2.3.Функції документних потоків і масивів
Функції ДП і М – це реалізація їх властивостей під час функціонування ДК суспільства. Базисною є інформативна функція – забезпечення розповсюджування соціальної інформації у суспільстві.
Основною функцією ДМ є кумулятивна – забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою організації розповсюдження й використання членами суспільства.
Перелічені функції зумовлюють суспільну необхідність існування ДП і М, спричиненіпотребами суспільства, тому належать до зовнішніх функцій.
Внутрішні функції відображають завдання ДП і М відносно тих підсистем ДК, з якими безпосередньо пов'язані, тобто виробників, розповсюджувачів і користувачів документів. До цих функцій належать:
соціально-орієнтувальна (або соціалізувальна) – забезпечення спадкоємності розвитку суспільства завдяки функціонуванню ДП і М;
управлінська – забезпечення керівництва соціальними процесами через розповсюдження серед членів суспільства документованої інформації;
утилітарна (від лат. utilus – користь) – використання ДП і М піл час соціально-комунікативної діяльності.
2.4. Основи структурування документних потоків і масивів
Структура (від лат. structura будова, розташування) – сукупність стійких зв'язків об'єкта, що забезпечують його цілісність, збереження основних властивостей. Структурування – це визначення внутрішньої будови об'єкта вивчення, установлення зв'язків і співвідношень між його складовими.
Основи структурування ДП і М – це базисні положення раціонального впорядкування документів у потоках і масивах, що сприяє створенню оптимальних моделей їх функціонування. Активне збільшення нових видів документів і розширення їх списку потребують різних підходів до будування систем упорядкування ДП і М, оскільки у єдиній сукупності ними складно керувати.
Структурувати ДП і М можна за різними ознаками: змістовними й формальними. До змістовних належать ті ознаки структурування, що відображають семантичні і тематико-типологічні особливості ДП і М.
Семантична структура ДП і М відображає смислові зв'язки між документами, кількісну розповсюдженість документів однієї тематики. Семантична структура ДП і М виявляє себе через посилання на попередні роботи в текстах документів, пристатейні й прикнижкові списки літератури та ін. Так, у разі одночасного цитування двох наукових публікацій у третій, між двома першими повинні існувати відношення інтелектуальної взаємодії, або когнітивні зв'язки. Вивчення семантичної структури ДП і М сприяє визначенню міждисциплінарних зв'язків, тенденцій розвитку комунікативних процесів у науці, фактів зародження нових дослідних напрямів.
Тематична структура – це відносна поширеність документів певної тематики у ДП і М. Моделлю тематичної структури ДП і М можуть бути класифікаційні схеми: Універсальна десяткова класифікація, Бібліотечно-бібліографічна класифікація, Міжнародна класифікація винаходів та ін.
Семантичну й тематичну структури ДП і М не можна ототожнювати: перша означає зв'язок не лише за тематикою, але й за іншими змістовними зв'язками – за методами дослідження, термінологією, фактичним матеріалом. Семантична структура ДП і М постійно змінюється, оскільки кожний новий документ змінює змістовні зв'язки між попередніми документами та їх значущість для користувача, а тематична структура ДП і М є відносно стабільною.
Типологічна структура ДП і М – це розповсюдженість і кількісне співвідношення документів певних типів або жанрів. При динамічному моніторингу за розвитком типологічної структури ДП і М є можливість визначити актуальні проблеми або тенденції функціонування конкретних сфер і галузей. Наприклад, різке зменшення у потоці кількості наукових видань свідчить про нестабільність і кризовий стан розвитку науки.
Інші ознаки структурування ДП і М належать до формальних і відображають видові, мовні, географічні, видавничі характеристики документів, технологічні особливості носіїв інформації та її документування.
Видова структура – це співвідношення у ДП і М документів різних видів.
Мовна структура ДП і М – це співвідношення кількості документів, опублікованих певними мовами.
Географічна структура ДП і М – це розподіл документів за місцем видання. Наприклад, географічна структура вітчизняного ДП політичної тематики представлена містами України. Майже 90 % складають документи, які видано у Києві (70,9 %), Львові (11 %) і Харкові (4,8 %).
Видавнича структура ДП і М – це кількісне співвідношення документів за ознакою належності до видавничих установ, до яких належать державні й приватні видавництва, органи державної влади й управління, вищі навчальні заклади, науково-дослідні установи та ін. Уміння орієнтуватися в сукупності видавничих установ і їх продукції дає можливість правильно, оперативно, повно комплектувати документні фонди, розшукувати потрібні користувачам нові видання.
Серед державних видавництв Україн найбільш потужними є видавництва "Освіта", "Основа, "Наукова думка".
Авторська структура ДП і М – це співвідношення документів за ознакою наукових колективів або індивідуальних авторів. Залежністьі від основного профілю розробок первинні наукові колективи (кафедри, лабораторії, відділи, інститути та ін.) поділяються на дві групи: перша – профільні колективи, тобто такі, чия діяльність повністю укладається в межі комплексної наукової проблеми; друга – непрофільні, які крім певної проблеми проводять свої основні дослідження й розробки за іншими напрямками. Вивчення організаційно-фірмової та авторської структури є результативним, тому що дає можливість визначити коло наукових шкіл і їх лідерів, перелік авторів, яких найчастіше цитують та ін.
Хронологічна структура ДП і М – це співвідношення документів за роком видання. Її вивчення є результативним при встановленні рівня й швидкості оновлення або старіння документів у документних системах.
ДП і М можна структурувати за будь-якими формальними ознаками документних класифікацій, визначаючи співвідношення документів, що різняться знаковою природою інформації, способом документування, матеріальною конструкцією документів, призначеністю для сприйняття інформації користувачем та ін. Так, останнім часом у ДП і М збільшується питома вага електронних документів, що свідчить про активне впровадження новітніх інформаційних технологій у сферу документних комунікацій. У документалістиці поширено інші ознаки сгруктурування ДП.
Стеження за змінами структури ДП і М дає можливість прогнозувати закономірності розвитку документних комунікацій суспільства, здійснювати науково обґрунтоване управління документними системами.
|