Побудова нової бази даних
Запуск MS Access здійснюється або через меню персонального компютера, або, якщо це можливо, через піктограму  на робочому столі Windows. Нижче (Рис. 2) показаний вигляд першого вікна MS Access:
Рис. 2 - Перше діалогове вікно MS Access
У цьому вікні необхідно визначитись: будувати нову базу даних або відкрити вже існуючу. У свою чергу побудова нової бази даних може здійснюватись безпосередньо користувачем (кнопка Новая база данных) або за допомогою майстра (кнопка Запуск мастера). Якщо база даних вже існує, то необхідно вибрати її із списку останніх БД, що були в роботі, або вибрати рядок Другие файлы… та знайти базу даних, використовуючи стандартне вікно відкриття файлу Windows. В останньому випадку або у випадку побудови нової бази даних необхідно вказати пристрій, папку та назву файлу бази даних. За угодою файл бази даних отримує назву db1 (db2,db3,…) , а розширеня - mdb. Нехай назва нашого файлу бази даних буде ПРИКЛАД.mdb.
Наступне вікно (Рис. 3)
Рис. 3 - Вікно бази даних MS Access
містить декілька закладок для опрацювання обєктів бази даних Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы і Модули. Для побудови таблиць необхідно розпочати з закладки Таблицы.
2.1Побудова таблиць
Перш за все, необхідно побудувати таблиці, поля яких не містять підстановки значень полів з інших таблиць. Такою в нашому прикладі є таблиця 1. Натиснувши кнопку Создать, отримуємо вікно нової таблиці, де можна вибрати один з декількох режимів побудови таблиці. Виберемо режим Конструктор.
Рис. 4 - Вікно вибору режиму створення таблиць
Наступне вікно (Рис. 5) містить три стовпчика для введення назви поля, типу даних поля та приміток.
Рис. 5 - Вікно визначення структури таблиці в режимі конструктора
Типи полів даних
Існують такі типи полів даних:
• Текстовый — містить до 255 символів, включаючи літери, цифри, прогалини, спеціальні символи. За замовчуванням поле має 50 символів. Щоб змінити кількість символів у полі, необхідно внизу вікна в розділі Свойства поля групи Общие вибрати Размер поля і встановити потрібний його розмір.
Поле мемо — використовується для збереження тексту великого обсягу (від 255 до 64 000 символів). Це може бути додаткова інформація до тієї, що є в таблиці.
Числовой — для збереження числових значень, з якими планується виконувати розрахунки (в інших випадках краще застосовувати текстові поля). Для визначення кількості десяткових значень числових полів у розділі Свойства поля (внизу вікна конструктора таблиці) встановлюють такі параметри:
- Размер поля — Одинарное с плавающей точкой (4 байта);
- Формат поля — Фиксированный;
- Число десятичных знаков — Авто (2 знаки)
або вводять числове значення. Для числових полів можна накласти обмеження на значення, що вводяться. Для цього у полі Условие на значение вводять умову, а в полі Сообщение об ошибках — текст (який має з'явитися на екрані дисплея при некоректному введенні значень (до 255 символів).
Дата/время — для збереження значень у вигляді дати і часу. З полями такого типу можна виконувати розрахунки — додавати числа до дати, порівнювати дати тощо. Стосовно таких полів можна встановлювати формат для виведення значень із таблиці. Для цього в розділі Свойства поля у групі Общие необхідно встановити курсор у рядку Формат поля, відкрити список і серед наведених форматів вибрати потрібний .
Під полем Формат поля розміщено поле Маска ввода, яке використовується для створення шаблону при введенні значень у таблицю. Для цього після активізації поля Маска ввода треба клацнути мишею на кнопці ,1, після чого у переліку масок введення вибрати потрібну, наприклад Краткий формат даты . Наприклад, у полі Формат поля може бути встановлено Длинный формат даты для виведення значень таблиці, а у переліку масок для введення значень вибрано Краткий формат даты. Якщо при введенні значень у таблицю занесено 14.11.01, то при перегляді дата матиме такий вигляд:
• Денежный — використовується для введення даних із грошовими одиницями.
Ключове поле. Таблиця може мати ключове поле, що містить унікальні значення (коди, номери, шифри).
Значення таких полів використовуються для створення зв'язку між двома таблицями.
Ключ є ідентифікатором кожного запису БД і не може мати нульових значень або таких, що повторюються. Якщо ключове поле не створено користувачем, то при записі нової таблиці на диск система пропонує створити поле-лічильник. У цьому випадку кожний запис таблиці має порядковий номер, який і є ідентифікатором записів.
Для визначення власноручно одного із полів ключовим (перше поле таблиці — за замовчуванням) таблицю відкривають у режимі конструктора. Далі треба виділити потрібне поле, клацнувши мишею ліворуч від назви поля, після чого активізувати команди Правка, Ключевое поле або кнопку Ключевое поле панелі інструментів. У результаті ліворуч від імені на екрані дисплея з'являється піктограма ключа.
Ключ може складатися із кількох полів, тоді він називається складеним. Для створення такого ключа у вікні конструктора спочатку виділяють потрібні поля, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, після чого активізують кнопку Ключевое поле.
Для вилучення виділеного поля застосовують команди Правка, Удалить столбец. У результаті на екрані дисплея з'являється вікно із попередженням про вилучення полів, після чого активізують кнопку Да.
Вилучити значення поля можна у режимі конструктора, для чого потрібне поле виділяють і натискують на клавішу Del.
Для додання поля в режимі таблиці виділяють те поле, перед яким треба додати нове, й активізують команди Вставка, Столбец. Для додання запису виділяють той запис, перед яким потрібно додати новий, та активізують команди Вставка, Новая запись.
Для зміни ширини поля таблицю відкривають у режимі таблиці, покажчик миші підводять до правої межі між назвами полів (вигляд покажчика при цьому змінюється), натискують на клавішу миші й, не відпускаючи її, «тягнуть» праву межу у потрібному напрямку.
Ширину поля можна вирівняти автоматично, якщо двічі клацнути мишею на правій межі між назвами полів.
В ньому необхідно ввести розроблені вище поля та їх типи. Для ключових полів треба відмітити їх, увімкнувши піктограму з ключем, що знаходиться на панелі конструктора таблиць (повторне вмикання піктограми знімає ознаку ключового поля). Для таблиці під номером 1 ключевим є поле ПІП. В нижній частині вікна побудови таблиці в закладці Общие необхідно ввести розмір поля. Так, для поля ПІП можна вказати максимально можливий розмір. Після введення всіх полів та їх розмірів необхідно зберегти структуру таблиці №1. Система пропонує за угодою назву таблица1, а користувач дає свою назву за бажанням (в даному випадку – все співпадає). Якщо необхідно повернутися до вікна побудови структури таблиці (щоб виправити помилки або переглянути структуру таблиці), треба вибрати у вікні бази даних об’єкт посади та натиснути кнопку Конструктор.
Дещо менше роботи з наступними таблицями №2,3. Крім дій, що були в попередній таблиці, тут ще необхідно забезпечити підстановку значень у поля Освіта, Осн.чи сумісник. Це легко зробити за допомогою майстра підстановок, виклик якого здійснюється в розділі типів даних вікна визначення структури таблиці. Майстер підстановок зробить свою справу за декілька кроків діалогу з користувачем:
Перший крок
Рис. 6 - Вибір способу створення стовпчика підстановки
В цьому вікні (Рис. 6), якщо опрацьовується підстановка поля Освіта, необхідно вибрати радіокнопку будет введен фиксированный набор значений для подальшого забезпечення підстановки значеннь із допоміжної таблиці,які навіть можно редагувати та доповнювати.
Другий крок
Рис. 7 - Вибір значень для стовпчиків підстановки
Третій крок
Рис. 8 - Вибір назви для стовпчика підстановки
На цьому кроці (Рис. 8) необхідно погодитись з назвою підпису (або змінити цю назву) та завершити весь процес створення підстановки.
Якщо опрацьовується підстановка поля Освіта, то на першому кроці (Рис. 6) необхідно вибрати кнопку столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса. В цьому випадку другий крок і всі наступні будуть такими:
Рис. 9 - Вибір таблиці з даними для підстановки
Вибираємо таблицю, поля якої дають дані для підстановки (див. Рис. 9). В нашому прикладі такою таблицею є таблиця №3 по полю Осн. Чи сумісник.
|