Робота з ЕДЄБО в АС "Приймальна комісія"
Підготовчі дії зі сторони ЕВ
Підключення до бази ЄДЕБО в АС "Приймальна комісія"
Налаштування довідників АС "Приймальна комісія"
Робота з абітурієнтами
Завантаження анкети абітурієнта за запитом
1. Підготовчі дії зі сторони ЕВ
Перед початком роботи необхідно в особистому кабінеті в системі "Електронний вступ" виконати наступні дії:
Для кожного оператора, що буде працювати з системою завести обліковий запис з правами доступу "оператор". Важливо! для кожного оператора, що буде працювати з ЕВ необхідно окремий обліковий запис, оскільки існування двох активних сесій для одного користувача заборонено в ЕВ
Перевірити правильність заповнення довідників для свого ВНЗ (факультетів, спеціальностей на факультетах, підготовчих курсів тощо), при потребі внести корективи.
2. Підключення до бази ЄДЕБО в АС "Приймальна комісія"
Для включення режиму взаємодії з ЄДЕБО слід встановити галку "Потрібна синхронизація даних з електронним вступом" в налаштуваннях програми (закладка інше)
Якщо для зв'язку серверу АС "Приймальна комісія" с VPN мережею Укртелекому використовується проксі сервер, слід заповнити його параметри на вкладці "параметри з'єднання з мережею".
Перед виконанням першої з моменту початку роботи оператора АС "Приймальна комісія" дії, що потребує звернення до бази ЄДЕБО, користувачу буде запропоновано ввести свої логін та пароль для входу в систему ЕВ:
Відмітка "Закртити попередню сесію" визначає, чи потрібно підключитись зі створенням нової сесії користувача. Якщо відмітка встановлена, після підключення для користувача буде створена нова сесія, а всі попередні сесії цього користувача стануть недійсними. В протилежному випадку буде виконана спроба відновити роботу з останньою активною сесією користувача. Рекомендується завджи встановлювати дану відмітку
При підключенні можуть виникнути наступні помилкові ситуації:
Дані користувача введені невірно. В цьому випадку буде запропоновано ввести логін та пароль заново
Недійсна сесія користувача. Може виникнути у разі, коли відмітка "розпочати нову сесію" знята, а активних сесій для користувача не знайдено. Буде запропоновано ввести дані заново. В цьому випадку рекомендується встановити позначку "розпочати нову сесію"
Інші помилки, пов'язані з роботою мережі, серверу ЄДЕБО тощо. Вважаються непередбаченими помилками.
Під час повторного звернення до бази ЄДЕБО користувачу не потрібно заново вводити логін та пароль, буде використовуватись створена під час першого звернення сесія.
Важливо:
Під час від'єднання оператора ПК від серверу АС "Приймальна комісія" відбудеться закриття поточної сесії користувача в ЄДЕБО
Сесія в ЄДЕБО буде недійсною у разі відсутності активності в ЕВ з боку користувача на протязі 30 хв. В цьому випадку при спробі звернутись до бази ЄДЕБО буде видано повідомлення "Недійсна сесія користувача. Необхідно перепідключитись". Після цього необхідно буде запропоновано заново ввести свої облікові дані
3. Налаштування довідників АС "Приймальна комісія"
Довідники ЄДЕБО завантажуються та зберігаються в АС "Приймальна комісія". Тому перед початком роботи з абітурієнтами ЕВ необхідно виконати наступні дії:
Завантажити довідники ЄДЕБО в АС "Приймальна комісія"
Встановити відповідність між даними довідників АС "Приймальна комісія" та ЄДЕБО
Важливо! Жодні дані довідників з ПК не передаються в ЄДЕБО. Для внесення коректив в довідники ЄДЕБО, що стосуються вашого ВНЗ слід скористатися засобами ЄДЕБО.
