Наказ директора держархіву


Скачати 67.35 Kb.
Назва Наказ директора держархіву
Дата 28.04.2013
Розмір 67.35 Kb.
Тип Документи
bibl.com.ua > Право > Документи


ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора держархіву

області

від 17.03.2008 № 32
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ забезпечення збереженості документів, обліку та довідкового апарату
1. Відділ забезпечення збереженості документів, обліку та довідкового апарату є структурним підрозділом державного архіву Херсонської області.
У своїй практичній діяльності відділ керується Конституцією України, Законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації та рішеннями сесій обласної ради, наказами директора архіву, а також цим Положенням.
2. Основними завданнями відділу є:

забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, організація і координація робіт щодо фізико-хімічної збереженості документів;
організація робіт зі створення інформаційно-пошукових систем до документів архіву, у тому числі шляхом впровадження автоматизованих технологій;
організація робіт з обліку документів, його вдосконалення; нормативно-методичне забезпечення державного обліку документів Національного архівного фонду, які зберігаються в архіві, державних архівних установах, у інших власників, консультування їх з профільних питань;
консультування працівників державних архівних установ інших власників документів Національного архівного фонду з профільних питань діяльності;

вивчення і впровадження передового досвіду з профільних напрямків діяльності.
3. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1 Організовує постійне зберігання і раціональне розміщення в архівосховищах:

документів Національного архівного фонду, що утворилися в процесі діяльності існуючих і тих державних органів, підприємств, установ і організацій, які діяли раніше на сучасній території області;
документів особового походження, переданих до державного архіву в установленому порядку;
документів, що нагромадилися за час діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об’єднань громадян, переданих до державного архіву в установленому порядку;
документів юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону;
страхового фонду копій особливо цінних документів і унікальних документальних пам’яток, фонду користування, копій документів з історії області, міста, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках;
облікових документів державного архіву та архівних довідників (описів, каталогів, картотек, тощо).

3.2 Забезпечує створення і підтримання оптимальних умов і санітарно-гігієнічного режиму зберігання документів, дотримання вимог пожежної безпеки в архівосховищах і в робочих кімнатах відділу;

визначає необхідність і черговість проведення перевірки наявності і стану справ, організовує і здійснює розшук невиявлених справ;
веде роботу щодо визначення фізичного стану документів;

