Д І ЛОВАУКРА Ї НСЬКАМОВ А КУРС ЛЕКЦІЙ Навчально-методичний посібник

Скачати 3.48 Mb.

Назва	Д І ЛОВАУКРА Ї НСЬКАМОВ А КУРС ЛЕКЦІЙ Навчально-методичний посібник
Сторінка	7/30
Дата	22.02.2016
Розмір	3.48 Mb.
Тип	Курс лекцій

bibl.com.ua > Право > Курс лекцій

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ... 30

Культура наукової мови
Якостями, котрі визначають культуру наукової мови, є точність, ясність і стислість. Смислова точність - одна з головних умов забезпечення наукової та практичної значущості інформації, вміщеної в тексті наукової праці. Недоречно вжите слово може суттєво викривити сенс написаного, призвести до подвійного тлумачення тієї чи тієї фрази, надати всьому тексту небажаної тональності. На жаль, автори дисертацій не завжди досягають правильного слововживання: недбало добираючи слова, спотворюють висловлену думку, припускаючись лексичних помилок, позбавляють наукову мову точності та ясності. Поганою є звичка пересипати свою мову канцеляризмами, заплутаною книжковою лексикою, переобтяжувати її чужомовними словами. Трапляються випадки, коли звичайні українські слова вживаються неточно, усупереч їхній семантиці; і тоді народжуються такі фрази: “Більша половина товарів залишилася нереалізованою”, “Запропонований цією фірмою верстат озброєний спеціальним покажчиком швидкості обертання різця”. Почасти це пояснюється елементарним незнанням значення слова.

Буває, що точність порушується через синонімію термінів. Наприклад, коли автор пише то розрідження, то вакуум; то водяна турбіна, то гідротурбіна; або в одному випадку томати, а в іншому - помідори. Отже, термінів-синонімів в одному вислові бути не повинно.

У науковій мові для позначення нових понять нерідко від іншомовних утворюються нові слова за словотворчими моделями української мови. Тоді з'являються такі незграбні неологізми, як шлюзуватися (від “шлюз”), штабелювати (від “штабель”), кабелювати або каблювати (від “кабель”).

Знижує точність інформації також проникнення у наукову мову просторічних жаргонних слів цехового вжитку, які використовуються замість відповідних термінів. Часто на сторінках технічних робіт у характеристиці експлуатаційних переваг нової техніки можна прочитати: виключений порив проводів, прогин пластини у межах допуску, зависання щіток швидко усувається, скол ізолятора не відбувається.

Точність наукової мови забезпечується ще й дотриманням стилістичних норм і зв'язків слів у реченні. Порушення їх породжує неправильне тлумачення висловленої думки. Так, двозначною є конструкція: Інші речовини з подібними властивостями відсутні (інші речовини чи подібні властивості відсутні - зрозуміти важко).

Ще одна необхідна якість наукової мови - ясність - вміння писати доступно та дохідливо. Практика показує, що особливо багато неясностей виникає там, де автори замість точних кількісних значень використовують слова і словосполучення з невизначеним або занадто узагальненим значенням. Насправді, чи можуть задовольнити роботи читача, який хоче бачити у кожному рядку її тексту конкретні й точні дані, такі фрази: Необхідний рух інструменту і деталі, яка обробляється, забезпечується електродвигуном і окремими механізмами верстата; Для забезпечення нормального шва потрібно, щоб попередньо була проведена відповідна обробка поверхонь, які зварюються.

Дуже часто автори дисертацій пишуть і т. ін. не знаючи, як продовжити перелік, або вводять до тексту словосполучення цілком очевидно, коли не можуть викласти інших аргументів. Звороти відомим чином або спеціальним пристроєм нерідко засвідчують, що автор у першому випадку не знає яким чином, а у другому - який саме пристрій.

Здебільшого порушення ясності викладу викликане намаганням окремих авторів надати своїй праці уявної науковості. Звідси й зовсім непотрібна наукоподібність, коли простим усім добре відомим предметам дають ускладнені назви. Так, можна прочитати Димова труба — невід'ємна приналежність кожного вогненного осередку, де під вогненним осередком розуміється звичайна піч.

