|
|
Скачати 57.56 Kb.
|
|
Рішення колегії державного архіву Херсонської області м. Херсон № 5/2 29 вересня 2011 року Про стан архівної справи у Чаплинському районі Розглянувши результати перевірки стану архівної справи у Чаплинському районі, колегія зазначає, що архівним відділом проведено певну роботу щодо забезпечення його функціонування, виконання основних показників розвитку архівної справи. У відділі впроваджено основні нормативні документи, які регламентують роботу. Його діяльність здійснюється відповідно до Положення у редакції, затвердженої розпорядженням голови райдержадміністрації від 17 березня 2011 р. № 75, річних планів. Щороку забезпечується виконання планових завдань галузі. Рішенням районної ради від 25 липня 2005 р. № 235 створено Трудовий архів району, затверджено його положення. Штатна чисельність архіву складає 2 одиниці. Розпорядженням голови райдержадміністрації від 25 серпня 2011 р. № 348 схвалено проект програми розвитку архівної справи в районі на 2012 – 2016 рр. Рішенням районної ради від 11 березня 2011 р. № 71 архівному відділу на правах оренди надано нове приміщення загальною площею 81,7 м2. При архівному відділі діє госпрозрахунковий підрозділ, положення про який затверджено розпорядженням голови районної державної адміністрації від 26 лютого 2002 р. № 84. За рахунок надання платних послуг архівним відділом отримано у 2008 – першому півріччі 2011 р. 87,3 тис. грн, у т.ч. госпрозрахунковим підрозділом – 73,1 тис. грн. Кошти витрачалися на забезпечення поточних потреб, проведення ремонтних робіт. Станом на 01 липня 2011 р. в архівному відділі налічувалося 92 фонди, 15155 справ НАФ та 153 од. обл. фотодокументів. Заведено та ведеться основна облікова документація. Всі справи закартоновано і зашифровано. У зв’язку з переміщенням архівного відділу протягом 2011 р. проводиться суцільна перевірка наявності і фізичного стану справ. За підсумками першого півріччя план виконано на 56% (6980 од. зб.). На 01 січня 2011 р. нараховується 11 невиявлених справ. Розшук невиявлених справ організовано шляхом надсилання письмових запитів та відвідуванням установ-фондоутворювачів. Затверджено та погоджено з ЕПК держархіву області списки юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають і не передають документи до архіву (2006 р.). На ІІІ квартал 2011 р. заплановане удосконалення списків установ, список №1 наданий на розгляд ЕПК державного архіву області. Упродовж 2008 - 2011 рр. відділом проведено 101 перевірку діловодних служб, архівних підрозділів та ЕК установ району (61 комплексна, 35 тематичних, 5 контрольних), щороку проводиться навчання відповідальних за діловодство та архівні підрозділи підприємств, організацій, установ. За 2008 – перше півріччя 2011 р. архівним відділом виконано 2280 архівних довідок, з них 1400 – тематичних, 880 – соціально-правових. Запити виконуються своєчасно, більшість – з позитивним результатом. Водночас в організації роботи архівного відділу райдержадміністрації та стані архівної справи району є невирішені проблеми і недоліки. Потребують доопрацювання посадові інструкції працівників як такі, що складені не за формою, плани-звіти роботи працівників. Залишається невирішеним питання реєстрації районним управлінням юстиції нових цін на роботи із забезпечення збереження та науково-технічного опрацювання документів на підприємствах, в установах і організаціях, що виконуються госпрозрахунковим підрозділом на договірних засадах. Відсутні охоронно-пожежна сигналізація, автоматична система пожежогасіння у приміщеннях. Дерев’яні стелажі не оброблені протипожежним розчином. Оскільки завантаженість архівосховища перевищує 95%, архівний відділ потребує додаткового приміщення. Наявна низка порушень у веденні списку фондів, книзі обліку надходжень. Потребують переробки описи фоно- і відеодокументів. Якість заповнених у минулі роки каталожних карток потребує покращення. У картках обліку роботи з установами відсутні відомості про перевірки стану діловодства і збереженості документів, не на всі установи списку № 2 заведені нові картки обліку роботи з установами, не у всіх наглядових справах установ списку № 2 є внутрішні описи. При оформленні актів приймання-передавання управлінської документації на державне зберігання печаткою не засвідчені підписи керівників установи, не