1. Загальні положення


Скачати 133.31 Kb.
Назва1. Загальні положення
Дата16.04.2013
Розмір133.31 Kb.
ТипДокументи
bibl.com.ua > Інформатика > Документи
Додаток до розпорядження

міського голови
від 06.06.2011 р. № 280
ПОЛОЖЕННЯ

про порядок укладання, реєстрації, зберігання договорів та контроль за їх виконанням у Тернопільській міській раді

1. Загальні положення


1.1. Положення про порядок укладання, реєстрації, зберігання договорів та контроль за їх виконанням у Тернопільській міській раді (далі - Положення) визначає єдиний порядок укладання, реєстрації і зберігання договорів відповідно до вимог чинного законодавства.

  1. Дія Положення поширюється на всі види договорів, які укладає Тернопільська міська рада.

1.3. Договори від імені Тернопільської міської ради підписує Міський голова або уповноважена ним особа.

1.4. Підставами для розробки та опрацювання проектів договорів є:

Доручення міського голови Тернопільської міської ради, його заступників, яке надається на підставі:

- надходження до Тернопільської міської ради в установленому порядку пропозиції щодо укладення договору.

- службової записки керівника структурного підрозділу Тернопільської міської ради, про необхідність розробки та укладення певного виду договору.

2. Порядок підготовки проектів договорів

2.1. Текст проекту договору готується відповідальним структурним підрозділом або контрагентом. Відповідальним підрозділом є структурний підрозділ Тернопільської міської ради, до компетенції (сфери діяльності) якого входять питання, що пропонується врегулювати шляхом укладання договору.

2.2. За необхідності відповідальний підрозділ має право залучати до попереднього опрацювання проектів договорів інші підрозділи, в тому числі управління правового забезпечення, проводити консультації.

2.4. Договори викладаються у формі єдиного документа, підписаного сторонами та скріпленого печатками.

2.5. Усі договори повинні мати такі елементи: назва, дата та місце укладання, інформація про сторони договору, предмет договору, порядок передачі товару (надання послуги, виконання робіт), умови щодо якості, права та обов'язки сторін, сума договору, умови розрахунків, відповідальність сторін, вирішення спорів, термін дії договору, умови, на яких сторони є платниками податку, юридичні адреси, поштові та платіжні реквізити сторін, інші умови, які сторони вважають за необхідне включити до договору.

2.6. Усі договори укладаються українською мовою. При укладанні договорів з нерезидентами поряд з текстом українською мовою може бути викладений текст відповідною національною мовою або мовою, зрозумілою для нерезидента.

2.7. З метою забезпечення ідентичності текстів на кожній сторінці всіх примірників договору в обов'язковому порядку ставиться віза посадової особи відповідального підрозділу.

3. Порядок та строки погодження проектів договорів

3.1. Після підготовки проекту договору відповідальний підрозділ з метою його погодження з іншими підрозділами додає до проекту договору лист погодження (Додаток 1).

3.2. Залежно від предмета договору до листа погодження вносяться підрозділи, які згідно з їх компетенцією беруть участь у розробці, погодженні та виконанні відповідних договорів.

3.3. У разі, якщо проект договору містить фінансові зобов'язання, стосується закупівлі за результатами проведених тендерних процедур, погодження з фінансовим управління міської ради є обов’язковим.

3.4. Погодження проектів договорів здійснюється у такій послідовності:

3.4.1. Керівником відповідального підрозділу

3.4.2.Фінансовим управлінням (за необхідності визначеної п.3.3 Положення)

3.4.3. Іншими підрозділами відповідно до їхньої компетенції

3.4.4. Управлінням правового забезпечення

3.5.5. Заступником міського голови відповідно до розподілу посадових обов'язків.

3.6. Підрозділи, яким проект договору передається на погодження, розглядають його в частині питань, віднесених до їх компетенції.

3.7. За відсутності зауважень та пропозицій до проекту договору керівник підрозділу візує його в листі погодження.

3.8. У разі погодження проекту договору із зауваженнями проект договору подається на підписання уповноваженій особі разом з такими зауваженнями.

3.9. З метою перевірки відповідності проекту договору законодавству, наявності усіх додатків, зазначених у тексті договору, віз усіх визначених листом погодження підрозділів і посадових осіб, управління правового забезпечення погоджує проекти договорів в останню чергу, перед поданням договору на візування заступнику міського голови відповідно до розподілу посадових обов'язків.

3.110 Подання проекту договору на підписання уповноваженій особі без попереднього погодження управлінням правового забезпечення не допускається.

