Конспект лекцій Тема Документні потоки та масиви як складові документної комунікації

Скачати 1.74 Mb.

Назва	Конспект лекцій Тема Документні потоки та масиви як складові документної комунікації
Сторінка	1/9
Дата	19.03.2013
Розмір	1.74 Mb.
Тип	Конспект

bibl.com.ua > Інформатика > Конспект

1 2 3 4 5 6 7 8 9

ДОКУМЕНТНІ РСУРСИ
Опорний конспект лекцій

Тема 1.Документні потоки та масиви як складові документної комунікації
Проблеми, які в умовах інформатизації мають вирішувати фахівці документно-комунікаційної сфери, зумовлені необхідністю поєднати різноманітні носії інформації та механізми доступу до них у єдину нерозривну систему документ них ресурсів та послуг. Це потребує знань про особливості створення, руху та кумуляції документів у суспільстві, що відбиваються через функціонування документ них потоків та масивів.

Сучасні дослідники доводять, що соціальна комунікація – це глибинний базис матеріального виробництва та необхідний фактор прогресу буль-якого виду суспільного устрою.

Найважливішою підсистемою соціальних комунікацій є документна комунікація (ДК) – процеси і засоби обміну інформацією у суспільстві за допомогою документів. Вона забезпечує рух соціальної інформації у часі і просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів.

Існує декілька підходів щодо глобального характеру ДК. Закон документаційного супроводу соціальних комунікацій , сформульований Ю.Столяровим, доводить, що кожна соціальна комунікація обов”язково опосередковується документом, і всі соціальні інститути за своєю сутністю є документ ними, оскільки кожен з них зайнятий або виробництвом, або транспортуванням, або одержанням, обробкою та зберіганням документа, наданням його користувачам та ін. Наприклад, органи державної влади – це соціальний інститут по виробленню законодавчих документів, банківська сфера – також суто документна інституція, оскільки всі фінансові операції супроводжуються документами та ін.

Розширенню середовища функціонування ДК сприяє інформатизація суспільства, яка охоплює всі сторони сучасного суспільного життя . Впровадження новітніх інформаційних технологій, удосконалення засобів документування та розповсюдження інформації постійно розширюють документ не середовище та збагачують документні ресурси суспільства.

Функціонування ДК передбачає постійний рух документів по комунікаційним каналам від комуні канта (створювача документної інформації) до реципієнта (споживача документної інформації). Рух документів у процесі їх виробництва, розповсюдження та використання у суспільстві створює документний потік (ДП) . ДП – це сукупність розподілених у часі і просторі документів, які рухаються по комунікаційним каналам від створювачів та виробників до користувачів.

Найфундаментальніша дефініція ДП належить Гордукаловій, яка визначає документальний потік як вибіркове розповсюдження у формі документів результатів соціальної діяльності членів суспільства. Під соціальною діяльністю розуміється науково-пізнавальна, управлінська, виробнича, фінансова, літературно-художня та ін. види діяльності.

Термін „документний потік” має декілька етапів становлення. На початку ХХ століття, коли основним видом опублікованого документа була книга, М.Рубакін увів до наукового обігу поняття „книжковий потік”. Зворот із терміном „документ ний” вперше був застосований в архівознавстві і використовувався в межах цієї сфери у вузькому значенні, щодо функціонування лише ділових неопублікованих документів. У 1960-ті роки, через бурхливий потік інформації виникли та почали вживатися як синоніми терміни „інформаційний потік”, „документальний потік”, „документально-інформаційний потік”. У 1990-ті роки розвиток документознавства як міждисциплінарної узагальнюючої науки та розширення поняття „документ” привели до введення у науковий обіг терміна „документ ний потік” у широкому його значенні.

Терміни „документний” та „документальний” мають різне змістове навантаження. За Ю.Столяровим, „документний” – тобто „складається з документів”, або має безпосереднє відношення до документа як до фізичного об”єкта , а „документальний” означає „підтверджений документом, достовірний.”