Причиною неясності висловлювання може стати неправильне розташування слів у реченні. Наприклад: Чотири подібних автомати обслуговують кілька тисяч людей. Тут підмет не відрізняється за формою від прямого додатка й тому незрозуміло, хто (або що) є суб'єктом дії: люди чи автомати, які їх обслуговують.

Нерідко доступність і дохідливість називають простотою. Простота викладу сприяє тому, що текст читається легко - думки автора сприймаються без ускладнень. Проте не можна ототожнювати простоту та примітивність. Не слід також плутати простоту із загальнодоступністю наукової мови. Популяризація тут виправдана лише в тих випадках, коли наукова праця призначена для масового читача. Головне у мовностилістичному оформленні тексту полягає в тому, щоб зміст за формою викладу був доступний для тих, на яких ця праця розрахована.

Стислість - третя обов'язкова якість наукової мови. Реалізація цієї якості означає вміння уникнути непотрібних повторів, надмірної деталізації і словесного мотлоху. Кожне слово й вираз служать тут меті, яку можна сформулювати так: якомога не тільки точніше, а й стисліше донести сутність справи. Тому слова та словосполучення, котрі не несуть жодного смислового навантаження, повинні бути повністю вилучені з тексту.

Багатослів'я, або мовна надмірність, найчастіше виявляється у вживанні зайвих слів. Наприклад: З цією метою фірма використовує наявні підсобні приміщення (якщо приміщень немає, то й використовувати їх не можна); Перевіркою було встановлено, що існуючі розцінки у багатьох торгових точках нашого міста були значно завищені (розцінки, які не існують, не можуть бути ні завищеними, ні заниженими); Розкриття тріщин в опорах із ненавантаженою арматурою допускається до величини 0,2 мм.

Щоб уникнути багатослів'я, треба передусім боротися із плеоназмами, коли до тексту вповзають непотрібні слова. Вони свідчать не тільки про мовну недбалість її автора, а й часто вказують на нечіткість його уявлення про предмет дослідження або на те, що він просто не розуміє точного сенсу слів, узятих із чужої мови. Так з'являються сполучення типу інтервал перерви, внутрішній інтер'єр, габаритні розміри тощо.

До мовної надмірності слід віднести і вживання без потреби чужомовних слів, які дублюють українські і тим самим невиправдано ускладнюють вислів. Навіщо, наприклад, говорити нічого екстраординарного, коли можна сказати нічого особливого; замість ординарний - звичайний, індиферентне - байдуже, ігнорувати - не помічати, лімітувати - обмежувати, орієнтовно - приблизно, функціонувати - діяти, диверсифікація - різноманітність, детермінувати - визначати, апробація - перевірка і т.д. Неправильне або паралельне використання чужомовної лексики призводить, як правило, до зайвих повторів, наприклад: промислова індустрія, форсувати будівництво прискореними темпами.

Інший різновид багатослів'я— тавтологія, тобто повторення одного й того ж іншими словами. Часто роботи переповнені повтореннями однакових або близьких за значенням слів.

Окрім лексичних форм багатослів'я, у текстах трапляються і стилістичні вади, серед яких переважають канцеляризми, що засмічують мову, надаючи їй казенного відтінку. Прикладом можуть бути такі вислови: Ці товари можуть бути допущені до продажу тільки після спеціальної обробки; Перехідні кільця у цьому вузлі служать в якості ізоляторів; Подача напруги здійснюється тут через посередництво двохполюсного контактора; Розвантаження товарів проводять на основі використання стрічкового конвеєра.

Особливо часто канцеляризми потрапляють у наукову мову через недоречне використання так званих прислівникових сполук, позбавляючи її емоційності та стислості (у справі, по лінії, за рахунок, в частині). Наприклад: В частині задоволення потреб населення; У справі підвищення економічності роботи двигуна.

