Розділ 2. Текстовий редактор WORD
Лабораторна робота № 5
Тема. Створення та збереження текстових документів. Робота з шаблонами.
Мета. Вивчити технологію обробки текстових документів. Ознайомитися з основними операціями з файлами, засобами текстового процесора. Набути навичок використання шаблонів у процесі створення ділових документів. Навчитися прийомів одночасної роботи з кількома документами.
План
Створення документів.
Завантаження документа.
Збереження документів.
Автозбереження документа.
Робота із шаблонами.
Режими перегляду документа.
Оформлення сторінки.
Теоретичні відомості
1. Створення документів. Для створення текстових документів використовують текстовий редактор MS Word, який можна запустити декількома способами: за допомогою ярлика програми чи документа, панелі MS Office, пункту Програми головного меню ОС тощо.
Розгляньте меню програми (рис. 16). Командами Файл / Открыть відкривають наявний документ, а Файл / Создать (Новый) – створюють новий. Відкриється вікно текстового редактора, що міститиме вікно документа із власною назвою, наприклад Документ, яку згодом можна буде змінити. Формат (розширення назви файла) документа – doc. Зауважимо, що програма дає змогу зберігати документи в різних форматах (txt, rtf тощо), зокрема у форматах інших текстових редакторів.
Вікно програми складається з:
рядка, у якому є назви програми, документа та кнопки керування вікном програми (мінімізувати, згорнути, закрити);
рядка меню з кнопками керування вікном документа;
панелей інструментів і лінійки, якщо вони ввімкнені;
робочого поля документа зі смугами прокручування й кнопками задання вигляду документа (у лівому нижньому куті);
рядка статусу (стану), що містить деякі відомості про поточну сторінку документа: номер сторінки, позицію курсора тощо.
Рис. 16. Вікно програми MS Word XP
Створюючи новий документ, слід натиснути кнопку на панелі інструментів або вибрати команду Файл / Создать. У першому випадку на екрані з’явиться нове вікно документа з іменем Документ 1 (або 2, або…) для набору тексту, у другому – відкриється діалогове вікно, де треба вибрати шаблон Обычный та встановити опцію Документ.
2. Завантаження документа. Будь-який текст, який збережено під певним іменем, можна завантажити до текстового процесора для подальшого редагування або перегляду. Для цього слід скористатися командою Файл / Открыть або натиснути кнопку  на панелі інструментів. На екрані з’явиться діалогове вікно, робота з яким відбувається за стандартними правилами, тобто потрібно вказати дисковод, папку, ім’я файла. Для завантаження текстових документів, створених за допомогою інших текстових редакторів, слід змінити вказівку на формат файла в опції Тип файла.
3. Збереження документів. Для збереження тексту документа потрібно виконати команду Файл / Сохранить або натиснути на панелі інструментів кнопку  . Якщо документ новий і ця команда виконується для нього вперше, то відкривається діалогове вікно Сохранение документа, де можна вказати дисковод, папку, увести ім’я, під яким документ буде збережено. Без задання документам Word присвоюється розширення doc, яке вказує на тип інформації файла та на програму-додаток, засобами якої цей файл створено.
Якщо команда Сохранить виконується для цього файла не вперше, то збереження тексту виконується в той самий файл без діалогу з користувачем.
Якщо потрібно зберегти файл під новим іменем чи в іншій папці або з іншим форматом, слід виконати команду Файл / Сохранить как… На екрані з’являється діалогове вікно, у якому потрібно виконати дії для зміни папки розміщення файла чи змінити ім’я документа, чи вказати новий формат для збереження тексту (рис. 17).
Для автоматичного збереження тексту через певний інтервал часу, потрібно виконати команду Сервис / Параметры й у вкладці Сохранение увімкнути відповідний перемикач (рис. 18).
Рис. 17. Вікно збереження документа
4. Автозбереження документа. Вікно Автозбереження документа надає такі можливості:
Создавать резервную копию – зберігається остання версія документа та попередня його версія під тим самим іменем, але з розширенням bak.
