|
|
Скачати 54.48 Kb.
|
Рішення колегії державного архіву Херсонської області м. Херсон № 2/1 29 квітня 2010 р. Про стан архівної справи в Новотроїцькому районі Розглянувши результати комплексної перевірки діяльності архівного відділу Новотроїцької районної державної адміністрації і трудового архіву району, колегія державного архіву області відзначає, що ними проводиться певна робота щодо виконання планових завдань з усіх напрямків діяльності. Діяльність архівного відділу райдержадміністрації здійснюється на основі Положення про архівний відділ, затвердженого розпорядженням голови районної державної адміністрації. Згідно зі штатним розписом відділ складається з начальника архівного відділу і головного спеціаліста. У відділі є госпрозрахунковий підрозділ, який складається з 1 особи. Рішенням районної ради від 25 грудня 2006 року № 108 затверджено Програму розвитку архівної справи в районі на 2006-2010 роки, якою передбачено здійснення заходів щодо зміцнення матеріальної бази, підвищення рівня пожежної безпеки приміщень, забезпечення вологісно-температурного режиму тощо. Загальна сума фінансування складає 15,7 тис. грн. З метою забезпечення збереження документів ліквідованих господарств, установ і підприємств району рішенням сесії районної ради від 07 вересня 2006 року № 59 створено трудовий архів району, затверджено положення про архів. Щороку сесією районної ради затверджується програма щодо функціонування трудового архіву. Штатна чисельність трудового архіву складається із директора та бухгалтера-архівіста. Станом на 01 квітня 2010 року в архівному відділі зберігається 75 фондів, 11533 справ Національного архівного фонду, 12 од. зб. особового походження та 341 од. зб. фотодокументів, в трудовому архіві зберігається 41 фонд, 10167 справ з особового складу. Приміщення архівного відділу обладнані охоронно-пожежною сигналізацією. В архівному відділі заведені і ведуться всі необхідні облікові документи. Комплектування архівного відділу здійснюється за відповідним планом-графіком. У 2009 році план прийому управлінської документації виконано на 105,8%. У І кварталі 2010 року прийнято 81 од. зб., що складає 172,3% до квартального плану та 41,1% – до річного. Архівним відділом забезпечено проведення відповідно до плану комплексних, контрольних перевірок стану діловодства та збереженості документів в установах району. Разом з тим, в районі не виконується Програма розвитку архівної справи в області, кошти із районного бюджету на зміцнення матеріальної бази, покращення умов зберігання архівному відділу не виділяються. Існують порушення у веденні облікової документації в архівному відділі і трудовому архіві. Не заповнюється підсумковий запис у списку фондів наприкінці року, підсумковий запис про загальну кількість документів по фонду заповнюється з порушенням вимог. В трудовому архіві не в повному обсязі заведено необхідні облікові документи. Акти приймання-передавання справ, виготовлені з відхиленнями від Основних правил роботи державних архівних установ. На них відсутній гриф затвердження керівником установи, що здає документи, не вказується номер фонду установи. Документи особового походження сформовані в справи і оформлені з відхиленнями від методичних рекомендацій з їх упорядкування. Протягом 2007-2009 років робота зі списками фондоутворювачів не велась, обстеження установ на предмет включення/виключення зі списків не здійснювалося незважаючи на те, що за цей період окремі установи ліквідовані, а в інших документи НАФ не утворюються. Відсутні нові положення про архів і ЕК в 7 установах списку №1 та в 40 установах списку №2; в 41 установі списку № 2 необхідно вдосконалити номенклатури справ, в частині установ накази про призначення ЕК та відповідальних за архів і діловодство потребують поновлення. Не складаються паспорти архівів в установах списку №2. Планове перевіряння наявності і стану справ в установах не проводилося понад 5 років, чим порушуються Основні правила роботи державних архівів України. Не за правилами оформлюються архівні копії та архівні витяги. Негативні відповіді не завжди реєструються і оформляються письмово, а лише у випадках побажань заявника, що зменшує реальні обсяги виконаних робіт співробітниками відділу. Тематичні запити реєструються разом з довідками соціально-правового характеру. Не реєструються інші види інформаційної діяльності, а саме: ініціативні інформації, екскурсії, не плануються зустрічі з громадськістю, виступи у школі. В архівосховищі трудового архіву не ведеться спостереження за вологісно-температурним режимом у зв’язку з відсутністю приладу. Дерев’яні полиці не оброблені протипожежним розчином. Колегія державного архіву області ВИРІШИЛА: 1. Взяти до відома довідку про результати комплексної перевірки архівного відділу Новотроїцької райдержадміністрації і трудового архіву району (додається). 2. Начальнику архівного відділу Новотроїцької райдержадміністрації (Теребей Л.