|
|
Скачати 1.1 Mb.
|
|
Міністерство закордонних справ України № 3/1 Пр Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству Республіки Польща й у відповідь на його ноту № 0107 від 2 березня 2006 року має честь повідомити, що українські компетентні органи не мають заперечень проти призначення генерал-майора авіації (прізвище) військовим та військово-повітряним аташе при Посольстві Республіки Польщі в Україні. Міністерство користується нагодою, аби ще раз засвідчити Посольству свою високу Повагу. Київ, 2 березня 2006 року Посольству Республіки Польща м. Київ Пам’ятна записка – документ, що як правило, передається особисто. У дипломатичній практиці мають місце два види пам’ятних записок: передані особисто та надіслані кур’єром. Мета передачі пам’ятної записки – полегшити подальше просування справи та запобігти можливості неправильного тлумачення або розуміння бесіди або усної заяви. Пам’ятну записку друкують на папері без герба. Адресу й вихідний номер не вказують, зазначають лише місце (місто) і дату вручення. Над текстом записки великими літерами друкують заголовок «ПАМ’ЯТНА ЗАПИСКА». Документ складають в безособовій формі, без формул ввічливості, із вживанням виразів: «повідомляється», «доводиться констатувати», «порушується прохання (клопотання)». Пам’ятна записка, передана з кур’єром, тобто як самостійний документ, майже не відрізняється за формою від вербальної ноти. Вона складається від третьої особи, що містить висловлення поваги й комплімент. Така пам’ятна записка друкується на нотному бланку, має номер, на ній зазначається дата й місце відправлення. Печатка не ставиться й адреса не вказується. Зверху друкується напис «ПАМ’ЯТНА ЗАПИСКА». Р о з д і л 4. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ В СУЧАСНИХ СЛУЖБАХ ДІЛОВОДСТВА 4.1. Організація документообігу в сучасних службах діловодства: поняття, принципи й основні етапи У кожній установі, організації, на підприємстві документи знаходяться в постійному обігу. Усе документальне оформлення управління й документообіг з метою його реалізації здійснюється через діловодство. Основними завданнями, яке висуває суспільство перед сучасними службами діловодства, є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів. Тому найважливішим завданням для сучасних служб діловодства постає оптимальне здійснення документообігу в традиційному й електронному вигляді. Документообіг – рух документів в організації з моменту їх створення або одержання і до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв’язку. В умовах інформатизації суспільства на законодавчому рівні визначено й поняття електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання й знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності й у разі необхідності – з підтвердженням факту одержання таких документів. Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов’язків між працівниками підприємства. Точне знання обов’язків підвищує відповідальність кожного співробітника, в той же час виключає дублювання операцій під час роботи з документами. Єдиний порядок складання документів і організацію роботи з ними на підприємстві регламентує інструкція з діловодства. Організація документообігу ґрунтується на таких принципах: – рух документів повинен мати мінімальну кількість повернень на попередні етапи; – документи повинні спрямовуватись виконавцям відповідно до їхніх обов’язків, щоб уникнути дублювання операцій. Основними етапами документообігу є такі: розгляд, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ. Етапи документообігу в організації: – оброблення документів, які надходять в організацію (приймання й реєстрація); – попередній розгляд документів керівником; – організація раціонального руху документів всередині організації, зокрема доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, проходження узгодження й підпису проектів документів; – формування справ; – підготовка й передача справ до архіву. Розглянемо специфіку основних етапів документообігу. Первинне оброблення вхідних документів полягає в перевірці правильності доставки листів. Розкриваються всі конверти, за винятком особистої кореспонденції (з поміткою «особисто»). Конверти знищуються, крім тих випадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, дату відправлення і дату надходження або коли на конверті є помітка «конфіденційно», «терміново». Попередній розгляд вхідних документів здійснюється з метою розподілу документів на ті, що повинні реєструватися, й ті, що реєстрації не потребують. Реєстрація документів – це фіксація факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запису необхідних відомостей, що містяться в них. Суть її полягає у забезпеченні обліку, контролю й пошуку документів. Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні – у день надходження, а вихідні й внутрішні – у день підписання. На документах, що реєструються, проставляється реквізит “відмітка про надходження”, дата надходження, вхідний номер документа. “Відмітка про надходження” не проставляється на додатках до документів, на проспектах, каталогах та інших матеріалах, що не реєструються. Обов’язковому реєструванню підлягають документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, скарги громадян. Не реєструються поздоровні листи, поздоровні телеграми, запрошення, інформації до відома, документи, що проходять через службу документування й піддаються оперативному обліку в спеціальних оперативних формах у галузевих і функціональних структурних підрозділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у бухгалтерії), щомісячні й щоквартальні звіти підвідомчих організацій. Після реєстрації документи передаються на розгляд і прийняття рішення керівнику організації. Керівник організації призначає виконавця, дає чіткі й конкретні вказівки щодо виконання документа, визначає реальні строки у вигляді резолюції. З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцю під розписку в журналі вхідної реєстрації з поставленням дати отримання. Після виконання роботи на документі проставляється відмітка про його виконання й направлення до справи, а документ підшивається до справи. Оброблення вихідних документів передбачає такі етапи:
Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється, як правило, секретарем-референтом. Вихідні документи оформлюють у двох екземплярах, крім факсів і телефонограм, що складають в одному екземплярі. Підготовлений проект вихідного документа подають на підпис керівнику фірми, який може внести зміни й доповнення в документ або повернути його виконавцю на доопрацювання. Після підпису керівником двох екземплярів вихідний документ реєструється в «Журналі реєстрації вихідних документів», де фіксуються такі дані: індекс документа, що включає і номер справи; дата документа; адресат (кореспондент); короткий зміст або заголовок; відмітка про виконання; виконавець; примітка. Після цього вихідні документи конвертуються й відправляються. Другий екземпляр відісланого листа підшивають у справу з листування. Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали. Метою контролю є забезпечення своєчасного і якісного виконання доручень, зафіксованих у документах. Контролю підлягають усі зареєстровані документи. Строки виконання документа обчислюються в календарних днях з дати підписання документа або з дати надходження. Дата виконання вказується в тексті документа або в резолюції керівника. Якщо строк виконання документа не зазначено, його має бути виконано не більш ніж у місячний строк. Зміна строку виконання встановлюється керівником. Після виконання на документі проставляється оцінка, підпис особи, що підтверджує виконання, дата. Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту й вірогідність інформації з виконання документа. Для вдосконалення роботи виконавці можуть завести папки для виконання документів «Терміново», «На підпис», «На відправлення» (або це ввести в програму комп’ютера). Справи формуються в структурних підрозділах організації, за що відповідають їхні керівники. У невеликих організаціях усі справи можуть зберігатися централізовано у секретаря. Теорією і практикою діловодства й архівної справи виділено ознаки групування документів в первинні комплекси-справи: номінальна (за назвою), предметно-питальна (за певним питанням), авторська (за автором), кореспондентська (за певним кореспондентом), географічна (за територіальною ознакою), хронологічна (за часом), експертна (оскільки документи з постійним терміном зберігання (більше 10 років) і тимчасовим (до 10 років) не можуть групуватися в одну справу). Порядок формування документів у справи визначає номенклатура справ – систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в суб’єкті, з визначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Номенклатура справ буває трьох видів: конкретна (номенклатура справ суб’єкта), зразкова й типова. Вимоги до номенклатури справ викладено в основних нормативних документах з організації діловодства й архівної справи: ДСДЗУ й «Загальних правилах роботи відомчих архівів». Згідно з цими документами в справі мають міститися тільки виконані документи відповідно до заголовка справи; усі документи щодо розв’язання одного питання; документи одного календарного року, за винятком перехідних справ; окремо документи постійного зберігання й тимчасових строків зберігання та ін. Документи заносяться в справу в одному екземплярі. Чернетки й численні копії, за винятком чернеткових і дублетних екземплярів особливо важливих документів, до справи не підшиваються. Копії підшиваються в тому випадку, якщо на них є візи, резолюції й інші нотатки, що доповнюють дані першого екземпляра. Обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів (товщиною 30–40 мм). Якщо документів виявляється більше, то формують нові томи. Справи зберігаються за місцем формування до передачі їх до архіву суб’єкта. Підготовка справ для здачі до архіву суб’єкта для їх наступного зберігання й використання – завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві. Підготовка справ і передача їх до архіву включає: проведення експертизи наукової й практичної цінності документів, оформлення справ, складання описів на справи з постійними й довготривалими термінами зберігання. Вона здійснюється відповідно до правил, затверджених Державною архівною службою України. Експертиза цінності документів починається в поточному діловодстві й закінчується в державному архіві й складається з трьох етапів. Перший етап здійснюється