Разрешить быстрое сохранение – зберігаються тільки зміни в документі.
Автосохранение каждые …. минут – зберігається редагований документ через указаний інтервал часу без команди користувача.
Поле для введення імені файла.
Список для вибору потрібного формату даних.
Список для вибору папки, де буде міститися файл.
Рис. 18. Діалогове вікно автозбереження документа
Закриття файла. Після завершення роботи над текстом документа можна закрити цей файл командою Файл / Закрыть або кнопкою  у рядку заголовка.
5. Робота із шаблонами. Текстовий процесор Word для підготовки типових документів пропонує широкий набір шаблонів. Шаблон – це порожній бланк, у якому користувач заповнює інформацією потрібні поля. Шаблон також має деякі заповнені поля, які є спільними для документів цього типу.
Шаблони можна переглянути за допомогою команди Файл / Шаблоны. Для заповнення шаблони викликаються командою Файл / Создать, після чого в діалоговому вікні потрібно вибрати вкладку відповідного класу шаблонів, указати вид потрібного шаблона та почати його заповнення.
Якщо користувача не задовольняють наявні шаблони, то можна їх змінити або створити власний шаблон. Для створення нового шаблона після команди Файл / Создать у полі вибору Новый документ установити опцію Шаблон. Вікно шаблона відрізняється від вікна документа тільки назвою рядка заголовка – Шаблон замість Документ. Файли шаблонів мають розширення *.dot. Для створення власного шаблона використовують панель iнструментiв Формы.
6. Режими перегляду документа. Word надає декілька режимів перегляду документа. Здійснювати введення або форматування тексту зручно в так званому нормальному режимі. Це види документа – Обычный, Разметка страницы. Під час переходу від одного виду до іншого слід використовувати пункт горизонтального меню Вид.
Режим попереднього перегляду перед друкуванням. Режим перегляду сторінок перед друкуванням не дає змоги виконувати форматування тексту, але тут можна застосовувати засоби масштабування. У цьому режимі текст можна побачити на екрані у тому вигляді, у якому він надрукований. Для переходу в режим попереднього перегляду перед друкуванням потрібно виконати команду Файл / Предварительный просмотр або натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів Стандартная. Документ у цьому режимі матиме такий вигляд, як показано на рис. 19.
Рис. 19. Вікно попереднього перегляду документів
У цьому режимі на екрані з’являється нова панель інструментів, де розміщено кнопки, які мають такі функції:
Печать – друкування документа;
Увеличение – можливість зображення фрагмента тексту в збільшеному вигляді;
Одна страница – відображення однієї сторінки;
Несколько страниц – відображення декількох сторінок (кількість вибирає користувач за допомогою вказівника миші);
Масштаб – завдання масштабу відображення;
Линейка – відобразити на екрані або забрати координатну лінійку з екрана;
Подгонка страниц – спроба зменшити кількість сторінок документа за рахунок ущільнення тексту;
Во весь экран – відображення вікна документа на весь екран, повторне натискування на цю кнопку поверне звичайний режим відображення;
Закрыть – вихід із режиму перегляду перед друкуванням.
7. Оформлення сторінки. Верстання сторінок відбувається автоматично: як тільки рядки тексту не поміщаються на одній сторінці, вони автоматично переміщуються на наступну. Користувач може сам увести роздільник сторінок.
Примусовий розрив сторінки. Підвести курсор до рядка, із якого має починатися наступна сторінка, і натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Enter або вибрати команду горизонтального меню Вставка / Разрыв й у вікні діалогу актизувати перемикач Новая страница.
Встановлення нумерації сторінок. Для нумерації сторінок використовують команду Вставка / Номера страниц (рис. 20):
− у полі Положение вкажіть місце на сторінці, де буде розміщено номер сторінки (угорі чи знизу);
− у полі Выравнивание встановіть спосіб вирівнювання номерів сторінок (зліва, справа чи в центрі);
Рис. 20. Вікно вставки номерів сторінок
− поставте прапорець у полі Устанавливать номер на первой странице, якщо перша сторінка не є титульною;
− за своїми діями стежте в полі Образец;
− кнопка Формат... відкриває вікно діалогу, де можна встановити початковий номер сторінки (поле Начать с:) або змінити вигляд номерів (поле Формат номера);
− натисніть кнопку OK.
