3. ДОКУМЕНТНІ ФОНДИ
3.1. Суть, властивості і функції документних фондів
Документний фонд – це сукупність документів, які в силу суспільної значущості, зберігаються й використовуються у бібліотеках, архівах, музеях, інформаційних центрах і т.д. Залежно від установи, яка зберігає документи і організовує їх використання, розрізняють документний фонд бібліотек, архівів, музеїв і т.д. У сукупності вони складають документний фонд країни.
Фонд – це освоєний і упорядкований масив документів. Його освоєння відбувається з допомогою систематизації, предметизації, анотування, реферування. Упорядкування здійснюється за змістовими або формальними видами розстановки. Документний фонд є цілісним утворенням.
Властивості документних фондів:
інформаційна щільність (компактність);
системність;
внутрішня динамічність;
надійність.
Перша властивість документного фонду – інформаційна щільність виявляється в тому, що будь-який документний фонд містить не всі існуючі у світі документи. Кожен інформаційний заклад має свою модель фонду, яка визначається його профілем. Відповідно до профілю складаються два варіанти повноти документного фонду.
Документна повнота фонд. Фонд містить усі документи, які було випущено на певній території (для національних, краєзнавчих фондів бібліотек).
Інформаційна повнота. До фонду зі світового інформаційного потоку належать ті документи, які мають оригінальну інформацію. Разом із національними документами вони підсумовують всю профільну інформацію, і користувач отримує у фонді вичерпну інформацію відповідно до інформаційної потреби.
Властивість повноти, концентрації інформації отримує свій розвиток не тільки в складі, але й у структурі документного фонду. Основа фонду – найбільш концентрована його частина, до неї включають документи, які несуть узагальнену, найбільш повну інформацію. Для сфери є властивими менша концентрація інформації, яка є більш розсіяною частиною фонду, динаміка. Процес інформаційного ущільнення сприяє переведенню окремих документів зі сфери до основи фонду.
Наступна властивість фонду – його системний характер. Документний фонд – систематизована сукупність документів, тобто така, що об’єднує не всі документи, а лише ті, які мають близьку інформацію, пов’язані між собою єдністю тематики, доповнюють один одного і розкривають тему або проблему всесторонньо, у всіх її проявах. Цілісність документного фонду наприклад, архіву, обумовлена єдністю походження, тісними історичними й логічними зв’язками між документами.
Системність фонду виявляється не тільки у складі, але й в організації. Усі документи розташовано за певною системою (схемою) класифікації. Така система організації дає можливість оперативно й точно вести пошук документів, завдяки чому документний фонд перетворюються на інформаційно-пошукову систему.
Внутрішня динаміка розвитку фонду і його функціонування. Фонд – це зібрання різних документів, які часто відображають суперечливі погляди стосовно однієї проблеми.
Висока надійність для користувача. Компактна концентрація профільної інформації, яку подано у систематизованому вигляді, дає користувачеві впевненість в отриманні необхідної інформації в повному обсязі.
Фонду складається з двох груп документів:
документи, що мають фактографічну, концептуальну інформацію; ця частина фонду має назву “фонд первинної інформації”;
документи, які мають бібліографічну інформацію про всі документи, що є в країні або у світі взагалі; ця частина фонду маєь назву “фонд вторинної інформації”.
Надійність документого фонду виявляється в тому, що в ньому є документи, які дають суттєву інформацію з теми, проблеми, інформацію про документи відповідного профілю, особливо такі, яких немає у даному фонді. Процес отримання документів, яких немає у фонді, сьогодні здійснюється шляхом використання електронних систем, що дають можливість отримати необхідні дані з інших фондів країни або з-за кордону.
Функції документних фондів:
інформаційна;
пізнавальна.
Процес організації фонду. Комплектування – відбір і поповнення фонду необхідними документами, звільнення від документів, що втратили свою цінність. Облік – контроль документів, які є в наявності у фонді, – має дві сторони: поповнення новими документами і вилучення тих, що підлягають утилізації. Обробка – заведення відповідних карток, які забезпечують їх зберігання, пошук і використання. Розміщення – упорядкування відповідно до класифікації документів. Зберігання – створення відповідних умов у спеціальних приміщеннях, реставрація документів. Звірення – контроль за збереженням фонду, його обліком, формами надання користувачам.
Виникнення кожного документного фонду обумовлене потребами суспільства, різноманіття яких привело до диференціації і спеціалізації фондів. Документи кожного виду фонду усередині групуються окремо у підфонди.
|