ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ


НазваОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ
Сторінка2/7
Дата26.08.2013
Розмір1 Mb.
ТипДокументи
bibl.com.ua > Економіка > Документи
1   2   3   4   5   6   7

Тема. Комунікації в управлінні


ЛЕКЦІЯ. КОМУНІКАЦІЇ В УПРАВЛІННІ

    1. Сутність і умови комунікацій в управлінні

    2. Процес комунікацій, види, стилі і мережі

    3. Комунікаційні бар’єри і шляхи їх подолання

4. Невербальні комунікації і їх практичне використання в діяльності менеджера



    1. Сутність і умови комунікацій в управлінні

Майже все що роблять керівники, для того щоб полегшити організації процес досягнення мети, вимагає ефективного обміну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватись інформацією вони не зможуть працювати разом. Проте, комунікації – це складний процес, який передбачає пені взаємозалежні дії. Кожна з цих дій є важливою для того, щоб зробити наші думки зрозумілими для інших.

Термін “комунікація” походить від латинського слова “communis” – “загальне”. Тобто, той хто передає інформацію намагається встановити спільність з тим, хто її отримує.

Таким чином комунікація – це не просто передача інформації, а передача змісту або значення за допомогою символів.

Комунікація – це процес обміну ідеями і інформацією, що веде до взаєморозуміння.

Виходячи з цього можна сказати, що комунікації на підприємстві складаються з окремих елементів (Рис.11.).



Рисунок 11. Взаємозв,язок основних елементів комунікації

Для організації ефективних коммунікацій необхідно в першу чергу дотримуватись деяких первинних умов (Рис.12.).


Рисунок 12. Первинні умови комунікації

Основна роль комунікацій в процесі управління полягає в наступному (Рис.13.):



Рисунок 13. Роль комунікацій в процесі управління
Класифікація комунікацій представлена на рис.14.



Рисунок 14. Види комунікацій


    1. Процес комунікацій, стилі і мережі

Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома і більше особами, метою якого є забезпечення розуміння інформації яка і є предметом обміну. Щоб краще розуміти цей процес необхідно мати уяву про стадії комунікаційного процесу (Рис.15.).


Рисунок 15. Комунікаційний процес
Комунікаційні мережі – це поєднанні певним чином учасники комунікаційного процесу за допомогою інформаційних потоків.

Мережа утворюється керівником і складається з вертикальних і горизонтальних зв,язків. Існує декілька зразків комунікаційних мереж (Рис.16.).

Комунікаційний стиль – це спосіб за допомогою якого індивід будує комунікаційні взаємодії з іншими.

За основу виміру міжособистістних комунікацій можна взяти дві змінні: відкритість по відношенню до інших і адекватність зворотного зв’язку (Рис.17.).



Рисунок 16. Види комунікаційних мереж





Рисунок 17. Комунікаційні стилі
3. Комунікаційні бар’єри і шляхи їх подолання

На шляху руху інформації від відправника до одержувача зустрічаються різні перешкоди, які можуть носити як психологічний особистісний характер так і організаційний. Перші - комунікативні бар’єри – психологічні перепони на шляху адекватної передачі інформації між партнерами по спілкуванню.

Виділяють такі типи комунікативних бар’єрів: естетичні, інтелектуальні, соціально-культурні, мотиваційні, моральні, емоційні, бар’єри вислуховування.

Естетичні бар’єри – невідповідність зовнішності змістовній стороні інформації.

Інтелектуальні бар’єри – нерівномірність розвитку різних сторін інтелекту у комунікатора і реципієнта. Вони поділяються в свою чергу на: фонетичні – використання елементів з інших мов і діалектів, дефекти мови і дикції, невиразність мови, порушення темпу мови, наявність значної кількості звуків і слів-паразитів; семантичні – вкладання різного змісту, використання жаргонів і сленгів; стилістичні – неспівпадіння стилю мови комунікатора зі змістом повідомлення; логічні – різні логічні системи доказів.