Вставляння колонтитулів. Колонтитули – це спеціальний текст, певним якимось чином пов’язаний із документом і розміщується над основним текстом або під ним на кожній сторінці (на полях). Ці дані можуть містити назву документа, прізвище автора, дату створення документа. Можна розділити колонтитули на постійні (однакові для всіх сторінок) і змінні (колонтитули розділів). Інформація, уведена в колонтитул однієї сторінки, з’являється в колонтитулах усіх сторінок.
Для створення або редагування колонтитулів слід вибрати за допомогою горизонтального меню команду Вид / Колонтитулы:
− увести текст усередині пунктирної рамки;
− редагують та форматують текст колонтитулів за тими самими правилами, що й звичайний текст;
− натиснути кнопку Закрыть на панелі інструментів або двічі натиснути ліву кнопку миші в області основного тексту.
Після виклику команди Вид / Колонтитулы на екрані з’являється панель інструментів Колонтитулы (рис. 21).
Рис. 21. Панель інструментів Колонтитулы
Розглянемо призначення кнопок панелі інструментів:
– Верхний/нижний колонтитул – перехід від верхнього колонтитула до нижнього та у зворотному порядку;
– Переход к предыдущему, Переход к следующему – перехід між колонтитулами (документ може мати різні колонтитули для сторінок;
– Номер страницы, Число страниц, Дата, Время – уставляння в колонтитул поточної дати, часу або номера сторінки та кількості сторінок документа;
– Параметры страницы – перехід у діалогове вікно й установлення відстані від верхньої (нижньої) межі сторінки до колонтитулів;
– Формат номера страницы – установлення вигляду для номера сторінок та початкового номера;
– Вставка автотекста – установлення в колонтитул готових фраз;
– Основной текст – дає можливість показувати або ховати основний текст під час роботи з колонтитулами;
– Закрыть – вихід із режиму введення або редагування колонтитулів.
Вставляння виносок, примітки, дати або часу, автотексту. Установіть курсор у тому місці, де потрібно вставити посилання на виноску, та оберіть команду Вставка / Сноска. У групі Вставить сноску слід визначити тип для виносок: Обычная – текст виноски пишеться у кінці сторінки, Концевая – текст пишеться в кінці документа, після номера виноски. Після цього слід переходити до вводу тексту виноски.
Вставляння приміток проходить аналогічно вставлянню виносок, тільки слово, до якого зроблен примітку, виділяють кольором і після указування на це слово курсором миші на екрані з’являється текст примітки.
Вставляння в текст документа поточної дати або часу зручно проводити за допомогою команди Вставка / Дата и время. Після вибору цієї команди на екрані біля текстового курсора автоматично з’являється дата або час у вибраному користувачем форматі.
Для економії часу, уводячи деякі фрази, зручно користуватися автотекстом (команда Вставка / Автотекст). За допомогою команди Сервис / Автотекст можна додавати потрібні фрази до бібліотеки тексту.
Створення змісту. Установіть курсор у те місце, де буде розміщено зміст, та оберіть команду Вставка / Оглавление и указатели. У списку Форматы вкладки Оглавление оберіть для змісту потрібний формат та стиль для певного рівня змісту. У списку Уровень визначте число того рівня змісту, який форматуватимуть цим стилем. Повторіть ці дії для всіх стилів, які будуть застосовуватися.
Хід роботи
Запустіть текстовий редактор і розгляньте його меню.
Перепишіть у звіт по три команди з меню Вид, Вставка, Сервис.
2. За допомогою команди Файл / Создать виберіть шаблон для створення факсу (виберіть Личный факс) та заповніть його.
3. Запишіть цей файл до диска d: під назвою Факс.doc.
