ДІЛОВІ ДГОКУМЕНТИ
ЗМІСТ
Класіфікація ділових паперів……………………………………..2
Написання Листа.Адрес…………………………………………..6
План роботи………………………………………………………..7
Оголошення……………………………………………………..…8
Розписка……………………………………………………………9
Протокол…………………………………………………………10
Витяг з протоколу……………………………………………..…11
Заява…………………………………………………………….…12
Автобіографія……………………………………………………..13
Звіт…………………………………………………………………14
Субсидія…………………………………………………………...15
Ваучер……………………………………………………………..15
Номер ідентифікаційний особистий…………………………….15
Ділові листи……………………………………………………….16
Інформаційні листи……………………………………………….17
Акт…………………………………………………………………18
Доручення………………………………………………………....19
Резюме…………………………………………………………….20
Характеристика…………………………………………………..22
Довідка…………………………………………………………….23
Службова записка………………………………………………...24
Пояснювальна записка…………………………………………...25
Запрошення……………………………………………………….26
Анотація...........................................................................................27
Бібліографія……………………………………………………….27
Реферат……………………………………………………………27
Виступ на зборах, семінарах……………………………………..28
Питання для самоконтролю……………………………………...30
Завдання та вправи для самоконтролю………………………….32
Тестові завдання для самоконтролю…………………………….40
Відповіді на тестові завдання……………………………………42
КЛАСІФКАЦІЯ ДІЛОВИХ ПАПЕРІВ
Офіційно-ділова сфера діяльності суспільства знаходить найповніше відображення у документах. Документ (від лат. documentum — повчальний приклад, взірець, доказ) — це діловий папір, що закріплює інформацію про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людей.
Документи поділяють на види за різними ознаками.
За стадіями виготовлення розрізняють:
— оригінали; — копії.
Оригінал офіційного документа — перший або єдиний його примірник.
Копія точно відтворює текст оригіналу, а також усі реквізити. Виготовляється вона рукописним, машинописним або іншим способом. Копія обов'язково має у верхньому правому куті позначку «Копія», завіряється підписом посадової особи. З юридичного погляду оригінали і копії є рівнозначними.
За ступенем гласності документи бувають:
— звичайні; — для службового користування (ДСК); — таємні та ін.
За місцем складання документи поділяють на:
— внутрішні, які фіксують внутрішні питання підприємства і не виходять за його межі;
— зовнішні, тобто вхідна та вихідна документація.
За походженням розділяють такі документи:
— службові (офіційні); — особисті.
Службові документи створюються в організаціях, установах, на підприємствах службовими особами. Особисті документи пишуться громадянами поза сферою їхньої службової діяльності.
За технікою відтворювання розрізняються документи:
— рукописні; — відтворені механічним способом.
За змістом документи поділяють на:
— організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);
— розпорядчі (постанови, ухвали, рішення, розпорядження, накази, вказівки тощо);
— довідково-інформаційні (пояснювальні, доповідні записки, службові листи, телеграми, телефонограми, оголошення, запрошення, довідки, акти, плани роботи, звіти, доповіді тощо);
— документи колегіальних органів (протоколи);
— документи особового складу (автобіографії, резюме, характеристики, особові листки, трудові книжки, особові картки, трудові угоди, контракти);
— особисті офіційні документи (доручення, розписки, заяви, пояснювальні записки, пропозиції, скарги, заповіти).
За формою документи поділяються на:
— трафаретні (стандартні, регламентовані);
— індивідуальні (нестандартні, нерегламентовані).
Трафаретні документи відображають регулярну виробничо-управлінську ситуацію і складаються за однаковими зразками. Як правило, у них використовуються типові слова і вирази. При складанні таких документів можуть використовуватися бланки — друковані стандартні форми, що заповнюються конкретними даними. Трафаретні документи мають найвищий рівень стандартизації.
Індивідуальні документи створюються для вирішення конкретної, часто нестандартної ситуації, вони передбачають більш широкий вибір слів і конструкцій, способу викладу, тобто характеризуються низьким рівнем стандартизації.
Вимоги до тексту документів
Текст — головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.
Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.
Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійного тлумачення слів та висловів.
Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.
Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.
Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.
Текст складається з таких логічних елементів:
1) вступу (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання таін.);
2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);
3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).
Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, — складним.
Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.
Оформлення сторінки
Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері форматом А4 (297 х 210 мм) та А5 (148 х х 210 мм). Для зручності з обох боків сторінки залишаються вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).
Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні — на чистих аркушах паперу.
Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.
Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.
Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то номери сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.
Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.
Абзац — це відступ на початку першого рядка кожної частини документа, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Він вказує на перехід від однієї думки до іншої.
Типовий абзац має три частини:
1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься);
2) фраза (міститься основна інформація абзацу);
3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці).
Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4-6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак якою б не була його довжина, слід пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле.
Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації — традиційна й нова.
Традиційна — базується на використанні знаків різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову:
А. Б. В. Г. Д... І. II. III. IV. V...
1.2.3.4.5... 1)2)3)4)5)... а)б)в)г)д)...
Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф (§), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються.
При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:
1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;
2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;
3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;
4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки.
Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у пе
вній послідовності. Застосовуючи її, слід враховувати:
1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;
2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:
— розділи — 1.; 2.; 3.;
— номери підрозділів включають в себе також номери розділів — 1.1.; 1.2.; 1.З.;
— номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту — 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.
Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.
НАПИСАННЯ ЛИСТА.АДРЕС
Адресу відправника пишемо на конверті вгорі ліворуч у такій послідовності:
1. Прізвище, ім'я, по батькові. 2. Назва вулиці, номер будинку і квартири.
3. Назва міста, області, поштовий індекс.
Адресу одержувача пишемо на конверті внизу праворуч у такій послідовності:
1. Прізвище, ім'я, по батькові. 2. Назва вулиці, номер будинку і квартири.
3. Назва міста, області, поштовий індекс.
Правила ввічливого листування
— Будьте уважні до адресата, дбайте про його гарний настрій, коли він читатиме лист.
— Пам'ятайте про кличний відмінок у звертанні: мамо, матусенько, тату, татусику, бабусенько, дідусю, Ганнусю, Наталочко, Ярославе, Маріє Іванівно, Василю Петровичу.
— Вибирайте для листування цікаві теми.
— Обов'язково відповідайте на одержані листи.
— Уважно ставтеся до вибору форм ввічливості в кінці листа.
Автор листа вибирає форму звертання до людини, якій пише. До старших людей звертаються шанобливо— на Ви, до близьких, рідних, друзів, ровесників — на ти.
Лист обов'язково починається звертанням і закінчується словами ввічливості: до побачення, до зустрічі, мої привітання всім родичам, чекаю відповіді, на цьому закінчую, відгукніться на мій лист, на все добре тощо.
ПРИКЛАД
Любий дідусю!
Незабаром літні канікули, і я збираюся до тебе. Не дочекаюся, коли матиму багато вільного часу! Читатиму,, малюватиму, їздитиму на велосипеді, а вже про річку й згадувати боюся: ти ж пускатимеш мене на річку купатися і ловити рибу?! Я допомагатиму тобі в садку, на городі. Дуже хочу доглядати за корівкою, годувати курей і кроликів.
Я скучив за всіма.
Як здоров'я твоє і бабусі? Передавай привіт від мене Миколці, Петрику і Наталці. Тобі шлють вітання тато, мама, Катруся.
До зустрічі! Твій онук Юрасик.
15 травня 2008 р.
|
Після слів увічливості ставиться ім'я автора листа і
дата написання.
План роботи — документ, який встановлює точний перелік намічених для виконання робіт чи заходів, їх послідовність, обсяг, тимчасові координати керівників і конкретних виконавців.
За терміном, на який розраховані, плани поділяються на:
— перспективні (охоплюють декілька років); — річні; — піврічні;
— квартальні; — місячні; — тижневі; — щоденні.
За структурою плани бувають простими та складними. Основний зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожний пункт плану складається з трьох обов'язкових частин:
— зміст роботи; — термін виконання; — виконавці.
Реквізити:
|
1. Назва установи.
2. Назва виду документа.
3. Заголовок (період, на який складено план).
4. Коди.
5. Текст
|
6. Підписи.
7. Дата складання.
8. Візи.
9. Гриф узгодження.
10. Гриф затвердження.
11. Печатка.
|
|
|
Дуже часто в офіційно-діловій сфері використовується оголошення — документ, що містить інформацію про будь-який масовий захід.
Основні реквізити оголошення такі:
|
1. Заголовок (Оголошення). 2. Дата3. Час та місце проведення заходу, його назва.
|
4. Короткий виклад змісту заходу.
5. Адреса та телефон організації, що проводить захід. Додатково можуть вказуватися способи приїзду.
6. Умови відвідування заходу (Вхід вільний/Вхід за запрошеннями) тощо.
|
Особливістю оголошень є стислість формулювань і компактність. Оголошення має привернути увагу тих, до кого воно звернене, тому значна увага приділяється його оформленню — використанню різних шрифтів, кольорів, малюнків.
Розрізняють організаційні та рекламні оголошення.
Організаційні оголошення містять інформацію про масовий захід. Як правило, вони відрізняються нейтральністю викладу інформації.
Рекламні оголошення пропонують певні послуги. В них часто використовується оцінна лексика, окличні речення тощо.
ПРИКЛАД
ОГОЛОШЕННЯ
Державний комітет молодіжної політики, спорту і туризму України, Український державний центр соціальних служб для молоді, Фонд соціальної роботи, Ліга соціальних працівників України 15-17 листопада 2007 р. проводять Всеукраїнський ярмарок соціальних проектів, послуг і технологій.
У програмі ярмарку:
— презентація соціальних проектів, послуг та технологій, які реалізуються центрами соціальних служб для молоді і громадськими організаціями;
— робота Всеукраїнської школи волонтерів;
— презентація діяльності молодіжних театрів вуличного дійства;
— концертна програма майстрів мистецтв та художніх колективів для вихованців дитячих будинків.
Вхід вільний
Ярмарок працює з 10.00 до 17.00 за адресою: Київ, вул. Хрещатик, 2, Центр «Український Дім».
|
Розписка — це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, — передачі й отримання грошей, товарів, документів.
|