Соціально-культурні бар’єри – різний рівень розвитку соціального інтелекту. Вони поділяються на; етичні – неспівпадіння норм поведінки керівника і підлеглого; рольові – інтерпретація повідомлення з позиції “керівника” або “підлеглого”; бар’єри не авторитетності – низка авторитетність комунікатора; бар’єри світосприйняття – різні погляди на життя.

Мотиваційні бар’єри – відсутність інтересу до повідомлення.

Моральні бар’єри – отримання задоволення або незадоволення від повідомлення.

Бар’єри вислуховування – невміння висловлювати свої думки і уважно слухати.

До бар’єрів які носять організаційний характер належать: поганий зворотній зв’язок або відсутність зв’язку між відправником і одержувачем повідомлення; інформаційне перевантаження – перевантаження каналів комунікацій; незадовільна структура підприємства і інформаційне перекручування.

Одна з умов ефективних комунікацій – це наявність у керівника певних навичок і умінь у взаєморозумінні, знання і вміння працювати на комунікаційній техніці. Особлива увага приділяється вмінню слухати і вмінню говорити. Перш за все необхідно звернути увагу на типи співбесідників і відповідно до цього обирати свою поведінку (Табл.4).

Таблиця 4.Типи співбесідників

Тип співбесідника

Особливості поведінки з ним під час бесіди

“Позитивна людина”

Помірно вести з ним дискусію

“Непідступна людина”

При можливості визнавати його знання і досвід

“Незацікавлена людина”

Розпитувати, залучати до бесіди

“Важлива птаха”

Використовувати дискусію типу “Так, але...”, не критикувати

“Людина яка все знає”

Намагатись висловлювати певну позицію відповідно до того, що він говорить

“Говірка людина”

Намагатись зупиняти і обмежувати

“Конфліктна людина”

Зберігати спокій, залишатись в межах професійної бесіди, намагатись спокійно спростовувати нелогічні і висновки

“Обережна людина”

Задавати легкі запитання, поступово втягувати в бесіду


Що таке – вміння говорити? Основні правила можна представити на схемі (Рис.18.).



Рисунок 18. Вміння говорити
Аналогічним чином можна зобразити вміння слухати (Рис.19.).


Рисунок 19. Вміння слухати

4. Невербальні комунікації і їх практичне використання в діяльності менеджера

Наблизившись до ХХІ сторіччя ми стаємо свідками виникнення нової спеціальності – вченийй-невербаліст.

Зда.ться майже неймовірним, що за мільони або більше років еволюції лбдини невербальні аспекти комунікацій почали активно вивчатись тільки в 60-ті роки ХХ сторіччя і що суспільство взнало про мову жестів тільки з робіт Джуліуса Фаста, книга якого біла опублікована в 70-му році.

Чарлі Чаплін і багато інших акторів німого кіно були піонерами невербальної комунікації. Кожен актор кваліфікувався як гарний або поганий згідно з тим, як він вмів використовувати жести або інші сигнали і повідомляти щось з екрану.

Можливо найбільш важливою роботою по мові жестів, що була зроблена до ХХ сторіччя, була робота Чарльза Дарвіна «Виражение эмоций животными и человеком», яка вийшла в світ в 1872 році. З того часу вчені зафіксували і винайшли майже мільйон невербальних сигналів.

Професор Бердвістел провів дослідження і за його підрахунками людина говорить в день 10-11 хвилин, а середнє речення звучить близько 2,5 секунд, при цьому вербальний компонент складає 35%, а невербальний – 65%.

Більшість дослідників прийшли до висновку, що за допомогою слів передається в основному інформація, а за допомогою жестів – різне ставлення до цієї інформації, а іноді жести можуть навіть замінювати слова – наприклад “вбивчий погляд”.

Тому, якщо бути уважним то можна побачити і навчитись розуміти мову жестів. Справа в тому, що людина, це та ж сама тварина, яка найчастіше не задумуються над тими жестами, які вона робить під час розмови, і може так статись, що говорить вона одне, а її жести показують, що вона має на увазі зовсім інше.

В зв,язку з цим існує таке поняття, як чуттєвість, інтуїція, сприйняття – т.т. вміння розпізнавати жести.