4. Перегляньте перед друкуванням, як виглядає створений документ, і надрукуйте його у двох примірниках (якщо є така можливість).
5. Відкрийте у текстовому редакторі файли, які були створені раніше (під час виконання лабораторних робіт № 1 та № 2).
6. З’єднайте в один файл усі три документи. Для переходу від одного файла до другого слід використовувати горизонтальне меню Окно, для переносу тексту потрібно використовувати команди роботи з буфером обміну.
7. Розбийте отриманий документ на три сторінки.
8. За допомогою команди Вставка / Номер страницы розмістити внизу посередині сторінки її номер.
9. Задайте параметри сторінки (Файл / Параметры страницы):
− усі поля по 2 см;
− у полі От края до колонтитула встановити 1 см;
− у списку Применить вибрати Ко всему документу;
− розмір паперу вибрати А4;
− вибрати книжну орієнтацію.
Задайте час автозберігання документа — 2 хвилини та захистіть його паролями. Скористайтеся командою Сервіс / Параметри... Занотуйте у звіт паролі, а також те, скільки абзаців, слів і символів міститься в набраному тексті
10. Створіть свій стиль заголовків:
− установіть курсор у перший заголовок;
− виконайте команду Формат / Стиль, натисніть кнопку Создать;
− уведіть ім’я стилю Мой заголовок; простежте, щоб це був стиль абзацу, а стиль наступного абзацу встановіть Обычный;
− за допомогою кнопки Формат та команд Шрифт, Абзац, Граница, Рамка й ін. установіть свій стиль для заголовків документа.
11. Застосуйте створений стиль до всіх заголовків.
12. Уставте верхній колонтитул (Вид / Колонтитулы), уведіть текст “Створення документа” й вирівняйте його вправо та встановіть розмір шрифту 10 пт.
13. Створіть нижній колонтитул, де буде виводитися поточна дата. Перейдіть до верхнього колонтитула, додайте до тексту колонтитула своє прізвище.
14. Створіть змінний верхній колонтитул, який автоматично створюється з назв глав (такий колонтитул уводиться як поле):
− на кожній сторінці введіть текст заголовків та відформатуйте їх стандартним стилем Заголовок 1;
− виконайте команду Вид / Колонтитулы;
− виконайте команду Вставка / Поле, виберіть категорію Связи и ссылки, виділіть поле StyleRef.
− за допомогою кнопки Параметры на вкладці Стили виберіть Заголовок 1 і натисніть кнопку Добавить.
15. Уставте виноску:
− установіть курсор після слова, до якого потрібно вставити виноску;
− виконайте команду Вставка / Сноска;
− виберіть опцію Обычная с Автоматической нумерацией;
− уведіть текст виноски.
16. Уставте на останній сторінці зміст документа:
− установіть курсор на останній чистій сторінці;
− наберіть заголовок “Содержание” (не оформлюйте його наявними стилями);
− установіть курсор у наступному (пустому) рядку й виконайте команду Вставка / Оглавление и указатели;
− на вкладці Оглавление оберіть формат і стиль Заголовок 1 (якщо всі заголовки ваших сторінок виконано цим стилем), далі визначте кількість рівнів для вашого змісту (у простому випадку це дорівнює одному рівню).
Покажіть документ викладачу.
17. За допомогою команди Файл / Создать (перемикач – Шаблон) створіть власний шаблон для розкладу занять на місяць.
Установіть Панель инструментов / Формы. За допомогою панелі інструментів створіть текстове поле, поле зі списком. У меню Сервис виберіть команду Установить защиту… для заборонення будь-яких змін, крім уведення даних у поля форми.
18. Запишіть файл під назвою Розклад.dot.
19. Створіть новий документ на основі власного шаблона (Файл-Создать). У переліку назв шаблонів знайдіть ім’я вашого шаблона, перемикач Создать установiть у положення Документ.
20. Заповніть створений шаблон і запишіть файл під назвою Розклад.doc.
21. Завершіть роботу. Закрийте програму.
|