Буває, що в технічних роботах виникає потреба перерахувати у певній послідовності технологічні операції, трудові прийоми, несправності машин і механізмів. У таких випадках звичайно використовують складні безсполучникові речення, у першій частині яких містяться слова із узагальнюючим значенням, а в наступних — такі, що за пунктами конкретизують зміст першої частини. При цьому рубрики перерахування будуються однаково, подібно до однорідних членів із узагальнюючими словами. Тим часом порушення однаковості рубрик перерахування - доволі поширений недолік мови багатьох наукових текстів.

Запитання та завдання для самоконтролю:

Що вивчає стилістика? Окресліть коло основних понять стилістики.
У чому полягає різниця між стилістикою мови і стилістикою мовлення?
Як стилістика пов’язана з культурою мовлення?
Назвіть складові стилю.
Що регулює стилістична норма?
Перерахуйте функціональні стилі мови. Визначте найуживаніші стилі в діловому спілкуванні.
Які слова називаються стилістично маркованими, стилістично нейтральними, стилістично виправданими?
Чому у функціональних стилях мови виділяються ще й підстилі?
Визначте основні завдання розмовного стилю.
Яка мовленнєва ситуація необхідна для розмовного стилю?
Дайте характеристику структурі тексту та мовним засобам розмовного стилю.
Чому розмовний стиль поділяється на два підстилі?
Чому науковий стиль належить до групи книжних?
Коли текст наукового стилю може мати діалогічну форму?
Поясніть існування різних підстилів наукового стилю.
Поясніть значення слова “публіцистика”.
Складіть за таблицею розповідь про публіцистичний стиль.
Назвіть жанри публіцистичного стилю.
Що спільного в текстах публіцистичного, наукового й офіційно-ділового стилів?
У чому полягає особливість художнього стилю?
Складіть розповідь про багатство мовних засобів художнього стилю.
Як художній стиль поділяється на підстилі за родами й жанрами літератури.
Складіть розповідь про офіційно-діловий стиль: логічна основа текстів, вимоги до лексики, морфологічні та синтаксичні особливості текстів офіційно-ділового стилю.
Назвіть функціональні підстилі офіційно-ділового стилю.
Проаналізуйте кілька уривків офіційно-ділового стилю.
Чому в офіційно-діловому стилі вживають штампи і канцеляризми?
Поясніть терміни “епістолярний стиль”, “епістолярний роман”, “епістолярна література” (гр. epistole – лист, послання).
Обґрунтуйте виділення епістолярного стилю в окремий стиль.
Назвіть мовні засоби, притаманні конфесійному стилю.
Чим відрізняється конфесійний стиль від інших стилів?
Які вимоги висуваються до мови наукових праць?
Перерахуйте якості, що визначають культуру наукової мови.

Література:

Бабич Н.Д. Основи культури мовлення. – Л.: Світ, 1990.
Ганич Д.І., Олійник І.С. Словник лінгвістичних термінів. – К.: Вища школа, 1985.
Говори і ономастика Наддніпрянщини / Відповід. ред. В.С.Ващенко. – Дніпропетровськ, 1970.
Головин Б.Н. Основы культуры речи. – М.: Высшая школа, 1980.
Дослідження з української діалектології: Збірник наук. праць / Відп. ред. П.Ю.Гриценко. – К.: 1991.
Закон Української РСР про мови в Українській РСР // Укр. мова і літ-ра в школі. – 1990. - № 5.
Зубков М.Г. Сучасне українське ділове мовлення. – Навчальний посібник для вищих та середніх та спеціальних навчальних закладів. – Харків: Торсінг, 2001.
Іванишин В., Радевич-Винницький Я. Мова і нація. Тези про місце і роль мови в національному відродженні України. – Дрогобич: Відродження, 1994.
Ильяш М.И. Основы культуры речи. – Киев-Одеса: Высшая школа, 1984.
Коваль А.П. Культура ділового мовлення. – К.: Вища школа, 1977.
Конституція України. – К.: Просвіта, 1996.- С. 5.
Кочерган М.П. Загальне мовознавство. Підручник. – К.: Академія, 1999.
Культура української мови. Довідник / Ред. В.М.Русанівського. – К.: Либідь, 1990.
Національна доктрина розвитку освіти // Освіта України.– 2002.- № 33.
Основы культуры речи. Хрестоматия / Сост. Л.И.Скворцов. – М.: Высшая школа, 1984.
Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення.- К.: Либідь, 1997.
Пентилюк М.І. Критерії ділового мовлення студентів // Зб. наук. праць.- Херсон: Айлант. - 1998.- Випуск 1. – С.161-163.
Пентилюк М.І. Культура мови і стилістика. – К.: Вежа, 1994.
Пилинський М.М. Мовна норма і стиль. – К.: Наукова думка, 1976.
Пилинський М.М. Основні критерії норми літературної мови// Мовознавство.- 1968.- № 4, № 6.- С.66-75, с.54-63.
Чабаненко В.А. Словник говірок Нижньої Наддніпрянщини. – Запоріжжя: 1992-1993.- Т.1-4.
Шкуратяна Н.Г., Шевчук С.В. Сучасна українська літературна мова. Навчальний посібник для студентів педагогічних навчальних закладів. – К.: Літера, 2000.

