Тема. Створення форм та звітів у БД.
Мета: навчитися основ роботи зі створення звітів і форм у програмі Access.
Матеріальне забезпечення: ПК з програмою Access, інструкції, мультимедійний проектор.
Короткі теоретичні відомості
Форма — об'єкт бази даних, який зазвичай має графічний інтерфейс і призначений для введення і відображення даних в базу. Можна сказати, що форма — це віртуальний бланк, який полегшує заповнення бази даними.
Елементи управління СУБД — це графічні елементи (поле, кнопка, малюнок), які може містити форма для зручності відображення даних для користувача.
Принципи використання форм:
форми можуть відображати тільки один запис за один раз у простому форматі;
форми можуть відображати незмінні поля і поля, що можна редагувати;
форми можна робити схожими на звичайні паперові бланки;
форми можуть містити дані з кількох таблиць;
форми можуть містити графіки і діаграми;
форми дозволяють автоматизувати задачі користувача і створити меню користувача.
Використання форм, окрім кращої візуалізації даних, дає низку додаткових можливостей: на формі можна зручно розташувати:
поля типу О.LЕ з картинками, фотографіями тощо;
елементи керування: кнопки, перемикачі тощо.
написи: заголовки форми, рубрик (а також розмалювати форму чи задати фоновий рисунок-заставку: сутінки, глобус, хмари тощо);
обчислювальні поля (це також елементи керування) для відображення результатів обчислень, виконаних на базі наявних полів;
• закладки (багатосторінкові форми, де поля групують за змістом на різних закладках).
Є кілька способів створення форм, а саме:
автоматично за допомогою команди Авто-форма;
за допомогою майстра форм:
«вручну» за допомогою конструктора форм;
комбінованим способом.
Звіт — об'єкт бази даних, призначений для подання на друк і підсумкових документів за наявною у БД інформацією». Звіт можна створити на основі таблиць і запитів. Для того щоб подати дані, які зібрані у БД. у звичному для користувача вигляді, потрібно створити звіт.
Способи створення звітів:
конструктор (не для початківців):
майстер звітів:
автозвіти.
Як і у випадку форм оптимальним є комбінований спосіб: звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше дооформляють його «вручну» за допомогою конструктора.
Складові частини звіту:
заголовок:
верхній колонтитул (заголовки стовпців таблиць);
область даних:
примітка групи і підсумок за групою);
нижній колонтитул (номер сторінки);
область приміток звіту (підсумкові обчислення по всіх записах:
За допомогою елементів керування у звіт можна додавати рисунки, діаграми, інші об'єкти. Дані редагувати у звіті не можна.
Практична частина
Хід роботи
№
|
Операції
|
Дії користувача
|
|
Відкрити програму Місrosoft Access
|
Виконати самостійно та записати дії
|
|
Відкрити файл БД Відділ кадрів
|
Виконати самостійно та записати дії
|
|
Додати до таблиці Посада поле Відпрацьовані_дні та заповнити його даними(заповнити стовпці)
|
Виконати самостійно та записати дії
|
|
Побудувати форму Посада (за допомогою функції Автоформа: стрічкова) для заповнення даними таблиці Посада. Введіть кілька записів
|
Создание/Об'єкт Форми / Створити / Автоформа: джерело даних — таблиця Посада / ОК
|
|
Побудувати форму Відділ (за допомогою функції Автоформа: у стовпчик) для заповнення данними таблиці Відділ. Введіть кілька записів
|
Об'єкт Форми / Створити / Автоформа: у стовпчик, джерело даних — таблиця Відділ /ОК
(виконується автоматично)
|
|
За допомогою майстра створити форму Співробітники таблиці Співробітники, помістивши всі поля:
1) у стовпчик;
|
Об'єкт Форми / Створити / Майстер форм, вибрати таблицю Співробітники, вибрати всі поля — ». вид У стовпчик,
|
|
У режимі Конструктор внести зміни до форми Співробітники:
1) створити командну кнопку з назвою Відділи, дія якої полягає у відкритті форми Відділ;
3). створити гіперпосилання на таблицю Посада
|
Виділити форму Співробітники / натиснути кнопку Конструктор:
1) в області даних форми відкрити контекстне меню та вибрати Панель елементів, на якій вибрати інструмент Кнопка / категорія — робота з формою, дія — Відкриття форми, впорати форму Відділ / текст (назва кнопки) — Відділи / Готово;
2) меню Вставка / Гіперпосилання, зв'язок з файлом. — Закладка, Відділ_кадрів, ім'я об'єкта — форма Посада / ОК
|
|
За допомогою пошуку знайти всіх співробітників, які працюють методистами. Після закінчення роботи закрити форму
|
Відкрити форму Співробітники / Главная/ Знайти / у полі Зразок ввести методист / Знайти далі
|
|
Створити підлеглу форму до таблиці Співробітники, що буде використовувати дані таблиць Відділ та Посада. Вибрати таблицю Посада — як тип поля зв'язку даних
|
Об'єкт Форми / Створити / Майстер
форм, вибрати всі поля трьох таблиць — », крім полів зв'язку даних (Код_.відділу та Код_посади), увімкнути перемикач Підлеглі форми для таблиць Посада та Відділ, виділити таблицю Відділ — як тип зв'язку даних / вибрати зовнішній вигляд Табличний, / стиль — глобус / назва головної форми Співробітники 1 Готово
|
|
У режимі Конструктор внести зміни до форми Співробітники1: змінити послідовність переходу таким чином, щоб поле Посада заповнювалось після поля Ім'я
|
Виділити форму Співробітники_підлег-ла_форма, натиснути кнопку Конструктор,
в області заголовку форми відкрити контекстне меню та вибрати Послідовність переходу, мишкою перетягнути відповідне поле, куди потрібно, те саме проробити і в області даних
|
|
Створити звіт Оплата_праці. який видавав би дані про робітників: прізвище, відділ, посада, телефон, ставка, відпрацьовані дні
|
Об'єкт Звіти / Майстер звітів, джерело — таблиця Співробітники /ОК / вибрати таблицю Співробітники та перенести в колонку вибраних полів поля Прізвище та До-машня_адреса, з таблиці Відділ — поле Відділ, з таблиці Посада — поле Посада, / вибрати тип звіту / ввести назву Оплата праці / Готово
|
|
У режимі Конструктор у звіті Оплата_праці створити обчислювальне поле Зарплатня. Зарплатню обчислюють за формулою: =(Ставка/21)*Відпрацьовані дні
|
Об'єкт Звіти / Оплата праці / Вид / Конструктор, на Панелі елементів обрати інструмент Напис, встановити курсор в область Верхнього колонтитула, виділити область для елемента та ввести назву Зарплатня; на Панелі елементів обрати інструмент Поле, встановити курсор в Область даних, виділити область для елемента та ввести формулу: =[Ставка]/21*[Відпрацьовані дні]; / зберегти зміни у звіті
|
Контрольні запитання
Яке призначення, форм?
Які є способи створення, форми?
Форма — це файл з даними чи спосіб відображення даних?
Яке призначення конструктора форм?
Які переваги таблиць над формами?
Як переміщати об'єкти по полю конструктора форми?
Як вставити кнопку у форму?
Як створити форму?
Як вилучити запис у формі? Чи буде він вилучений з бази даних?
Як ввести дані у форму?
Яке призначення ключового поля?
Яке призначення, звітів?
З яких частин складається звіт?
Для чого призначений верхній колонтитул?
Яка різниця між таблицею і звітом?
16.Яка різниця між формою і звітом
|