під час складання номенклатури справ, коли попередньо визначаються терміни зберігання документів. Другий етап експертизи проводиться при підготовці документів для здачі їх в архів суб’єкта, а третій – при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи до державного архіву. У процесі експертизи цінності документів виділяються чотири групи справ: – постійного зберігання, що підлягають у подальшому передачі до державного архіву; – тривалого зберігання в архіві суб'єкта (більше 10 років); – тимчасового зберігання (до 10 років); – такі, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням термінів зберігання. На справи із закінченими термінами зберігання, які відібрано для знищення, складають відповідний акт. Визначивши терміни зберігання документів, справи із постійними й довгостроковими термінами зберігання готують для зберігання в архіві. Архівний шифр справи оформлюється, як правило, в архіві суб’єкта. Він містить номери фонду, опису й справи. Опис є основним обліковим і довідковим посібником у діловодстві й архівній справі; це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання, а також призначений для їх обліку й закріплення систематизації. На справи постійного зберігання, справи з термінами зберігання більше 10 років і справи з особового складу описи складаються окремо. У великих організаціях описи складаються на справи кожного структурного підрозділу окремо, у невеликих – складаються загальні описи. На основі описів структурних підрозділів відомчий архів складає розділи зведеного опису справ організації, після чого відомчий архів передає справи до державного архіву згідно з правилами. 4.2. Автоматизація документообігу в сучасних службах діловодства Удосконалення сучасного діловодства пов’язано з впровадженням інформаційних технологій. Комп’ютеризація діловодства забезпечує безпаперовий документообіг і значне скорочення в оперативній управлінській роботі кількості традиційних документів. Але при цьому повинні зберігатися найважливіші управлінські документи на паперовій основі (накази, плани, звіти тощо), що мають юридичне й історичне значення та потребують постійного зберігання в державних архівах. Автоматизація діловодства розпочалася ще з середини 1960-х років, коли розроблялись і впроваджувались організаційні автоматизовані системи управління, до функціональних підсистем яких входили локальні інформаційні підсистеми: «Автоматизований контроль виконання документів», «Кадри», «Облік і контроль за виконанням звернень громадян», «Автоматизована реєстрація кореспонденції». Але оскільки вони автоматизували лише окремі операції у діловодстві й працювали паралельно існуючій ручній системі опрацювання документів, традиційний документообіг тільки ускладнювався й збільшувався. Виникнення на початку 1980-х років сучасних типів ЕОМ визначило новий етап у розвитку автоматизації діловодства, що пов’язано зі створенням інтегрованих діалогових автоматизованих систем документаційного забезпечення управління, які обумовили перехід від локальної автоматизації окремих діловодних операцій до автоматизації всього комплексу операцій з опрацювання управлінських документів: реєстрації (обліку) документів, довідкової, контрольної й пошукової роботи, збереження відповідної інформації в процесі створення документів та ін. Сучасні перспективи автоматизованого інформаційного забезпечення управлінської сфери діяльності базуються саме на цій основі. Діалогові автоматизовані системи документаційного забезпечення управління (АСДЗУ) створюються в багатьох установах (наприклад, автоматизована система опрацювання організаційно-розпорядчих документів та ін.). Робота системи ведеться у режимі людино-машинного (запитання-відповідь) спілкування, що дозволяє децентралізовано за допомогою дисплея виконувати цільове опрацювання даних та їх відновлення безпосередньо на робочому місці користувача в будь-який зручний для нього час. Крім цього, уведення вихідної масової інформації може здійснюватися централізовано з первинних документів, а уся інформація, що вводиться, відразу ж стає доступною користувачам системи. Унаслідок цього відпадає необхідність у створенні значної кількості спеціалізованих вхідних, проміжних і вихідних документів на паперовій основі, що значно скорочує й спрощує документообіг. Структура АСДЗУ передбачає наявність самостійних технологічних блоків: блока опрацювання інформації (реєстрація інформації про одержані, відправлені документи внутрішнього обігу, контроль за виконанням документів і доручень, формування груп документів для складання номенклатури справ, підготовки й здачі справ в архів та ін.), блока автоматизованої підготовки документів (формування банку даних типових текстів документів, текстових зразків, списків адресатів, прізвищ керівників, які підписують різні види документів та ін.), блока правового й інформаційного забезпечення управлінських рішень (формування, пошук і ведення актуальної загальної й спеціальної правової, нормативної, науково-технічної й іншої інформації, а також зберігання найважливіших організаційно-розпорядчих, інструктивних, методичних документів та ін.). Конкретні варіанти, що розробляються АСДЗУ, відрізняються один від одного структурою блоків і видами