21. Порядок зберігання і використання службових документів.
21.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх у відомчий архів зберігаються за місцем їх формування у справах.
21.2. З метою підвищення оперативності розшуку документів, справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
21.3 У разі зберігання справ у відповідних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується їх керівниками.
21.4. Після закінчення календарного року головний спеціаліст відділу бухгалтерського обліку та фінансово-господарської роботи здійснює відбір документів, постійного та тривалого зберігання, які підлягають включенню до опису для подальшого державного зберігання, та після відповідного оформлення всіх необхідних документів (актів, описів, тощо) передає їх у архів теруправління.
21.5. На підставі наказу по теруправлінню відбір документів і справ до знищення проводиться експертною комісією щороку (або один раз на два роки) і оформляється актом, який затверджується начальником теруправління.
21.6. Вилучення і видача документів із справ постійного зберігання без відповідного оформлення не здійснюється. Як виняток, документи видаються з дозволу заступника начальника теруправління із залишенням у справі (в архіві) акта (пояснення) щодо причин його вилучення.
21.7. Сформовані справи, які знаходяться на зберіганні у відомчому архіві, можуть видаватися відповідальною особою у тимчасове користування з дозволу заступника начальника теруправління з обов’язковою відміткою про видачу у журналі видачі справ з архіву під розписку.
21.8. Видача будь-яких документів, письмових довідок, інформації, відомостей представникам інших установ допускається лише з дозволу начальника теруправління на підставі письмового запиту.
22. Організація роботи із зверненнями громадян
та особистого прийому громадян.
22.1. Особистий прийом громадян в теруправлінні здійснюється відповідно до Порядку організації та проведення особистого прийому громадян та графіку прийому громадян, затверджених наказом начальника теруправління.
22.2. Особистий прийом громадян організовує (запис на прийом, ведення протоколу під час прийому) головний спеціаліст відділу бухгалтерського обліку та фінансово-господарської роботи.
Усні звернення протоколюються в журналі особистого прийому громадян.
22.3. Розгляд листів (пропозицій, заяв, скарг громадян), що надходять в теруправління, здійснюється щоденно начальником теруправління, в разі його відсутності - заступником начальника теруправління.
22.4. Прийом і реєстрацію звернень (листів) громадян здійснює головний спеціаліст відділу бухгалтерського обліку та фінансово-господарської роботи.
22.5. Контроль за строками проходження звернень громадян, що надійшли в теруправління, здійснює головний спеціаліст відділу бухгалтерського обліку та фінансово-господарської роботи.
22.6. Контроль за своєчасним і кваліфікованим розглядом листів (заяв, звернень) громадян, доручень, що були надані під час прийому громадян, здійснює заступник начальника теруправління.
22.7. Звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті які не потребують додаткового вивчення – невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня отримання.
22.8. Якщо питання, порушене в листі, не входить до повноважень теруправління, воно в термін не більше 5 днів пересилається відповідному органу, про що повідомляється громадянину, що подав звернення.
22.9. Відповідь на звернення громадян підписує начальник теруправління або особа, яка його заміщає.
22.10. Відділ юридичного забезпечення, кадрової роботи, зв’язків з громадськістю та скарг проводить аналіз та надає правову оцінку на відповідність вимогам чинного законодавства проектів відповідей на звернення громадян, що подаються на підпис керівництва.
22.11. Відповідь на звернення громадян подаються начальнику теруправління для підпису лише після відповідної візи начальника відділу юридичного забезпечення, кадрової роботи, зв’язків з громадськістю та скарг..
22.12. Обов’язки щодо ведення діловодства при роботі зі зверненнями громадян покладаються на головного спеціаліста відділу бухгалтерського обліку та фінансово-господарської роботи.
23. Заключні положення
Створення необхідних умов працівникам теруправління для виконання ними своїх службових обов’язків покладається на відділ бухгалтерського обліку та фінансово-господарської роботи, керівників структурних підрозділів та заступника начальника теруправління.
Начальник відділу організації державного
нагляду, управління охороною праці,
розслідування та обліку травматизму В.Яцків
В.о. начальника відділу юридичного
забезпечення, кадрової роботи,
зв’язків з громадськістю та скарг Р.Фалес
|