3.11. Проект договору, що укладається за результатами проведених тендерних процедур, подається на погодження разом із копією тендерної документації.

3.12. При погодженні додаткових угод до договору відповідальний підрозділ зобов'язаний додавати до проекту додаткової угоди копію основного договору, а також всіх укладених додаткових угод і додатків до цього договору.

3.13. Підрозділ, якому проект договору передається на погодження, зобов'язаний розглянути його протягом одного робочого дня без урахування дня його надходження.

3.14. У разі розгляду управлінням правового забезпечення проекту договору, до розроблення якого управління правового забезпечення не залучалось, строк його розгляду становить до 2 робочих днів.

3.15. У будь-якому випадку строк розгляду проекту договору, що надійшов від контрагента, а також зауважень і пропозицій контрагента до проекту договору не може перевищувати 10 робочих днів.

3.16. Контроль за дотриманням строків розгляду проектів договорів, визначених Положенням, покладається на відповідальний підрозділ.

3.17. З метою здійснення контролю за дотриманням установлених Положенням строків відповідальний підрозділ зобов'язаний зазначити в листі погодження дату подання проекту договору кожному із підрозділів.

3.18. У разі наявності пропозицій і зауважень до проекту договору, наданого контрагентом, відповідальний підрозділ протягом 10 робочих днів з дати отримання проекту договору від контрагента повинен письмово проінформувати контрагента про такі пропозиції та зауваження до проекту договору, склавши протокол розбіжностей або надіславши контрагенту зустрічний проект договору.

3.19. У разі отримання від контрагента пропозицій і зауважень до проекту договору, відповідальний підрозділ повинен письмово протягом 10 днів від дати отримання таких пропозицій та зауважень проінформувати контрагента про можливість або неможливість їх врахувати.

3.20. Протокол розбіжностей отриманий від контрагента підлягає погодженню в порядку, передбаченому для погодження договорів.

3.21. У разі незгоди контрагента з пропозиціями і зауваженнями до проекту договору та неможливості врегулювання розбіжностей шляхом переговорів, Міський голова або його заступник приймає рішення про розв'язання спору в судовому порядку або відхилення проекту договору в цілому, про що відповідальний підрозділ письмово інформує контрагента протягом 10 робочих днів від дати отримання листа з такою незгодою.

3.22. Якщо відповідно до вимог законодавства Тернопільська міська рада не має права відмовити контрагенту в укладенні договору, спори вирішуються в судовому порядку.

3.23. Після підписання договору уповноваженою особою відповідальний підрозділ надсилає його контрагенту разом з додатками і супровідним листом рекомендованою кореспонденцією за реєстром, окремою квитанцією або цінним відправленням з повідомленням.

3.24. При переданні безпосередньо контрагенту проекту договору для підписання або вже укладеного договору відповідальний підрозділ повинен отримати підтвердження шляхом проставлення на копії супровідного листа посади, прізвища, підпису особи, яка приймає такий проект або договір, дати його передачі і відбитку вхідного штемпеля чи печатки контрагента.

3.25. Додаткові угоди до договорів, у тому числі при зміні реквізитів сторін, погоджуються, укладаються та зберігаються в тому самому порядку, що й основні договори.

3.26. За необхідності змінити чи розірвати договір відповідальний підрозділ готує та погоджує з іншими заінтересованими підрозділами відповідні пропозиції та надсилає їх контрагенту разом із супровідним листом за підписом Міського голови або уповноваженої особи.
4. Інформація про контрагента

4.1. Необхідною умовою укладання договору Тернопільською міською радою є наявність інформації про контрагента.

4.2. При укладенні договору з контрагентом, інформація про якого не є загальновідомою (наприклад, органи державної влади) та/або договір з яким укладається вперше, відповідальний підрозділ зобов'язаний вимагати від представників контрагента для ознайомлення такі документи та їх копії:

4.2.1. Оригінал або нотаріально засвідчені копії установчих документів контрагента.

4.2.2. Оригінал або нотаріально засвідчену копію свідоцтва про державну реєстрацію контрагента.

4.2.3. Оригінал або нотаріально засвідчену копію довідки органу статистики про внесення інформації про контрагента до ЄДРПОУ.

4.2.4. Оригінал або нотаріально засвідчену копію ліцензії, якщо предмет договору підлягає ліцензуванню.

4.2.5. Копію наказу про призначення на посаду представника контрагента, який уповноважений підписувати договір, або довіреність, оформлену належним чином.

