|
|
Скачати 1.84 Mb.
|
|
11.Складання професійних документів 11.1. Загальні вимоги до складання документів Базові поняття діловодства Ділова сфера є однією з найбільш важливих і визначних у людському житті. Організація та функціонування цієї галузі неможливі без документації, основна функція якої визначається як регулятивна. Наука про документ, яку прийнято називати документознавством, перебуває сьогодні у стадії свого формування через недостатню визначеність власного об'єкта, предмета, структури, законів, закономірностей, методів і понятійно-категоріального апарату, а відтак не має однозначного тлумачення, як, власне, і базове поняття "документ". Наука про документ у своєму становленні і розвитку пройшла декілька етапів, яскравим виявом яких є формування її назви: документаційна наука, книго-архіво-музеєзнавство, бібліологія, документологія, документалістика, діловодство, загальне та спеціальне документознавство. Визначитися щодо її назви не зміг навіть основоположник науки про документ – бельгійський учений Поль Отле. У своєму "Трактаті про документацію" (1934 р.) він використовував декілька назв: документаційна наука, бібліологія, документологія. Заслуга бельгійського вченого полягає в тому, що він першим 70 років назад обґрунтував об'єктивну необхідність синтезованої науки про документ. Згідно з його концепцією, документологія – це наука, яка синтезує загальні знання про книгу і документ, у сучасному розумінні – про опубліковані і неопубліковані документи. Однак до реалізації ідеї формування інтегрованої науки вчені повернулися лише через більше ніж півстоліття потому. Діловодство – це діяльність, яка стосується питань організації роботи в управлінській сфері загалом і документування зокрема. Дотримання стандартів укладання документів зумовлює чітку організацію роботи, а опанування прийомів раціональної роботи з документацією економить час. Сучасне діловодство ускладнюється тим, що триває процес переведення документації на державну мову та впроваджуються комп’ютерні системи оброблення та друкування документів "Проникнення" документів у всі сфери людської діяльності – науку, практику, освіту, управління тощо – зумовило об'єктивне зростання їх типо-видового розмаїття, формування документних потоків, масивів, систем документів і документації, а саме поняття "документ" набуває багатозначності та розглядається в різних концепціях. Документ (від лат. doceo – «пояснює, викладає справу»; documentum – абстрактне поняття, яке означає «зразок», «взірець») – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності, оформляється у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Функції документа: інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна, управлінська, правова, історична. Оформляють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом. Основні вимоги до документа:
документ має бути бездоганно відредагований і оформлений відповідно до вимог ОДС. Рівні стандартизації: документи з невисоким ступенем стандартизації (автобіографія, протокол, доручення, звіт, розписка та ін.): у них можна передбачити лише компоненти формуляра, сам же спосіб викладу – добір слів і словосполучень, будова речень, зв’язки між ними – залежить від ситуації, від певних обставин ділового спілкування; документи з високим ступенем стандартизації (довідка, накладна) – в них може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, як правило, виготовляються на бланку. Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. Усі наявні в обігу документи можна згрупувати за кількома ознаками:
11.2. Текст та основні реквізити документа Структура документа Реквізити – це сукупність обов`язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили. Реквізити:
Постійні реквізити вдруковані в бланк чи форму документа, змінні вносять у процесі його підготовки. Формуляр – сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, модель побудови документа. Бланк документа (офіційного) – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної. Оформлення сторінки
11.3. Класифікація документів ДОКУМЕНТ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксо¬ваному вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732—94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визна¬чення»). КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета кла¬сифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі кла¬сифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи (див. гл. 7). Документи класифікують за такими ознаками: - спосіб фіксації інформації; - зміст; - назва; - вид; - складність; - місце складання; - термін виконання; - походження; - гласність; - юридична сила; - стадія виготовлення; - термін зберігання; - рід діяльності та ін. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи: • письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні до¬кументи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки; • графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю; • фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фо¬тографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо; • фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо). За змістом документи поділяють на: • організаційно-розпорядчі; • фінансово-розрахункові; • постачально-збутові та ін. Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання про¬цесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи: • організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо); • розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки то¬що); • довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, теле¬грами, телефонограми, звіти, доповіді тощо); • з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо); • особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографи, роз¬писки, доручення тощо). За назвою розрізняють: • накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; • інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові листи; • заяви тощо. За видами документи поділяють на: • типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер; • трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: не¬змінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації запишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та об¬робленні економиться час; • індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають: • прості, що містять інформацію з одного питання; • складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, кон¬тролювати їх виконання, здійснювати пошук. За місцем складання розрізняють такі доку¬менти: • внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі; • зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція. За терміном виконання документи бувають: • термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з по¬значкою «Терміново»; • нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми). За походженням документи поділяють на: • службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми); • офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо). За гласністю документи бувають: • звичайні, • для службового користування (ДСК); • таємні; • конфіденційні та ін. За юридичною силою документи поділяють на такі: • справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: • чинні, • нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин; • фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. За стадіями виготовлення розрізняють та¬кі документи: • оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів; • копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і від¬повідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: • відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з ори-гіналом через копіювальний папір); • витяг (копія офіційного до¬кумента, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); • дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу). За терміном зберігання розрізняють: • документи постійного зберігання; • документи тривалого (понад 10 років) зберігання; • документи тимчасового (до 10 років) зберігання. 11.4. Укладання документів щодо особового складу Документація з особового складу складається з документів з кадрово-контрактових питань (автобіографія, резюме, заява, характеристика, рекомендаційний лист). Автобіографія – це документ із невисоким рівнем стандартизації, у якому особа подає стислий опис свого життя та діяльності. Призначення: подається при оформленні на роботу, при вступі на навчання та в деяких інших випадках. Вимоги до оформлення: власноручно; від першої особи; у хронологічному порядку; достовірно; довільна форма викладу; текст регламентований абзацами. Реквізити:
3. Дата укладання (ліворуч). 4. Підпис укладача (праворуч). Примітки:
|
| Автореферат дисертації на здобуття наукового ступеня Д 64. 605. 01 Національного фармацевтичного університету за адресою: 61002, м. Харків, вул. Пушкінська, 53 |
ВП «Коледж технологій та дизайну Луганського національного університету... ВП «Коледж технологій та дизайну Луганського національного університету імені Тараса Шевченка» |
| Охтирський коледж Сумського національного аграрного університету Спеціальність: 10010201 Експлуатація та ремонт машин і обладнання агропромислового |
Л. В. Стецьків АНАЛІТИЧНА ХІМІЯ. КІЛЬКІСНИЙ АНАЛІЗ (для студентів... В. В. Павлюк, д-р хім наук, професор кафедри неорганічної хімії Львівського Національного університету імені Івана Франка |
| Львівський інститут банківської справи Університету банківської справи... З нагоди підготовки та відзначенні 70 річниці з дня заснування Львівського інституту банківської справи Університету банківської... |
В библиографический указатель вошли научные труды и другие работы М. Баран, У.І. Мах; наук ред. М. В. Бігусяк].— Івано-Франківськ : Видавництво Наукової бібліотеки Прикарпатського національного університету... |
| МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ДО ВИКОНАННЯ КОНТРОЛЬНОЇ РОБОТИ №2 з ОРГАНІЗАЦІЇ... Схвалено цикловою методичною комісією фармацевтичного факультету і рекомендовано до друку (протокол №1 від 30 серпня 2012 р.) |
ДСПТО Вищого комерційного училища Київського національного торговельно-економічного університету, заступник декана факультету ресторанно-готельного... |
| ПОЛОЖЕННЯ про студентський гуртожиток Київського національного університету... Дане положення встановлює порядок надання житлової площі в студентських гуртожитках студмістечка Київського національного університету... |
Я, Крестошіна Ганна Павлівна учениця 11-В класу VI групи Українського... Національного медичного університету ім. О. О. Богомольця. Моєю заповітною мрією було опанування професії лікар. Першим кроком до... |