|
|
Скачати 445.59 Kb.
|
| Додаток до рішення виконавчого комітету від 21 вересня 2011р. №1537 ІНСТРУКЦІЯ з діловодства у Тернопільській міській раді та її виконавчих органах 1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ 1.1. Інструкція з діловодства у Тернопільській міській раді та її виконавчих органах (надалі – Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності Тернопільської міської ради, її виконавчих органів та регламентує порядок внутрішніх процедур і роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі в архівний відділ. 1.2. Інструкція визначає: 1.2.1. Порядок ведення загального діловодства та службову документацію. Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами. 1.2.2. Порядок внутрішніх процедур у Тернопільській міській раді та її виконавчих органів. 1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у міській раді, її виконавчих органах розроблені відповідно до спеціального законодавства України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів місцевого самоврядування, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. 1.4. У міській раді та її виконавчих органах застосовується часткова централізація діловодства. 1.5. Відповідальність за організацію діловодства та внутрішньої роботи несе міський голова. Ведення діловодства, відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції, покладається на заступника міського голови-керуючого справами, керівників виконавчих органів міської ради. У виконавчих органах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу. Загальне керівництво внутрішньою роботою здійснюють керівники виконавчих органів. 1.6. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснює заступник міського голови - керуючий справами. 1.7. Перед звільненням, а також у разі відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин, працівник усі неоформлені службові документи передає особі, що буде виконувати його обов’язки. 1.8. Міська рада, її виконавчі органи здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування державною мовою. 2. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ 2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або електронних носіях управлінських дій. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно. 2.2. У міській раді та її виконавчих органах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності. 2.3. Управлінська діяльність міської ради та її виконавчих органів здійснюється через видання нормативних актів та інших розпорядчих документів. Видання нормативних актів визначається Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні“, Регламентом Тернопільської міської ради, Регламентом виконавчого комітету Тернопільської міської ради, положеннями про виконавчі органи міської ради. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних виконавчих органів, можуть прийматися спільні нормативні акти. 2.4. Підставами для прийняття нормативних актів та інших розпорядчих документів у міській раді та її виконавчих органах є: 2.4.1 Конституція України і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, нормативні документи інших державних органів стосовно виконання функцій, делегованих державою. 2.4.2. Провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання міською радою та її виконавчими органами покладених на них завдань і функцій. 2.4.3. Потреба у правовому регулюванні діяльності юридичних та фізичних осіб на території Тернопільської міської ради. 2.5. Нормативні акти, розпорядчі документи міської ради і ті, що надходять до міської ради від державних органів, доводяться до виконавчих органів ради, комунальних підприємств, установ та організацій, інших зацікавлених сторін. 2.6. Документи, що видаються на підставі нормативних актів державних органів, повинні мати посилання на них з зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків. 2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються у колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються у протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів чи стенограм, зроблених у ході засідань. 2.8. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавчих органів через надсилання їм рішень міської ради, рішень виконавчого комітету, рішень комісій, розпоряджень та доручень міського голови, протокольних доручень виконавчого комітету та нарад при міському голові. Виконавчі органи доводять зазначені документи до юридичних та фізичних осіб, яких ці документи стосуються, та забезпечують контроль за виконанням цих документів. Розпорядчі документи міського голови, міської ради та її виконавчих органів виготовляються, обліковуються і передаються на зберігання архівним установам у паперовому вигляді. Виконавчі органи міської ради ведуть облік наказів та протоколів нарад, виданих у межах своїх повноважень. 2.9. Міська рада та її виконавчі органи можуть надсилати листи фізичним та юридичним особам, установам, організаціям, підприємствам. 