4.2.6. Паспорт особи - представника контрагента, яка пропонує послуги, або інший документ, що посвідчує цю особу.

4.2.7. Положення про філію (представництво) для відокремлених підрозділів юридичних осіб.

4.2.8. Паспорт та довідку про присвоєння ідентифікаційного номеру для фізичних осіб.

4.3. При укладенні з нерезидентом зовнішньоекономічного договору відповідальний підрозділ зобов'язаний залежно від умов договору вимагати від нього надання таких документів:

4.3.1. Статут, положення, довіреність або інший документ, що визначає
та підтверджує повноваження особи щодо підпису договору.

4.3.2. Витяг з торговельного, банківського або судового реєстру, свідоцтво про реєстрацію.

4.3.3. Паспорт або інший документ представника нерезидента, що посвідчує його особу.

4.4. Документи, зазначені в пункті 4.3. цього Положення, мають бути нотаріально засвідчені за місцем їх видачі, перекладені українською мовою та легалізовані в консульській установі України, якщо міжнародними договорами, в яких бере участь Україна, не передбачено інше. Зазначені документи можуть бути також засвідчені в посольстві відповідної держави в Україні та легалізовані в Міністерстві закордонних справ України в установленому порядку.

4.5. Не вимагається легалізація документів, що були видані в країнах, з якими Україною укладено відповідні угоди.

5. Порядок реєстрації договорів


5.1. Реєстрація договорів здійснюється управлінням організаційно-виконавчої роботи (далі – орган реєстрації).

5.2. Відповідальний підрозділ після підписання договору усіма його сторонами та скріплення печатками подає договір для реєстрації до органу реєстрації.

5.3. Реєстрація договору здійснюється шляхом проставлення на першій сторінці договору номера згідно з книгою реєстрації договорів і індексів відповідального підрозділу.

5.4. До книги реєстрації договорів вносяться такі відомості.

5.4.1. Номер договору.

5.4.2. Індекс відповідального підрозділу.

5.4.3. Дата укладення договору.

5.4.4. Найменування (ім’я) контрагента.

5.4.5. Предмет договору.

5.4.6. Уповноважена особа, що підписала договір.

5.5. Якщо проект договору надійшов від контрагента з номером, номер на такому договорі ставиться в зазначеному вище порядку через дріб до існуючого номера.

5.6. Оригінал зареєстрованого договору зберігається у відповідальному підрозділі. Відповідальний підрозділ вправі, у разі необхідності (службова діяльність), надавати належним чином завірену копію договору структурним підрозділам Тернопільської міської ради.

5.7. Якщо договір містить фінансові зобов’язання відповідальний підрозділ зобов'язаний протягом 2 робочих дня з дати реєстрації договору, передати його належним чином завірену копію до фінансового управління (іншого фінансового органу, посадової особи) для подальшого фінансового супроводження.

5.8. Перерахування коштів за договорами, не зареєстрованими в порядку, передбаченому цим розділом не допускається.

5.9. Додаткові угоди до договору не реєструються. Відомості про додаткові угоди вносяться у відповідні графи журналів реєстрації договорів.

6. Зберігання договорів та контроль за їх виконанням


  1. Кожен договір разом з листом погодження, а також усе листування до нього, інші документи щодо його виконання та копії документів, зазначених у пунктах 4.2 та 4.3 цього Положення, формуються в окрему справу і зберігаються у відповідальному підрозділі.

  2. Копії документів, зазначених у пунктах 4.2 та 4.3 цього Положення, якщо вони складаються більше, ніж з одного аркуша, повинні бути прошиті, пронумеровані, або скріплені печаткою і підписом уповноваженого представника контрагента на кожній сторінці.

6.3. У разі необхідності фінансове управління, відділ обліку та фінансового забезпечення має право витребувати у відповідального підрозділу оригінал договору для здійснення оплати за ним.

Після оплати, оригінал договору разом з належним чином завіреною копією платіжного доручення повертається відповідальному підрозділу.

6.4. Передавання оригіналів договорів іншим підрозділам для їх подальшого виконання або зберігання здійснюється під підпис на копії договорів. При цьому копія договору залишається у відповідальному підрозділі.

6.5. Контроль за своєчасністю виконання положень договорів як контрагентами, так і підрозділами Тернопілької міської ради здійснюється відповідальним підрозділом.

6.6. У разі невиконання контрагентом або підрозділами Тернопільської міської ради умов договору, відповідальний підрозділ доповідає про такі факти заступнику міського голови або керівнику відповідного підрозділу та пропонує заходи щодо усунення таких порушень.