Функціонування документ них комунікацій у суспільстві потребує створення спеціалізованих документних систем (ДС) , що забезпечують цикл життєдіяльності документів, тобто їх виробництво, транспортування, збирання, зберігання та використання.

Проходячи через документні системи, ДП створює там постійні або тимчасові сукупності документів. Тимчасові слабо структуровані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу та транспортуванню) – це документні масиви (ДМ). Стаціонарні систематизовані, споряджені довідково-пошуковим апаратом сукупності документів, що комплектуються відповідно до завдань документної системи по обслуговуванню користувачів документованою інформацією – це документні фонди (ДФ).

Донедавна поняття „масив” та „фонд” ждокументів використовувались як синоніми. Документознавчий підхід потребує детальнішого визначення цих понять, їх змістовного розмежування, встановлення співвідношення між ними.

Фонд – це фундаментальніше утворення, ніж масив. Термінологічно поняття „фонд” походить від латинського “fond”, що означає «основа», «фундамент». Массив – це більш мобільний комплекс документів , призначений для подальшого перетворення. Фонд – це освоєний масив документів. Його освоєння відбувається за допомогою систематизації, предметизації, анотування, реферування, упорядкування за змістовими або формальними видами розстановок. Важливою ознакою фонду є його відбиття у довідково-пошуковому апараті.

Документні потоки, масиви та фонди утворюють документні ресурси (ДР) – сукупність документів, підготовлених для ефективного їх використання членами суспільства. ДР забезпечують збір, обробку, зберігання, пошук та використання документованої інформації, тому є найважливішим видом ресурсів поряд із матеріальними та енергетичними. ДР поповнюються зовнішнім документ ним потоком, що виникає завдяки створенню та розповсюдженню документів. Крім зовнішнього існують внутрішні ДП, що циркулюють у документ них масивах та фондах внаслідок їх організації та користування ними.

На функціонування документ них ресурсів країни впливає багато факторів, головним з яких є інформативна політика держави. Вона відображається у законах та підзаконних актах, що регламентують розвиток та використання документно-комунікаційних систем країни, і спрямована на створення умов для ефективного і якісного забезпечення інформаційних потреб членів суспільства, перш за все – на документ не забезпечення вирішення стратегічних завдань соціального та економічного розвитку держави.

За роки незалежності України прийнято понад 20 законодавчих актів щодо вдосконалення процесів формування національних документ них ресурсів. Найважливішими з них є закони України „Про інформацію” (1992р.), „Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні” (1992 р.), „Про науково-технічну інформацію” (1993 р.), „Про державну таємницю” (1994 р.), „Про захист інформації в автоматизованих системах” (1994 р.), „Про національний архівний фонд і архівні установи” !1994 р.), „Про бібліотеки і бібліотечну справу” (1995 р.), „Про видавничу справу” (1997 р.), „Про завдання Національної програми інформатизації до 2000 р.”(1998 р.), „Про обов’язковий примірник документів” (1999 р.) та ін.

Крім загальнодержавних актів прямої дії на функціонування документно-комунікапційних систем впливають багато законодавчих опосередкованої дії, а також не лише внутрішні , але й зовнішні економічні та соціально-політичні зміни, перш за все – світові тенденції створення глобальних комп’ютерних мереж і технологічні досягнення в галузі новітніх інформаційних технологій.

На порозі ХХІ ст. визначним фактором розвитку ноосфери стає інформація, тому в наш час найважливішим завданням створення інформаційної інфраструктури суспільства. Організаційна інфраструктура документної комунікації має виробничі та невиробничі компоненти. До виробничих компонентів належить видавнича, поліграфічна, документоторгівельна справа, засоби зв’язку. Невиробничі компоненти інфраструктури – це система підготовки кадрів для організації створення, розповсюдження та користування документ ними ресурсами, система адміністративного керівництва документ ними комунікаціями, система наукового та технологічного забезпечення документних комунікацій, сукупність систем збору, зберігання, обробки, пошуку та надання користувачам документної інформації.