2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися телефоном або засобами електронного зв’язку. 3. ПРИЙМАННЯ, РОЗГЛЯД І РЕЄСТРАЦІЯ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ 3.1. Приймання документів 3.1.1. Документи, що надходять до міської ради на ім’я міського голови, секретаря ради, заступників міського голови приймаються у відділі звернень та документообігу управління організаційно-виконавчої роботи. Звернення суб’єктів підприємницької діяльності для отримання документів дозвільного характеру приймаються в відділі «Єдиний дозвільний центр» посадовими особами, на яких покладено обов’язки адміністратора. Звернення на ім’я депутатів міської ради реєструються відділом звернень та документообігу управління організаційно-виконавчої роботи в окремому журналі та передаються працівнику першої приймальні для вручення депутатам з відповідним оформленням в журналі. Інформаційні запити реєструються відділом звернень та документообігу управління організаційно-виконавчої роботи в окремому журналі. Звернення на ім’я постійних комісій міської ради реєструються та вручається головам постійних комісій організаційним відділом ради управління організаційно-виконавчої роботи з відповідним оформленням в журналі. 3.1.2. Основним принципом реєстрації документів є однократність – кожний документ реєструється лише один раз. 3.1.3. Працівникам виконавчих органів міської ради забороняється приймати до розгляду документи, які не зареєстровані. 3.1.4. Всі конверти, які надійшли до міської ради розкриваються, за винятком тих, що надходять для тендерного комітету або конкурсної комісії. Конверти зберігаються і додаються до документів. 3.1.5. Документи, у яких порушені питання, що не входять до повноважень міської ради, пересилаються виконавцем за належністю у 5-ти денний термін. 3.1.6. Звернення щодо надання адміністративних послуг подаються з відповідним пакетом документів, передбачених у інформаційних картках. Звернення щодо надання не адміністративних послуг, адресовані на ім’я міського голови та заступників міського голови приймаються у відділі звернень та документообігу управління організаційної роботи. 3.2. Попередній розгляд документів 3.2.1. Всі документи, що надійшли до міської ради та її виконавчих органів, з метою визначення його адресата ( виконавця, посадової особи, уповноваженої розглядати документ) підлягають попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюють працівники відділу звернень та документообігу, сектору контролю управління організаційно-виконавчої роботи. 3.2.2. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день їх одержання або у перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення державних органів, телеграми, телефонограми розглядаються негайно. Порядок попереднього розгляду інформаційних запитів визначається окремим документом. 3.2.3. Під час попереднього розгляду документи направляються у виконавчі органи ради з врахуванням розпорядження міського голови щодо розподілу обов’язків, відповідно до положень про виконавчі органи міської ради, посадових інструкцій, номенклатур справ. 3.2.4. Міському голові передаються закони України, документи Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, а також документи інших вищих органів державної влади, правоохоронних та контролюючих органів за підписом їх керівників, депутатів різних рівнів. Документи вищих органів державної влади, правоохоронних та контролюючих органів за підписом інших посадових осіб передаються секретарю ради, заступникам міського голови відповідно до розподілу обов’язків. 3.2.5. Тиражування достатньої для направлення кількості копій здійснює відділ звернень та документообігу, сектор звернень управління організаційно-виконавчої роботи. 3.2.6. Документи, що надійшли до Тернопільської міської ради, передаються безпосередньо у виконавчі органи відповідно до їх профілю з врахуванням п.3.2.4. 3.2.7. Отримання та доставка документів до вищого керівництва та керівників виконавчих органів визначаються розпорядженням міського голови щодо документообігу. 3.2.8. Документи, які адресовані безпосередньо виконавчим органам, скеровуються у відповідні виконавчі органи. 3.3. Реєстрація документів 3.3.1. Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа через проставлення на ньому штампа з реєстраційним номером, реєстрації у електронній базі. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативним використанням наявної у документах інформації. 3.3.2. У міській раді та її виконавчих органах реєстрація документів, у тому числі в електронному вигляді, здійснюється децентралізовано. Регламентом міської ради визначено порядок створення, прийняття, обліку, контролю рішень міської ради, Регламентом виконавчого комітету визначено порядок створення, прийняття, обліку, контролю рішень виконавчого комітету міської ради. 3.3.2.1. У відділі звернень та документообігу управління організаційно-виконавчої роботи реєструються вхідні документи вищестоящих та контролюючих органів, звернення фізичних та юридичних осіб, документи від органів державної влади, громадян, підприємств, організацій, установ, депутатів різних рівнів, інформаційні запити тощо, вихідні документи, підписані на бланках міської ради, її виконавчого комітету. 3.3.2.2. В організаційному відділі виконавчого комітету реєструються розпорядження міського голови, доручення міського голови. 3.3.2.3. У відділі «Єдиний дозвільний центр» реєструються звернення суб’єктів підприємницької діяльності для отримання документів дозвільного характеру. 3.3.2.4. У виконавчих органах міської ради реєструються документи, що створюються у них; що надходять до них; відповіді на вхідні документи, які надходять до виконавчих органів. 