МОДУЛЬ ІІ

ПИСЕМНЕ ДІЛОВЕ МОВЛЕННЯ

documents

Документ. Вимоги до документа.
Класифікація документів. ЄДСД.
Формуляр документа.
Оформлення документа.
Текст документа.
Способи викладу матеріалу в документі.
Оформлення сторінки документа.
Загальні вимоги до мови документа.
Етикет ділових паперів.

Документ. Вимоги до документа
Документ (лат. “доказ”) – засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумову діяльність людини. Має правове й господарське значення - може служити писемним доказом, а також джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру (носій інформації).

Документ — основний вид ділового мовлення. Він фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Оформляють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

До документа ставляться такі вимоги:

Повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності з її компетенцією.
Не повинен суперечити діючому законодавству і директивам вищестоящих органів.
Повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва.
Повинен бути складений за формою.
Бездоганно відредагований і оформлений.

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни й особистої культури працівників. Якщо документи виконані неохайно – значить в установі низька культура праці.
Класифікація документів
Види документів визначаються за багатьма ознаками.

За найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи тощо.
За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності.
За місцем виникнення документи поділяються на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.
За призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, інформаційні та колегіальних органів.
За напрямком документи поділяються на вхідні й вихідні.
За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні — це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за суворо обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).
За строками виконання документи є звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові. Звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення "дуже терміново".
За ступенем гласності документи поділяються на секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку "Секретно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.
За стадіями створення серед документів розрізняють оригінали, копії й виписки.

Оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й у разі потреби завірений штампом і печаткою.

Копія — це точне відтворення оригіналу На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.

Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг).

Якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

За складністю документи поділяються на прості (односкладові) та складні.
За строками зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.
За технікою відтворення документи можуть бути рукописними чи відтвореними механічним способом.

За сферами використання:

Документи щодо особового складу: заява, характеристика, автобіографія, накази щодо особового складу.
Інформаційні документи: листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні й пояснювальні записки, протокол, резолюція, звіт, оголошення, повідомлення про захід.
Документи з господарсько-договірної діяльності: договір, трудова угода.
Обліково-фінансові документи: таблиця, список, перелік, накладна, акт, доручення, розписка.

Організація роботи з документами та діяльність щодо створення документів називаються діловодством.

Єдина державна система діловодства (ЄДСД) – це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які визначають і регламентують процеси діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документів і до здачі їх в архів. Державні стандарти (ГОСТи), які увійшли до складу цієї системи, упроваджуються одночасно з нею (це ряд уніфікованих систем, призначених для застосування в загальнодержавній автоматизованій системі відбору й обробки техніко-економічної інформації: планової, звітно-статистичної, первинної облікової, фінансової, звітної бухгалтерської, організаційно-розпорядчої тощо).

Основне завдання ЄДСД - сприяти раціоналізації та уніфікації документаційних процесів у діяльності державного апарату на різних рівнях управління. Основні положення ЄДСД присвячені методиці й техніці роботи з документами. У них сформульовані вимоги та рекомендації з питань підготовки службових документів та угрупування їх у справи. Вони встановлюють порядок підготовки й видання організаційно-розпорядчої документації, правила організації проходження документів, методику створення карткової чи комп’ютерної форми обліково-довідкового апарату, застосування комп’ютерних технологій і програм для контролю за виконанням документів.