3.1 Завантаження довідників ЄДЕБО
Довідники ЄДЕБО знаходяться в розділі Довідники/Електронний вступ. Всі довідники доступні лише для перегляду При відкритті кожного довідника користувач бачить кнопку "завантажити з ЄДЕБО" (кнопка доступна лише для користувачів з правами Адміністратор ПК. Редагування). Після натиснення буде виконано завантаження обраного довідника в АС "Приймальна комісія". Завантаження всіх довідників відбувається за наступними правилами:
Для кожного запису з ЄДЕБО перевіряється, чи немає запису з таким ID в довіднику ЄДЕБО в ПК. Якщо запису немає, додається новий запис. В протилежному випадку оновлюються всі поля для запису, що знайшовся в ПК. Таким чином, після імпорту запису він не може бути видаленим
Перелік довідників, що необхідно завантажити:
ВНЗ - містить перелік всіх ВНЗ. Після завантаження слід вказати потрібний ВНЗ в налаштуваннях програми на вкладці "Загальне"
Типи навчання - містить перелік можливих типів навчання в ЄДЕБО. Значення з довідника використовуються для формування випадного списку для колонки "Тип навчання в ЕВ" в довіднику ПК "ОКР"
Форми навчання - містить перелік форм навчання в ЄДЕБО. Значення з довідника використовуються для формування випадного списку для колонки "Форма навчання в ЕВ" в довіднику ПК "Форми навчання"
Пільги - містить перелік пільг в ЄДЕБО. Значення з довідника використовуються для формування випадного списку для поля "Пільга в ЕВ" в довіднику ПК "Пільги"
Підстави перезарахування іспитів - містить перелік підстав, за якими абітурієнт складає іспити. Значення з довідника використовуються для формування випадного списку для поля "Підстава складання іспиту в ЕВ" для довідника "Пільги". Також значення з цього довідника використовуються для визначення типу вступу заявки
Стани заявок - містять перелік станів заявок в ЄДЕБО. Дані довідника використовуються для побудови випадного списку для колнки "Стан в ЕВ" довідника "Стани абітурієнтів в конкурсі". Для даного довідника є одне предвстановлене значення "Допущена"
-
Спеціальності- містить перелік напрямів навчання, спеціальностей та спеціалізацій для всіх ВНЗ України. Окрім цього даний довідник містить поле "Редакція", яке визначає момент часу, з якого та чи інша спеціальність актуальна. Дані з довідника використовуються дляформування випадного списку колонки "спеціальність в ЕВ" для довідника ПК "Спеціальності" . Назва спеціальності (напряму навчання) в даному довіднику має наступний формат: "Назва_спеціалізації. Назва_спеціальності. Назва_напряму_навчання" Деякі з компонентів назви можуть бути відсутніми у випадку, коли даний запис є спеціальністю (в цьому випадку відсутня назва спеціалізації) або напрямомнавчання (в цьому випадку відсутні назви спеціалізації та спеціальності)
-
Факультети - містить перелік факультетів для даного ВНЗ. Для можливості завантаження даних в цей довідник з ЄДЕБО необхідно обрати в налаштуваннях програми потрібний ВНЗ, завантаживши перед цим довідник ВНЗ, в протилежному випадку при спробі виконати завантаження даних буде видано повідомлення про помилку. Дані з довідника використовуються для формування випадного списку
Підготовчі курси - містить перелік підготовчих курсів для даного ВНЗ. Для можливості завантаження даних в цей довідник з ЄДЕБО необхідно обрати в налаштуваннях програми потрібний ВНЗ, завантаживши перед цим довідник ВНЗ, в протилежному випадку при спробі виконати завантаження даних буде видано повідомлення про помилку. Дані з довідника використовуються для формування випадного списку для поля "Курси в ЕВ" в довіднику "Профорієнтаційна направленість"
Олімпіади - група з трьох довідників: Дисципліни олімпіад - містить перелік дисциплін для олімпіад ЄДЕБО. Дані з довідника використовуються для побудови випадного списку для поля "Дисципліна в ЕВ" довідника "Предмети олімпіад для ІС "Конкурс"". Нагороди - містить перелік нагород (місць, які зайняв абітурієнт на олімпіадах) Дані з цього довідника використовуються для побудови випадного списку для поля "Нагорода з ЕВ" в довіднику ПК "Пільги". Нагороди за дисциплінами - використовуються для зв'язки двох попередніх довідників. При натисненні кнопки "завантажити з ЄДЕБО" в будь-якому з 3х довідників відбудеться оновлення даних для всіх трьох довідників
Спеціальності на факультетах - зберігає прив'язку спеціальностей до факультетів в ЄДЕБО. Цей довідник не зберігається окремо, дані з нього записуються в поле "GUID в ЕВ" довідника ПК "Спеціальності на факультетах"
3.2 Синхронизація довідників АС "Приймальная комісія з довідниками ЄДЕБО"
Після завантаження довідників ЄДЕБО слід встановити відповідність між довідниками ПК та ЄДЕБО. Це виконується шляхом заповнення поля відповідності для довідників ПК.
