|
|
Скачати 1.1 Mb.
|
1.2. Основні етапи розвитку діловодстваПередумови виникнення діловодства пов’язують зі створенням перших управлінських документів, що функціонували в Київській Русі: договорів київських князів з греками 907, 911, 944, 971 років, різноманітних грамот, а також зводу світських законів – «Руської правди» XI ст. Але основними етапами розвитку діловодства можна умовно вважати такі: актового й приказного діловодства; колезького діловодства; виконавчого діловодства; радянського діловодства; сучасного діловодства. Етап актового й приказного діловодства об’єднує два основні періоди його розвитку. Етап актового діловодства пов’язують із поширенням актових книг у XІІІ ст., що фіксували результати судової діяльності. Саме суди були установами, що надавали юридичної чинності документу. Залежно від справи, що розглядалася судом, актові книги поділялися: на секретні – ті, що фіксували кримінальні й громадянські справи; записні, – що містили особистісно-правові документи (дарчі, купчі, боргові), контрактні документи, привілеї та ін.; поточні – ті, що фіксували заяви, скарги, свідчення, повідомлення різноманітного характеру. Акти фіксувалися в чернетках і чистовиках, тобто здійснювався подвійний запис документів. У цей період здійснювався контроль запису документів, про що свідчать численні маргіналії – помітки на берегах документів; уведено систему пошуку й упорядкування документів на основі повторення останнього слова на наступній сторінці, а також дотримувалися канцелярського стилю викладу матеріалу в документах згідно з Уставом 1566 р. Актове діловодство існувало на території Правобережної України до кінця ХVIIІ ст. Приказне діловодство (XV–ХVII ст.), що створюється завдяки складанню наказів як установ і документів, характеризується такими рисами: 1) документи функціонували у формі сувої як стовпці – текст на смугах паперу шириною 15–17 сантиметрів; на зворотній сторінці документа фіксувалися адреса, резолюції, помітки; 2) процес діловодства здійснювався у такій послідовності: на вхідному документові ставилася дата отримання; здійснювалася підготовка до докладу; документ обговорювався; складався документ-відповідь; 3) документ засвідчувався підписом дяка на склейках документа; автором документа вважалася людина, що виконувала записи тексту; 4) документи систематизувалися за певними ознаками; 5) документи функціонували в таких видах: накази царя, приречення боярської думи, указні книги; формою звертання до державних установ були чолобитні; 6) функціонував архів, документи зберігалися в наказових хатах; 7) з’явилися особливі форми документів-книг: для грошових операцій – прибутково-видаткові; для обліку мит – митні; для обліку врожаю – умолотні та ін.; 8) у документах перераховувалися титули, звання, повноваження; 9) розрізнялися тексти лицьової й зворотної сторінок; 10) діловодство не регулювалося законодавством, а розвивалося на основі канцелярських традицій; у цей період продовжували функціонувати актові книги (XIII–кінець XVIII ст.). Етап колезького діловодства (з XVIII століття) пов’язують із Петровськими реформами. Характерними ознаками діловодства цього етапу є такі: 1) уведення Петром І 1699 року гербового паперу; заміна стовпців зошитами 1700 року; офіційно оформлена система документування й діловодства колегії – колезьке діловодство завдяки прийняттю 1720 року «Генерального регламенту»; 2) упорядкування системи реєстрації, уведення журналів для реєстрації вихідних і вхідних документів; розроблення системи довідкового апарату – настільного реєстру, обов’язковими елементами документів є дата й номер; 3) закладення основ обліку й зберігання документів; утворення архівів, колегій; групування документів у справах за змістом, географічною ознакою; 4) функціонування документів у вигляді листів, доносів, прохань тощо; уведення письмового порядку створення угод у XVIII ст.; 5) оформлення деяких документів за генеральними формулярами; 6) складання найважливіших документів секретарем. Характерними ознаками III етапу розвитку діловодства – виконавчого діловодства – є такі: 1) розроблення системи ведення діловодства й звітності М. Сперанським у «Загальній установі міністерств» 1811 р.; 2) функціонування документів у вигляді доносів, рапортів, рескриптів, циркулярів; 3) застосування бланків із кутовими штампами, що містять дані про організацію; 4) регламентування порядку проходження документів по інстанціях; 5) складання документів (складних) за змістом із трьох частин: вступ (виклад справи); обґрунтування із посиланнями на законодавство; заключна частина з висновками, пропозиціями; 6) поділення справ на три категорії: невідкладні; термінові; поточні. Радянський етап розвитку діловодства характеризується такими ознаками: 1) удосконалення діловодства, обліку, сформованих ЦСУ; 2) упровадження принципів наукової організації праці в систему діловодства; 3) створення систем стандартів з документації, єдиної державної системи документації (ЄДСД), загальносоюзних класифікаторів, уніфікованих систем документації, спеціальних систем документації; 4) створення Головного архівного управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ; 