Додаток
до розпорядженням міського голови
від 25.06.2011р. № 319
Положення
про порядок організації та здійснення контролю за виконанням розпоряджень та доручень міського голови.
Це Положення визначає порядок організації та здійснення контролю виконання заступниками міського голови, заступником міського голови-керуючого справами, керівниками структурних підрозділів міської ради, керівниками підприємств, установ, організацій комунальної власності розпоряджень та доручень міського голови.
Контролю підлягають розпорядження та доручення міського голови, які містять у тексті документа завдання, щодо здійснення заходів, розгляду або вирішення питань, тощо.
-
Контроль за виконанням розпоряджень та доручень міського голови передбачає такі етапи:
-
Постановка та контроль, визначення форм і методів контролю, зокрема:
Контроль за додержанням термінів, встановлених для виконавців розпоряджень і доручень;
Постійний моніторинг, отримання від виконавців і вивчення відповідної проміжної та підсумкової інформації, аналіз цієї інформації, статистичних даних і звітності за результатами моніторингу;
Проведення, в разі потреби, поглибленого вивчення і перевірок стану виконання документів, заслуховування на нарадах інформації та довідок посадових осіб;
Здійснення періодичного узагальнення стану виконання документів, підготовка аналітичних матеріалів, звітів про хід їх реалізації.
Контроль стану виконання розпоряджень, доручень.
Інформування заступників міського голови, заступника міського голови-керуючого справами, керівників структурних підрозділів, керівників підприємств, установ, організації комунальної власності про хід виконання розпоряджень та доручень та надання пропозиції щодо здійсненням контролю за їх виконанням.
Зняття з контролю розпоряджень та доручень.
-
Взяття на контроль розпоряджень та доручень, що надійшли до сектору контролю документообігу
Сектор контролю документообігу бере на контроль розпорядження та доручення, які надійшли з управління організаційно-виконавчої роботи.
Розпорядження та доручення, що надійшли в сектор контролю документообігу реєструються в журналі вхідної документації.
Взяття документів на контроль в секторі контролю документообігу проводиться шляхом занесення в електронну базу даних.
Розпорядження та доручення, які дублюють документи, вже знаходяться на контролі, долучаються до цих документів та не підлягають окремому контролю.
-
Вимоги щодо термінів виконання
Розпорядження та доручення можуть бути із зазначенням та без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані в тексті документа або в резолюції міського голови.
У роботі з розпорядженнями та дорученнями необхідно дотримуватися таких вимог щодо термінів їх виконання:
відлік терміну виконання здійснюється від дати їх прийняття;
документи, без зазначення терміну, виконуються протягом 30 календарних днів від дати його прийняття;
документи з грифом «Терміново» або такі, що вимагаються термінового виконання, виконуються протягом 7 календарних днів;
доопрацювання документів, повернутих виконавцю, проводиться не пізніше, ніж у 5-денний термін;
у випадку, якщо документ, з об’єктивних причин не може виконаний у встановлений термін, на його виконання подається проміжна інформація, у якій вказується дата подання кінцевої інформації та причини внесення змін у термін виконання.
-
Порядок перенесення термінів виконання розпоряджень та доручень
Терміни виконання розпоряджень та доручень або окремих їх завдань можуть бути змінені лише міським головою або особою, яка виконує його обов’язки.
Зміна терміну виконання допускається до закінчення його терміну , за поданням, у якому обґрунтовується причина невиконання завдання у встановлений термін.
Пропозиції щодо продовження терміну виконання розпорядження або доручення, або окремих його завдань, вносяться їх виконавцем не пізніше, ніж за три дні до закінчення терміну виконання.
Про рішення, прийняте міським головою, щодо перенесення терміну виконання, інформується сектор контролю документообігу, який вносить зміни в електронну базу даних контрольних документів.
В окремих випадках, якщо для виконання завдань встановлені стислі терміни, погодження про перенесення їх терміну проводиться з міським головою по телефону.
При цьому інформація про посаду, прізвище, робочий телефон посадової особи, яка змінила термін виконання негайно (в день змін), заносяться в базу даних контролю працівником сектору контролю документообігу на підставі письмової інформації, з зазначенням погодженого терміну перенесення виконання.
-
Забезпечення контролю за терміном виконання розпоряджень та доручень міського голови
З метою здійснення контролю за дотриманням термінів виконання, сектор контролю документообігу відслідковує проходження документів по комп’ютеру та заносить інформацію в папку обліку документа, співпрацює з виконавцями в процесі виконання, з метою вивчення стану їх виконання. При виявленні загрози порушення термінів виконання, сектор контролю документообігу інформує заступника міського голови, заступника міського голови-керуючого справами, згідно розподілу обов’язків, для прийняття заходів впливу до виконавців.
Для попередження невиконання документів у зазначені терміни, працівники сектору контролю документообігу, щотижнево, надсилають виконавцям переліки контрольних документів, з терміном їх виконання у зазначений період. Як правило в такі переліки включаються документи з терміном виконання в наступний тиждень, та документи, термін виконання яких минув. Міському голові двічі на місяць подається письмова інформація про невиконані у вказаний термін розпорядження та доручення та ті, які були виконанні з порушенням термінів, для реагування.
-
Забезпечення контролю за якістю виконання
Відповідальність за зміст інформації, поданої на виконання контрольних документів, несуть відповідальні працівники, які їх завізували та підписали. Працівники сектору контролю документообігу здійснюють контроль за виконанням в повному обсязі завдань, визначених розпорядженнями та дорученнями.
Виконані контрольні документи, з усіма матеріалами, передаються виконавцями у сектор контролю документообігу.
-
Виконані в повному об’ємі розпорядження та доручення знімаються з контролю на підставі відповідної резолюції міського голови чи особи, яка виконує його обов’язки, шляхом:
внесення інформації в базу даних фактичної дати виконання доручень;
прийняття розпорядження міського голови про зняття з контролю виконаного в повному обсязі розпорядження.
Виконані не повному об’ємі розпорядження та доручення, повертаються сектором контролю документообігу, виконавцям на доопрацювання, згідно резолюції міського голови , про що робиться відповідна відмітка в базі даних контрольних документів.
Повернуті міським головою на доопрацювання документи та доопрацьовані виконавцями, повторно подаються у сектор контролю документообігу для зняття з контролю.
-
Здійснення контролю за виконанням
Контролю підлягають розпорядження та доручення міського голови, які містять завдання заступникам міського голови, заступнику міського голови-керуючому справами, керівникам структурних підрозділів, окремим виконавцям, керівникам підприємств, установ, організації комунальної власності.
На виконання розпоряджень та доручень міського голови, які взяті на контроль, заводяться контрольні справи, в яких накопичується інформація, що поступає від виконавців, в процесі виконання документа.
Контроль за ходом виконання контрольних документів міського голови здійснюється шляхом:
аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання документа в цілому або окремих передбачених ним завдань;
систематичного аналізу та оперативних даних, що характеризують їх виконання;
періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;
розгляду роботи(заслуховування звітів) виконавців на нарадах в міського голови, з виконання встановлених завдань.
Зняття з контролю розпоряджень проводиться розпорядженням міського голови про зняття контролю, проект якого готує сектор контролю документообігу, на підставі резолюції міського голови або особи, що виконує його обов’язки, про зняття з контролю.
Доручення міського голови знімається з контролю на підставі відповідної резолюції міського голови про зняття з контролю на інформації про виконання.
Заступник міського голови
- керуючий справами О.І.Степанюк
|