Нижче приведена таблиця відповідності довідників ПК та ЄДЕБО:
Довідник ЄДЕБО
|
Відповідність ПК
|
Примітка
|
ВНЗ
|
Поле "ВНЗ в ЄДЕБО" в налаштуваннях програми
|
Обрати ВНЗ в налаштуваннях слід до завантаження довідників "Факультети" та "Курси"
|
Форми навчання
|
Довідник "Форми навчання" поле "Форма навчання в Електронному вступі"
|
В ЄДЕБО будуть відправлятись лише абітурієнти тих форм навчання, для яких є відповідність в ЄДЕБО
|
Типи навчання
|
Довідник "ОКР" поле "Тип навчання в ЕВ"
|
в ЄДЕБО будуть відправлятись лише абітурієнти тих ОКР, для яких встановлена відповідність з типами навчання ЄДЕБО
|
Пільги
|
Довідник "Пільги" поле "Пільга в ЕВ"
|
в ЄДЕБО будуть відправлятись лише ті пільги абітурієнта, для яких встановлена відповідність з пільгами ЄДЕБО
|
Підстави для перезарахування іспитів
|
Довідник "Пільги", поле "Підстава складання іспиту в ЕВ"
|
|
Стани заявок
|
Довідник "Стани абітурієнта в конкурсах" поле "Стан в ЕВ"
|
Предстановлене значення "Допущена" автоматично прив'язується до значення "Бере участь". Заборонено прив'язувати статус "Допущена" до будь-якого іншого статусу.
|
Спеціальності
|
Довідник "Спеціальності" поле "Спеціальність в ЕВ"
|
в ЄДЕБО будуть відправлятись лише ті спеціальності, для яких вказана вілповідність у довіднику "Спеціальності"
|
Факультети
|
Довідник "Факультети", поле "Факультет в ЕВ"
|
В ЄДЕБО будуть відправлятись лише абітурієнти, що поступають на факультети, для яких встановлена відповідність в даному довіднику
|
Підготовчі курси
|
Довідник "Профорієнтаційна направленість", поле "Підготовчий курс в ЕВ"
|
В ЄДЕБО будуть відправлятись відомості про ФДП лише для тих профнаправленостей, для яких встановлена відповідність в даному довіднику
|
Дисципліни олімпіад
|
Довідник "Предмети олімпіад для ІС "Конкурс", поле "Дисципліна в ЕВ"
|
|
Нагороди олімпіад
|
Довідник "Пільги", поле "Нагорода олімпіади в ЕВ"
|
|
Спеціальності на факультетах
|
Довідник "Спеціальності на факультетах", поле "GUID запису в ЕВ"
|
Після того, як для довідників "спеціальності" та "факультети" встановлена відповідність з потрібними записами в ЄДЕБО, необхідно зайти в довідник "Спеціальності на факультетах" та натиснути кнопку синхронизації. При цьому для кожної пари "Факультет-спеціальність" буде вирахований GUID відповідного запису в ЄДЕБО
|
4. Робота з абітурієнтами.
4.1 Завантаження анкети абітурієнта за запитом
Даний функціонал призначений для отримання відомостей про абітурієнта, що зареєструвався в системі ЕВ, та прийшов особисто в приймальну комісію. При цьому можливо заватнажити дані про нього з ЕВ, виконавши пошук анкети ЕВ за певними параметрами
Доступ
Функціонал доступний користувачу з правами "Оператор. Редагування"
Інтерфейс
Для здійснення пошуку необхідно натиснути кнопку "Імпорт анкетних даних" (F5) з анкети абітурієнта. В результаті відкриється вікно:
У вікні, що відкрилось, слід обрати позначку "Попередня реєстрація", після чого заповнити необхідні критерії пошуку абітурієнта, та натиснути кнопку пошук. Перед пошуком на екрані з'явиться застереження про знищення попередньо занесеної інформації про дану анкету.