ЄДСД вимагає від кожної установи чіткого визначення складу документів, необхідних і достатніх для діяльності даної установи; встановлення основних принципів адміністративної та юридичної необхідності складання документів, упорядкування практики застосування різних видів документів (щоб аналогічні управлінські дії оформлялися однаковими документами); уніфікації формулярів і структури тексту документів; високого рівня культури мови документів, дотримання вимог ділового стилю в документах.
Формуляр документа
Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок— це модель побудови однотипних документів. Він передбачає реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах, як-от:

державний герб;

емблема організації чи підприємства;

зображення державних нагород;

код установи, організації, підприємства;

код форми документа;

назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника);

повна назва організації, установи чи підприємства - автора документа;

назва структурного підрозділу;

індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунку в банку;

назва виду документа;

дата;

індекс;

посилання на індекс та дату вхідного документа;

місце складання або видання;

гриф обмеження доступу до документа;

адресат;

гриф затвердження;

резолюція;

заголовок до тексту;

відмітка про контроль;

текст;

відмітка про наявність додатка;

підпис;

гриф узгодження;

візи;

печатка;

відмітка про засвідчення копій;

відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

відмітка про виконання;

відмітка про перенесення даних на машинний носій;

відмітка про надходження.

Розрізняють два основних види формулярів — із поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк — це друкована стандартна форма якогось документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Бланки містять трафаретний текст.

Трафаретний текст — це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Застосування бланків для складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.
Оформлення документа
Основні правила оформлення документів такі:

Назва установи відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні.

Назва (вид, різновид) документа — обов'язковий його реквізит, який не проставляється лише у листах. Назва документа наявна на бланку або вдруковується в лівому верхньому кутку. Залежно від виду документа встановлюються перелік необхідних для його оформлення реквізитів, побудова тексту й ступінь обов'язковості виконання його положень.

Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа, абонентського телеграфу, номер телефону, факсу оформляються відповідно до поштових правил.

Наприклад:

252053, Київ-53,

вул. Ю. Коцюбинського, 15 ;

Тел. 216-20-32, факс 214-16-25

Для здійснення розрахунково-грошових операцій у бланках вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку.

Наприклад:

Розрахунковий рахунок № 3467059

у Залізничному УСБ м. Києва

МФО 322034.

Дата — це обов'язковий реквізит усіх документів. Документ датується днем його підписання (для наказів) або затвердження (для інструкцій). Акти і протоколи датуються днем здійснення документованих у них подій. Дату проставляє власноручно особа, яка підписує або затверджує документ.

До складу дати входять число, місяць і рік, які проставляються в одному рядку трьома парами арабських цифр.

Наприклад:

12.07.03 (тобто 12 липня 2003 р.).

Дата підписання ставиться у лівій верхній частині документа разом з індексом. Якщо документ складено не на бланку, його дата ставиться нижче тексту, зліва, поряд із підписом.

Індекс. До складу індексу входять три пари арабських цифр: перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою, третя — порядковий номер за книгою обліку.

Наприклад: вхідний № 08-13/86, де 08 — шифр структурного підрозділу автора документа; 13 - номер справи, де зберігається копія вхідного документа; 86 - реєстраційний номер документа за книгою обліку вхідних документів.

Місце складання або видання. Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного пункту, де видано документ.

Адресат. Листи, доповідні записки, довідки, повідомлення та інші документи адресуються до організації, установи. структурного підрозділу, службової або приватної особи. Назва установи і структурного підрозділу подається у називному відмінку, а найменування посади й прізвища — у давальному.

Наприклад:

Херсонський державний аграрний університет

Відділ кадрів

Воліченку М.І.

Якщо документ адресовано керівникові установи, її назва входить у найменування посади й пишеться у давальному відмінку.

Наприклад:

Ректору

Херсонського державного аграрного університету

академіку УААН Ушкаренку В.О.