завжди складаються акти первинного приймання документів від установ під час упорядкування. У ряді установ комплексні перевірки не здійснювалися більше одного разу на п’ять років, чим порушуються вимоги Основних правил роботи державних архівів України (далі – Основні правила). В довідках перевірок не повністю висвітлено всі питання з діловодства та роботи архівів установ, не завжди визначаються строки щодо усунення недоліків. Списки установ - джерел формування НАФ потребують доопрацювання. Протоколи засідань ЕК установ частково відкладаються не в наглядових справах, у справах фонду. Номенклатури справ 12 установ не погоджені з ЕПК державного архіву області, потребують удосконалення. Планове перевіряння наявності і стану справ в установах не проводилося більше 5 років. В інформаційних матеріалах відсутні витяги з Законів «Про звернення громадян», «Про Національний архівний фонд та архівні установи» тощо. Не здійснюється облік виконання ініціативних інформацій. У негативних відповідях на запити іноді зазначаються назва «архівна довідка» та підстава. Враховуючи зазначене, з метою з метою усунення порушень і недоліків в архівній справі Чаплинського району, колегія ВИРІШИЛА: 1. Інформацію про стан архівної справи у Чаплинському районі взяти до відома. 2. Зобов’язати начальника архівного відділу районної державної адміністрації Дорошенко Т.М.: 2.1. До 20 жовтня 2011 р. розглянути результати комплексної перевірки, розробити план усунення наявних порушень і недоліків у діяльності відділу та подати його до державного архіву області. 2.2. Порушити питання перед місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування щодо надання додаткового приміщення під архівосховище та його облаштування. 2.3. Забезпечити: до кінця 2011 року:
при плануванні на 2012 рік передбачити:
постійно:
3. Начальникові Трудового архіву Чаплинського району (Вознюк М.В.) до кінця поточного року скласти список та аркуші фондів та подати описи на погодження ЕПК держархіву області. 4. Керівникам структурних підрозділів державного архіву області (Гордійчук Г.М., Коник Ю.О., Проценко Г.Б., Шинкаренко О.І.) надавати архівному відділу райдержадміністрації необхідну допомогу в організації здійснення заходів щодо усунення недоліків. 5. У III кварталі 2012 р. заслухати на колегії державного архіву області інформацію архівного відділу Чаплинської райдержадміністрації щодо усунення недоліків, виявлених комплексною перевіркою. За голову колегії, В.о. директора держархіву області В.О.Лебідь Секретар колегії Д.Л.Ганченко |
| Колегії державного архіву Херсонської області Розглянувши результати комплексної перевірки діяльності архівного відділу Новотроїцької районної державної адміністрації і трудового... |
Колегії державного архіву Херсонської області Обсяги бюджетних призначень загального фонду державного архіву області у порівнянні з 2010 р збільшилися на 4% і склали 1756 тис... |
| Колегії державного архіву Херсонської області Підготовлено та подано на розгляд керівників районів і міст області 6 доповідних і службових записок стосовно покращення роботи галузі:... |
Колегії державного архіву Херсонської області Відповідно до плану та за результатами обстежень проведені або планується здійснити вказані заходи |
| Колегії державного архіву Херсонської області Заслухавши довідку заступника директора головного зберігача фондів держархіву області про стан пожежної безпеки в архівних установах... |
Колегії державного архіву Херсонської області Більшістю районних трудових архівів розроблено програми централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать... |
| Наказ директора держархіву Відділ забезпечення збереженості документів, обліку та довідкового апарату є структурним підрозділом державного архіву Херсонської... |
Уроку: Навчальна Тема уроку: Поняття про стиснення даних. Архівація файлів. Програми для роботи з архівами. Створення архіву. Додавання файлів до... |
| Про організаційно-аналітичний відділ Організаційно-аналітичний відділ (далі відділ) є структурним підрозділом державного архіву області. У складі відділу знаходиться... |
Вул. Шевченка, 46, м. Хмельницький, 29000 тел/факс (0382) 76-51-65,... Заслухавши питання “Про стан організації та надання онкологічної допомоги населенню області. Про виконання рішення колегії УОЗ ОДА... |