МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ У ВОЛИНСЬКІЙ ОБЛАСТІ
Методичні рекомендації
Щодо дотримання вимог до оформлення протоколу
м. Луцьк
2013 р.
Методичні рекомендації
Щодо дотримання вимог до оформлення протоколу
Методичні рекомендації розроблені з метою підвищення ефективності управлінської діяльності головного та територіальних управлінь юстиції, подальшого вдосконалення організації роботи з документами та встановлення єдиних вимог до документування управлінської інформації.
Порядок та вимоги до оформлення протоколу встановлені Наказом Держспожистандарту України від 07.04.2003 №55 «Вимоги до оформлювання документів ДСТУ №4163-2003»; Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України 30.11.2012 №1242; Інструкцією з діловодства в Міністерстві юстиції України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 02.07.2012 №973/5; Інструкцією з діловодства Головного управління юстиції у Волинській області, затвердженої наказом Головного управління юстиції у Волинській області від 21.09.2012 №481/2.
Протокол – організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на засіданнях колегіальних органів, нарадах, конференціях тощо.
Протокол є офіційним документом, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань.
Протокол, в якому правильно зафіксовані основний зміст виступів та формулювання прийнятих рішень, може виявитися неоціненним помічником службових конфліктів, що виникають на грунті спотворень чиєї-небудь думки або нерозуміння суті справи.
Протокол необхідний як засіб фіксації рішень, строків, відповідальних виконавців. Помічено, що навіть кілька разів підведені підсумки усно через деякий час починають трактуватися по-різному, в залежності від ситуації та інтересів учасників.
Тематика і термінологія протоколу вимагають досить високої кваліфікації від протоколіста для належного відображення суті проблеми.
Протокол має важливе значення, оскільки документально підтверджує досягнуті домовленості і вказує напрямки майбутньої роботи.
Види протоколів:
1) стислі – протоколи, які містять лише назви обговорених питань та рішення з цих питань (включають рубрики «СЛУХАЛИ» та «ВИРІШИЛИ»);
2) повні – протоколи, які включають назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповідачам і виступаючим, рішення з обговорених питань (включають рубрики «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ»);
3) стенографічні – протоколи, які дослівно фіксують виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо; весь хід засідання записується дослівно.
Протокол складається під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографується або проводиться магнітний звукозапис, протокол може складатись після їх розшифрування.
Реквізити протоколу:
-
назва виду документа (ПРОТОКОЛ);
-
дата засідання;
-
реєстраційний індекс (номер);
-
місце засідання;
-
гриф затвердження (у тому випадку, коли протокол підлягає затвердженню);
-
заголовок до тексту;
-
текст;
підписи голови та секретаря.
Вимоги до оформлення протоколу
Протокол оформляється на бланку протоколу (за наявності такого бланку) або на загальному бланку установи чи на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів).
Датою протоколу є дата проведення засідання, а не дата його остаточного оформлення чи підписання. Якщо засідання тривало декілька днів, то через тире зазначають дати першого і останнього днів засідань. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один порядок у послідовності: число, місяць, рік.
Приклад:
05.04.2013 або 05-07.04.2013
Реєстраційний індекс протоколу – це умовне цифрове позначення, яке надають протоколу під час його реєстрації.
Реєстраційний індекс протоколу є порядковим номером засідань колегіального органу протягом календарного року. Протоколи спільних засідань повинні мати складені номери, що містять порядкові номери протоколів установ, які прийняли участь у роботі колегіального органу.
В реквізиті "місце засідання" зазначається місто, де відбулось засідання.
Заголовок до тексту протоколу має бути граматично узгоджений з його назвою і містити короткий виклад основного смислового аспекту.
Заголовок до тексту протоколу має відповідати на запитання «чого?». Наприклад: протокол (чого?) – оперативної наради при керівництві головного управління юстиції. Тобто, заголовок до тексту протоколу містить зазначення виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) і назву колегіального органу у родовому відмінку.
Текст протоколу
Текст протоколу складається з двох частин:
Вступна частина тексту протоколу складається із зазначення прізвища та ініціал головуючого, секретаря, присутніх, запрошених і порядку денного.
Слова «Голова», «Секретар», «Присутні» пишуть від лівого поля.
У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім – запрошених осіб із зазначенням посад. Якщо кількість присутніх на засіданні перевищує 15 осіб, їх склад зазначається кількісно, а перелік із прізвищами в алфавітному порядку додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у протоколі.
Приклад:
Присутні: 43 особи (перелік додається).
Порядок денний – перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщенні у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Питання у порядку денному розміщуються за важливістю, складністю, часом, відведеним для їх обговорення.
Порядок денний дається наприкінці вступної частини.
Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про».
Основна частина тексту протоколу фіксує хід засідання і складається з розділів, що відповідають питанням порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ). Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від меж лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.
Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: «Текст доповіді додається до протоколу».
Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та доповідей до нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
Якщо після доповіді, виступу виникають запитання, то їх фіксують у протоколі у порядку надходження.
Кожен розділ протоколу (за пунктом порядку денного) завершують записом прийнятого рішення.
Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ») фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинно бути конкретним, лаконічним, розпорядчого характеру і складатися з елементів, що відповідають на такі питання: кому зробити, що зробити і термін виконання (до якого числа).
Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами з дужкою.
Рішення, зафіксовані в протоколах, є обов'язковими для виконання.
Протокольні рішення, як правило, мають нетривалий характер дії і поширюються на обмежене коло посадових осіб.
У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, якій обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.
Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається.
Протокол підписується головуючим на засіданні та секретарем. Деякі протоколи підлягають затвердженню, а саме:
- засідань комітетів;
- експертних, методичних, наукових рад;
- комісій.
Такі протоколи повинні містити гриф затвердження.
Під час засідання можна скласти тільки чернетку протоколу.
У п'ятиденний термін протокол уточнюється, додається, вивіряється за стенограмами і фонозаписами, редагується й оформляється.
Рішення колегіальних органів в управлінні юстиції повинні проводитись у життя наказами.
Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.
Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) протоколу, що відображає конкретне окреме питання порядку денного, оформлена належним чином.
Реквізити витягу з протоколу:
1. Назва й номер документа.
2. Назва колегіального органу, засідання, наради.
3. Дата.
4. Питання порядку денного.
5. Текст з цього питання.
6. Підписи голови й секретаря.
Таким чином, протокол займає особливе місце в системі організаційно-розпорядчих документів. З одного боку, його можна віднести до інформаційних документів (він містить інформацію про хід обговорення управлінських питань), а з іншого - протоколи виконують розпорядчу функцію (у структурі протоколу обов'язково присутня постановляюча частина).
Протокол традиційно належить до значущих для документообігу елементів, оскільки є відображенням колегіального способу прийняття рішень.
Використання у практичній роботі Методичних рекомендацій щодо дотримання вимог до оформлення протоколів сприятиме удосконаленню роботи з документами в органах юстиції, виробленню культури ділового спілкування, прийняття управлінських рішень та контролю за їх виконанням.
Відділ організаційного забезпечення,
документування, контролю та звернень
громадян Головного управління юстиції
у Волинській області
09.04.2013
|