5) розроблення Державної системи документаційного забезпечення управління. Незважаючи на певні негативні тенденції наприкінці 1980-х років в організації діловодства в СРСР (відсутність наукових центрів з дослідження проблем діловодства в республіках, проблеми щодо підготовки кадрів, відставання радянської системи діловодства порівняно із західною у застосуванні нових інформаційних технологій, відсутність умов впровадження Державної системи документаційного забезпечення управління в республіках тощо), здобутки у сфері діловодства стали важливою основою для формування вітчизняного діловодства. Вирішення проблем управління документацією у сучасний період розвитку діловодства в розвинутих країнах характеризується поступовим переходом до закріплення інформації на електронних носіях інформації, що пов’язано з автоматизацією діловодства, яке розвивалося протягом 1960–1980-х років разом з еволюцією електронно-обчислювальної техніки. Унаслідок цього виникли інтегровані діалогові автоматизовані системи документаційного забезпечення управління, які постійно вдосконалюються. Але це не означає, що паперові документи зникнуть у майбутньому. Наприклад, у США рекомендується зберігати на невизначений строк паперовий документ нарівні з машинним носієм. На сучасному ринку систем автоматизації діловодства й електронного документообігу з’явилися комплексні рішення, які повністю враховують специфіку ведення вітчизняного діловодства: мову, традиції побудови й організації, нормативні вимоги, можливість адаптації й технологію автоматизації, серед яких є такі: «ДокПроф», «InterDoc», «eDocLib 2.0», «Діло», «Атлас ДОК», «ЄВФРАТ-Документообіг» та ін. 1.3. Законодавче регулювання діловодства Нині у світі посилюється увага до нормативного, методичного й наукового забезпечення управління документацією, яке у нашій країні ототожнюють з теорією й практикою діловодства. Це засвідчує прийняття міжнародного стандарту ІSО (Міжнародної організації зі стандартизації) 15489:2001 «Інформація та документація. Управління документацією», відбиття в змісті законодавчих актів і нормативних документів різних країн його принципів і положень. Унормування діловодних процесів закріплюється на законодавчому рівні в багатьох країнах світу. Так, у США контроль за управлінням документацією федеральних установ регламентує «Акт про федеральні документи» (1950 р.) і «Закон про скорочення роботи з документами» (1980 р.), спрямований на створення єдиної правової основи у цьому напрямі адміністративної діяльності. У Великій Британії діє «Акт про державні документи» від 1958 р. зі змінами від 1967 р. щодо умов доступу до документів, а також «Акт про державні документи» Північної Ірландії (1923 р.). У Німеччині в межах Закону про загальні правила роботи федеральних міністерств урядом схвалено єдину систему діловодства (1995 р.) У Канаді діє урядовий циркуляр «Політика управління документацією» (1983 р.). Законодавства Європейського Союзу з питань діловодства не існує. Нормативно-правове регулювання діловодства в Україні базується на Конституції України і складається з нормативно-правових актів, що регламентують роботу в цій сфері діяльності, а саме Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»; проекту Закону України «Про діловодство»; ДСТУ 4163-2003; Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (Постанова Кабінету Міністрів від 17 жовтня 1997 р. № 1153), Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності; в засобах масової інформації (Постанова Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348) та Інструкції про порядок обліку, зберігання й використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави (Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893). Проект Закону про діловодство, що встановлює правові засади організації діловодства в Україні з метою визначення єдиних норм створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, що законодавчо регулює питання організації діловодства щодо такого: основні принципи державної політики з діловодства й суб'єктів її реалізації; відповідальність за порушення в організації й здійсненні діловодства, а також відшкодування збитку, завданого внаслідок цих порушень; унормування права власності суб'єкта діловодства на його документаційний фонд; організація діловодства спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи й діловодства, інших центральних органів виконавчої влади, державних архівних установ, а також служби діловодства суб'єкта діловодства; обов’язковість застосування національних стандартів; встановлення єдиних організаційних і правових засад (формуляр документа, правила виконання, строки зберігання, вимоги до збереженості, норми користування тощо) функціонування електронного й паперового службових документів у системі діловодства (в Україні поширюється впровадження електронного діловодства й систем електронного документообігу; прийнято закони України "Про електронні документи та електронний документообіг" і "Про електронний цифровий підпис", а також Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затверджений постановою Кабінету Міністрів України №1453 від 28 жовтня 2004 р.); унормування мови діловодства, що