Відсутність або недостатній розвиток будь-якої складової інфраструктури документ них комунікацій знижує ефективність функціонування ДП та М та темпи доведення інформації до користувачів, сповільнює розвиток науки, економіки, виробництва, управлінської сфери. Створення в країні оптимальної інфраструктури документної комунікації передбачає врахування перспектив розвитку можливостей технічних засобів передачі, обробки, пошуку, збереження та тиражування документованої інформації.
Документні потоки та масиви як системні об’єкти
ДП та М – це складні явища і визначити їх сутність безпосередньо, тобто шляхом практичного обстеження, дуже важко. Найраціональніший шлях вивчення складних явищ – послідовний розподіл їх на елементи, встановлення зв’язків між ними та функцій кожного елемента.

На загальнотеоретичному рівні ДП та М - це складні впорядковані системи, основні компоненти яких посідають означене положення та відіграють певну роль. Поняття «система» – відносне, як і поняття «елемент». Наприклад, документ як система – це єдність матеріального носія та інформації, але на іншому рівні системного розгляду документ сам стає елементом більш загальної системи – документного потоку або масиву.

Система утворюється тоді, коли між елементами виникають зв’язки. Вони створюють структуру системи. Забезпечують її цілісність. У ДП та М як системних об’єктах зв’язки характеризуються багатоаспектністю.

За напрямом розрізняють прямі і зворотні зв’язки. Дп та М виникають в процесі встановлення прямих та зворотних зв’язків між створювачами та споживачами.

Зовнішнє середовище, що впливає на ДП та М як систему безпосередньо або опосередковано, виявляє себе через такі основні фактори:

економічний – рівень та структура доходів населення країни, темпи інфляції, обсяг бюджетних асигнувань на функціонування документно-комунікаційної сфери безробіття та ін.;
політико-правовий - вплив пануючого політичного режиму, офіційної ідеології, прийнятих законів та ступінь їх виконання, стан щодо дотримання прав людини;
науково-технічний – етап у розвитку науково-технічного прогресу, технології, що використовуються, рівень комп’ютеризації та ін.;
соціокультурний – звички, традиції, пануюча форма релігії, національна психологія, менталітет, грамотність населення;
демографічний – густота населення, динаміка народження та смертності, тривалість життя, міграційні процеси та ін.;
природничо-екологічний – розміри території країни, клімат, запаси корисних копалин, особливості екологічної ситуації та ін.

Зовнішнє середовище прямого впливу – це державні органи, виробники, розповсюджувачі та користувачі документів, джерела фінансування процесів створення, розповсюдження, акумулювання документів у суспільстві. Зовнішнє середовище непрямого впливу – це рівень розвитку технологій, стан економіки, політичні та соціокультурні фактори, чинники міжнародного середовища. Наприклад, аналіз даних науково-статистичного довідника «Преса УРСР: 1918-1973 рр.» свідчить про вплив на розвиток Дп та М соціально-політичних факторів. У роки Другої світової війни ДП книг і брошур УРСР зменшилися за обсягом у 5 разів, а окремі роки складав лише 3-4% від довоєнних років. У періоди стабільності ДП неухильно зростав – у 1970-ті роки середньорічний обсяг ДП книг і брошур удвічі перевищував аналогічні показники 1950-х років.

Нині в Україні у зв’язку з економічною нестабільністю кількісні показники річного обсягу ДП книг та брошур за назвами та тиражем знаходяться на рівні 1928-1929 рр.

Ці дані свідчать про системний характер ДП та М, що дійсно мають прямі та зворотні зв’язки з зовнішнім середовищем, які безпосередньо впливають на їх розвиток.

Тема 2. Ознаки, властивості, параметри та функції документних потоків та масивів

Документні потоком і масиви відокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документі потоки та масиви – це складові однієї системи, родоутворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.

