...". Установлено, що за інших рівних умов частіше починають конфліктувати люди, що сидять друг проти друга, і рідше - ті, котрі сидять поруч. Методист, знаючи характери запрошених, може, не залучаючи до цього уваги, посадити учасників так, щоб не виявилися друг проти друга ті, хто може зірватися і перешкодити розгляду питання. Мета і функції методиста (головуючого). Головна мета методиста на нараді - знайти з усіх питань порядку денного оптимальне рішення за мінімальний час. Для її досягнення він повинний забезпечити від кожного учасника і додати конструктивний характер обговоренню в цілому. Методист повинен регулювати спрямованість, діловитість виступів. Для цього варто не допускати відхилень убік, затягування виступів, стимулюючи конкретність, наявність змістовного аналізу і реальних пропозицій. Якщо початок обговорення виявило непідготовленість питання, то необхідно рішуче знімати його з обговорення і висловити зауваження тому, хто готував питання. Виступу деяких учасників можуть відрізнятися зайвою категоричністю, безапеляційністю, що виходить від інших. Такий тон може завдати серйозної шкоди дискусії, перевести її в боротьбу честолюбства. Тому методист повинний стежити, щоб виступи були коректні; з цією метою можна регулювати їх черговість. Методист уважно стежить за ходом наради, контролює зміст виступів, робить необхідні записи, короткими репліками акцентує увагу присутніх на найбільш коштовних пропозиціях виступаючих. Якщо ціль наради полягає в обміні інформацією і постановці чергових задач по ходу поточної роботи, то в нараді повинні брати участь лише методисти підрозділів. На такім засіданні варто коротко розповісти про положення справ, тому що не виключено, що деякі з присутніх можуть бути не знайомі з проблемою в цілому. Потім необхідно повідомити про хід виконання рішень, прийнятих на попереднім нараді. Якщо щось застопорилося, не варто шукати винних: буде загублений час на запеклі суперечки, а головне - взаємні обвинувачення можуть розколоти команду. Зате варто чітко сформулювати задачі на майбутнє. Якщо ціль наради - рішення конкретної проблеми, то до роботи в ньому необхідно залучити тих, без кого справа не зрушиться з місця, і тих, хто здатний запропонувати свій варіант рішення даної проблеми. Учасників наради необхідно забезпечити інформацією про проблему, чітко й однозначно сформулювати задачу. Це бажано зробити заздалегідь, щоб люди змогли підготувати свої пропозиції. Спробуйте думкою розподілити ролі між учасниками: перший буде вносити пропозиції, другий зможе оцінити їх з однієї точки зору, третій - з інший, четвертий остаточно сформулює рішення... У тім порядку, що вам здається найбільш вірним, і варто надавати слово учасникам обговорення. Порядок виступів повинен бути таким, при якому їхня черговість буде зворотної авторитету і положенню виступаючого: тоді над учасниками з більш низьким статусом не буде висловлене судження більш авторитетних колег. |
|
Методичні рекомендації шодо проведення семінарських та практичних... Методичні рекомендації щодо проведення семінарських і практичних занять з кримінального процесу для студентів інституту фінансово-економічної... |
Методичні рекомендації щодо проведення батьківських зборів Варва Родинна педагогіка. Методичні рекомендації щодо проведення батьківських зборів. – Варва, 2013. – 19 с |
|
Методичні рекомендації до проведення Першого уроку Незалежності України: шлях до створення гуманного світу для дітей”: Методичні рекомендації щодо проведення Дня Знань і Першого уроку... |
Методичні рекомендації до проведення У збірнику вміщено методичні рекомендації та розробки уроків на допомогу педагогічним працівникам навчальних закладів для проведення... |
|
МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ щодо організації Матеріали до серпневих конференцій педагогів області (методичні рекомендації щодо організації навчально-виховного процесу в закладах... |
Методичні рекомендації до проведення Першого уроку Співає сонячні пісні уся моя родина, бо ми родились на землі, що зветься Україна: Методичні рекомендації щодо Першого уроку в 2012–2013... |
|
Методичні рекомендації щодо організації та проведення ярмарків з... |
МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ОФОРМЛЕННЯ КУРСОВИХ, ДИПЛОМНИХ Методичні рекомендації щодо оформлення курсових, дипломних і магістерських робіт для студентів факультету іноземної філології / Уклад.:... |
|
Методичні рекомендації щодо організації та проведення виховної роботи... |
Проект «Майстерня мобільних волонтерів» Залучення молоді Півдня України (м. Херсон, Одеса, Миколаїв та АР Крим) до проведення публічних вуличних акцій та волонтерських заходів... |