на сьогодні вирішується в межах Закону Української РСР "Про мови в Українській РСР", а в регіонах – відповідно до постанов місцевих органів державної влади. Основні положення Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД) розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. Деякі положення є обов’язковими для виконання, інші мають рекомендаційний характер. Якщо міжнародним договором, згоду на обов’язковість якого надано Верховною Радою України, встановлено інші норми, ніж ті, що передбачені законодавством України з діловодства, застосовуються норми міжнародного договору. Р о з д і л 2. УПРАВЛІНСЬКИЙ ДОКУМЕНТ 2.1. Документ як засіб реалізації функцій управлінської діяльності: поняття, класифікація Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та ін. Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним або друкарським способом. Згідно з чинним законодавством документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732-94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»). Класифікація документів – це поділ їх на класи за найзагальнішими ознаками схожості й відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління і відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи, як правило, класифікуються за такими ознаками:
Відпуск – повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір. Витяг – копія офіційного документа, що відтворює певну його частину й відповідно засвідчена. Дублікат – повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу.
Уніфікованість і стандартність документів закріплено державним стандартом. 2.2. Складові елементи документа. Поняття юридичної чинності документа Документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні й змінні реквізити документів. Постійні друкуються при виготовленні бланка, змінні – фіксуються на бланку під час заповнення. Сукупність реквізитів, розміщених у встановленому порядку, має назву формуляра документа. Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. ДСТУ 4163–2003 (від 9 квітня, який чинний з 1 вересня 2003 року) встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах. Державним стандартом узаконено 32 реквізити в організаційно-розпорядчих документах: 01 — зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим; 02 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); 03 — зображення нагород; 04 — код організації; 05 — код форми документа; 06 — назва організації вищого рівня; 07 — назва організації; 08 — назва структурного підрозділу організації; 09 — довідкові дані про організацію; 10 — назва виду документа; 11 — дата документа; 12— реєстраційний індекс документа; 13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь; 14 — місце складання або видання документа; 15 — гриф обмеження доступу до документа; 16 — адресат; 17 — гриф затвердження документа; 18— резолюція; 19 — заголовок до тексту документа; 20 — відмітка про контроль; 21 — текст документа; 22 — відмітка про наявність додатків; 23 — підпис; 24 — гриф узгодження документа; 25 — візи документа; 26 — відбиток печатки; 27 — відмітка про засвідчення копії; 28 — прізвище виконавця й номер його телефону; 29 — відмітка про виконання документа й направлення його до справи; 30 — відмітка про наявність документа в електронній формі; 31 — відмітка про надходження документа до організації; 32 — запис про державну реєстрацію. Згідно з ДСТУ 4163–2003 обов’язковими є такі реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). Склад обов’язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнено й іншими, що залежить від виду документа, який визначає оформлення формуляра. Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру згідно з Указом Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади». Залежно від рівня стандартизації документи оформлюють на бланках або не на бланках (деякі внутрішні документи: заяви працівників, окремі службові довідки тощо; документи, створені від імені двох або більше організацій). Бланк — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. ДСТУ 4163–2003 встановлює такі береги бланків документів: лівий – 30 мм; правий – 10 мм; верхній і нижній – 20 мм, які оформлюють на папері формату А4 (294x210) або А5 (146x210). Під час виготовлення бланків документів використовують такі реквізити: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, а також можливі відмітки для розташування реквізитів: 11, 12, 13, 14, 16, 19, 20, 21. У разі застосування трафаретних текстів документів використовують реквізит 21. Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності. Юридична чинність документа – це властивість офіційного документа, яка повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, і встановленим порядком оформлення. Основними реквізитами й ознаками, які надають юридичної чинності документу, є назва документа, авторство (адресант і адресат), дата, підпис, печатка, гриф затвердження. У сучасному діловодстві юридичної чинності електронному документові надає електронний підпис, тобто дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними зв’язані й призначені для ідентифікації підписувача цих даних завдяки криптографічному методу шифрування інформації. Згідно із Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ не може використовуватися як оригінал, коли йдеться про свідоцтво про право на спадщину; документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім існування центрального сховища оригіналів електронних документів; інші випадки, передбачені законом. У такому разі оригінал документа має бути поданий у паперовій формі. Крім основних реквізитів, що безпосередньо впливають на юридичну чинність документа, є так звані технологічні реквізити. До них відносяться: відмітка про надходження документа до організації, реєстраційний номер документа, відмітки про контроль виконання, виконавця, наявність додатків, ідентифікатор електронної копії документа й ін. Для електронних документів технологічні реквізити є ще необхідною умовою доступу до інформації, що міститься в них, найважливішими серед яких є, зокрема, формат запису його джерела, а також значення його хеш-функції. Розглянемо правила написання деяких з обов’язкових реквізитів, що надають юридичної сили документові. Назва документа впливає на загальне уявлення про документ, його юридичну значущість і визначає необхідний склад реквізитів (формуляр). Назва виду документа має відповідати переліку, формам, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 і назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації. У листі назву виду документа не зазначають. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи й громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку, наприклад: Міністерство юстиції України. У разі адресування документа керівникові установи або його заступнику назва установи входить до складу назви посади адресата, наприклад: Ректорові Національного аерокосмічного університету ім. М. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» Кривцову В. С. Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному, наприклад: Державний комітет архівів України Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства Провідному спеціалістові Прізвище; ініціал(и) Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено, наприклад: Директорам центральних державних архівів України Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата. До реквізиту «Адресат» входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв'язку. Адресант (від імені кого складено документ) завжди зазначається в родовому відмінку, без прийменника «від», повністю вказуються ім’я, по батькові, прізвище особи, яка звертається. За необхідності вказується адреса особи (у зовнішній заяві), що буде розглянуто нижче. Слід також дотримуватися інших правил щодо особливостей зазначення цих реквізитів (адресата й адресанта):
Дата документа – це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік, наприклад: 05.03.2009. Але, зважаючи на міжнародний досвід оформлення датування, дату дозволено оформлювати й у зворотній послідовності: рік, місяць, число, наприклад: 2009.03.05. Саме через це рік має складатися тільки з чотирьох цифр, щоб було зрозуміло, що це рік, а не число місяця. Після дати крапка не ставиться. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 25 березня 2009 року. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища. У вищих навчальних закладах, наукових установах у посаді зазначають науковий ступінь і вчене звання. Підпис розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб, наприклад: Директор Підпис І. І. Іванов Головний бухгалтер Підпис П. П. Петров Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні : Заступник міністра освіти і науки Заступник міністра фінансів України України Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и), прізвище Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу й секретар, наприклад: Голова дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище Секретар дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: «Виконувач обов’язків» (В.о.), «Заступник» (Заст.). Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобічну похилу риску перед назвою посади не дозволено. Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів, і подають його в інструкції з діловодства організації. Відтиск печатки на документі повинен перекривати частину назви посади й справжнього підпису. У діловодстві використовують, як правило, печатки двох видів: гербову й просту. Гербова печатка кругла, із зображенням герба в центрі, по колу подається повна назва суб'єкта. Гербову печатку проставляють на дійсних документах, які потребують особового посвідчення: на договорах, документах, пов'язаних з отриманням коштів і матеріальних цінностей (доручення, чеки, банківські документи та ін.), а також на таких, що засвідчують особу, трудовий стаж, кваліфікацію (паспорт, трудова книжка, диплом та ін.). Прості печатки (круглі, квадратні, трикутні й прямокутні) не містять зображення герба. Їх відтиски проставляють на довідках і перепустках, копіях документів, що виходять за межі суб'єкта, розмножених екземплярах розпорядчих документів при їх розсиланні, при опечатуванні пакетів, бандеролей, шаф, дверей сейфів та ін. Гриф затвердження надає юридичної сили деяким видам документів, які після підписання треба затвердити. Необхідність затвердження цих документів передбачено нормативними актами. Затвердження санкціонує зміст документа або поширює його дію на певне коло осіб і суб'єктів. Документ затверджується двома способами, що мають однакову юридичну силу: виданням розпорядчого документа (постанови, рішення, наказу) або спеціальним оформленням. Відповідно до цього застосовують два варіанти його написання: у першому випадку гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку; другий спосіб передбачає зазначення слова ЗАТВЕРДЖУЮ. Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа. Обидва слова друкують великими літерами без лапок, наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр фінансів України Підпис Ініціал(и), прізвище 07.03.2009 У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні. Реквізити документа відокремлюють один від одного півтора–трьома міжрядковими інтервалами. 2.3. Текст документа як найважливіший реквізит документа Основою службового документа є текст – найважливіший реквізит, завдяки якому складається й оформлюється весь документ. Текст — це сукупність речень, об’єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи. В Україні організації, які здійснюють діловодство, ведуть документацію й листування українською мовою. У порядку, встановленому законодавством, у населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, поряд із державною мовою тексти документів у внутрішньому діловодстві можна складати мовою відповідної національної меншини. Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською мовою або мовою країни адресата, або однією з мов міжнародного спілкування. Стиль і характер викладу тексту в багатьох випадках визначає вид документа, але в практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів. Текст документа має бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, об’єктивно, без повторів і вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження, відрізнятися нейтральним тоном. Його оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст управлінського документа має містити граматично й логічно узгоджену інформацію. Він поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ. Універсальними правилами написання текстів документів є такі:
Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу. Абзац — це відступ управо в початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Абзац у середньому має бути довжиною 4 – 6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення через те, що абзац насамперед – це внутрішньо замкнене смислове ціле, яке передає закінчену думку. Абзацне членування тексту, що доповнює нумерація рубрик тексту у вигляді взаємозалежних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, оформлюється двома способами нумерації – комбінованим (традиційним) і новим. Комбінована (традиційна) нумерація ґрунтується на використанні різних типів знаків – слів, літер, арабських і римських цифр; нова – на використанні лише арабських цифр, розташованих у певній послідовності. Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів і дозволяє не вживати словесних найменувань і символів. Текст управлінського документа може бути представлений у вигляді трафарету, анкети, таблиці. Трафаретний текст — це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа. Трафаретні документи значно скорочують час на складання документа, оскільки виконавець зосереджує увагу лише на змінній частині конкретної інформації, місце якої раніше було обумовлено. Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Під анкетою розуміють опитувальний листок для одержання певних даних. Анкетні тексти використовують в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання й збуту. Таблиця – перелік будь-яких систематизованих цифрових даних, які зведено у визначену систему й розміщено за графами. Таблиця дає можливість подати інформацію в найбільш компактному наочному вигляді. Усі таблиці в тексті, а також в додатках нумерують наскрізною нумерацією арабськими цифрами. Якщо таблиця одна, то слово "Таблиця" не пишеться й нумерація не проставляється. Таблиця може мати заголовок, який стисло, але точно відображає її зміст. Він пишеться над таблицею посередині з великої літери. Назва заголовка таблиці відділяється жирною лінією від частини таблиці, що залишилась. Розташовують таблицю одразу ж під текстом, де її вперше згадано, або на наступній сторінці. Можна подати таблицю і в додатках до основного документа. Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляють посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначають у правому верхньому куті, а парні – у лівому верхньому куті аркуша. Р о з д і л 3. ДОКУМЕНТУВАННЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ 3.1. Документи щодо особового складу або кадрово-контрактних питань До цієї групи документів належать: заяви, скарги, пропозиції, накази щодо особового складу, автобіографія, характеристика, резюме, контракти з найму працівників, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів, особова справа та ін. Розглянемо особливості складання деяких з них. Заява – це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне й соціальне забезпечення тощо) або захищають свої інтереси. Заяви класифікують, як правило, за призначенням (особисті й службові) і за походженням (зовнішні й внутрішні). Особиста заява містить прохання (звертання) до керівної посадової особи й пишеться власноручно в одному екземплярі. Службова заява укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, об'єднання), які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо й може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах, мати відповідні реквізити (назву й адресу організації, вихідний номер документа тощо). Зовнішні заяви (особисті й службові), як правило, складаються від імені людини, яка вперше звертається до організації, установи, підприємства (наприклад, під час влаштування на працю), або службової особи, що представляє свою організацію, установу, підприємство. У зовнішніх заявах обов’язково зазначається адреса адресанта: в особистих зазначається повна домашня адреса, дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.), контактний телефон, а в службових – повні поштова й юридична адреси підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами. Адреса вказується через відсутність відомостей про адресанта (людину або організацію) в організації, до якої він звертається. У внутрішніх заявах (про надання відпусток, звільнення та ін.) такі реквізити не є обов’язковими, оскільки, усі відомості про людину, яка вирішує питання в межах організації, де вона працює, зберігаються у відділі кадрів. Універсальними реквізитами заяви є такі: 1. Адресат (з великої літери праворуч) – посада, назва установи, звання, прізвище й ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у давальному відмінку. При цьому для уникнення збігу кінцевих голосних іменників чергують закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю), наприклад: Ректорові Національного аерокосмічного університету «Харківський авіаційний інститут», Директорові заводу та ін. Ініціали адресата зазначають через те, що ним є відома всім керівна особа установи або структурного підрозділу та ін., наприклад: проф. Кривцову В.С. 2. Адресант (без прийменника «від» з малої літери) – посада, звання, назва структурного підрозділу, прізвище й повністю пишуться ім'я та по батькові особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крапки в кінці останнього слова). Ім’я адресанта зазначається повністю через те, що він може бути невідомим для керівної особи. При цьому слід пам’ятати, що на відміну від жіночих, чоловічі прізвища, які закінчуються на –о, відмінюються згідно з правилами правопису, наприклад: студента 715 гр. Іваненка Івана Івановича, але: студентки 715 гр. Іваненко Ірини Іванівни. Якщо це зовнішня заява, то вказується ще адреса адресанта, як зазначалося вище. 3. Назва документа пишеться посередині з великої літери, після чого не ставиться крапка, наприклад: Заява 4. Текст (з великої літери, з абзацу), як правило, починається зі слова «Прошу», після чого чітко викладається прохання з його коротким обґрунтуванням. 5. Додаток (підстава): перелік документів, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності або вагомості аргументації. Цей реквізит є обов’язковим у заявах, де слід підтвердити правомірність висловленого в ній прохання. Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку й кількість їхніх екземплярів. Наявність додатків позначається словом «Додатки» або фразою «До заяви додаються». Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають. 6. Дата написання (ліворуч), після якої крапка не ставиться, наприклад: 30.03.2009 Заява пишеться від руки в одному екземплярі. |
| Архівознавство Навчальний посібник Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» |
М. Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» Н. І. Парафійник... ДІКС; особливості пошуку інформації в інтернеті; діяльність документно-інформаційних інститутів з надання інформаційних продуктів... |
| Прилуцька А. Є. ВІЗУАЛЬНИЙ КОМПОНЕНТ В СТРУКТУРІ РЕКЛАМНО-ІНФОРМАЦІЙНОГО ПОВІДОМЛЕННЯ Візуальний компонент в структурі рекламно-інформаційного повідомлення: Навчальний посібник для студентів спеціальності «Документознавство... |
Авіаційно-космічна техніка і технологія Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського “Харківський авіаційний інститут МОН України |
| Секція Теоретичні та методологічні проблеми сучасної психології Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського «Харківський авіаційний інститут» |
0 2 ГАЛУЗЕВИЙ СТАНДАРТ ВИЩОЇ ОСВІТИ УКРАЇНИ ВНЕСЕНО Національним аерокосмічним університетом ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут" (ХАІ) |
| 02 ГАЛУЗЕВИЙ СТАНДАРТ ВИЩОЇ ОСВІТИ УКРАЇНИ ВНЕСЕНО Національним аерокосмічним університетом ім. М.Є. Жуковського "Харківський авіаційний інститут" (ХАІ) |
Закон України «Про освіту» ... |
| КОНЦЕПЦІЯ ПРОФЕСІЙНОГО СПРЯМУВАННЯ «ВСТУП ДО ФАХУ» Навчальний посібник Карпенко, О. О. Концепція професійного спрямування : навч посіб для студ спец. «Документозн та інформ діяльність» / О. О. Карпенко. –... |
«Харківський політехнічний інститут» Програма Україна, 61002, Харків, вул. Фрунзе, 21, Національний технічний університет «Харківський політехнічний інститут» |