В.): 2.1. Продовжити роботу з впровадження в установах нових положень про архіви і ЕК, номенклатур справ, розроблення індивідуальних інструкцій з діловодства; проконтролювати призначення осіб, відповідальних за архів і діловодство, поновлення складу ЕК, складання паспортів архівів установами. 2.2. Організувати в 2010 році планове перевіряння наявності і стану справ в установах, його результати відобразити в річному звіті про виконання плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ. 2.3. Впродовж ІІ кварталу 2010 року подати на розгляд ЕПК держархіву області доповідні записки про виключення зі списків № 1 і 2 ліквідованих установ; щорічно планувати і здійснювати обстеження установ на предмет їх включення/виключення зі списків № 1 та № 2. 2.4. До кінця поточного року підшити справи фондів та описи справ. 2.5. Наприкінці року складати підсумкові записи в списку фондів, при надходженні документів на постійне зберігання – підсумкові записи в описах справ. 2.6. Документи особового походження доупорядкувати у відповідності з методичними рекомендаціями. 2.7. Організувати щорічне проведення семінарів з упорядкування документів силами установ району. 2.8. Укласти угоду про співпрацю з районним періодичним виданням. 2.9. Активізувати співробітництво з органами освіти, зокрема з Малою академією наук, спрямоване на використання архівної інформації в учнівських дослідженнях. 2.10. Оформлювати інформаційні документи відповідно до Основних правил роботи архівів України. 2.11. Реєструвати та оформлювати негативні відповіді на запити громадян письмово. 2.12. Вести особові справи на користувачів. 2.13. Надавати консультації працівникам трудового архіву району з питань забезпечення збереженості та обліку документів. 2.14. Надати разом зі звітом за 9 місяців 2010 року поточну інформацію про хід виконання рішення колегії. 3. Директорові Трудового архіву району (Денисенко О.В.): 3.1. Придбати прилад для вимірювання температури та вологості повітря, завести журнал спостережень вологісно-температурного режиму в архівосховищі. 3.2. Обробити дерев’яні полиці протипожежним розчином. 3.3. Завести всі необхідні облікові документи та вести їх відповідно до Інструкції з обліку документів в архівних відділах райдержадміністрації і міських рад, трудових архівів. 4. Структурним підрозділам державного архіву області надавати практичну та методичну допомогу архівному відділу Новотроїцької районної державної адміністрації та трудовому архіву району з основних напрямків їх діяльності. 5. Начальнику організаційно-аналітичного відділу (Крючковська В.М.): 5.1. Організувати стажування працівника госпрозрахункової групи архівного відділу на базі лабораторії мікрофільмування та реставрації документів держархіву області у ІІ кварталі 2010 року. 5.2. Підготувати проект листа Новотроїцькій районній державній адміністрації щодо незадовільного фінансування Програми розвитку архівної справи в районі та забезпечення збереження документів Національного архівного фонду. 5.3. До 30 квітня 2010 року підготувати проект наказу про введення в дію рішення колегії держархіву області. Голова колегії, директор держархіву області В.Ф.Боровик Секретар Д.Л.Ганченко |
| Колегії державного архіву Херсонської області Обсяги бюджетних призначень загального фонду державного архіву області у порівнянні з 2010 р збільшилися на 4% і склали 1756 тис... |
Колегії державного архіву Херсонської області Підготовлено та подано на розгляд керівників районів і міст області 6 доповідних і службових записок стосовно покращення роботи галузі:... |
| Колегії державного архіву Херсонської області Відповідно до плану та за результатами обстежень проведені або планується здійснити вказані заходи |
Колегії державного архіву Херсонської області Заслухавши довідку заступника директора головного зберігача фондів держархіву області про стан пожежної безпеки в архівних установах... |
| Колегії державного архіву Херсонської області Розглянувши результати перевірки стану архівної справи у Чаплинському районі, колегія зазначає, що архівним відділом проведено певну... |
Колегії державного архіву Херсонської області Більшістю районних трудових архівів розроблено програми централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать... |
| Наказ директора держархіву Відділ забезпечення збереженості документів, обліку та довідкового апарату є структурним підрозділом державного архіву Херсонської... |
Уроку: Навчальна Тема уроку: Поняття про стиснення даних. Архівація файлів. Програми для роботи з архівами. Створення архіву. Додавання файлів до... |
| Про організаційно-аналітичний відділ Організаційно-аналітичний відділ (далі відділ) є структурним підрозділом державного архіву області. У складі відділу знаходиться... |
Вул. Шевченка, 46, м. Хмельницький, 29000 тел/факс (0382) 76-51-65,... Заслухавши питання “Про стан організації та надання онкологічної допомоги населенню області. Про виконання рішення колегії УОЗ ОДА... |