Спільні ознаки документних потоків та масивів:

множинність документів, з яких складається ДП та М;

доцільність функціонування, ДП та М, спрямованість

їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування ДК, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи ДР;

постійне відтворення ДП та М у процесі соціально-комунікативної діяльності.

Відмінними ознаками потоку, що відрізняють його від масиву, є:

динамічність як спосіб існування потоку, який постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;

невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, як звичайно, не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами.

Так, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід ДС, містить документи , що потенційно призначені для використання, але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам.

ДМ, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву. Наприклад, ДМ книготорговельної організації, ДМ місцевого відділення Укрдруку, масив документів відділу комплектування наукової бібліотеки, який без попереднього його освоєння методами аналітико-синтетичної обробки не може стати частиною фонду та ін.

Розрізняють атрибутивні та прагматичні властивості ДП та М. Атрибутивні – це необхідні, суттєві властивості, без яких явище не існує.
2

Прагматичні – це властивості, які виявляються в процесі використання ДП та М.

До атрибутивних властивостей, загальних для ДП та М, належать: цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність.

Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх зв’язків між документами потоку або масиву. Всі документи взаємопов’язані між собою за будь-якою однією або кількома ознаками: тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом документування інформації та ін. Внутрішня єдність елементів системи ДК, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування та постійне зростання значущості ДП та М у суспільстві.

Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети – поки у суспільства буде потреба у комунікації на основі документної інформації, будуть функціонувати ДП та М.

Дискретність (від лат.discretus – розділений, переривчастий) виявляється в тому, що ДП та М складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі та часі. Це зомовлено тим, що кожен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберігає та розповсюджує лише певну кількість відомостей про об’єкт. Для доведення до користувачів нової інформації створюються інші документи, що постійно поповнюють документні потоки, а через них – масиви.

Невід’ємною складовою будь-якого документа є інформація, яка має цінність і призначена для зберігання та розповсюджування, тому важливішою властивістю документних потоків та масивів є інформативність. Вона виявляється в тому, що ДП та М містять відомості з усіх сфер людської діяльності на всій території планети за всі часи.

Прагматичні властивості ДП та М – це стохастичність, керованість, відкритість, організованість, синергічність.

Стохастичність (імовірність) формування ДП та М виявляється в тому, що неможливо з абсолютною точністю розрахувати їх поповнення, передбачити ступінь цінності та використання окремих документів. Це зумовлює необхідність широкого впровадження різноманітних методів вивчення ДП та М, прогнозування їх розвитку в суспільстві.

Керованість як властивість ДП та М розкривається у двох аспектах: у здатності потоків і масивів бути керованими, у спроможності управляти суспільною діяльністю. Обсяг, склад, структура ДП та М змінюються під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливають на них через задоволення та формування інформаційних потреб користувачів.

Відкритість Дп та М проявляється в їх поступовому розвитку та універсальності відносно інформаційної та матеріальної складової документів, їх форм, носіїв та засобів документування. Нині в суспільстві використовують найрізноманітніші види документів: рукописні і електронні, опубліковані та ті,
3

що не публікуються, паперові, плівкові та ін., які охоплюють за змістом увесь універсам знань людства.

Системним об’єктам притаманна організованість , наявність ієрархічної структури, співвідношення окремих елементів, розташованість їх один до одного згідно з заданими параметрами або схемою упорядкування. Наприклад, за рівнем функціонування розрізняють міжнародні, міжгалузеві, між особисті ДП, за напрямом – вхідні, вихідні, внутрішні та ін.

Синергетичність ДП та М виявляється в тому, що збільшення загальної ефективності системи досягається злагодженим функціонуванням окремих її елементів. Так, сформувати якісний ДМ книжкової крамниці неможливо без систематичного поповнення його новими документами, що постійно виникають у ДП.