Жінки як правило в цілому найбільш сприйнятливі ніж чоловіки, тобто володіють “жіночою” інтуїцією. Жінки володіють вродженим почуттям бачити і розшифровувати невербальні сигнали і звертають більшу увагу на різні дрібні деталі ніж чоловіки.

Були проведені певні дослідження з метою визначення, чи є невербальні сигнали вродженими, або придбаними, чи передаються вони генетично або якось інакше.

Таким чином було встановлено, що невербальні комунікації – це передача і донесення змісту інформації без використання слів як системи кодування. В практичній психології їх розглядають як мову тіла і мову обличчя. З позицій менеджменту це поняття є значно ширшим. Основні типи невербальних комунікацій, які зустрічаються в діяльності менеджера можна розглянути в таблиці 5.

Таблиця 5.Основні типи невербальних комунікацій


Типи невербальної комунікації

Приклади

Рухи тіла і міміка (мова тіла і мова обличчя)

Жести, вираз обличчя, рухи очей, пози, доторки

Особисті фізичні якості (мова тіла)

Побудова тіла, вага, ріст, колір волосся, колір шкіри, запах тіла, мускулатура

Мова

Якості голосу, грамотність, швидкість мови, сміх

Використання середовища

Спосіб використання і відчуття зовнішнього середовища, манери розміщення себе в середовищі, почуття своєї і чужої території, дистанційна близькість в спілкуванні

Фізичне середовище

Дизайн приміщення, меблі і інші об’єкти, декорації, чистота, освітлення, шум

Час

Запізнення, прихід раніше, примушування себе чекати, культура часу, співвідношення часу і статусу



ЛЕКЦІЯ. ІНФОРМАЦІЯ І ЇЇ ВИКОРИСТАННЯ В ПРОЦЕСІ УПРАВЛІННЯ

  1. Поняття інформації, її види і значення в процесі управління

  2. Вимоги до інформації

  3. Технологія інформаційної діяльності



    1. Поняття інформації, її види і значення в процесі управління



Перші особи організації, які приймають і реалізують рішення, є відповідальними за успіх свого підприємства. При цьому важливу роль відіграють такі фактори як інформація і комунікації, адже відомо, коли порушуються інформаційні потоки внутрі організації і зв’язки з зовнішнім середовищем, то само існування такої організації може опинитись під загрозою.

Інформація, що об’єктивно відображує процеси і явища реального світу, закони його існування і розвитку, факти науково-технічного соціально-економічного і політичного характеру, а також результати аналізу, узагальнення, прогнозування і планування, має велику суспільну цінність.

Таку інформацію вірно розглядати як економічний ресурс суспільства. Основний документ, що визначає роль інформації в суспільстві і визначає її правовий статус – це Закон України “Про інформацію” (2.10.1992р.). Цей документ закріплює право громадян на інформацію і покладає правові основи інформаційної діяльності.

Відповідно до цього закону – інформація це документовані або публічно оголошені відомості про події і явища, що відбувають в суспільстві, державі, окремій організації і оточуючому середовищі. Цей закон визначає основні види інформації: статистична, масова, правова, інформація про особистість, довідково-енциклопедична, соціологічна, інформація про діяльність державних органів влади і органів місцевого і регіонального самоврядування.

Якщо говорити про інформацію з позицій менеджменту, то тут слід враховувати декілька факторів.

Люди не розрізняють поняття інформація і дані. Але самі по собі дані нічого не означають. Вони тільки характеристика фактів і пдій, які є джерелом інформації. Саме з них менеджери отримують знання про особливі факти, події і ситуації. Менеджери в організації використовують інформацію, щоб аналізувати і вирішувати проблеми.

Тому, в роботі менеджера необхідно виділяти такі поняття як – дані, інформація, інформаційний масив, інформаційні потоки (Рис.20.).


Рисунок 20. Основні поняття інформаційного забезпечення

управління

Класифікація інформації, яка використовується в процесі управління організацією представлена на рис.21.


Рисунок 21. Класифікація інформації


    1. Вимоги до інформації

Кожен менеджер повинен пам,ятати правило – інформація має ціну тільки тоді, коли вона корисна. Як зробити інформацію корисною? По-перше, вона повинна відповідати певним вимогам, а по-друге, вона повинна забезпечувати ефективність її використання. Все це знаходить своє відображення у властивостях інформації, яким вона повинна відповідати і тим самим забезпечувати її корисність (Табл.6.)

Таблиця 6.Властивості інформації

Властивості інформації

Характеристика

Якість інформації

Сукупність властивостей, що зумовлюють можливість її використання для задоволення визначених згідно з її призначенням потреб


Репрезентативність інформації

Правильність її добору і формування з метою адекватного відображення заданих властивостей об’єкту. Найважливішого значення тут надають правильності концепції, на базі якої сформульовано вхідне питання; обгрунтованості добору суттєвих показників і зв’язків явища; правильності методик вимірювання та алгоритму формування інформації.


Змістовність інформації

Це її питома семантична місткість, яка дорівнює кількості семантичної інформації в повідомленні до розміру даних, що його відтворюють.

Повнота інформації

Це мінімальний, але достатній для прийняття ефективного управлінського рішення набір показників.

Доступність інформації

забезпечується виконанням відповідних процедур її одержання і переробки.


Актуальність

Визначається ступенем збереження цінності інформації для управління в момент її використання і залежить від статистичних характеристик об’єкта і від інтервалу часу, який минув з моменту виникнення даної інформації.


Своєчасність інформації

Це така інформація, яка маже бути врахована при розробці управлінського рішення без порушення встановленої процедури і регламенту, тобто інформація, яка надходить на той чи інший рівень управління не пізніше заздалегідь призначеного моменту часу, узгодженого з часом розв’язання задач управління


Стійкість

Це властивість управлінської інформації реагувати на зміни вхідних даних, зберігати необхідну точність.

Точність інформації

визначається ступенем наближення відображеного інформацією параметру і його істинного значення.

Достовірність (вірогідність) інформації

Це властивість інформації відображати реально діючі об’єкти з необхідною точністю.

Цінність інформації

Комплексний показник її якості, її міри на прагматичному рівні, який характеризується зниженням рівня витрат ресурсів (матеріалів, часу, грошей) на прийняття вірного рішення


Основні вимоги, які висуваються до спеціалістів, що готують інформацію для керівників і до управлінців, які використовують інформацію, є:

  1. Фундаментальна підготовка по теорії і практиці управління

  2. Розуміння суті функціонального навантаження

  3. Знання механізму прийняття управлінських рішень

  4. Професійні навички в підготовці управлінської інформації і досвід ділового спілкування з керівниками

  5. Розуміння того, що інформація – це “інформація для роздуму”.

    1. Технологія інформаційної діяльності

Для того, щоб зрозуміти як здійснюється інформаційне забезпечення процесу управління, тобто як менеджери використовують інформацію в організаціях, варто звернутись до управлінської піраміди і охарактеризувати інформаційні потреби у двох вимірах (Рис.22.):

  1. Рівень на якому використовується інформація

  2. Тип інформації, що використовується

На операційному рівні менеджера цікавить щоденне виконання різних завдань в межах їх відповідальності. Перш за все це внутрішня інформація, яка використовується для планування, організації і контролю повсякденної діяльності, дані про індивідуальні дії.

На управлінському рівні це обзорно-аналітична (тактична) підсистема інформації, яка включає в себе внутрішню і зовнішню інформацію, що використовується для керівництва і контролю діяльності підлеглих одиниць в організації.

На стратегічному рівні це прогностична (стратегічна) підсистема інформації, яка включає в себе перш за все зовнішню інформацію, що використовується для планування майбутнього організації.





Рисунок 22. Інформаційні рівні в організації

Згідно з тим яким чином інформація надходить, обробляється і використовується менеджери розподіляють її на 7 типів залежно від того який вплив вона має на процес управління (Табл.7.)