організовує облік документів, які потребують дезинфекції, дезинсекції, профілактичної обробки, реставрації;
організовує і здійснює підготовку документів до передавання їх до лабораторії мікрофільмування і реставрації документів;
здійснює картонування, перекартонування, перешифровку справ, оформлення ярликів;
оформляє видачу документів у тимчасове користування установам, організаціям і підприємствам, контролює своєчасність повернення документів до архіву;
3.3 Веде державний облік документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форм власності на них, у тому числі особливо цінних документів та унікальних документальних пам’яток, їх страхового фонду і фонду користування;
вносить зміни у всі види облікової документації у зв’язку з комплектуванням і експертизою цінності документів, розшуком справ, які виявилися відсутніми за результатами перевірки фондів, вдосконаленням та переробкою описів справ, створенням об’єднаних архівних фондів тощо;
удосконалює і уточнює схему державного обліку документів архіву;
готує відомості про зміни у складі і обсязі фондів для Держкомархіву України, надсилає нові і перескладені картки фондів для Центрального фондового каталогу;
3.4 Організовує роботу щодо виявлення у фондах державного архіву області унікальних документальних пам’яток, включення їх до Державного реєстру національного культурного надбання і страхування;
проводить роботу щодо взяття на облік виявлених профільних документів, які знаходяться за кордоном та документів іноземного походження, що стосуються історії області;
готує спільно з іншими відділами пропозиції щодо дозволу на вивезення з України копій документів, оригінали яких зареєстровані в державному архіві;
3.5 Здійснює комплекс робіт по проведенню експертизи цінності документів;
3.6 Визначає перспективи, створює та вдосконалює систему довідкового апарату до документів, і створює автоматизовані системи для пошуку інформації;
здійснює роботу по описанню і каталогізації документів, вдосконаленню і переробленню описів;
здійснює роботу по визначенню категорійності архівних фондів, фондовій приналежності документів архіву;
здійснює разом із іншим підрозділами підготовку довідково-інформаційних видань;
3.7. Виконує комплексу робіт щодо забезпечення фізичної збереженості документів Національного архівного фонду України, що перебувають на зберіганні в архіві;
надає допомоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, щодо реставрації документів, створення фондів користування;
створює страховий фонд особливо цінних і унікальних документів, копій документів з історії області, що зберігаються в інших архівах, музеях, бібліотеках;
проводить знепилення, дезінфекцію і дезінсекцію документів;
бере участь у науково-дослідних роботах, підготовці нормативно-методичних документів з профільних питань діяльності;
впроваджує у практику роботи результати наукових досліджень і методичних розробок, а також передовий досвід роботи;
розробляє проекти розділів планів розвитку архівної справи з питань забезпечення фізичної збереженості документів, складає звіти про виконання цих розділів планів;
здійснює виявлення та облік документів зарубіжної архівної україніки.
3.8 Бере участь у підготовці нормативно-методичних документів з профільних питань діяльності, впроваджує у практику роботи результати методичних розробок та передовий досвід роботи;
надає консультативну допомогу з профільних питань архівним установам області;
3.9 розробляє проекти розділів планів розвитку архівної справи з питань зберігання, обліку документів та створенню довідкового апарату до них;
готує звіти про виконання цих розділів планів і аналізує звіти міських архівів і районних архівних відділів;
готує матеріали з профільних питань для розгляду на засіданнях колегії, інших дорадчих органів архіву;
бере участь у проведенні підвищення кваліфікації та перепідготовки працівників архіву та інших архівних установ з профільних питань.
4. Відділ має право:
одержувати від інших відділів архіву інформацію, яка потрібна для виконання покладених на нього завдань;
подавати керівництву архіву пропозиції щодо поліпшення стану збереження, обліку документів в архіві області в інших державних архівних установах та у інших власників документів Національного архівного фонду;
одержувати від інших відділів інформацію, що потрібна для виконання покладених на неї завдань, вимагати від них належної підготовки справ для передачі на реставрацію, ремонт, оправу та копіювання;
відвідувати архівні підрозділи і діловодні служби підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та об’єднань громадян, а також мати доступ до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються;
подавати керівництву архіву пропозиції щодо поліпшення стану фізичної збереженості документів в архіві, державних архівних установах та у інших власників документів Національного архівного фонду;
представляти архів на конференціях, нарадах, семінарах у разі розгляду на них профільних питань.
5. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими відділами архіву, а також з усіма архівними установами незалежно від форм власності, а також громадянами-власниками документів НАФ.
6. Відділ організує свою діяльність на підставі річного плану, що затверджується директором архіву.
7. Відділ очолює начальник, який приймається на конкурсній основі, призначаться і звільняється з посади директором архіву.
Начальник відділу здійснює керівництво його діяльністю, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і функціональних обов’язків працівників.
8. Штат відділу визначається штатним розписом архіву в межах граничної чисельності відповідного завдань і обсягів робіт, що виконує відділ.
9. Працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посади директором архіву.
10. Обов’язки працівників відділу визначаються у посадових інструкціях, що затверджуються директором архіву.


Начальник відділу забезпечення

збереженості документів,

обліку і довідкового апарату Т.Ю.Іващенко



Схожі:

Колегії державного архіву Херсонської області
Заслухавши довідку заступника директора головного зберігача фондів держархіву області про стан пожежної безпеки в архівних установах...
Затверджено Наказ директора
До роботи на ПК допускаються учні, які пройшли первинний інструктаж з охорони праці (безпеки життєдія­льності)
Затверджено Наказ директора
До роботи на ПК допускаються учні, які пройшли первинний інструктаж з охорони праці (безпеки життєдія­льності)
Затверджено Наказ директора
Кожен учень зобов'язаний знати і виконувати правила пожежної безпеки, а при виникненні пожежі —
«Затверджено» Директор ТСШ №29 Ятищук А. В. Наказ № від Посадова інструкція психолога
Психолог призначається і звільняється з посади відповідним органом управління освітою за поданням директора школи
«Затверджено» Директор ТСШ №29 Ятищук А. В. Наказ № від Посадова інструкція керівника гуртка
Керівник гуртка призначається і звільняється з посади відповідним органом управління освітою за поданням директора школи
Затверджено Наказ директора
Загальні відомості про навчального процес, про обладнання для нього (конкретно для кожного про­цесу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Секретар Директора приймається на роботу згідно з процедурою, затвердженою у Положенні про підбір та відбір персоналу, наказом Директора...
Гармонійне поєднання традиційних та інноваційних форм при здійсненні...
Робота керівника будь-якого колективу складна і відповідальна, а у заступника директора навчального закладу – особиста місія
Звіт директора Лозівської гімназії Лозівської міської ради Харківської області
Закінчився черговий навчальний рік. Сьогодні ми зібралися, щоб підбити деякі підсумки роботи колективу гімназії, оцінити діяльність...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання


При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання © 2013
звернутися до адміністрації
bibl.com.ua
Головна сторінка