Якщо характеристики ДП та М піддаються вимірюванню, вони набувають статусу параметрів. Основні параметри ДП та М:

зміст та функціональна належність - відповідають цільовому призначенню документів, що складають потік або масив;
структура , що має ознаки, відповідно з якими може змінюватись класифікація документів та їх індексація, створюватися система довідково-пошукового апарату;
режим функціонування – визначається змінами, що відбуваються з плином часу в інформаційному навантаженні ДП та М.

До факторів, що характеризують режим руху документів у потоці і масиві, належать: обсяг ДП та М у фізичних величинах (кількість документів або інформації, що в них міститься); пропускна спроможність каналів зв’язку, засобів створення та тиражування документів, допустиме навантаження співробітників, що обробляють документи та попит користувачів на документну інформацію. При цьому семантична насиченість ДП та М визначається кількістю назв документів, а фізична насиченість – кількістю їх примірників. Так, річний обсяг потоку книг та брошур, виданих в Україні у 1991 році, склав 5855 друк. од., у 1994 – 4752 друк. од., а у 1996 – 6074 друк. од.

Тираж книг і брошур , виданих у 1991 році склав 136415 тис. прим., 1994 р. – 52161 тис. прим., 1996 р. – 51777 тис. прим. Ці показники свідчать про постійні зміни режиму функціонування ДП, нестабільність його семантичної та фізичної насиченості.

Функції ДП та М - це реалізація їх властивостей у процесі функціонування ДК суспільства.

Базисною функцією є інформативна – забезпечення розповсюджування соціальної інформації у суспільстві. Виконуючи основну функцію – інформативну – ДП та М як система постійно пристосовується –до будь-яких змін зовнішнього середовища, витримуючи його вплив. Змінюються умови

4

функціонування системи: вдосконалюються засоби фіксування інформації та її матеріальні носії, впроваджуються новітні технології передачі документованої інформації, ускладнюються інформаційні потреби користувачів, посилюються їх вимоги щодо форм та оперативності надання необхідних документів, впроваджуються нові закони та джерела фінансування, але система не руйнується, а лише адаптується до нових умов.

Основна функція Дп – комунікативна – забезпечення руху та обміну інформацією в соціальному середовищі, налагодження стійкого міжсуб’єктного зв’язку між створювачам та користувачами документованої інформації, реалізація глобальної мережі контактів у суспільстві.

Основна функція ДМ – кумулятивна – забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою організації розповсюдження та використання членами суспільства.

Перелічені функції зумовлюють суспільну необхідність існування ДП та М, викликані потребами суспільства, тому належать до зовнішніх функцій.

Внутрішні функції відображають завдання ДП та М відносно тих підсистем ДК, з якими безпосередньо пов’язані тобто виробників, розповсюджувачів та користувачів документів. До цих функцій належать:

соціально-орієнтувальна (або соціалізуюча) – забезпечення спадкоємності розвитку суспільства завдяки функціонуванню ДП та М;

управлінська – забезпечення керівництва соціальними процесами через розповсюдження серед членів суспільства документованої документації;

утилітарна – ( від лат.utilus – користь) – використання ДП та М у процесі соціально-комунікативної діяльності. Стосовно конкретного користувача ця функція може проявлятись як система конкретних функцій – культурно-освітньої, прагматичної, гедонічної, статистичної, правової, функції історичного джерела та ін. Наприклад, 12-14% всіх створюваних у суспільстві ділових документів надходять на постійне зберігання до державних архівів – цей ДП містить історичні відомості про розвиток суспільства, тому виконує функцію історичного джерела.

Таким чином, ДП та М відокремлюються у відносно самостійні системи завдяки наявності власних ознак, властивостей та функцій. Їх знання дозволяє відрізняти ДП та М від інших підсистем ДК, зважати на об’єктивні закони їх розвитку та використання, оптимізувати роботу з ними.

1.Встановити спільні та відмінні ознаки документних потоків та масивів.