Таблиця 7.Типи інформації

Тип інформації

Характеристика

Загальна

Виникає випадково, або у відповідь на неспецифічні пошуки або запити, відповідає на запитання: «Що ви хочете знати? Чи є що небудь цікаве?». Наприклад, загальні відомості про галузь. Використовується на стратегічному рівні

Специфічна

Задовільняє особливим вимогам. Наприклад, відомості про наявність коштів на вашому рахунку. Використовується на операційному і управлінському рівні

Стимулююча

Подібна до специфічної в тому, що вона занадто специфічна і вимагає певних дій. Наприклад, подання в банківську установу платіжного доручення на переведення коштів. Використовується на операційному рівні

Виключна

Подібна до стимулюючої і вимагає певних дій, але як правило у виключних ситуаціях. Наприклад, аварія, криза. Використовується на операційному рівні і так само як і стимулююча вимагає виконання тих дій, які були раніше передбачені

Контрольна

Необхідна менеджеру для здійснення контролю за виконанням плану. Як правило, вона необхідна в тих випадках, коли корективи до плану не дули передбачені. Використовується на управлінському і операційному рівнях

Розподільча

Корисна для рішень про те, як розподілити людей, час, обладнання або гроші відповідно до проекту. Використовується на всіх рівнях

Спрямовуюча

Необхідна для визначення умов функціонування організації, для того, щоб прийняти рішення про район економічного входження підприємства. Використовується на стратегічому рівні


Вище перераховіна типи інформації використовують для розробки, прийняття і реалізації управлінських рішень. Методи, форми і засоби які при цьому використовують мають назву – інформаційні технології. Залежно від завдань, які вони вирішують їх поділяють на:

  1. Зберігаючі – економлять працевитрати, матеріальні і фінансові ресурси, але не мають суттєвого впливу на зміну стану і рівня функціонування організації

  2. Раціоналізуючі – охоплюють не тільки функцію передачі інформації але в певній мірі відповідальні за використання інформації

  3. Творчі – розробка нових знань, їх передача, переробка, використання для удосконалення об,єкту управління

Інформаційні технології є основою інформаційних систем, які утворюються і використовуються в організації, і які можна класифікувати відповдіно до типу інформації і рівня співробітників (Рис.23).

1   2   3   4   5   6   7

Схожі:

Програма "Основи кадрового менеджменту" для професії "Офіс-адміністратор"
Сутність менеджменту персоналу й напрямки його розвитку. Менеджмент персоналу як суб’єктивне соціальне явище та сфера професійної...
Календарно-тематичний план "Основи кадрового менеджменту" для професії...
Теоретико-методологічні основи управління персоналом. Концепція управління людськими ресурсами
Екзаменаційні питання з дисципліни «Основи менеджменту»
Соціальна відповідальність як добровільна реакція на соціальні проблеми суспільства з боку організації
№1: Сутність, роль та методологічні основи менеджменту 9
Навчальний посібник для студентів напрямів 100400 «Транспортні технології» і 050200 «Менеджмент організацій»
Дисципліна «Основи менеджменту» Форма контролю – іспит
Визначити суть та характерні особливості управлінських рішень, проаналізувати програмовані та непрограмовані рішення
ТЕМА Поняття і сутність менеджменту Обгрунтуйте необхідність існування...
...
ОСНОВИ МЕНЕДЖМЕНТУ
Опорний конспект лекцій для студентів кооперативних вузів спеціальностей: 0502. 01 “Менеджмент організацій”, 0502. 06 “Менеджмент...
ПИТАННЯ НА ДЕРЖАВНИЙ ІСПИТ ЗІ СПЕЦІАЛЬНОСТІ “МЕНЕДЖМЕНТ ОРГАНІЗАЦІЙ”
Дати визначення стратегічному менеджменту. Визначити сферу діяльності стратегічного менеджменту у малому, середньому та великому...
Кафедра менеджменту організацій МЕТОДИЧНИЙ ПОСІБНИК
Рецензенти – завідувач кафедри менеджменту зовнішньоекономічної діяльності, професор Школьний О. О. та доцент кафедри економіки Бурляй...
1 Охарактеризувати стратегічний аспект в управлінні та передумови...
Обґрунтувати зміст стратегічного менеджменту та складові системи стратегічного управління
Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання


При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання © 2013
звернутися до адміністрації
bibl.com.ua
Головна сторінка