3.3.2.5. У відділі кадрового забезпечення реєструються розпорядження міського голови з кадрових питань. 3.3.2.6. Судові повістки, ухвали, рішення та постанови суду, позовні заяви, апеляційні та касаційні скарги, відзиви та заперечення на судові позови, повідомлення про час і місце слухань справу, інші судові документи реєструються в управлінні правового забезпечення. 3.3.2.7. Не підлягають реєстрації листи, що надійшли в копії до відома; телеграми й листи про дозвіл на відрядження й відпустки; повідомлення про засідання; наради, збори й порядок денний; графіки, наряди, заявки, рознарядки; зведення та інформація, надіслані до відома; навчальні плани, програми (копії); рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо; прейскуранти (копії); привітання і запрошення; друковані видання (книги, журнали, бюлетені); місячні, квартальні, піврічні звіти; форми статистичної звітності, 3.3.3. Документи реєструються у міській раді та її виконавчих органах: 3.3.3.1. Вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов після 16.00 та у неробочий час. 3.3.3.2. Створені: 1) колегіальних органів – датою прийняття документа; 2) розпорядження міського голови, доручення міського голови, накази керівників виконавчих органів – у день підписання. 3.3.4. Реєстрація вхідних, вихідних і створених міською радою та її виконавчими органами документів здійснюється з використанням системи електронного документообігу. 3.3.5. Заповнення реєстраційно-контрольної картки в електронному варіанті здійснюється через пряме введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; номер /код/ документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; відмітка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та номер /код/ документа-відповіді). 3.3.6. Автоматизовані реєстраційні бази даних забезпечують доступ працівників до інформації про всі зареєстровані документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на монітор, а при потребі – її друку. Пошук інформації проводиться децентралізовано на автоматизованих місцях обробки інформації. Працівники відділу звернень та документообігу, сектору контролю управління організаційно-виконавчої роботи мають можливість одержувати інформацію за всіма реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час. 3.3.7. Реєстрація вхідних документів, скерованих до керівництва міської ради, здійснюється у базі даних “Вхідна документація “ працівниками відділу звернень та документообігу управління організаційно-виконавчої роботи. Реєстрація вхідних пакетів документів дозвільного характеру, скерованих до місцевих дозвільних органів, здійснюється у базі даних “Вхідні» відділу «Єдиний дозвільний центр» працівниками відділу, на яких покладено повноваження адміністраторів. 3.3.8.Реєстрація внутрішніх документів, вихідних ініціативних документів за підписом міського голови, секретаря ради, заступників міського голови здійснюється працівниками відділу звернень та документообігу управління організаційно-виконавчої роботи. 3.3.9. Проміжні відповіді на звернення фізичних та юридичних осіб надаються за підписом начальників виконавчих органів. Кінцеві (остаточні) - за підписом заступників міського голови та секретаря ради. Відповіді на звернення вищестоящих та контролюючих органів, депутатів всіх рівнів надаються за підписом міського голови. 3.3.10. У разі повторного надходження звернення під тим самим номером у вигляді факсу, електронної копії або у письмовому вигляді попередня відповідь може надсилатись працівником відділу звернень та документообігу управління організаційно-виконавчої роботи, з обов’язковим зазначенням вхідного номеру звернення та вихідного номеру відповіді на копії. 4. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ |
| З діловодства у Синельниківській міській раді та її виконавчих органах ... |
КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ Затвердити Типову інструкцію з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих... |
| ПОЛОЖЕННЯ про забезпечення доступу до публічної інформації у Тернопільській... Це Положення визначає порядок доступу до публічної інформації у Тернопільській міській раді відповідно до вимог Закону України від... |
Проведення планових внутрішніх аудитів у Тернопільській міській раді |
| РОЗПОРЯДЖЕННЯ Дніпропетровської облдержадміністрації від 26. 12. 2011 №Р-938/0/3-11 «Про організацію роботи з питань запобігання проявам корупції»,... |
ПОЛОЖЕННЯ про відділ «Єдиний дозвільний центр» Тернопільської міської ради Конституції України та закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» для здійснення виконавчих повноважень місцевого самоврядування... |
| До рішення міської ради від 16. 08. 2011р. №6/13/36 ПОЛОЖЕННЯ ПРО ВІДДІЛ ДЕРЖАВНИХ РЕЄСТРАТОРІВ України та Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" для здійснення виконавчих функцій і повноважень місцевого самоврядування... |
НАКАЗ Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим,... |
| ПОЛОЖЕННЯ про Громадську раду при Тернопільській міській раді Тернополя, забезпечення відкритості, публічності та прозорості діяльності органів місцевого самоврядування перед територіальною громадою... |
Законами України "Про місцеве самоврядування в Україні" Про затвердження Положення про акредитацію представників засобів масової інформації при Тернопільській міській раді |