2.Розкрити сутність атрибутивних та прагматичних властивостей ДП та М.

3.Навести функції ДП та М, обґрунтувати їх розподіл на зовнішні та внутрішні.
Література: Гордукалова Г.Ф. Документальный поток социальной тематики как объект библиографической деятельности: Учебн. Пособ. – Л.,1990. – С 5-23, 43-70, 99-102.

Тема 3.Основи структурування документних потоків та масивів
Структура (від лат. “structura” будова, розташування) – сукупність стійких зв’язків об’єкта, що забезпечують його цілісність, збереження основних властивостей . Структурування – це визначення внутрішньої будови об’єкта вивчення, встановлення зв’язків та співвідношень між його складовими.

Основи структурування ДП та М – це базисні положення раціонального впорядкування документів у потоках та масивах, що сприяє створенню оптимальних моделей їх функціонування. Активне збільшення нових видів документів та розширення їх репертуару потребують різних підходів до побудови систем упорядкування ДП та М, оскільки у єдиній сукупності ними складно керувати.

Структурувати ДП та М можна за різними ознаками: змістовними і формальними. До змістовних належать ті ознаки структурування, що відбивають семантичні та тематико-типологічні особливості ДП та М.

Семантична структура ДП та М відбиває смислові зв’язки між документами, кількісну розповсюдженість документів однієї тематики. Семантична структура ДП та М виявляє себе через посилання на попередні роботи в текстах документів, пристатейні та прикнижкові списки літератури та ін. Вивчення семантичної структури ДП та М сприяє визначенню міждисциплінарних зв’язків, тенденцій розвитку комунікативних процесів у науці, фактів зародження нових дослідних напрямів.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Схожі:

3. Документно-інформаційні потоки та масиви чк складові документної коменікації Тема Документно-інформаційні потоки та масиви чк складові документної коменікації	Конспект лекцій У двох частинах Частина 2 Суми Затверджено на засіданні кафедри фінансів як конспект лекцій з дисципліни «Банківський менеджмент»
Конспект лекцій Частина II Суми Стратегічний маркетинг : конспект лекцій / укладачі: В. В. Божкова, Ю. М. Мельник, Л. Ю. Сагер. – Суми : Сумський державний університет,...	КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ для студентів економічних спеціальностей усіх форм навчання Проектний аналіз : конспект лекцій / укладачі: О. І. Карпіщенко, О. О. Карпіщенко. – Суми : Сумський державний університет, 2012....
План-конспект уроку Тема: “ Масиви у формулах ” Методичне забезпечення: ПК із встановленою програмою Excel, ілюстративний матеріал (плакати або презентації ЕНМК)	КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ З КУРСУ Ч – 46 Чередник Г. Ю. Конспект лекцій з курсу «Соціальна психологія» [Текст] / Г. Ю. Чередник, О. О. Лоза. – Д.: РВВ ДНУ, 2009. –...
КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ ЧАСТИНА 2 ПЛАНОВІ ГЕОДЕЗИЧНІ МЕРЕЖІ Лісевич М. П., Ільків Є. Ю Геодезія. Планові геодезичні мережі.: Конспект лекцій.Івано-Франківськ: ІФНТУНГ, 2010. 131с	КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ З КУРСУ «ПСИХОЛОГІЯ» Конспект лекцій з курсу «Психологія» (для студентів 2 курсу денної форми навчання спец.: 092100 – «Промислове та цивільне будівництво»,...
ІСТОРІЯ УКРАЇНИ Конспект лекцій для студентів технічних спеціальностей України. / Г. Ю. Каніщев, Ю.І. Кисіль, В. О. Малишев, Г. Г. Півень, О. А. Яцина. – Конспект лекцій для студентів технічних спеціальностей....	КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ для студентів освітнього рівня «бакалавр» Конспект лекцій»: Навчально-методичний посібник для студентів галузі знань (0305) «Економіка і підприємництво», напрямів підготовки...

Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання