Л. В. Борисова «Управлінське документування: Кредитно модульний курс»

Система проходження документів у тому чи іншому випадку повинна ґрунтуватись на принципі однократної реєстрації документів і централізації відповідальності в процесі виконання управлінських функцій. В організації слід чітко визначити відповідальність керівників і спеціалістів різного рівня за вирішення певних питань, що дасть змогу передавати документ безпосередньо виконавцеві, який відповідає за його роз’язання, уникнути дублювання операцій з документами.

• 
  управління справами – в міністерствах, відомствах, корпораціях;
  
• 
  загальний відділ – у виконкомах та органах управління громадськими організаціями;
  
• 
  канцелярія – в об’єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.
  

• 
  розробляє інструкції з діловодства для установи на підвідомчій мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;
  
• 
  організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;
  
• 
  організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;
  
• 
  організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;
  
• 
  здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
  
• 
  контролює якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі, вживає заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
  
• 
  здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;
  
• 
  реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості обробки та використання документів, що утворюються внаслідок діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання;
  
• 
  удосконалює форми і методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню організаційної техніки і засобів обчислювальної техніки;
  
• 
  здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у підрозділах і підвідомчій мережі;
  
• 
  організовує підвищення кваліфікації працівників установи для роботи з документами;
  
• 
  впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в установі та підвідомчій мережі;
  
• 
  завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі.
  

• 
  з керівниками структурних підрозділів установи і підвідомчої мережі – з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, діяльності колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;
  
• 
  з юридичною службою – з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;
  
• 
  зі службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування – з питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, побутового обслуговування працівників служби.
  

• 
  контролювати і вимагати виконання встановлених правил роботи з документами в установі та підвідомчій мережі;
  
• 
  доповідати керівнику установи про стан роботи з документами, подавати документи для розгляду;
  
• 
  вносити на розгляд керівництва подання про призначення, переміщення і звільнення працівників служби діловодства, їх заохочення і накладання на них стягнень;
  
• 
  залучати спеціалістів структурних підрозділів та підвідомчої мережі до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
  
• 
  запитувати від структурних підрозділів і установ підвідомчої мережі відомості, які необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
  
• 
  вживати заходів до скорочення зайвої документаційної інформації в установі та підвідомчій мережі, контролювати цей процес;
  
• 
  підписувати і візувати документи у межах своєї компетенції;
  
• 
  застосовувати санкції в усіх випадках порушення підрозділами і службовими особами установи встановлених правил роботи з документами.
  

• 
  надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;
  
• 
  бути юридично правильно оформленим;
  
• 
  подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;
  
• 
  бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;
  
• 
  бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;
  
• 
  оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;
  
• 
  бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;
  
• 
  складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.
  

• 
  рубрики можуть нумеруватися лише тоді, коли є хоча б два однорідних елементи переліку;
  
• 
  однорідні засоби нумерації вимагають точного дотримання правил пунктуації.
  

• 
  точно відповідати змістові документа або його частини;
  
• 
  бути логічно повноцінним – недвозначним і несуперечливим;
  
• 
  бути по можливості якнайкоротшим.
  

• 
  кожна складова тексту, яка відповідає поняттям “частина”, “розділ”, “пункт”, “Підпункт”, дістає свій номер;
  
• 
  номери позначаються лише арабськими цифрами;
  
• 
  після кожної цифри ставиться крапка;
  
• 
  номер кожної складової частини включає всі номери відповідних складових вищих ступенів поділу. Так, розділи нумеруються 1., 2., 3. (перший, другий, третій); підрозділи – 1.1; 1.2; 1.3; (перший підрозділ першого розділу та ін.); пункти нумеруються: 1.1.2; 3.1.2. (другий пункт першого підрозділу першого розділу та ін.);
  
• 
  номери найбільших за обсягом частин тексту – перший, найвищий ступінь поділу – складаються з однієї цифри;
  
• 
  на другому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з двох цифр (1.2);
  
• 
  на третьому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з трьох цифр (1.3.5.) і т. д.