|
Додаток 1
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 6 глави 2 розділу ІІ)
|
ЖУРНАЛ
реєстрації бланків документів*
Надходження
|
Видавання
|
дата надходження
|
дата, реєстраційний індекс супровідного листа
|
звідки надійшли
|
кількість примірників
|
серія і номери бланків
|
дата видавання
|
найменування підрозділу
|
прізвище та ініціали працівника, який отримав бланк
|
кількість примірників
|
серія і номери бланків
|
розписка про отримання
|
примітка (відмітка про повернення, знищення)
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
Формат А4 (210х297).
________
* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
|
Додаток 2
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 9 глави 3 розділу ІІ)
|
ЖУРНАЛ
обліку печаток та штампів, що застосовуються в установі*
№ з/п
|
Відбиток печаток і штампів
|
Кому видано
|
Дата повернення і розписка про приймання
|
Примітка (відмітка про знищення)
|
найменування підрозділу, в якому зберігаються печатки і штампи
|
прізвище та ініціали відповідальної особи
|
дата і розписка про отримання
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Формат А4 (210х297).
________
* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
|
Додаток 3
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 9 глави 1 розділу ІIІ)
|
ЗВІТ*
про обсяг документообігу
за ___ ________________ 20__ року
Документи
|
Кількість документів
|
оригінали
|
копії
|
усього
|
Вхідні
|
|
|
|
Вихідні
|
|
|
|
Внутрішні
|
|
|
|
Усього
|
|
|
|
Посада керівника служби діловодства
|
_________
(підпис)
|
_____________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)
|
___ ________________ 20__ року
|
|
|
Формат А4 (210х297).
________
* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.
|
Додаток 4
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 3 глави 3 розділу ІIІ)
|
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства*
1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
5. Прейскуранти (копії).
6. Норми витрати матеріалів.
7. Вітальні листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Наукові звіти за темами.
10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
11. Форми статистичної звітності.
12. Договори.
Формат А4 (210х297).
__________
* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8-12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установи (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації).
|
Додаток 5
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 7 глави 3 розділу ІIІ)
|
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів*
Дата надходження та індекс документа
|
Кореспондент, дата та індекс одержаного документа
|
Короткий зміст
|
Резолюція, відповідальний виконавець
|
Підпис особи, яка отримала документ
|
Відмітка про виконання документа
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Формат А4 (210х297).
__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
|
Додаток 6
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 7 глави 3 розділу ІIІ)
|
ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних документів*
Дата та індекс документа
|
Кореспондент
|
Короткий зміст
|
Прізвища, ініціали особи, яка підписала документ, та виконавця документа
|
Примітка
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Формат А4 (210х297).
__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
|
Додаток 7
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 7 глави 3 розділу ІIІ)
|
ЖУРНАЛ
реєстрації внутрішніх документів*
Дата та індекс документа
|
Короткий зміст
|
Резолюція або відповідальний виконавець
|
Підпис особи, яка отримала документ, дата отримання
|
Відмітка про виконання документа
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Формат А4 (210х297).
__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
|
Додаток 8
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 10 глави 3 розділу ІIІ)
|
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
|
Додаток 9
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 10 глави 3 розділу ІIІ)
|
ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки
Реквізити
|
Пояснення до заповнення
|
Назва виду документа
|
Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється
|
Автор (кореспондент)
|
Під час реєстрації документа, що надійшов, зазначається найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи
|
Дата документа
|
Дата, що проставляється на документі установою - автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі - картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами)
|
Індекс документа
|
Індекс, присвоєний документу установою - автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається
|
Дата надходження
|
Дата надходження документа до установи переноситься на картку з реєстраційного штампа
|
Індекс
|
Індекс, присвоєний вхідному документу установою - одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа індекс доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами
|
Заголовок документа або короткий зміст
|
Переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил
|
Резолюція
|
Переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції
|
Відповідальний виконавець
|
Прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону
|
Строки виконання
|
Проставляються число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді
|
Позначка про виконання
|
Короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді
|
|
Додаток 10
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 12 глави 1 розділу ІV)
|
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
|
Додаток 11
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 12 глави 1 розділу ІV)
|
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
|
Додаток 12
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 5 глави 3 розділу ІV,
пункт 3 глави 6, пункт 13 глави 7
розділу VIII)
|
КАРТКА-ЗАМІННИК СПРАВИ
|
Додаток 13
до Правил організації діловодства
та архівного зберігання документів
у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах,
в установах і організаціях
(пункт 9 глави 2 розділу V)
|
АКТ
|