Функції
Пошук анкети в ЕВ за певними критеріями та завантаження знайденої анкети в ПК
Дозволяється проводити пошук за такими параметрами:
Серія та номер атестату.
Рік видачі, пін та номер сертифікату УЦОЯО. Рекомендується завжди проводити пошук лише за цим параметром
Маска ПІБ - Сюди слід внести ПІБ абітурієнта у форматі "Прізвище Ім'я По-батькові". При цьому деякі символи можна замінити на символ * - пропуск будь-якої кількості символів, або на ? - пропуск одного символа
Серія та номер паспорту
Факультет, на який поступає абітурієнт. Параметр обов'язковий
Форма навчання, на яку поступає абітурієнт. Параметр обов'язковий
Якщо в результаті пошуку не буде знайдено жодної анкети, буде видане повідомлення про помилку "Не знайдено жодної анкети"
Якщо в результаті пошуку буде знайдено декілька анкет, буде видане повідомлення про помилку "Знайдено декілька анкет (<�кількість анкет>) що задовольняють критеріям пошуку. Уточніть критерії пошуку"
Якщо при пошуку вказаний факультет або форма навчання, для яких немає відповідності в ЄДЕБО, буде повідомлено про помилку, та дані будуть завантажені частково
Увага! При завантаженні анкети дані, які були внесені в анкету раніше, та можуть бути завантаженими з ЄДЕБО, втрачаються
При завантаженні анкети витягуються наступні відомості:
ПІБ
Дата народження
Ознака Українець/іноземець
Область, район, місто, вулиця, будинок проживання
Відомості про паспорт або свідоцтво про народження (серія, номер, дата видачі, ким видане)
Відомості про аттестат (серія, номер, дата видачі, середній бал)
Стать
ІПН
e-mail
ICQ
Домашній та мобільний телефони
Відомості про сертифікати абітурієнта
Відомості про пільги абітурієнта. Завантажуються наступним чином: для пільги, що прийшла з ЄДЕБО шукається відповідність в довіднику ПК "Пільги". Якщо відповідність знайдена, встановлюється відповідна пільга, інакше дана пільга ігнорується
Відомості про олімпіади та дисципліни олімпіад. Завантажуються наступним чином: Завантажується перелік олімпіад абітурієнта з нагородами. Для кожної нагороди по відповідності між пільгами ПК та нагородами ЄДБО вираховується пільга. Отримана таким чином пільга додається до результуючого набору пільг абітурієнта. Для кожної олімпіади вираховується відповідний предмет олімпіади в ІС "Конкурс". Цей предмет прив'язується до обчисленої раніше пільги абітурієнта.
Відомості про заявки абітурієнта. Обирається перелік заявок абітурієнта для заданого факультету та форми навчання. Для кожної заявки по таблиці відповідності спеціальностям на факультеті ПК та ЄДЕБО вираховується спеціальність в ПК. Отримана спеціальність додається в таблицю основних спеціальностей абітурієнта. Пріоритет спеціальності при цьому встановлюється в довільному порядку (у відповідності з черговістю завантаження заявок). Для кожної заявки на основі статусу в ЄДЕБО та таблиці відповідності стану в ЄДЕБО та стану в конкурсі обчислюється стан. Якщо стану в ЄДЕБО відповідає декілька станів в конкурсі, береться довільний з них. Якщо для стану ЄДЕБО не знайдено відповідного стану в конкурсі, буде повідомлено про помилку. Обчислений стан у конкурсі застосовується до всіх джерел фінансування та спеціальностей для даної заявки
Відомості про курси фдп абітурієнта. Завантажуються наступним чином: береться перелік курсів абітурієнта для всіх заявок. Для кожного курса обчислюється профорієнтаційна направленість (за таблицями відповідності профнаправленості та підготовчих курсів ЄДЕБО) Якщо дана профорієнтаційна направленість встановлена в довіднику "спеціальності на факультетах" для обраного факультету та спеціальності заявки, дана профнаправленість та додаткові бали за курси ФДП встановлюються в анкеті. Якщо підготовчих курсів, що задовольняють наведеним вище умовам більше одного, береться довільний з них
Відомості про бажані джерела фінансування абітурієнта. Обчислюються наступним чином: Якщо хоч для однієї заявки проставлена ознака "бюджет", до джерел фінансування додається ознака "бюджет"; якщо хоч для однієї заяви проставлена ознака "контракт", до джерел фінансування додається ознака "контракт"
Факультет та форма навчання абітурієнта
GUID та код абітурієнта в ЄДЕБО.