До реквізиту “адресат” може також входити поштова адреса. Слід пам’ятати, що коли документ адресовано до установи, поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Кожен елемент реквізиту друкується з нового рядка. Наприклад:

Київський університет

імені Тараса Шевченка

Навчальна частина

Пономаренку О.П.

252060, Київ-60,

вул.Грінченка, 8/2

Якщо документ адресовано приватній особі, то поштову адресу вказують перед її прізвищем. У таких випадках слід користуватися конвертами.

Наприклад:

123086, м. Ніжин-86,

вул. М.Гоголя, 13, кв. 106,

Гордієнку М.І.

Підпис — це обов'язковий реквізит будь-якого документа, він засвідчує його законність. Підписує документи як правило, керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Керівник установи або його заступник підписує документи, що надсилаються до вищих організацій. Деякі документи підписують керівники структурних підрозділів, але у межах своєї компетенції.

Документи колегіальних органів (протоколи, постанови й рішення) підписують дві особи — голова та секретар колегіального органу.

Підписується, як правило, перший примірник документа. Якщо документ написано на бланку установи, зазначається тільки посада і прізвище та ініціали особи, яка підписує документ (не повторюється повна назва установи).

Наприклад:

Директор видавництва ( п і д п и с ) Г.К. Стеценко

Проректор із наукової роботи ( п і д п и с ) В.В. Морозов
Якщо документ написано не на бланку, то вказується повна назва установи, посада, прізвище та ініціали особи, що підписує документ. Наприклад:

Директор видавництва “Освіта” ( п і д п и с ) І.І.Лукаш

При підписанні документів колегіальних органів зазначаються обов'язки осіб, що підписали документи, а не їхні посади.

Наприклад:

Голова зборів ( п і д п и с ) Г.К. Мусієнко

Секретар зборів ( п і д п и с ) В.А.Грищук
Підпис ставиться праворуч під текстом через два-три рядки після його закінчення. Найменування посади пишеться ліворуч від прізвища, яке вказується на рівні останнього рядка посади.

Наприклад:

Проректор із науково-дослідної роботи

ХДАУ (підпис) В.П.Коваленко
Гриф затвердження. Після підписання документ затверджується, тобто засвідчується його дія на визначене коло організацій, структурних підрозділів чи приватних осіб. Реквізит затвердження включає: слово Затверджую, назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дату затвердження.

Наприклад:

Затверджую:

Директор Інституту змісту

та методів навчання Міністерства

освіти України ( п і д п и с ) О.А.Тименко

09.11.03.
Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку документа і пишеться великими літерами. Після затвердження документ набуває юридичної сили.

Віза — це позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили.

Печатка. Документи, які потребують особливого засвідчення, завіряються печаткою. Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на документах, які передбачають наявність відбитка печатки правовими актами.

Простими печатками засвідчують документи, які виходять за межі організації, й розмножені примірники.

Печатка ставиться перед особистим підписом таким чином, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади і підпису особи, що засвідчила документ.

Наприклад:

Ректор університету (підпис) В.О.Ушкаренко

Печатка
Резолюція — це напис службової особи на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань.

Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця, якому передається документ; вказівки про порядок виконання документа; особистого підпису керівника; дати резолюції.

Якщо резолюція вказує на кількох виконавців, то обов'язково зазначається особа, відповідальна за виконання документа. Відповідальний виконавець має право скликати співвиконавців та отримувати від них необхідну інформацію.

Як правило, у резолюції керівник висловлює своє рішення щодо суті розглянутих питань. Але інколи в резолюції немає вказівок, отже, рішення мусить приймати виконавець.

Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова.

Наприклад:

Про результати і вжиті заходи повідомити ...;

Терміново відрядіть ...;

Негайно підготуйте листа ...;

Розглянути й доповісти в десятиденний строк ...

Загальні вказівки, як правило, виражаються так:

До виконання;

До керівництва;

До відома.