6.7. При неможливості усунення порушення умов договору контрагентом шляхом переговорів, інформація щодо наявних порушень передається в управління правового забезпечення для здійснення претензійно-позовної роботи.

6.8. Виконані в установленому порядку або розірвані договори зберігаються відповідно до "Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів", затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 № 41, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.98 за № 576/3016

6.9 Обмін з контрагентом матеріалами щодо виконання договору, внесення змін і доповнень до нього або його розірвання здійснюється рекомендованими листами або особисто з проставленням відмітки про отримання.

7. Прикінцеві положення


7.1. Управління правового забезпечення аналізує практику укладання договорів і готує рекомендації щодо її вдосконалення.

7.2. У разі виявлення порушень законодавства управління правового забезпечення зобов'язане проінформувати про такі факти відповідних посадових осіб і підрозділи Тернопільської міської ради, запропонувати заходи щодо усунення порушень та проконтролювати їх виконання.

7.3. Керівники відповідальних підрозділів несуть персональну відповідальність за дотримання вимог цього Положення.

7.4. Невиконання вимог цього Положення тягне за собою застосування до винних осіб дисциплінарної відповідальності.
Додаток 1

до Положення про порядок

укладання, реєстрації, зберігання

договорів та контроль за їх виконанням

від ____20___ р. № ______________________

(згідно номенклатури вихідної кореспонденції)
Лист погодження до проекту договору
1. Предмет договору______________________________________________________________
2.Інформація про контрагента ______________________________________________________

(повна назва)
3. Підстава укладання договору_____________________________________________________
4.Ціна договору__________________________________________________________________
5. Відмітка про наявність або відсутність бюджетних асигнувань _______________________________________________________________________

(Посада, прізвище, ініціали, підпис)
6. Керівник відповідального структурного підрозділу__________________________________

(Прізвище, ініціали, підпис)
7. Відповідальна особа відповідального структурного підрозділу________________________

(Прізвище, ініціали, підпис)

Найменування структурного підрозділу

Подано

на погодження

Погоджено

Зауваження, пропозиції, інформація про повернення на доопрацювання



Дата

Підпис

Дата

Підпис



























































































































7 Додаток 2

до Положення про порядок

укладання, реєстрації, зберігання

договорів та контроль за їх виконанням
Книга реєстрації договорів

Порядковий номер

Номер договору

Індекс відповідального підрозділу

Дата укладення договору

Предмет договору

Інформація про контрагента

(повна назва)

Уповноважена особа, що підписала договір


Заступник міського голови -

керуючий справами О.І. Степанюк

Схожі:

ІІI. ТЕХНІКА БЕЗПЕКИ
Правила виконання науково-дослідних робіт. Загальні положення, ДСТУ 3974-2000 «Система розроблення та поставлення продукції на виробництво....
Розділ І. Загальні положення
Положення про механізм справляння та порядок сплати збору за провадження деяких видів підприємницької діяльності ( далі Положення...
Положення про механізм справляння та порядок сплати єдиного податку Розділ І. Загальні положення
Положення) розроблено на основі Указу Президента України від 3 лип­ня 1998 року №727 «Про спрощену систему оподаткування, об­ліку...
Типове положення про службу охорони праці Загальні положення
Положення про службу охорони праці відповідного підприємства, визначає структуру служби охорони праці, її чисельність, основні завдання,...
Положення про механізм справляння та порядок сплати єдиного податку Розділ І. Загальні положення
Положення розроблено на підставі Податкового Кодексу України та Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України...
ПОЛОЖЕННЯ про Спадковий реєстр I. Загальні положення
Конвенцією про запровадження системи реєстрації заповітів (далі Конвенція), про заведені спадкові справи та видані свідоцтва про...
2. Основи оптимального управління
Загальні положення
Розділ І. Загальні положення
Кременчука (далі Положення) розроблене на підставі Конституції України, Податкового кодексу України, Бюджетного кодексу України,...
ПОЛОЖЕННЯ про постійні комісії Новоушицької районної ради І. Загальні положення
Керуючись частиною 13 статті 46 та частиною 15 статті 47 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” районна рада
Наказом Міністерства освіти України від 16 червня 1994 p. №184 ПОЛОЖЕННЯ...
В загальноосвітньому навчально-виховному закладі створюються такі навчальні майстерні
Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання


При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання © 2013
звернутися до адміністрації
bibl.com.ua
Головна сторінка