Ознака "З електронного вступу". Дана ознака встановлюється у випадку, якщо статус всіх заявок, що були завантажені "прийшов з електронного вступу". Ознака не редагується
Увага! Заборонено зберігати статуси у конкурсі, що відповідають статусам ЄДЕБО "Нова заявка", "Прийшли з сайту"
4.2. Робота з новими заявками
Для отримання нових заявок, що створені абітурієнтами в Електронному вступі слід скористатись кнопкою "Отримати необроблену анкету з ЕВ" в дереві абітурієнтів 
Після цього слід обрати факультет та форму навчання, для яких треба виконувати пошук нових заявок та натиснути кнопку "Знайти". Буде виконаний пошук заявок по базі ЄДЕБО на даному факультеті зі статусами "Заявка з Електронного вступу" та користувачу буде запропоновано розпочату роботу з абітурієнтом, заявка якого йде першою в результатах пошуку.
При цьому користувач може погодитись розпочати роботу зі знайденою заявкою, або зробити пошук іншої заявки (натиснувши кнопку "Інша заявка"). У випадку пошуку іншої заявки користувачу буде видана друга знайдена заявка і т.д.
У випадку, якщо користувач погодився оброблювати запропоновану персону, відкривається анкета абітурієнта та до анкети завантажуються дані про абітурієнта. Правила завантаження даних аналогічні правилам з попереднього пункту з однією відмінністю: будуть завантажені тільки заяви зі статусами "заява з Електронного вступу".
Після завантаження даних слід заповнити поля, яких не було в ЄДЕБО (наприклад, серія та номер анкети, ОКР, ознака оригінал/копія документів тощо). Після цього слід для кожної спеціальності встановити необхідний стан у конкурсі (стан заявок що завантажились за замовчанням буде відповідати стану "заява з Електронного вступу"). Увага! Без встановлення статусів заявок збереження анкети неможливе. Увага! Після збереження анкети стани заявок в ЄДЕБО не зміняться, зміна станів заявок буде виконана під час синхронизації з ЄДЕБО
4.3 Відправлення даних
Для відправлення даних з АС "Приймальна комісія" в ЄДЕБО слід виділити потрібних абітурієнтів в дереві абітурієнтів та натиснути кнопку "Синхронізувати з ЕВ" 
При цьому відбудеться відправлення анкетних даних (для анкет, що створені в ПК), заявок (для нових заявок, що створені в ПК) та статусів заявок.
Для відслідковування необхідності відправки даних призначена позначка "Потрібна синхронизація з ЕВ". Дана позначка встановлюється, якщо дата останньої успішної синхронизації ЄДЕБО менше ніж дата останнього редагування анкети (або синхронизація жодного разу не була успішною)
4.3.1 Відправлення анкети абітурієнта
Увага! Відправлення анкетних даних абітурієнта відбувається лише один раз за час існування анкети. Дозапис та видалення даних після відправлення в ЄДЕБО - неможливі. Тому слід відправляти анкетні дані лише у тому випадку, коли відомості про абітурієнта остаточно звірені та не будуть підлягати зміни (рекомендується це робити наприкинці дня)
В ЄДЕБО будуть відправлені лише абітурієнти, для яких:
Заповнені відомості про аттестат
Факультет, форма навчання та ОКР мають код відповідності з даними ЄДЕБО
Алгоритм відправлення анкети абітурієнта:
Проводиться пошук анкети абітурієнта в ЄДЕБО за серією та номером атестату. Якщо запис знайдено в базі, в базу ПК записується GUID та код абітурієнта. Подальші дії не виконуються
В протилежному випадку до бази ЄДЕБО будуть передані наступні дані:
ПІБ
Ознака українець/іноземець
Код КОАТУУ області проживання
Вулиця проживання (якщо вулиця не вказана, буде переданий рядок "Не вказана")
Номер будинку (якщо номер будинку не вказаний, буде переданий рядок "Не вказаний")
Стать
Відомості про паспорт або свідоцтво (дата видачі, серія та номер, ким виданий)
Відомості про аттестат (серія та номер, дата видачі, середній бал атестату)
Мобільний та домашній телефон
e-mail
ICQ
Сертифікати абітурієнта
Участь в курсах ФДП (якщо для профнаправленості є відповідність з підготовчими курсами ФДП)
Пільги абітурієнта (лише ті пільги, для яких заповнено поле "Пільга в ЕВ")
4.3.2. Відправлення заявок абітурієнта
Увага! В ЄДЕБО будуть відправлені лише заявки для спеціальності та факультета яких є відповідність з даними ЄДЕБО (в довіднику спеціальності на факультеті заповнений відповідний GUID).
При відправленні заявки проводиться пошук наявності заявки абітурієнта на дані факультет та спеціальність
У випадку, коли заявка знайдена, подальші дії по додаванню заявки не виконуються.
Якщо заявка не знайдена. Додається нова заява на вступ за даною спеціальністю
При цьому передаються наступні дані:
Код персони ЄДЕБО
Код спеціальності на факультеті ЄДЕБО
Ознака "Чи приніс оригінали документів". Розраховується на основі відмітки оригінал/копія в анкеті абітурієнта. Ознака однакова для всіх заявок даного абітурієнта"
Ознака "Чи потрібен гуртожиток"
Шифр особової справи абітурієнта
Ознаки "чи бюджет" та "чи контракт". Розраховуються на основі відповідних позначок в анкеті абітурієнта
Форма навчання абітурієнта
Тип вступу. Розраховується наступним чином. Якщо у абітурієнта є хоча б одна пільга, для якої в довіднику пільг в полі "Причина складання іспиту в ЕВ" зазначено "перший предмет для не атестованих з української мови" або "третій предмет - творчий конкурс" тип вступу = "Сертифікати + творчий конкурс". В протилежному випадку, якщо у абітурієнта є хоч одна пільга, для якої встановлена причина складання іспиту в Електронному вступі" тип вступу = "Іспити". В протилежному випадку тип вступу "Сертифікати"
Перелік сертифікатів УЦОЯО, що здаються по даній дисципліні. Список з не більше як 3х сертифікатів, що перезараховані на вкладці "результати вступних випробувань" Увага! Сертифікати не будуть відправлені, якщо тип вступу "Іспити"
Підготовчі курси ФДП. Відправляються тільки для тих спеціальностей, для яких з них враховуються бали та при наявності відповідності між профорієнтаційною направленістю та курсами в ЄДЕБО. Разом з типом курсу відправляється бал
Предмети та нагороди олімпіад. Відправляються лише ті, для яких є відповідність між предметами ІС "Конкурс" та олімпіадами ЄДЕБО та для відповідної пільги заповнено поле "Нагорода в ЕВ"
4.3.3. Відправлення статусів заявок.
Виконується для заявок, що вже існують в ЄДЕБО (створені там абітурієнтом власноручно або через АС "Приймальна комісія").
Статус заявки розраховується наступним чином: якщо за даною спеціальністю абітурієнт рекомендований, статус заявки "Рекомендовано", Якщо за даною спеціальністю або підлеглими до неї абітурієнт зарахований, статус заявки "Зараховано". Інакше статус заявки вираховується наступним чином: Якщо у абітурієнта є хоч один стан в конкурсі "Бере участь" за даною спеціальністю, стан заявки "Підтверджено". В протилежному випадку вираховуються всі статуси в ЄДЕБО, що відповідають станам абітурієнта за даною спеціальністю (по всім категоріям та джерелам) фінансування. Якщо кількість різних таких статусів дорівнює 1, вирахований статус вважається статусом заявки, в протилежному випадку буде повідомлення про помилку.
Отриманий статус заявки пересилається в ЄДЕБО
Увага! Для існуючих заявок буде лише виконано оновлення статусу. Інші відомості (курси, пільги, олімпіади і т.д.) передані не будуть.
|