документів, що опрацьовуються в системі управління. Сучасний ринок систем автоматизації діловодства й електронного документообігу відрізняється диверсифікацією комп’ютерних програм, які враховують специфіку ведення вітчизняного діловодства, серед яких є такі: «ДокПроф», «InterDoc», «eDocLib 2.0», «Діло», «Атлас ДОК», «ЄВФРАТ-Документообіг» та ін. Усі програми спрямовано на оптимізацію документообігу в сучасних службах діловодства. Так, система «ДокПроф» уже функціонує в багатьох установах країни. Її призначено для автоматизації процесів діловодства в державних установах будь-якого рівня, вона дає можливість об’єднати розрізнені потоки документів територіально відокремлених установ в єдину систему. Робота підприємств підтримується в режимах on- і off-line. Система забезпечує гнучке управління документами за допомогою як визначення динамічних маршрутів відпрацьовування документів, так і вільного розсилання. Це дає можливість налагодити її під вже існуючу технологію роботи з документами і скоротити час упровадження. Система «ДокПроф» складається з трьох функціональних підсистем: структури, допуску, клієнта. Підсистема «Структура» дає можливість централізовано управляти системою в цілому завдяки можливостям щодо встановлення організаційно-штатної структури, порядку взаємодії й логічного розміщення підрозділів у системі, веденню централізованого списку користувачів системи. Підсистема «Допуск» є відповідальною за управління локальними підрозділами. У ній формується реєстр журналів і документів, характерних для даного підрозділу, розмежуються правила взаємодії посадових осіб і порядок допуску до журналів і документів. Підсистема «Клієнт» дає можливість організовувати роботу користувачів у системі відповідно до заданих правил. Система «ДокПроф» забезпечує такі етапи організації документообігу:
Іншою розповсюдженою системою електронного документообігу є система «InterDoc», що є автоматичною комп’ютерною технологією реєстрації й моніторингу вхідних і вихідних документів, яка здійснює:
Структура бази вхідних документів дає можливість проводити розпис документів виконавцями різних підрозділів, проводити контроль за станом виконання документів. Убудований редактор звітів InterReport дає можливість створювати й підключати будь-які звіти без перекомпіляції програмного забезпечення. У системі є можливість архівації даних під час роботи користувачів, а також створення шаблонів прав для швидкого застосування привілеїв до нового користувача програми. Програмне забезпечення оснащено інструментарієм для відтворення даних у разі проблем з операційними системами або переривання енергопостачання комп’ютерів. Програмне забезпечення має український інтерфейс, зрозумілий для користувачів, і забезпечує сеансність роботи й багаторівневість доступу користувачів до інформації й системи взагалі. Усі зазначені й розглянуті вище програми спрямовані на автоматизацію робіт з документами відповідно як до вимог традиційного діловодства, так і до сучасних тенденцій управління за різними технологіями, наприклад за технологією workflow у програмі «ЄВФРАТ-Документообіг», яку призначено для автоматизації документообігу в різних службах діловодства органів державної влади, наукових і освітніх установ, промислових підприємств та ін. Перспективою поступової автоматизації документообігу в різноманітних сучасних службах діловодства є створення інтегрованої системи електронного документообігу (ІСЕД), яка спрямована на забезпечення руху документів, скорочення терміну підготовки й прийняття рішень в управлінській сфері в контексті виконання концепції «Електронний уряд». Основними перевагами інтегрованої системи електронного документообігу є:
|
| Архівознавство Навчальний посібник Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» |
М. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» Н. І. Парафійник... ДІКС; особливості пошуку інформації в інтернеті; діяльність документно-інформаційних інститутів з надання інформаційних продуктів... |
| Прилуцька А. Є. ВІЗУАЛЬНИЙ КОМПОНЕНТ В СТРУКТУРІ РЕКЛАМНО-ІНФОРМАЦІЙНОГО ПОВІДОМЛЕННЯ Візуальний компонент в структурі рекламно-інформаційного повідомлення: Навчальний посібник для студентів спеціальності «Документознавство... |
Авіаційно-космічна техніка і технологія Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського “Харківський авіаційний інститут МОН України |
| Секція Теоретичні та методологічні проблеми сучасної психології Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» |
0 2 ГАЛУЗЕВИЙ СТАНДАРТ ВИЩОЇ ОСВІТИ УКРАЇНИ ВНЕСЕНО Національним аерокосмічним університетом ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут" (ХАІ) |
| 02 ГАЛУЗЕВИЙ СТАНДАРТ ВИЩОЇ ОСВІТИ УКРАЇНИ ВНЕСЕНО Національним аерокосмічним університетом ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут" (ХАІ) |
Закон України «Про освіту» ... |
| КОНЦЕПЦІЯ ПРОФЕСІЙНОГО СПРЯМУВАННЯ «ВСТУП ДО ФАХУ» Навчальний посібник Карпенко, О. О. Концепція професійного спрямування : навч посіб для студ спец. «Документозн та інформ діяльність» / О. О. Карпенко. –... |
«Харківський політехнічний інститут» Програма Україна, 61002, Харків, вул. Фрунзе, 21, Національний технічний університет «Харківський політехнічний інститут» |