Резолюція пишеться на першій сторінці документа (із лицевого боку) у верхній частині.
Заголовок до тексту. Кожний службовий документ, незалежно від його змісту, призначення й виду, має заголовок, який відбиває головну ідею документа (окрім повідомлення і телефонограми). Він друкується в лівому верхньому кутку під датою і номером документа. Заголовок має бути лаконічним, точним і максимально повно розкривати суть документа. Наприклад:

Про додаткове видання "Російсько-українського словника";

Про заходи щодо поліпшення використання відходів підприємства шкіряно-взуттєвої промисловості.

Наявність чітких заголовків скорочує час ознайомлення з документом та період проходження його через службових осіб та структурні підрозділи до реального виконавця.
Відмітка про наявність додатка. Якщо документ має додатки, то в лівому кутку його під текстом із нового рядка зазначається:

Д о д а т о к: на 4 арк. у 2 пр.

Після слова Додаток можна перелічити назви документів, що додаються, у цифровій послідовності:

Д о д а т о к:

1. Акт оцінки вартості використаних матеріалів - 2 арк. в 1 пр.

2. Акт прийому нових будівельних матеріалів - 3 арк. у 2пр.

При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в документі після тексту зазначається:

Д о д а т о к: відповідно до списку на 10 арк.
Відмітка про виконавця. Цей реквізит обов'язковий лише у вихідних документах (листах, довідках, висновках) і складається з прізвища виконавця та номера його службового телефону. Ці відомості проставляються на останній сторінці документа у нижньому лівому кутку (лицевої сторони або звороту).
Відмітка про виконання документа та скерування його до справи містить такі відомості: коротку довідку про виконання, якщо немає документа, що засвідчує це; вказівку на номер справи, до якої буде підшито документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

Наприклад:

Ухвалено протоколом засідання

вченої ради інституту від 08.06.03 № 5

До справи №6/11 0. Міщенка.

05.07.03. (підпис)

Відмітка про виконання вміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа,
Відмітка про надходження. Цей реквізит містить: скорочену назву організації, що надіслала документ; реєстраційний номер документа (індекс); дату його надходження.

Відмітка про надходження робиться праворуч на нижньому полі першої сторінки документа за допомогою реєстраційного штампа.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ... 30

Схожі:

НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНИЙ ПОСІБНИК ДО ВИВЧЕННЯ КУРСУ Київ 2 011 Навчально-методичний... Навчально-методичний посібник до вивчення курсу «Основи економічної теорії» / Укл. Н.Є. Скоробогатова, Н. О. Черненко. К.: НТУУ "КПІ",...	Навчально-методичний посібник Суми Медична генетика: навчально-методичний посібник для студентів ВНЗ / В. Е. Маркевич, М. П. Загородній, І. Е. Зайцев, А. М. Лобода,...
Боровський В. Н. Гроші та кредит. Навчально-методичний посібник та...	Навчально-методичний посібник Механічна кулінарна обробка бульбоплодів... Рецензiя на навчально – методичний посібник «Організація роботи контролера-касира вторговельних підприємствах на ЕККА різних типів»...
Навчально-методичний посібник з навчальної дисципліни Навчально-методичний посібник для самостійної роботи та практичних занять з навчальної дисципліни “Сімейне право” (відповідно до...	Навчально-методичний посібник для самостійної роботи Навчально-методичний посібник для самостійної роботи та семінарських занять з навчальної дисципліни “Соціологія” (відповідно до вимог...
Навчально-методичний посібник для практичних занять Навчально-методичний посібник для практичних занять та самостійної роботи з навчальної дисципліни “Господарське право” (відповідно...	НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНИЙ ПОСІБНИК ДЛЯ ПРАКТИЧНИХ ЗАНЯТЬ Навчально-методичний посібник для практичних занять та самостійної роботи з навчальної дисципліни “Екологічне право України” (відповідно...
Навчально-методичний посібник для практичних занять Навчально-методичний посібник для практичних занять та самостійної роботи з навчальної дисципліни “Екологічне право України” (відповідно...	НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНИЙ ПОСІБНИК ДЛЯ САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ Навчально-методичний посібник для самостійної роботи та семінарських занять з навчальної дисципліни “Фінансове право України” (відповідно до вимог ECTS) / Уклад.: М....

Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання